Actie checklist Statusoverzicht

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Actie checklist Statusoverzicht"

Nina van der Wolf
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Actie checklist Statusoverzicht Actie Status Verantwoordelijk Deadline Opmerkingen Aanmelden van de actie Z.s.m. Aanmelden kan op: Actie.kankeronderzoekfondslimburg.nl Bepaal uw plan Z.s.m. Afhankelijk van de grootte van de actie.

1 Actie checklist Statusoverzicht Actie Status Verantwoordelijk Deadline Opmerkingen Aanmelden van de actie Z.s.m. Aanmelden kan op: Actie.kankeronderzoekfondslimburg.nl Bepaal uw plan Z.s.m. Afhankelijk van de grootte van de actie. Bepaal een datum voor de actie Programmering Denk goed na over de programmering van de actie. Wat gebeurt wanneer en is dit een logische volgorde? Minimaal 2 maanden van. Z.s.m. Dit vormt de basis van de actie. Hou rekening met de regelgeving. Zorg dat de verwachte kosten gedekt zijn en hou bij voorkeur de regelgeving van het CBFkeurmerk aan (25% kosten & 75% opbrengst) Check of er bestaande evenementen zijn waar u eventueel bij kunt aanhaken. Check ook of er evenementen zijn die uw actie zouden kunnen overschaduwen. De programmering moet in balans zijn. Zorg dus voor afwisseling. Dit betekent voldoende pieken voor de aandacht, maar ook een rustig programma. Uiteraard is de opbouw geheel afhankelijk van de actie en de doelgroep voor wie de actie bedoeld is.

2 Selecteer een locatie Minimaal 2 maanden van. Hou rekening met bezoekersaantallen, de doelgroep, de verschillende activiteiten en o f het binnen of buiten plaatsvindt. Vergunningen Spelregels/ reglementen Check of u vergunningen nodig heeft. Op de site van de betreffende gemeente staan de procedures. Bepaal wat de spelregels voor de actie zijn. Communiceer deze duidelijk naar iedere deelnemer en bezoeker. Z.s.m. Voor grote evenementen neemt dit traject 3 tot 4 maanden in beslag. Voor kleinere enkele weken. Z.s.m. Spelregels voor de inschrijving > waar moet de deelnemer aan voldoen? Spelregels van de actie zelf > wat mag wel, wat mag niet. Communicatieplan / promotieplan Vloerplan/ routeplan Welke communicatiemiddelen gaan we inzetten om de actie te promoten. Hoe ziet de situatie er uit? Hoeveel mensen kunnen er op het terrein of in het gebouw? Wat wordt de indeling? Wat is de route? Zijn er obstakels? 2 maanden van 2 maanden van Kijk bij de actietoolkit op Een situatieschets helpt om inzicht te krijgen in de mogelijkheden of de knelpunten. Bijvoorbeeld of er nog iets aan een bepaalde route moet gebeuren om de actie goed te laten verlopen.

3 Teamleden Hoeveel mensen heeft u nodig bij het voortraject? Hoeveel mensen heeft u nodig op locatie? Wat is de taakverdeling? Z.s.m. Verdeel de taken binnen het team afhankelijk van de grootte van de actie. Het kan handig zijn om een organigram te maken om de lijnen in kaart te krijgen. Aankleding Catering Wat voor sfeer wil je neerzetten? Welke materialen gebruik je? Wat heb je extra nodig op de locatie? Kleding personeel? Catering publiek? Catering personeel? Catering sporters/ artiesten? Hoe en waar faciliteren? / cateraar 1 maand van. 1 maand van. Zorgt u zelf voor de aankleding of maakt u ook gebruik van middelen van het Radboud Oncologie Fonds? Kijk bij de actietoolkit op slimburg.nl/hulpmiddelen voor alle promotiemiddelen. Houd rekening met vergunningen. Voor koken op straat of het schenken van alcohol bestaan regels. Techniek Begroting Welke technische faciliteiten zijn er nodig? Podium, licht en geluid. Maak een begroting met kosten en opbrengsten. / technische partij 2 maanden van Aan het begin van het project. Maak eerst een duidelijk actieplan en ga vervolgens een gesprek met een technische partij aan Kijk voor een voorbeeld van een begroting bij de actietoolkit op: slimburg.nl/hulpmiddelen

