Periode 1 & 2: Manier van inleveren.

Transcriptie

1 Periode 1 & 2 Leerjaar: 3 Vak: Economie In de eerste twee periodes van het 3 e studiejaar ga je tijdens het vak economie bezig met het organiseren van een relatie dag voor jou stagebedrijf. Het doel, budget, e.d. bepaal je in een gesprek met je stagebegeleider. Nadat je weet wat er gevraagd wordt ga jij een plan bedenken. Het plan is compleet als je stagebegeleider na het lezen van jouw werk precies weet wat er moet gebeuren. Het mag dus niet onduidelijk zijn. Voor de uitvoering van jouw plan bereken je ook de kosten. Belangrijke informatie: De eerste twee periodes zijn opgedeeld in deelopdrachten. Je bent vrij om vooruit te werken. Let op dat niet elke deelopdracht evenveel tijd kost. Schat dus goed in hoeveel tijd je nodig hebt om een opdracht te maken. Beoordeling: Per deelopdracht krijg je een score. Als dit een O is, dan is de deelopdracht onvoldoende en moet deze overnieuw. Is dit een V, dan heb je aan de minimale voorwaarden voldaan en is het voldoende. Is dit een G, dan heb je naast de minimale voorwaarden iets extra s gedaan. Je kunt ook een G krijgen als je uitwerking dermate zorgvuldig en uitgebreid is. Let op: geen enkele opdracht mag onvoldoende zijn. Je eindbeoordeling is hetzelfde als de letter die het vaakst voorkomt. Indien er evenveel V s als G s zijn, krijg je een V. Het belangrijkste is altijd je argumentatie. Denk ook aan bronvermelding. Daarnaast let je op je Nederlandse spelling en vormgeving. Manier van inleveren. Voor het vak economie koop je een ringmap, waarin je de opdrachten zult presenteren. De eerste pagina is de algemene vakinformatie, vervolgens de samenvatting van de periode plus het eindbeoordelingsformulier en tot slot de deelopdrachten. Achter elke deelopdracht komt jouw uitwerking van de opdracht. Deelopdrachten: Periode 1 & 2: 1.1 Wat is je idee? 1.2 Wat is er nodig om het succesvol te laten zijn? Succescriteria 1.3 Wat kan je zelf en wat moet worden uitbesteed? Sterktes/zwaktes 1.4 De grote lijnen vaststellen. 1.5 Hoe wordt er bekendheid aan gegeven. Communicatieplan & mediaplanning 1.6 Plan van aanpak 1.7 Hoe gaat het op de dag zelf? Draaiboek incl. informatie over materialen 1.8 Wat gaat het kosten en wat levert het op? Begroting

2 Titel: Deelopdrachten: O V G 1.1 Idee 1.2 Succescriteria 1.3 Sterktes/zwaktes 1.4 Grote lijnen 1.5 Communicatieplan & mediaplanning 1.6 Plan van aanpak 1.7 Draaiboek 1.8 Begroting Totaal: Eindbeoordeling:

3 1.1 Wat is je idee? In deze fase kunnen allerlei ideeën geopperd worden over het evenement. Bepaal in de eerste plaats het doel van het evenement. Daarbij gaat het om de vragen: Waarom willen wij een evenement? Op wie richten we ons (de doelgroep)? Hoe willen we overkomen als organisatie (profilering)? Wat zijn de verwachtingen en wensen van de mensen voor wie we het organiseren? Zet vervolgens alle voor- en nadelen op een rijtje van elk idee dat ingebracht wordt. De haalbaarheid wordt bekeken en er wordt een definitieve keuze gemaakt. Daarna kan het uiteindelijke idee verder ontwikkeld worden. Minimale eisen: Beantwoord eerst bovenstaande vier vragen. Nadat je dit gedaan hebt bedenk je tenminste 3 ideeën, waar je de voor- en nadelen van opsomt. Ook controleer je op het idee haalbaar is. Tot slot kies je één idee uit dat je verder uit gaat werken.

4 1.2 Wat is er nodig om het succesvol te laten zijn? Succescriteria. In de vorige stap bracht je de ideeën, wensen en verwachtingen met betrekking tot het evenement in kaart. Nu besteed je aandacht aan de drie criteria voor succes. Mensen Een evenement kun je niet alleen organiseren. Je hebt medewerking van mensen en organisaties nodig. Niet alleen werkgroepsleden voor de organisatie, maar ook medewerkers of vrijwilligers voor de uitvoering op de dag zelf. Denk daarbij aan: De behoefte aan overige vrijwilligers voor de uitvoerende taken op de dag zelf; De medewerking van deskundigen of technische adviseurs; Geld Stel een globale begroting op. Wat zullen de inkomsten en uitgaven zijn? Is het evenement kostendekkend? De definitieve begroting komt in stap 8. Accommodatie Zijn er geschikte ruimtes en locaties voor het uitvoeren en opzetten van het evenement? Een goede accommodatie is van groot belang. Stel jezelf bij de voorbereiding de volgende vragen: Is de accommodatie groot genoeg en geschikt voor het evenement? Is de accommodatie makkelijk bereikbaar? Is er voldoende parkeergelegenheid? Heeft de accommodatie voldoende sanitaire voorzieningen? Is de accommodatie gezellig of aantrekkelijk? Kijk eens met de ogen van een deelnemer of bezoeker naar het evenement. Is een van de drie succescriteria niet in orde, dan kan het evenement in deze opzet niet doorgaan. Minimale eisen: Al bovenstaande vragen zijn beantwoord voor jouw idee.

