Handboek ORGANISATIE Q-CUP EEN EERSTE KENNISMAKING MET DE WEDSTRIJDSPORT

Transcriptie

1 ORGANISATIE Q-CUP EEN EERSTE KENNISMAKING MET DE WEDSTRIJDSPORT

2 Organisatie Q-cup Onze missie is wedstrijdzeilen voor ieder kind in Nederland toegankelijk te maken Het Watersportverbond 2 Organisatie Q-cup 3

3 Beste vereniging, Wat is de Q-cup? Hoe fantastisch zou het zijn, als elk kind in Nederland dat op CWO 2 niveau in de optimist zeilt de mogelijkheid heeft kennis te maken met wedstrijdzeilen? Gewoon een dagje kennis maken in de optimist tijdens een vriendschappelijke competitie op het water? De Q-cup is een laagdrempelig wedstrijdserie waarbij het kind de mogelijkheid heeft in te stappen in een optimist en zijn of haar eerste ervaring met wedstrijdzeilen. De eerste stap op weg naar de nationale combi s. De Q-cup wordt aangeboden door het Watersportverbond in samenwerking met sponsoren en partners als Sailcenter en het Nationaal Platform Jeugdwedstrijdzeilen. Als vereniging kun je een Q-cup evenement bij jou op de club organiseren. Dit handboek is een handvat om alles te weten te komen over de organisatie. Wij hopen je met dit document dan ook te enthousiasmeren. Hartelijke groet! Maurice Leeser Directeur Watersportverbond -CUP De Q-cup is een laagdrempelige wedstrijdserie waarbij het kind de mogelijkheid heeft in te stappen in een optimist en zijn of haar eerste ervaring met wedstrijdzeilen. Het is de eerste stap op weg naar de nationale combi s. De Q-cup wordt als serie geïnitieerd door het Watersportverbond met haar partners. Als vereniging kun je instappen om een van de wedstrijddagen van de Q-cup bij jou op de vereniging te organiseren. Welke zeilers mogen meedoen? Optimistzeilers met minstens 2 weken zeilervaring ( CWO II niveau in de optimist) mogen deelnemen aan de Q cup. Te goed! De top vijf zeilers van de Q cup uit voorgaande jaar mogen niet meer deelnemen met de Q cup van het huidige jaar. Deze winnaars hebben zich als echte wedstrijdzeilers bewezen en kunnen aansluiten bij de nationale Combi s. Een geweldig resultaat! 4 Organisatie Q-cup 5

4 In welke boten wordt gevaren? Q-cup evenementen worden gevaren in polyethyleen boten met een recreatief tuig zonder zeillatten. Een vaantje of touwtje bovenaan de mast is gewoon toegestaan. Idealiter is het zeilen met identiek materiaal natuurlijk fantastisch. Sailcenter draagt grote zorg voor hun materiaal. Zij kunnen organiserende verenigingen begeleiden in het beschikken van voldoende optimisten voor de organisatie van een eigen Q-cup evenement. Uiteindelijk staat voorop dat de kinderen hun eerste stappen in de wedstrijdsport maken. Als zij zelf hun eigen polyethylene optimist meenemen of een boot van de vereniging is plezier in de wedstrijdsport hetgeen dat voorop staat. Welke prijzen zijn er te winnen? De Q-cup kent twee klassementen waarin prijzen gewonnen kunnen worden. Elke wedstrijd wordt gescoord met het lage score systeem. Dit betekent dat plek 1-40 evenveel punten krijgt als hun plek op de ranglijst. Alle zeilers die na de 40ste plek binnenkomen krijgen ook 40 punten. Afhankelijk van het aantal gezeilde wedstrijden op een dag kunnen zeilers een wedstrijd aftrekken. Als organiserende vereniging draag je zorg voor de prijzen Zeiler van de dag Het dag klassement is de eindstand op een Q-cup evenement. Welke zeiler heeft die dag het allerbeste gevaren en de minste punten verzameld? Hij of zij is de winnaar van de Q-cup dagprijs! Beste zeiler van het toernooi! De Q-cup kent een aantal wedstrijddagen. Het aantal en de data worden aan het begin van het jaar bekend gemaakt. Om het toernooi te winnen voert een zeiler de resultaten van de helft van het aantal wedstrijddagen. Bij tien wedstrijddagen tellen maximaal vijf resultaten voor het eindklassement. Bij een oneven aantal wordt het aantal op te voeren resultaten naar boven afgerond. Bij zeven wedstrijddagen tellen er vier mee. 6 Organisatie Q-cup 7

