KWINTA MASTERCLASS 2015 Katrien Cardoen

KWINTA MASTERCLASS 2015 Katrien Cardoen Transformatie van een productie gerichte organisatie naar een consument gerichte organisatie Ontex : het bedrijf en de kultuur Quality @ ontex : gisteren, vandaag en morgen Aanpak en Strategie om succesvol te zijn. 1

Smart hygiene solutions for all generations Ontex History From family business to global market leader 2

08/04/2015 ONTEX TODAY A Strong and Diversified Business Ontex Today A Strong and Diversified Business Focused on 3 attractive categories in diverse markets offering quality Retailer and Ontex brands for a blue chip customer base 3

08/04/2015 COMMITTED TO CONSUMERS Smart Hygiene Solutions for All Generations Committed to Consumers Smart Hygiene Solutions for All Generations Dedicated to serve babies, adults and healthcare professionals with the best Value for Money ratio whatever their needs are. 4

08/04/2015 COMMITTED TO CUSTOMERS Supporting Their Growth Providing Retailers with category expertise, innovation, high quality products and superior customer-service to help them build strong own brands Winning by Adapting to Where We Play Our Business is Aligned With Our Go to Market Model 5

Winning by Expanding in Stages OrganicRoll OuttoNew Markets-The"ThreeStage" Model 1 Exports 2 Local sales 3 Local production No local support Via distributors Local Office managing Administration Distributors owns trade marketing & key account management Local integrated office with local production, logistics functions, and brand management Our Scale Drives Competitive Advantages Size Underpins Our Leading Market Position Why scale matters to us Scale advantage in sales The largest Retailer Brands Provider in Western Europe Accelerating capabilities Industrial Culture 1 2 3 Manufacturing flexibility and excellence Quality of products Innovation 2,7x Largerthanthenextcompetitorin our categories 4 5 Upgrading capabilities Brand & customer Culture Brand and Customer management expertise Enhanced procurement capabilities 6

08/04/2015 WE FOCUS ON RESEARCH AND CONSUMER-WINNING PRODUCT INNOVATIONS We deliver High Quality Products Top Parity Performance with Leading Brands Our advanced products and facilities deliver the quality to compete with A-brands Hygienic disposables are complex products Flexibility and expertise to handle wide variety of products whilst maintaining high quality standards Systematic quality controls and audits are performed 7

08/04/2015 We deliver Fast Pace Consumer-winning Innovation The Quality of Our Products is Supported by a Steady Stream of Innovations Delivered an average of 5 6 innovations per annum during last 10 years with growing pipeline New Absorbent Core WE FOCUS ON SUSTAINABILITY 8

08/04/2015 We Focus on Sustainability WE FOCUS ON MANUFACTURING FLEXIBILITY AND EXCELLENCE 9

We focus on Manufacturing Flexibility and Excellence Scale Manufacturing Footprint Ontex's scale manufacturing footprint provides flexibility, lower unit costs and lower risks for retailers Advanced in-house engineering capabilities underpin Ontex's manufacturing excellence Quality @ Ontex: gisteren, vandaag en morgen 10

Ontex in 2009 Elke fabriek was een eiland en werkte naar eigen best vermogen en inzichten UNITED COLOURS of Integratietussende sites werdopgestart : Grotere klanten begonnen golbaal te werken Corporate supply chain werdopgestartom efficienterteproduceren= interchangeability om een hoger service level te bekomen Corporate purchase team werd opgestart om aankopen van grondstof en verpakkingen beter te kunnen negotiëren Corperate quality werd opgericht ook alles kwaliteitsaspecten te integreren Kwaliteitsstrategie 11

Kwaliteitstrategie op maat van het bedrijf& cultuur Praatmet mensendie reeds langin het bedrijfzijnom de cultuurengeschideniste kennen Focus op de punten die belangrijk zijn en ook zichtbaar zijn Vraag officieel engagement aan het management voor de implementatie Organiseer communicatie en transparantie. Total Quality Management based on 6 basic principles Quality element Previous state TQM 6. Performance Measures 5. Supplier Partnership 1. Leadership Total Quality Management 4. Continuous Process Improvement 2. Customer Satsifaction 3. Employee involvement Definition Product-oriented Customeroriented Priorities Second to service and cost First among equals of service and cost Decisions Short-term Long-term Emphasis Detection Prevention Re-active (fire-fighting) Pro-active Errors Operations System Responsibility Quality Control Everyone Problem solving Managers Teams Procurement Price is main driver Life-cycle costs Manager s role Plan, assign, control, and enforce Delegate, coach, facilitate, and mentor 12

5 YearPlan 2009-2014 : Doelstellingen I. Quality awareness Opzetten van een kwaliteitsteam met duidelijke taken en verantwoordelijkheden Kwaliteit meetbaar maken en rapporteren tot bij het senior management Erkenning voor de team die kwaliteitsplan goed implementeren II. Onevision oneplan Algemene guidelines voor basic policies Algemene guidelines voor quality controle :focus op product opvolging III. Pro-activity& customer focus Via interne kwaliteitsrapportering structurele verbeteringsprojecten definiëren en optimaliseren. Quality awareness :Creating a GLOBAL TEAM CEO COO CFO Group Manufacturing Director General Manager Healthcare Chief Procurement & Supply Chain Officer General Manager Middle East & Africa Group R&D / Quality Director Group Marketing Director Group HR Director Group Sales Director Group Control Director Corporate Finance Director Divisional Finance Directors Group Legal Counsel Group ICT & Integration Director General Manager Mature Retail Markets General Manager Growth Markets & Strategic Dev. Increased Quality and R&D focus reporting directly into CEO 26 13

