Functie Graadnaam Secretaris Afdeling Functienaam Functiefamilie Functionele loopbaan Doel van de functie Dienst Subdienst Code Leiden (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de activiteiten van een geheel van diensten, teneinde de Raad voor Maatschappelijk Welzijn te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Plaats in de organisatie - Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de Raad voor maatschappelijk welzijn. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening voor kennisname Datum Handtekening Naam Personeelslid Direct Leidinggevende CC Consult pagina 1 van 6
Kernresultaatsgebieden Kernresultaat 1 Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, uittekenen en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen inclusief het vaststellen van interne controlesysteem, teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. namens het managementteam, het sluiten van een afsprakennota met de OCMWraad over de omgangsvormen en de wijze waarop de secretaris en de overige leden van het managementteam, de voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités zullen samenwerken om de doelstellingen te bereiken instaan voor de werking van de OCMW-diensten betreffende de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid instaan voor de interne controle op de werking van de OCMW-diensten (organisatiebeheersing) en vaststellen, organiseren en opvolgen van het interne controlesysteem, na overleg met het managementteam waken over efficiëntie en effectiviteit; making things happen zorgt, in overleg met het managementteam, voor de het opstellen van het voorontwerp van organogram en personeelsformatie waken over het samenspel tussen voorstellen van de diensten, de screening en evaluatie, de toetsing van budgetten, het voeren van bilaterale gesprekken met de diensthoofden, de informele aftoetsing met het beleid, de bespreking met het managementteam, enz. instaan voor het opzetten van systemen om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken (organisatieverbetering) evalueren en bijsturen van de ontwikkeling van e-government en stimuleren van het gebruik van informatie- en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening te verbeteren alle voorstellen bespreken met en laten goedkeuren door vast bureau en raad en instaan voor de implementatie Kernresultaat 2 Strategische beleidsvoorbereiding: de strategische nota, de meerjarenplanning, het budget Op basis van prioriteiten van het beleidsorgaan en binnen de budgettaire ruimte, in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel van strategische nota en de meerjarenplanning, de beleidsnota, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen, teneinde voor het bestuur en de diensten een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties zorgen voor voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan in overleg met het managementteam zorgen voor voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan in overleg met het managementteam instaan voor de verklarende nota van een budgetwijziging en de verklarende nota van een interne kredietaanpassing in overleg met het managementteam zorgen voor een goede integratie van de voorontwerpen van financiële nota van het meerjarenplan, budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen CC Consult pagina 2 van 6
voorstellen van plannen en budgetten bespreken met het vast bureau, eventueel op de OCMW-raad toelichten, bespreken, en na eventuele bijsturing, laten goedkeuren Kernresultaat 3 Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Zelf of in overleg met of via diensthoofden alle documenten die aan de beleidsorganen worden voorgelegd, voorbereiden, teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en regelmatigheid te verzekeren in overleg met de voorzitter de agenda van het vast bureau en de raad vastleggen voorbereiden van dossiers die aan de beleidsorganen worden voorgelegd bijwonen van de vergaderingen van de beleidsorganen de beleidsorganen en de voorzitter op bestuurskundig, beleidsmatig en juridisch vlak adviseren, aantonen van gevolgen van beslissingen op korte en lange termijn en eventueel alternatieven formuleren voorstellen of adviezen formuleren om het OCMW-beleid te verbeteren of te professionaliseren stimuleren van de leden van het managementteam om relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de bestuursakkoorden Kernresultaat 4 Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de diensten, teneinde de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren leiden van het managementteam (vergaderingen voorzitten, prioriteiten bepalen, grote lijnen uitzetten) zorgen voor een goed werkend intern communicatieplan opzetten en leiden van strategische projecten en veranderingsprojecten aansturen van de diensten en instellingen coördineren van en