Plan van aanpak Project Plus Mei 2015

Transcriptie

1 Plan van aanpak Project Plus Mei 2015

2 Inhoud Achtergronden 3 Project opdracht 4 Project activiteiten 5-6 Project grenzen 7 Kwaliteit 8-9 Projectorganisatie Planning 12 Begroting Risico's 17

3 Project plus Achtergronden Project Plus is een project waar ik een festival gaan organiseren. Het wordt een mix van Burning man en Boom festival. Na goedkeuring van de plannen zal het project uitgewerkt worden. plaats Het project zal grotendeels op kantoor uitgewerkt worden. Dit is handig aangezien ik daar beschik over de nodige hulpmiddelen. Denk hierbij aan adviseurs, collega's en Imac's. Op deze Imac's staan de programma's Premiere en Photoshop. Buiten kantoor zullen er een aantal plekken zijn waar aan het project gewerkt zal worden. Een bibliotheek of thuis zijn twee van deze plekken. online Het kan zijn dat er enquête's of promotie acties nodig zijn. Online heb je een groot bereik en hier zal je het beste effect krijgen. Dit zal gebeuren via de meest gebruikte social media platforms. Denk hierbij aan Facebook, Twitter en Instagram. 3

4 projectopdracht projectnaam De naam van het Project is Project Plus. De reden hiervoor is dat ik de kans krijg om meer te laten zien dan er van mij gevraagd wordt. Ik ben in dit project heel vrij omdat ik zelf het concept mag bedenken. Hier heb ik de ruimte om laten zien wat ik kan. opdrachtgever Ik doe deze opdracht vanuit mijn bedrijf. In dit project ben ik mijn eigen ondernemer. Mijn concept is een festival en ik ben de opdrachtgever van dit project. opdrachtnemer Omdat het vanuit de organisatie georganiseerd wordt ben ik dus ook de opdrachtnemer. Het hele plan zal uitgewerkt worden door mij. projectopdracht Mijn concept is het organiseren van een festival. Er zijn twee festivals (Boom festival) en (Burning Man) die een goed voorbeeld zijn voor mijn concept. Ik wil kenmerken van deze festivals samenvoegen. Burning man vindt alleen in Amerika plaats en Boom festival alleen in Portugal. Het idee achter deze twee festivals wil ik naar Nederland brengen. Het is een festival voor 3000 mensen. doelstelling Het doel is om er voor te zorgen dat het festival naamsbekendheid krijgt. We willen alle kosten van het festival terug verdienen bij de eerste editie. Een doel voor de volgende edities zal winst maken zijn. Ook willen we de festival bezoekers een gezellige dag bezorgen. 4

5 Fase 1 projectactiviteiten Hier bedenk ik welke producten ik ga opleveren bij dit project. Fase 2 Ik ga hier een project voorstel schrijven. In het project voorstel komen de volgende punten: product adviseurs duur van project deadline Fase 3 Hier wordt het concept gedetailleerd uitgeschreven. Dit gebeurt zeer uitgebreid zodat je een goed beeld kan scheppen van het concept. Fase 4 Hier ga ik mijn concept presentaties houden. Hier kan ik laten zien wat ik al heb en hoe ik dit ga aanpakken. Het houden van een concept presentatie is handig voor het krijgen van feedback. Een concept presentatie voor een klant is handig, zodat de klant nog op of aanmerkingen kan hebben. In deze situatie houd ik mijn concept presentatie voor mijn stage bedrijf om zo goede feedback te krijgen over mijn concept. Deze presentatie zal gehouden worden voor DeFik voor goede feedback. Fase 5 In fase 5 wordt er gewerkt aan het ondernemingsplan. Een ondernemingsplan is belangrijk als je een bedrijf begint. Je kunt hier bedenken wat je eigenlijk wilt en hoe je dit het beste kan gaan doen. Je onderzoekt hier ook hoe jou concept in de markt zal vallen. In het ondernemingsplan komen ook interne en externe analyse's voor. 5

6 Fase 6 Hier maken we een promo van mijn concept. Zo krijg ik een goed beeld van mijn concept en dit kan ook gelden voor de festival bezoekers. Het moet niet te lang zijn, want dan haken ze al af. Zo kan ik de bezoekers alvast nieuwsgierig maken naar mijn concept. Fase 7 In fase 7 lever ik mijn product op. Dit doe ik op mijn portfolio site. Fase 8 Hier houd ik mijn eindpresentatie. We krijgen de kans om al onze gemaakte verslagen/producten te laten zien. In een eind presentatie wil je sterk uitleggen wat jou concept is. Deze eind presentatie zal niet voor een klant gehouden worden aangezien ik die niet heb. Het zal gehouden worden voor DeFik. 6