Quality awareness : Creating a GLOBAL TEAM Group Supplier QualityManager Group Quality Organisation Group Quality Systems Manager Group QualityManager Group Operational Quality Manager Site team met duidelijk rollen en verantwoordelijkheden gebaseerd op 3 pijlers : - Kwaliteitscontrole - Validatie van process-en product aanpassingen - Opvolgen van het kwaliteitssyteem op de site en begeleiden van klantenaudits Site Quality Manager Quality Contrrol coordinator Quality Laboratory Qualitycontrol in production Leanteam op corporate niveau met focus op het opzetten van corporate guidelinesen het opvolgen van compliance Site Quality Organisation Site Quality Manager QualitySystems coordinator Validation coordinator Quality awareness Management reporting Doelstelling meetbaar maken en rapporteerbaar en integreren in de algemene KPI reportingop alle niveaus : Fabriek : Maandelijkse quality management meeting Divisie : Maandelijkse rapportering naar CEO en COO ivmresultaten van de divisie Corporate : Maandelijkse rapportering op Executive niveau van de algemene resultaten van het bedrijf. 14

Quality awareness : Quality Award Criteria Major incident related to production process Compliance to basic GMP guidelines Projects Customer satisfaction Communication Assessment principle Plant excluded Scoring in Radar chart on QMS and product safety Specific achievement for the plant Plant related recalls Complaint KPI Audits (general feedback from customers) Handling of incidents, remarks pro-activeness of plant management Internal and external customer feedback Ontex Quality Award 15

I. Quality awareness II. Onevision onequality plan III. Pro-acitvity& customer focus Algemene richtlijnen ivm hygiene regels 1. UNITED COLOURS of 2. Klantenaudits resulteren niet in constante aanpassingen en stress situaties. Stappenplan : 1. Project team met quality managers : wat is er nodig? 2. Sub team die de guidelines in detail uitwerken 3. Acceptatie van Executive management en Plant managers 4. Implementeren en opvolgen van compliance 16

Radar Chart : internal audit system Internal Audit with regard to: QMS - product safety Environment BCP Change over Safety ergonomics Technical Survey Training project management Quality Plan is basedon 3 mainpillars: Product Performance Product Safety Supplier Management e SupplierManagement Supplier Performance RawMaterialPerformance Clear criteria for raw material processing andproduct performance Continuous improvement program Product Compliance Organisational alignmenton criteria and expectations Follow up improvement actions Production Process Business processes(keysupportingprocesses) Process Stability Handle changes without impact on the product performance and process stability Pro-active follow up of market needs System peformance follow up througha performant internal audit system Performance follow up of key processes 17

Supplier Management Doelstellingen en Resultaten Aantoonbaar veilige producten: all producten die gebruiktwordenmoeteneensafety clearance doorstaan Leveranciersmet eenperformant kwaliteitssysteem: Resultaten in leveranciers audits verbeteren Reductievan klachtento beneden0,2% tov geleverde volumes Aankoopdienst Group Quality Aankoopdienst Pillar2 : Process Process Product Compliance Organisational alignmenton criteria and expectations Follow up improvement actions Process Stability Handle changes without impact on the product performance and process stability Site Quality Organisation Site Quality Manager Product Quality Control Level 1 : routinetesting at the line by operator Level 2 : check by second eye in production= auditingteam Level 3 : monitoring product & raw materialcompliance byqualitylab Quality Laboratory Quality Contrrol coordinator Qualitycontrol in production QualitySystems coordinator Routine quality Check Validation coordinator 18

I. Quality awareness II. Onevision oneplan III. Pro-acitvity& customer focus Pro-activity : gebruik interne data om te verbeteren Vroeger: 99% Verbeteringen pas na klachten NU : Verbeteringen op basis van interne data Basis : zolangniemandklaagtis erniets aande hand Basis : we leveren op spec voor alle klanten ook alsz e niet klagen. 38 19

Transformatie: wat maakte het een succes Doelstellingen en strategie: 1. Vastleggen van een 5 jarenplan binnen de kwaliteitsafdeling Plan 1 : 5 Yearplan 2009 2014 Plan 2 : Quality 2020 1. Integratie van de doelstellingen in de algemene bedrijfsstrategie Lange termijn korte termijn Focus om gemeenschappelijke projecten (bvbveiligheid & kwaliteit, hygienepolicies) Wees realistisch 2. Zet een communicatie op Management sign off Communicatie naar andere betrokkenen met duidelijke boodschap : dit is wat het bedrijf naartoe gaat Pas je communicatie aan op basis van publiek, persoonlijkheden etc 3. Rapportering op binnen het management team Opvolgen van de status, vooruitgang is belangrijk 20

Key messages to take into account 1. Ken u organisatie en de doelstelling, hot topics, 2. Gebruik de info om je doelstelling aan te passen en strategie uit te werken 3. Communiceer op een concreteen juiste manier : top down!!! (wie moet wat weten, met wie communiceer je. ) 4. Implementeer : gewoon doen. Danku 21