Handleiding: Sponsit in 10 stappen! Om je snel op weg te helpen met Sponsit vindt je hier onze handleiding waarin we je in 10 stappen uitleggen hoe Sponsit werkt. Inhoudsopgave Stap 1. Contacten... 2 Contacten toevoegen... 2... 3 De contactenlijst... 3 Stap 2. Sponsordeals... 4 Stap 3. Labels & Soorten sponsors... 6 Labels... 6... 6 Soorten... 6... 6 Stap 4. Facturen... 7 Factuur maken... 7 De facturenlijst... 7 Stap 5. Taken... 8 Stap 6. Bestanden... 9... 9 Stap 7. Gebruikers... 10... 10 Stap 8. Account & Instellingen... 11 Stap 9. Het Dashboard... 12 Stap 10. Begrippenlijst... 13
Stap 1. Contacten De contacten in Sponsit kunnen sponsors of donateurs zijn, maar ook bedrijven & personen die hebben aangegeven geen sponsor te worden of nog in behandeling zijn. Het is dan ook belangrijk om alle contacten die je hebt in Sponsit te zetten en de bijbehorende status mee te geven. Contacten toevoegen Je kunt contacten één-voor-één toevoegen of met meerdere tegelijk door een Excellijst te importeren.
Zodra een contact is toegevoegd dan heeft het een eigen dossiermap waarin je alles m.b.t. het contact kunt opslaan. Zo kun je per contact alle NAW-gegevens en bijbehorende contactpersonen opslaan, notitie & taken aanmaken, sponsordeals toevoegen, facturen aanmaken en bestanden opslaan. Tevens kun je bij elk contact aangeven welke status het heeft, wie de beheerder van het contact is en labels toevoegen. De contactenlijst Alle contacten die er zijn ingevoerd staan onder elkaar in de contactenlijst. Deze lijst is gemakkelijk te filteren op de door jou gewenste criteria. Tevens kun je de lijst bovenaan anders sorteren, je kunt de lijst exporteren naar Excel en je kunt meerdere acties tegelijkertijd op meerdere contacten uitvoeren middels de vinkboxjes voor het contact.
Stap 2. Sponsordeals Zijn de contacten ingevoerd dan kun je de sponsordeals gaan invoeren. Je selecteert een contact en klikt in de detailpagina op de knop Deal toevoegen. Je wordt dan gevraagd om de looptijd, het soort, het bedrag, eventuele kosten en tegenprestaties in te vullen. De looptijd Bij de looptijd wordt je gevraagd om aan te geven in welk seizoen/jaar de deal start en eindigt en je geeft ook de exacte looptijd van het contract aan, zodat Sponsit je kan herinneren wanneer een deal gaat aflopen. Wanneer het een doorlopende deal betreft dan dien je de einddatum bij de looptijd leeg te houden. De deal zal dan in alle toekomstige jaren/seizoenen getoond worden. Soort sponsor Met het soort sponsor kun je straks gemakkelijk in de sponsordeallijst filteren op welke sponsors in dezelfde categorie vallen. Tevens kun je aan een soort een standaard pakket hangen, zodat het invoeren van de sponsordeal gemakkelijker gaat. Je hoeft dan namelijk alleen maar de soort te selecteren en de afspraken per seizoen/jaar worden dan automatisch gevuld. NB. De soorten sponsors kunnen overigens ook onder 'Account & Instellingen' worden ingericht, zodat je vervolgens eenvoudig alle sponsordeals kunt aanmaken. Afspraken per jaar/seizoen Je kunt onder de afspraken aangeven welk bedrag en eventuele in natura door de sponsor worden geleverd en welke tegenprestaties er door de vereniging moeten worden nagekomen. Deze afspraken kunnen alle jaren/seizoen hetzelfde zijn of per jaar afwijken.
In de lijst met sponsordeals zie je alle deals onder elkaar staan. Deze lijst is net als de contactlijst te filteren, te exporteren en te sorteren. Mocht een contact meerdere deals hebben dan zal het contact ook meerdere keren in de lijst getoond worden. Heeft een contact wel de status sponsor, maar nog geen deal, dan wordt hij op het tabblad sponsors zonder deal getoond.
Stap 3. Labels & Soorten sponsors We noemden hierboven al even de labels en de soorten sponsors. Om deze goed te kunnen gebruiken is het noodzakelijk om het verschil tussen beide te begrijpen. Kort gezegd zijn labels gekoppeld aan het contact zelf en soorten sponsors aan de deals. Labels Labels maak je geheel naar eigen wens aan. De contacten kunnen meerdere labels hebben waarop je in de contactenlijst kunt filteren. In de filtering kun je ervoor kiezen om op contacten te filteren die meerdere labels bezitten of juist op contacten met of het één of het andere label. Soorten Ditzelfde geldt voor de soorten bij sponsors. Echter, bij soorten is het ook mogelijk om een standaard bedrag + standaard tegenprestaties mee te geven. Hiermee kun je de sponsorpakketten van de vereniging invoeren of juist een menukaart samenstellen.