5 Waar moet ik als vereniging aan voldoen? Om een goede Q-cup te kunnen organiseren zijn er natuurlijk wel wat randvoorwaarden op en om de vereniging nodig. Om de organisatie voor verenigingen laagdrempelig te houden zijn er niet veel eisen, maar laten we de eisen die er zijn eens op een rijtje zetten:» Als vereniging breng je vijf polyethyleen optimisten in binnen de wedstrijd (deze kun je ook huren)» Minimaal vijf optimistzeilers doen mee met het evenement via jouw vereniging.» Als vereniging stel je een verantwoordelijke aan voor al het materiaal en het botenpark voorafgaand, gedurende en na afloop van de wedstrijddag» Als vereniging help je mee in het transport en de logistiek wanneer bij het Watersportverbond en/of sailcenter extra optimisten voor de wedstrijden afgenomen worden.» Als vereniging draag je zorg voor de wedstrijdorganisatie en afdoende Rescue boten op het water. Hoe werkt Media & Communicatie? Reclamemogelijkheden? In de wedstrijdregels die zeilers bij inschrijving meekrijgen zijn dan ook portretrechten en reclamemogelijkheden goed geregeld. Denk hierbij aan reclamemogelijkheden op de bib of op de romp van de boot. Elke organiserende vereniging krijgt als zij onderdeel gaan uitmaken van de Q-cup een pakket van wedstrijddocumenten en vlaggen om de wedstrijden soepel en eenvoudig te laten verlopen. Zo blijft het voor de startende wedstrijdzeilers een leuke en leerzame dag! Als organisatie wil je natuurlijk reclame maken voor dit evenement en eventuele sponsoren bedienen. Het Watersportverbond helpt je niet alleen met standaardsjablonen voor posters en flyers, ook zullen de communicatiekanalen van het verbond inzetten om nieuwe kinderen te werven. Hoe regel ik portretrecht en 8 Organisatie Q-cup 9

6 Inschrijving en kosten? Draaiboek De inschrijving voor alle Q-cup wedstrijden gebeurt centraal bij het Watersportverbond. Verenigingen hoeven zich hier dus geen zorgen over te maken. Verenigingen krijgen per deelnemend kind een vergoeding. Hoe zit dat met vrijwilligers en organisatie? Als vereniging heb je een aantal vrijwilligersteams nodig om de wedstrijden goed te organiseren. Denk hierbij aan de wedstrijdorganisatie, zoals wedstrijdleiders en rescues, maar ook aan de walactiviteiten zoals inschrijvingen en catering. Veel verenigingen hebben al veel ervaring met het organiseren van dergelijke wedstrijddagen, bij voorkeur is dit ook bij jullie vereniging het geval. Maar mocht dit ontbreken dan helpt het Watersportverbond graag in de ondersteuning. Welke materialen heb je nodig? Organiserende verenigingen stellen ribs en boten beschikbaar voor de wedstrijdleiding en tevens een plek om in te schrijven en om te kleden. Goed is om een aantal extra zwemvesten achter de hand te hebben zodat elk kind verantwoord het water op kan. Het Watersportverbond leent elke vereniging een wedstrijdpakket uit, waarin startvlaggen en andere vlaggen. Een Q-cup evenement verschilt qua draaiboek niet veel van andere evenementen. Een voorbeeld van een ruwe tijdsplanning is hierboven te vinden. Clubs zijn vrij dit draaiboek zelf aan te passen naar eigen inzicht. Omdat de kinderen voor het eerst te maken hebben met wedstrijdzeilen beperkt de Q-cup zich tot de elementaire regels. Een organiserende vereniging krijgt van het Watersportverbond een format waarin deze wedstrijdregels overzichtelijk uitgelegd worden. De start Om de start zo toegankelijk mogelijk te houden krijgt het wedstrijdcomite van de vereniging een toolkit van het Watersportverbond. In deze toolkit zit een vlaggenset met vijf vlaggen. Elke vlag geeft het aantal minuten voor de start aan met een nummer.. Zo blijft het starten voor de kinderen zo simpel mogelijk. Is een kind te vroeg gestart? Dan is een strafrondje voldoende! 10 Organisatie Q-cup 11

7 Wat regelt het Watersportverbond? Organisatie De volledige Q-cup wedstrijdserie wordt georganiseerd door het Watersportverbond. Deelnemende verenigingen zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de individuele wedstrijddagen. Maar ook hier springt het Watersportverbond en haar partners graag bij om de organisatie rond te krijgen. Hierbij kun je niet alleen denken aan het regelen van extra optimisten, maar ook ondersteuning bij wedstrijdtechnische vragen en het aanbieden van een toolkit voor de start. Data pilot Op de volgende dagen zijn de pilots gepland:» 14 september 2015» 21 september 2015» 11 oktober 2015» 18 oktober 2015 Communicatie Het Watersportverbond helpt organiserende verenigingen met de communicatie van het evenement. Zo wordt er een toolkit aangeboden met de basiscommunicatiemiddelen. Hierbij kun je denken aan sjabloonposters, flyers, maar ook standaard persberichten. Ook de communicatie kanalen van het Watersportverbond worden ingezet om het evenement een maximaal bereik te geven. Waar mogelijk zet het Watersportverbond haar cameraman in om het evenement ook op beeld vast te leggen. Geinteresseerd in de organisatie van een wedstrijddag? Neem contact op met het Watersportverbond! 12 Organisatie Q-cup 13

8 -CUP Watersportverbond Wattbaan ML Nieuwegein