Handleiding Inventarisatie met Softwear In verband met de verwerking van voorraden en mutaties in SAP is er het eea gewijzigd qua inventarisatie. Meest belangrijke wijziging is dat de voorraad NIET meer op nul gezet mag worden! En dat er gewerkt moet worden met mutaties (veranderingen). Het proces is als volgt: O. Vooraf regelen Inloggegevens voor een speciale website (zie ook punt 2. Inventariseren) moeten vooraf aangevraagd worden bij Softwear! Doe dit ongeveer een week vóórdat de werkelijke inventarisatie plaatsvindt. Of gebruik de inlogggevens van een eerdere inventarisatie (test wel even of die nog werken ). Stuur een e-mail naar help@softwear.nl met de volgende gegevens: - Bedrijfsnaam - Aantal kassa's/gebruikers waarmee geïnventariseerd gaat worden 1. Voorbereiding A. Artikelen klaarzetten in het systeem In de backoffice van Softwear moeten artikelgegevens en barcodes klaargezet worden. Ga naar menu Detail / Systeem / Tools / Qombined Posfeed invfeed 835
Klik op JA B. Pakbonnen die nog niet zijn opgeboekt Sinds de invoering van SAP op 1 november 2015 worden electronische pakbonnen automatisch bij de voorraad opgeboekt. Dat gebeurt twee dagen nadat de goederen bij VIM zijn verstuurd. Dus dit geldt alleen voor de huismerken Livera-Chantelle-Passionata. Hiermee moet bij de inventarisatie rekening gehouden worden! Bijvoorbeeld: je krijgt op dinsdag 5 artikelen binnen; die hang je waarschijnlijk meteen in de winkel (daar hing er nog 1; in totaal dus 6 stuks). Als je op woensdag gaat inventariseren tel je er 6, maar in het systeem staat nog maar 1, want die 5 die binnen zijn gekomen worden pas na twee dagen, dus op de donderdag opgeboekt. Er wordt een mutatie van +5 doorgegeven (6 geteld, 1 in het systeem, dus +5). Een dag erna, dus op de donderdag wordt de pakbon automatisch opgeboekt (nog een keer +5). Dus een dubbeltelling. Begin situatie Ontvangen In Winkel In Systeem TELLEN Mutatie in systeem Opboeken pakbon Eind voorraad 1 +5 6 1 6 +5 +5 11 FOUT 1 +5 6 1 1 +/- 0 +5 6 GOED LET op Gebeurt altijd Wat te doen: Sowieso de artikelen in de winkel hangen om te verkopen, maar ze NIET meetellen bij de inventarisatie. Of jekunt de goederen nog ingepakt laten staan; of apart in de winkel hangen. Bekijk via de speciale overzichten welke pakbonnen wel binnen zijn, maar nog niet bij de voorraad zijn opgeboekt: Er zijn overzichten gemaakt om te controleren wat er precies is verstuurd, ontvangen en opgeboekt: 1. Wat komt er binnen: via Artikel / Overzichten / Inkoopcijfers / Standaard; Selecteer alles of per merk 2. Wat is er vandaag binnen gekomen: via Detail / Financieel / Dagboeken / Inkoop; selecteer een dag. 3. Wat is er binnen gekomen details: via Detail / Artikel /Overzichten / Ontvangstgoederen / per magazijn; selecteer vantot dag. De kans is groot dat alle artikelen zijn binnengemeld op het moment van inventariseren, maar een extra controle hierop is wel verstandig.
2. Totaal Inventariseren Het daadwerkelijke tellen in de winkel. Kan met bv een laptop met scanner eraan. Ga naar de website https://backoffice.softwearconnect.com LET OP: dit ziet eruit als een SaaS kassa, maar is gewoon een website van Softwear. Ook als u geen SaaS kassa gebruikt kunt u deze website gebruiken bij inventarisatie. De inloggegevens moeten vooraf aangevraagd worden bij Softwear! Klik op Logistic Klik op Inventory
Kies het gewenste filiaal waarin geïnventariseerd wordt. Wanneer achter het filiaal een getal staat, betekent het dat er al gescande voorraad in de buffer zit (bij het volgende punt wordt uitgelegd hoe dit opgeschoond kan worden). Hierna verschijnt onderstaand scherm. Wanneer er al eerder binnen dit filiaal en onder deze gebruiker geïnventariseerd is (en nog niet verzonden is naar de server) staan hier al aantallen. Moeten deze aantallen verwijderd en niet verstuurd worden, dan kan in het zoekscherm reset worden getypt en op Enter worden geklikt. De teller wordt hierdoor op 0 gezet. Het scannen kan beginnen.
1. Wanneer op het plusteken (+) wordt geklikt, kan een artikel worden gescand dat per ongeluk teveel gescand is. Er verschijnt een minteken ( ). Na het eenmaal negatief scannen verandert het systeem automatisch weer naar positief (+). 2. Hier wordt getoond: Tijdstip van de scan Barcode Artikelcode Kleur Maat 3. Dit is het totaal aantal gescande artikelen tot dat moment. Wanneer op dit getal wordt geklikt, springt het rode getal naar 0 en zou er bijvoorbeeld met een volgend rek kunnen worden begonnen. 4. Het rode cijfer telt mee met het witte cijfer, tenzij per rek geteld wordt. Klik op het witte getal om het rode getal te resetten. Wanneer het inventariseren klaar is, kan op Send worden geklikt. Let op!! de resetknop is van invloed op het totaal aantal artikelen (witte cijfer) en niet per rek (rode cijfer). NB tussendoor zenden is ook mogelijk en is zelfs aan te raden.