7 projectgrenzen startdatum Het project begint op 17 April In deze week vinden de eerste activiteiten plaats. einddatum Het project eindigt op 25 Juni Hier worden de eindpresentaties gehouden. budget Er is geen budget afgesproken. Bij de eerste editie van het festival wil ik ervoor zorgen dat ik de kosten terug verdien. Winst maken op deze eerste editie is niet een van de doelstellingen. randactiviteiten Er worden afspraken gemaakt met de klant. Dit gebeurt zodat er gericht en duidelijk gewerkt kan worden. De klant kan dan zijn/ haar ideeën duidelijk maken. De klant kan ook zeggen wat er nog aangepast moet worden en wat ze juist verder uitgewerkt wil hebben. Dit gebeurt totdat de klant tevreden is met het product. Aangezien ik zelf de organisator ben worden mijn ideeën alleen opgeschreven voor eigen gebruik. Er worden afspraken gemaakt met mijn stage bedrijf DeFIk voor een goed werkproces in plaats van de klant. 7

8 technische kwaliteitseisen Muziek: kwaliteit het is per slot van rekening o.a. een muziek festival. Het gaat er ook erg om kunst maar muziek staat wel centraal. Het is van groot belang dat de audio apparatuur van goede kwaliteit is. Kunst: Een groot en belangrijk deel van dit festival zijn de kunstwerken. Overal waar je loopt zal je je ogen uitkijken. Mooie kunstwerken op festivals geven een goede sfeer en zo blijven de festival bezoekers geïnteresseerd. Online: De benodigde spullen voor online marketing zijn nodig. Je kunt hierbij denken aan een laptop. Ook zijn er programma's nodig voor deze laptop. Première is hier een goed voorbeeld van aangezien we promo's willen maken. Met deze promo's wil ik de bezoekers naar het festival trekken. Deze specifieke progamma's zijn nodig omdat de promo's dan van goede kwaliteit zullen zijn. benodigdheden Voor het slagen van dit project zal ik hulp nodig hebben van adviseurs. De ervaring en kennis van deze adviseurs wil ik hiervoor gebruiken. Er wordt later nog besproken wie deze mensen zijn en waarvoor ik ze wil gebruiken. Middelen: De middelen die nodig zijn voor dit project zijn: laptop software (Premiere, Photoshop) locatie om te werken 8

9 Faciliteiten: Tijdens het festival zal gezorgd moeten worden voor goede bewaking. Dit is geheel in het belang van de bezoeker. Het moet veilig verlopen op het festival. Er is een locatie nodig om voor het uitwerken van het concept. Het regelen van de benodigdheden gebeurt hier ook. In deze situatie zal dit op kantoor en thuis zijn. Op het festival zullen sanitaire voorzieningen moeten zijn. Het moeten er genoeg zijn en het moet er schoon moeten blijven voor de hygiëne. Hier zullen mensen voor ingezet worden. Een belangrijk punt om niet te vergeten zijn culinaire voorzieningen. Een uitgebreide keuze aan eten is aantrekkelijk voor een festival bezoeker. Om met de tijd mee te gaan willen we ook biologisch eten gaan aanbieden. Techniek: Zoals al besproken moet de audio apparatuur van goede kwaliteit zijn. Normen: Bij het organiseren houden we ons aan de richtlijnen van de standaard normen. Ook zullen er degelijke huisregels zijn. Deze zullen goed aangegeven zijn voor de festival bezoekers, zowel online als op het festival zelf. Controle: Bij het uitwerken van het project zullen adviseurs toezicht houden en hier een controle bij hebben. Op het festival zal goed gediplomeerde bewaking zijn om het toezicht te houden. Deze bewakers zullen ook een EHBO cursus gevolgd hebben. 9

10 taken projectorganisatie In dit project zullen er meerdere taken uitgevoerd moeten worden. Hier staan ze op een rijtje: schrijven ondernemingsplan uitwerken concept concept presentatie benodigdheden regelen (bewaking, horeca gelegenheden, sanitaire voorzieningen etc) personeel zoeken/ inhuren (vrijwilligers) oproep doen naar gratis kunstwerken en organisaties benadering zoals Donker Collectiv overlegmomenten Er zijn geen vaste overleg momenten. Adviseurs kunnen ten alle tijden aangesproken worden voor feedback. Er is een tussentijdse concept presentatie op 18 mei. externe adviseurs DeFik is mijn stage bedrijf. Ze verhuren audio apparatuur en ze organiseren evenementen. Ze zullen me waar nodig advies geven. Ze hebben veel ervaring en kennis in de evenementen branche. Ex reisbegeleider Erik van Eijk heeft veel kennis van organiseren. Erik plande en organiseerde reizen van 6-9 maanden over de hele wereld. beheer projectarchief Alle verslagen worden uitgeprint en bewaard in een dossier. Ook worden deze verslagen op een laptop bewaard. Het wordt ook op dropbox gezet aangezien de apparatuur het wel eens begeeft. 10

