Watersportpromoter! Publiciteit voor jouw evenement. Een leven lang zorgeloos watersporten

Transcriptie

1 Watersportpromoter! Publiciteit voor jouw evenement Een leven lang zorgeloos watersporten

2 Een leven lang zorgeloos watersporten Watersportverbond Wattbaan ML Nieuwegein

3 Watersportverbond Wattbaan ML Nieuwegein Een leven lang zorgeloos watersporten

4 Watersportpromoter: publiciteit voor jouw evenement! Organiseer jij met jouw vereniging een evenement of een wedstrijd? Gebruik de nieuwe tool Watersportpromoter voor extra publiciteit van het evenement. Zo trek je nog meer bezoekers aan en laten we samen de watersport groeien! Watersportpromoter is het beheer- en communicatieplatform van watersportevenementen die door aangesloten watersportverenigingen worden georganiseerd. Verenigingen en watersportorganisaties krijgen via de tool Watersportpromoter een op maat gemaakt communicatieplan met bijbehorende materialen ter promotie van het evenement. Op deze manier kan je jouw evenement op regionaal niveau promoten en onder de aandacht brengen bij de regionale pers! Organiseer je bijvoorbeeld een open dag of een toernooi in het kader van een verenigingsjubileum? Of biedt jouw vereniging een vervolg op de Optimist on Tour? Of is er een toertocht die je op lokaal niveau in de publiciteit wilt brengen? De Watersportpromoter helpt jouw activiteiten en evenement regionaal te promoten met op maat gemaakte posters, banners en flyers. Ook zijn er persberichten beschikbaar die je via de tool naar regionale nieuwsbladen verstuurt om zodoende jouw evenement onder de aandacht te brengen. Hoe werkt het? Als vereniging of watersportorganisatie dien je via een aanvraag in voor jouw evenement. Je geeft aan wanneer het plaatsvindt, wat je organiseert, wie de contactpersoon is en voor wie het evenement bedoeld is. Vervolgens vul je aanvullende informatie over het evenement in voeg je jouw afbeeldingen en logo s toe welke in een later stadium terug te zien zijn op de promotiematerialen.

5 Organisator Aanvrager Inlog en maak een event aan, vul basisgegevens in: contact, locatie, evenement. Kiest hoofd- en side-event Watersportpromoter Keuze uit: kampioenschap/wedstrijd, open dag, clinic/demonstratie, toertocht, promobuzz en materiaalverhuur Aanvraag Watersportverbond Planner/Coördinator Go NoGo Go NoGo Krijgt acties per mail, vult event-specifieke gegevens aan, kiest achtergrond, upload logo s van club en evt. sponsor Mail alerts Communicatieplan Planning event-gerelateerd Poster: (6 weken) Flyer: (6 weken) Webbanner: (4 weken) Tweets: (wekelijks) Overzichten alle events, helpen of aansporen eventueel aanvrager communicatiemonitoren voortgang Checkt output, corrigeert per item tot hij/zij tevreden is. Krijgt na OK drukwerk-/print/webbestanden Vult perslijst aan met eigen adressen Mail alerts Als een item niet volgens de tijdlijn is uitgevoerd, herinnert Watersportpromoter de aanvrager via de mail. Persbericht (door aanvrager 4 weken) Aankondiging aan perslijst (door Watersportpormoter, 2 weken) Database perslijst Aanvulling +aanvragerperslijst Afronding Persbericht, bedankmail vrijwilligers Evaluatie

6 Deze tool publiceert vervolgens op maat gemaakte persberichten, posters en ander promotiemateriaal. Ook kunnen de persberichten vanuit deze tool worden verstuurd naar perslijsten die specifiek voor jouw regio interessant zijn! Zie hiervoor ook bijgaande procesbeschrijving. Met elkaar blazen we de watersport nieuw leven in en laten we de sport groeien. Voor jong en oud, met elkaar het water op! Voor vragen over de tool Watersportpromoter, neem gerust contact op met de afdeling communicatie van het Watersportverbond via of mail naar Procesbeschrijving Watersportpromoter 1. Ga naar en meld het evenement aan; 2. Aanvrager: Vereniging Westplaat organiseert op 30 april een open dag en neemt deel aan Dag van de Watersport. In Watersportpromoter voer je eenvoudig de basisgegevens van het evenement in; 3. De vereniging maakt een keuze uit de activiteiten (bijv. toernooi, toertocht, kampioenschap, etc.); 4. Vult details van het evenement in die later terug te zien zijn op de promotie materialen; 5. Het Watersportverbond ontvangt de aanvraag en bekijkt de aangevraagde activiteiten (in verband met materiaalplanning). Bij OK en goedkeuring door naar stap 6.; 6. Vereniging ontvangt per direct bericht en Watersportpromoter maakt automatisch een communicatieplan en -middelen die de vereniging kan inzetten. De aanvrager kan kiezen uit persberichten, flyers, posters, banners, tweets. Ook kunnen zij kiezen uit verschillende templates, afbeeldingen en de manier van genereren (a4, hoge resolutie etc). Tevens kan er vanuit de tool persberichten naar perscontacten worden verzonden; 7. Resultaat; bijv. flyer Dag van de Watersport, specifiek voor kanovereniging een kanosport poster en jouw evenement in de publiciteit gebracht op regionaal niveau. Daarnaast coördineert het Watersportverbond de communicatie op landelijk niveau ter ondersteuning en ter aanvulling op de regionale communicatie activiteiten 8. Na afloop van het evenement: verstuur nogmaals een persbericht en een bedankmail naar je vrijwilligers over het succes van jouw evenement!