3. Verwerking 3A. Totale - inventarisatie Inlezen nieuwe voorraad Als er meerdere filialen zijn, is het belangrijk om te noteren welk voorraadmap bij welk filiaal hoort. Dit kan door te gaan naar menu Detail - Voorraad - Invoeren filialen, kies indien nodig het filiaal dat is geïnventariseerd. Rechts bovenin staat Intern NR, daaronder het bijhorende Ascii-nummer. Het Ascii-nummer is nodig bij de volgende stap. Als voorbeeld: Interne filiaalnummer 1 = Ascii 49 Interne filiaalnummer 2 = Ascii 50 Interne filiaalnummer 6 = Ascii 54 Interne filiaalnummer ; = Ascii 59 Ga naar menu Detail - Voorraad - Muteren voorraad Kies eventueel filiaal
Geef de reden aan: I-Seizoen Inventarisatie Ga naar menu Opties - Telling lezen van bestand (Text) Er opent een bladerscherm. Zoek daarin naar de S:-schijf en daarin de map inbox Kies vervolgens de map van het geselecteerde filiaal zoals boven beschreven Ascii-code. Zorg dat deze ook geopend is en kies dan voor Open. Het.txt-bestand staat niet in het bladerscherm, maar hiermee wordt aangegeven dat het bestand in deze map te vinden is. De vraag verschillenlijst uitrekenen? verschijnt. Antwoord JA (was voorheen Nee ) Dan CTRL, W en de nieuwe voorraad wordt ingelezen. KLAAR.
3B. Deel - inventarisatie Soms is het wenselijk om slechts een gedeelte van de winkel te inventariseren. Binnen Softwear kan dat middels Absolute registratie. Het gebruik van deze optie vereist wel goede kennis van de Softwear-applicatie. Er zijn meerdere mogelijkheden binnen de Absolute registratie, met daarbij de nodige risico s. Het advies is ook om de gehele winkel te inventariseren (zie de werkwijze hierboven, dus zónder Absolute registratie) Algemene werkwijze: In het menu: Detail / Voorraad muteren; kies reden Seizoensinventarisatie Nadat je deze optie hebt gekozen kun je de gewenste te inventariseren artikelen gaan scannen. Dan Absolute registratie of per kleur of per kleur/maat Veranderingen bewaren: JA Nu worden alleen de artikelen gemuteerd welke zijn geteld. Let op: voor Absolute registratie geldt: artikelen die niet worden gescand worden niet gecorrigeerd. Mits je de goede soort Absolute registratie hebt gekozen. Bijvoorbeeld: Sloggi artikel in kleuren zwart en wit. Stel je scant alleen de witte artikelen. 1. Heb je gekozen voor Absolute registratie; dan denkt het systeem: Sloggi wit en zwart gaan geteld worden; je telde alleen wit; dus zwart wordt op nul gezet ( zul je dus wel niet hebben ): FOUT 2. Heb je gekozen voor Absolute registratie op kleur (wit); dan denkt het systeem: Sloggi wit gaat geteld worden; dus zwart wordt niet aangepast: GOED
4. Alternatieve inventarisatie methoden Inventarisatie laten uitvoeren door Crito Globaal is de werkwijze: Softwear stuurt een bestand uit CAB met alle mogelijke artikelen die in een winkel voor zouden kunnen voorkomen (EAN nummers) Crito leest al die artikelen in in hun eigen applicatie en koppelt daar (simpele) scanners aan Ter voorbereiding wordt de winkel in blokken ingedeeld (standaard papiertjes met blokbarcodes uitgeprint opgehangen) én vooraf worden totaal-aantallen in dat blok geteld Crito loopt met scanners door de winkel: scan bloknummer en vervolgens alle artikelen in dat blok. Uitzonderingen of niet scan-bare artikelen worden apart gehangen Alle scanners worden aan laptop gekoppeld en ingelezen Uiteindelijke Crito-tellingen-bestand: slechts een lijst met EAN nummers (alle gescande artikelen per 1 stuk; dus als er 2 op voorraad zijn dan 2x dat EAN nr) wordt naar Softwear gestuurd Softwear verwerkt het bestand: verschillenlijst tussen startvoorraad en Crito-telvoorraad; deze aantallen (+ en - mutaties) worden geboekt in Softwear en doorgestuurd naar SAP 5. Algemeen principe alle methoden Het principe is in alle gevallen, dus zelf mbv Softwear of door Crito, redelijk eenvoudig: 1. Er wordt vooraf bepaald welke artikelen er in een winkel voor kunnen komen 2. Alle artikelen in de winkel worden gescand. 3. Het telbestand wordt in Softwear verwerkt: voorraden worden met + of gemuteerd 4. De mutaties worden vanuit Softwear naar SAP gestuurd