11 docenten Op kantoor kan ik ook gebruik maken van adviseurs. De adviseurs die ik nodig heb zijn: Peter Kleijn, Fred Voss, Erik Punt. Peter Kleijn: Peter is tevens docent Nederlands. Het is belangrijk om grammaticaal correcte verslagen in te leveren tijdens een project. Hier zou ik extra hulp bij willen en vandaar de keuze van Peter. Fred Voss: Marketing is naar mijn mening een van de belangrijkste factoren voor het slagen van een project. Buiten het belang van het project wil ik meer weten over goede marketing strategieën. Erik Punt: Om de klant en de bezoekers een goed beeld te kunnen geven en een goede nabeleving is het van belang om goede video's te kunnen maken. Denk hierbij aan een aftermovie of een promo. Het beheersen van programma's zoals Première en Photoshop is dan ook belangrijk. 11

12 planning Planning Project plus Datum Week 1 Briefing project 17/04/ - 22/04 Week 2 Project voorstel af 23/04-27-/04 Week 3 Uitwerken project 28/04-2/05 Week 4 Vakantie Week 5 Uitwerking + OP 11-13/05 Week 6 Concept presentatie + oplevering PVA 18/05-25/05 Week 7 Uitwerktijd OP + concept 26/06-31/05 Week 8 uitwerktijd OP + concept 01/06-07/06 Week 9 uitwerktijd OP + concept 08/06-14/06 Week 10 uploaden project 15/06-22/06 Week 11 Eind presentatie 25/06 Week 12 Festival 04/07 12

13 begroting salaris bij 3000 verkochte tickets Taak Persoon Tijd Kosten Briefing Kasumi 1 uur 135,40 Debriefing Kasumi 1 uur 135,40 Project voorstel Kasumi 2 uur 270,80 Uitwerken project Kasumi 5 uur 677,00 Ondernemingsplan Kasumi 10 uur 1.354,0 Concept presentatie maken Kasumi 1 uur 135,40 Concept presentatie Kasumi 1 uur 135,40 Uitwerking OP Kasumi 5 uur 677,00 Concept uitwerken deel 2 Kasumi 3 406,20 Uploadenroject Kasumi 1 uur 135,40 Eind presentatie maken Eind presentatie houden Kasumi 1 uur 135,40 Kasumi 1 uur 135,40 Uitwerken festival Kasumi 200 uur Totaal: Kasumi van Eijk ,8 13

14 . Benodigdheden Begroting 3000 verkochte kaarten Aantal Kosten Verkocht Aantal Opbrengst Bewaking Kaart verkoop 3000 kaarten Ticketscanners ,50 Munten Bar personeel Cateraars Munt verkoop personeel ,50 Locatie 3000 Cateraars 5 0,00 Drinken Sanitaire voorzieningen Schoonmakers Dj's Posters Stickers ,20 Kluisjes 0,00 Afbouw + schoonmaak personeel Totaal ,20 Totaal Uurloon Bewakers 30 Uurloon Personeel (bar, ticket scanners etc) 22,50 Dixie huren 90,75 Stickers 75 stuks 26,53 Poster per stuk 5,99 E-ticket 15 14

15 Begroting 2000 verkochte kaarten Benodigdheden Aantal Kosten Verkocht Aantal Opbrengst Bewaking Kaart verkoop 2000 kaarten Ticketscanners ,50 Munten Bar personeel Cateraars Munt verkoop personeel ,50 Locatie 3000 Cateraars 5 0,00 Drinken Sanitaire voorzieningen Schoonmakers Dj's Posters Stickers ,20 Kluisjes 0,00 Afbouw + schoonmaak personeel Totaal ,20 Totaal ,80 verdiend Uurloon zou dan 8,24 zijn 15

16 Begroting 1000 verkochte kaarten Benodigdheden Aantal Kosten Verkocht Aantal Opbrengst Bewaking Kaart verkoop 1000 kaarten Ticketscanners ,50 Munten Bar personeel Cateraars Munt verkoop personeel ,50 Locatie 3000 Cateraars 5 0,00 Drinken Sanitaire voorzieningen Schoonmakers Dj's Posters Stickers ,20 Kluisjes 0,00 Afbouw + schoonmaak personeel Totaal ,20 Totaal ,20 verlies gedraaid Uurloon zou 0,00 zijn 16

17 risico s interne risico s Het kan zijn dat bepaalde dingen verkeerd ingeschat worden, waardoor ze bijvoorbeeld duurder worden of niet meer gebruikt kunnen worden. Als er niet gewerkt zal worden volgens de planning zal dit een risico kunnen vormen. Door uitstellen worden dingen snel afgemaakt en word er niet goed naar alle details gekeken. Er moet met realistische verwachtingen gekeken worden naar dit project. Zo kunnen we onnodige problemen voorzien. externe risico s Op het moment zijn er veel festivals. In de zomer worden er alleen al in Nederland honderden festivals gegeven. Als we alleen naar festivals kijken met hetzelfde genre dan zijn het er al een stuk minder. Toch zijn het er heel wat. Slechte communicatie tussen bedrijven en personeel. We zullen soms moeten vertrouwen in andere mensen. Denk hierbij aan het bestellen van drinken/eten. Ook moeten we vertrouwen hebben in ons personeel. Het kan zo zijn dat niet alle kaarten verkocht worden en dan kom je op een punt dat je verlies gaat draaien. Met 2000 verkocht kaarten zit je ongeveer op je break-even point. 17