4 Materialen Zijn er materialen nodig? Bijvoorbeeld: sportmaterialen, hekwerk, toiletten, vlaggenmasten, generatoren, bewegwijzering, tenten etc. 2 maanden van te voren inventariseren. 1 maand van te voren uit zetten bij leveranciers Maak eerst een duidelijk plan voordat u met leveranciers gaat praten. Hiermee voorkomt u overbodige verkooppogingen. Maak een overzichtelijke materiaallijst voor de locatie met daarop ook degene die het regelt. Sporters/ Artiesten Sporters/Artiesten contracten? Sporters/Artiesten catering? Sporters/Artiesten begeleiding? Opvanglocatie? Bepaal van welke afspraken u kunt maken met artiesten of speciale gasten. Briefing personeel op de dag van de actie Zorg voor een duidelijke briefing op papier voor alle betrokkenen. Organiseer vooraf een meeting om e.e.a. door te spreken. Dit vergroot ook de betrokkenheid. Wat is hun rol, wat kunt u waarmaken en wat past bij de actie? Probeer zelf een overkoepelende rol te krijgen, zodat u altijd beschikbaar bent voor vragen en allerlei mogelijke gebeurtenissen. Zo houdt u zelf het overzicht.

5 Verzekeringen Bezoekersverzekering? Materialenverzekering? Aansprakelijkheidsverzekering? Etc. / verzekeraar Wie kan wat verwachten? Bedenk goed wat de risico s zijn. Probeer niet over te verzekeren, maar dek wel alle persoonlijke risico s. Vraag advies bij een onafhankelijke verzekeraar. Onderhandel over de premie. Verslaglegging Ruimte voor de organisatie Fotograaf? Journalist? Cameraman? Zorg voor een geschikte ruimte voor de organisatoren. Bepaal wat u nodig heeft voor een eventueel vervolgtraject en gemaakte afspraken. Goede verslaglegging kan essentieel zijn voor een volgende actie Bepaal wie toegang tot deze ruimte krijgen en welke faciliteiten nodig zijn: computers, Internet, printers etc. Pers Is er een aparte ruimte voor de pers nodig? Accreditatie Wat zijn de richtlijnen? Zorg voor een ruimte waar de pers rustig kan interviewen. Of een ruimte voor de pers om te werken.

6 Draaiboek actiedag Evaluatie Zorg voor een overzichtelijk tijdschema en een contactlijst voor op de dag zelf. Evaluatiegesprekken Bedankbrieven Enkele dagen na afloop van de actie In een draaiboek staan alle details die bekend zijn voor de actie. Hierin staan dus ook alle contacten en bij wie u waarvoor moet zijn. Ook staat er een tijdschema in van de opbouw, actie en afbouw en wie waarvoor verantwoordelijk is. Plan de opbouw niet te krap, er zijn vaak factoren die meer tijd kosten dan gedacht. Kijk voor een voorbeeld van een draaiboek bij de actietoolkit op actie.kankeronderzoekfondslim burg.nl/hulpmiddelen Een evaluatie met het gehele team is van essentieel belang voor een eventuele volgende editie. Komt deze er nu niet dan is het een goed moment om iedereen persoonlijk te bedanken en samen het project af te sluiten.

7 Bedanktraject Bedankbrieven aan alle (vrijwillige) betrokkenen. Persbericht met opbrengstvermelding. Monitoren van gevers, actief nabellen en bedanken. Betrokken houden. Enkele dagen na afloop van de actie. Organiseer een chequeoverhandiging. Zet eventueel acties uit voor het collecteren van beloofde gelden. Overige punten Polsbandjes voor de verschillende groepen. Portofoons voor de communicatie. Cashgeld op locatie. 2 weken van Bedenk van of u e.e.a. daadwerkelijk nodig heeft. Eindbedrag storten Actie afgerond? Als u contant geld heeft opgehaald, stort dit bedrag dan op uw eigen actiepagina. Dan staat het meteen op de rekening van het Kankeronderzoekfonds Limburg (NL06INGB ). Tip: stuur deze link van uw actiepagina mee in een dankmail naar alle betrokkenen zodat iedereen het eindbedrag kan zien! Z.s.m. na afloop van de actie..

Vergelijkbare documenten

Checklist Beursdeelname

Checklist Beursdeelname Waarom deelnemen aan een beurs? Er zijn verschillende redenen om deel te nemen aan een beurs. Het is belangrijk om voor jezelf op een rijtje te hebben wat je precies wilt bereiken