bemiddelen bij dienstoverschrijdende dossiers, eventueel probleemdossiers zelf oplossen instaan voor alle wettelijke, statutaire opdrachten (organisatie van de briefwisseling, organisatie van het archief, notulering bij vergadering van beleidsorganen) Kernresultaat 5 Human Resources management als hoofd van het personeel Met respect voor het reglementair kader, het personeelsmanagement aansturen en implementeren, opdat de OCMW diensten steeds zouden kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren instaan voor het dagelijks personeelsbeheer uitwerken van een personeelsbeleid binnen het kader van de rechtspositieregeling, in overleg met het managementteam instaan voor opzetten van adequate HR-processen (selectie en recrutering, vorming en ontwikkeling, functionerings- en evaluatiegesprekken, ) CC Consult pagina 3 van 6
zorgen voor een voldoende en gemotiveerde personeelsbezetting om de dienstverlening te verzekeren in overleg met de raad en het managementteam werken aan een geschikte organisatiecultuur en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de diensthoofden en leidinggevenden afspraken maken met, doelstellingen overeenkomen met de diensthoofden, functionerings- en evaluatiegesprekken houden, coachend leidinggeven medewerkers kansen bieden tot vorming en ontwikkeling deelnemen aan het syndicaal overleg en instaan voor een goed sociaal klimaat mee instaan voor de selectie van topfuncties en functies binnen de eigen administratie, maar minimaal zelf betrokken zijn bij selectie en werving van de overige functies als motor fungeren bij veranderingsprocessen verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn op het werk regelmatig informele contacten met het personeel onderhouden Kernresultaat 6 Financieel management Conform de afspraken met de OCMW-raad uitwerkn, implementeren, uitvoeren en optimaliseren van een financieel management systeem, samen met de financieel beheerder, teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren opmaken van een businessplan met een behoeftestudie met voldoende aandacht voor het financieel haalbare voeren van budgetonderhandelingen en beheersen van het budget verantwoordelijk voor de dagontvangsten, provisies, het geven van betalingsopdrachten aan de financieel beheerder (eerste handtekening) in overleg met de financieel beheerder interne financiële controlemechanismen opzetten budgethouderschap invoeren en delegeren aan onderliggende functies minstens eenmaal per jaar aan de OCMW-raad rapporteren over de uitvoering van het budgethouderschap Kernresultaat 7 Onderhouden van interne en externe contacten Afstemming van de werking van de OCWM-diensten met de verschillende interne actoren, onderhouden van goede externe contacten om de werking van het OCMW te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen met de voorzitter ontwerp van agenda van de beleidsorganen of andere dossiers bespreken de besprekingen en beslissingen van de beleidsorganen terugkoppelen naar de diensten en omgekeerd waken over de scheiding tussen politiek en diensten, het respecteren van elkaars rol conflicten tussen partijen helpen oplossen instaan voor een adequate interne communicatie en voor het communicatiebeleid CC Consult pagina 4 van 6
de informatie-doorstroming en uitwisseling tussen alle actoren bevorderen en stimuleren regelmatig overleg met de gemeente-secretaris, in het bijzonder over de dossiers van algemeen belang via overlegvergaderingen afstemmen met burgemeester en schepenen van de gemeente goede contacten verzekeren met de subsidiërende en/of toezichthoudende overheid uitbouwen van een netwerk voor financieel-technische ondersteuning voor subsidies goede formele en informele contacten onderhouden met collegae zelf of via medewerkers contacten onderhouden met externe experten opnemen van de regierol in het samenbrengen van actoren in het lokale welzijnsbeleid en zorgen voor voldoende afstemming tussen de verschillende spelers instaan voor adequate externe communicatie en public relations het OCMW vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, CC Consult pagina 5 van 6
Grondige kennis Voldoende kennis Elementaire kennis Maasmechelen (ocmw) Functieprofiel Technische competenties CLUSTER COMPETENTIE PC-vaardigheden MS Word MS Excel MS Powerpoint MS Access Software eigen aan de functie Wetgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Werking en werkmiddelen Werking van het OCMW Procedures, werkmiddelen en werking eigen aan de opdracht Management en beleid Managementtechnieken Algemeen HRM-beleid Financieel management Projectmatig werken Procesmanagement Gedragscompetenties COMPETENTIE Klantgerichtheid Teamwerk en samenwerking Integriteit Conceptueel denken Besluitvaardigheid Polyvalentie en flexibiliteit Delegeren Overtuigingskracht Initiatief STREEFNIVEAU 1 2 3 CC Consult pagina 6 van 6