5 1.3 Wat kan je zelf en wat moet worden uitbesteed? Sterktes/zwaktes. Het is verstandig een overzicht te maken van de sterke en zwakke punten van je organisatie. Wat kun je zelf aan en waar heb je hulp bij nodig? Dit kun je als volgt aanpakken. Beschrijf voor alle benodigde onderdelen wat de sterke of zwakke punten zijn. Bijvoorbeeld voor de accommodatie, de activiteiten, het personeel of de medewerkers, de PR en de financiën. Geef per onderdeel een aantal punten aan. Daarnaast maak je een risicoanalyse waarin je oplossingen bedenkt voor mogelijke problemen. Minimale eisen: Je hebt een sterkte-zwakteanalyse gemaakt per succescriteria. Daarnaast heb je een risicoanalyse gemaakt.

6 1.4 De grote lijnen vaststellen. Nadat alle gegevens en ideeën op een rijtje zijn gezet, is het tijd om het evenement definitief vast te stellen. De grote lijnen worden zichtbaar: wat gaan we doen? Beantwoord daarom nu de volgende vragen: Wat is de aanleiding om dit evenement te organiseren? Wat voor soort evenement wordt het? Wat is het doel van het evenement? Wanneer gaat het plaatsvinden? Voor wie is het bedoeld? Wie heeft de algehele leiding? Wat is de geschatte omvang: - Van de deelnemers; - Van het publiek? Hoe wil de organisatie overkomen (profilering)? Wordt aan de drie succescriteria (mensen, geld, accommodatie) voldaan? Is er rekening gehouden met de zwakke punten? Minimale eisen: Al bovenstaande vragen zijn beantwoord.

7 1.5 Hoe wordt er bekendheid aan gegeven. Communicatieplan & mediaplanning. Intern moet er communicatie zijn zodat iedereen binnen het bedrijf weet wat er gaat gebeuren. Als er taken weggelegd zijn voor werknemers moeten zij dit op tijd geïnstrueerd krijgen. Daarnaast moet er externe bekendheid verkregen worden om de doelgroep naar het evenement te krijgen. Hoe pak je dit aan? Minimale eisen: Je hebt in een communicatieplan weergegeven wat er via welk kanaal aan promotie moet worden gedaan. In de mediaplanning zet je neer wanneer dit gebeurt.

8 1.6 Plan van aanpak. We kennen inmiddels het doel van het evenement. Het gaat er nu om hoe we dit doel kunnen bereiken. Kijk daarbij door de ogen van de klanten : deelnemers, bezoekers, pers, medewerkers en sponsors. Zij hebben allemaal wensen en verlangens waar je zo goed mogelijk rekening mee moet houden. Zo ontstaat er een taakverdeling. Minimale eisen: Bepaal de taakverdeling. Let op: ook al bepaal je nu alles zelf, als het echt gaat worden uitgevoerd is het handig de taken te verdelen. Maak ook visueel welke taken afhankelijk van elkaar zijn in een strokenrooster en een werkplanning.

9 1.7 Hoe gaat het op de dag zelf? Draaiboek incl. informatie over materialen. Nu al het voorbereidende werk is gedaan en iedereen weet wat die moet doen qua voorbereiding is het tijd om de dag zelf in te plannen. Dit doe je d.m.v. een draaiboek. Een draaiboek is een overzichtelijk schema waarin staat wie, wat, waar en wanneer doet. Maak ook een apart overzicht waarin staat welke materialen waar en op welk tijdstip nodig zijn. Minimale eisen: Je hebt een draaiboek gemaakt waarin staat wie, wat, waar en wanneer doet en je hebt een overzicht gemaakt welke materialen waar en op welk tijdstip nodig zijn.

10 1.8 Wat gaat het kosten en wat levert het op? Begroting. Zorg voor een sluitende begroting. Maak een inventarisatie van de verwachte kosten en opbrengsten. Doe dat realistisch! Het kan zijn dat het evenement niet direct opbrengsten met zich mee brengt, maar dat dit slechts in de toekomst gebeurt. Minimale eisen: Maak een overzicht per onderdeel van de kosten van het evenement. Kosten kunnen ook uitgedrukt worden in tijd. Bepaal wat de verwachte opbrengsten zijn.