Stap 4. Facturen Factuur maken Als je in Sponsit de eerst factuur gaat maken, dan wordt je eerst gevraagd om de lay-out van de factuur op te maken. Als je de lay-out van de facturen geheel naar eigen wens hebt opgemaakt dan zullen alle facturen er straks automatisch zo uit komen te zien. Als je dan de eerste factuur maakt dan kom je op het aanmaakscherm alwaar je nog het nodige kunt aanpassen. Als de factuur naar wens is dan sla je hem op en wordt het een pdf in Sponsit die je kunt downloaden om vervolgens per post of per mail te versturen. De facturenlijst De facturenlijst bestaat uit 2 tabbladen, te weten: gefactureerd versus nog niet gefactureerd. Het doel is uiteraard de nog niet gefactureerde lijst naar 0,- te krijgen. De sponsors met meerdere deals in één jaar/seizoen staan bij elkaar en kunnen op 1 factuur gezet worden. Je klikt dan op Maak factuur en selecteert beide deals. Uiteraard is het ook mogelijk om 1 van de 2 deals te factureren door slechts 1 deal aan te vinken. In dit geval toont de lijst een totaalbedrag en een reeds gefactureerd bedrag. Door nogmaals op Maak factuur te klikken kun je het restbedrag factureren.
Stap 5. Taken De taken zijn alle acties die er rondom de sponsoring gedaan moeten worden. Aan elke taak kan een beheerder en deadline gehangen worden waardoor de beheerder een mail vanuit Sponsit ontvangt op de dag dat de deadline afloopt. In de takenlijst staan alle taken op datum onder elkaar. Is een taak te laat uitgevoerd dan wordt hij rood. Wanneer een taak is afgerond dan kun je deze afvinken. De taak wordt dan automatisch onder het contact waar hij bij hoort in de historie opgenomen.
Stap 6. Bestanden Onder het tandwiel rechtsboven in Sponsit kun je de bestandenpagina vinden. Hier vindt je twee tabbladen met op de één alle algemene bestanden en op de andere alle bestanden die bij de contacten horen. Onder algemene bestanden verstaan wij bijvoorbeeld het logo van de vereniging, de sponsorbrochure, etc. De bestanden die bij een contact horen worden opgeslagen onder het contact op de detailpagina. Aan de bestanden kan ook een bestandssoort worden meegegeven. Deze bestandssoorten zijn net als labels en soorten sponsors volledig naar eigen keuze in te richten. In Sponsit zijn reeds 3 bestandssoorten standaard opgenomen, te weten: Logo Contract Factuur Met de bestandssoorten kun je gemakkelijk filteren op bepaalde bestanden. Daarnaast kun je met bestandssoorten ook bepaalde gevoelige bestanden afschermen voor gebruikers in Sponsit. Gebruikers die geen facturen mogen zien krijgen ook geen bestanden te zien die het soort factuur hebben. Ditzelfde geldt voor gebruikers die geen deals mogen zien. Zij mogen dan uiteraard ook geen bestanden zien die het soort contract bezitten.
Stap 7. Gebruikers Om met iedereen die bij de sponsoring van de vereniging betrokken is samen te werken dien je ze uit te nodigen. Het gekozen pakket bepaalt hoeveel gebruikers er uitgenodigd kunnen worden. Elke gebruiker wordt met zijn eigen e-mailadres uitgenodigd en kan zelf zijn/haar wachtwoord kiezen. Je logt daarom ook altijd in met je eigen e-mailadres en wachtwoord. Er zijn verschillende gebruikersrechten in Sponsit die je iemand kunt meegeven waardoor je bepaalde informatie niet zichtbaar kunt maken. Sponsit kent de volgende gebruikersrechten: Alleen contacten kunnen zien/bewerken Contacten & Sponsordeals kunnen zien/bewerken Contacten, Sponsordeals & Facturen kunnen zien/bewerken. Volledige toegang (kan oa. het account, gebruikers, soorten & labels wijzigen en verwijderen) Op elk van bovenstaande opties (behalve volledige toegang) is het ook mogelijk om iemand alleen leesrechten te geven. Diegene kan dan alleen de gegevens inzien en niets wijzigen of verwijderen.
Stap 8. Account & Instellingen Rechtsboven in Sponsit zie je een tandwieltje staan waaronder je de de Account & Instellingen kunt vinden. Hier kun je naast de accountgegevens ook de gebruikers, de labels, soorten sponsors, bestandssoorten en de factuuropmaak wijzigen & verwijderen. Tevens staat hier ook de prullenbak waar sponsordeals en contacten die verwijdert worden 90 dagen blijven staan. De gebruikers met volledige toegang kunnen deze deals en contacten weer terugzetten als deze ten onrechte verwijdert waren. Na 90 dagen worden de deals en contacten definitief uit Sponsit verwijdert.
Stap 9. Het Dashboard Op het dashboard vindt je een samenvatting van de informatie die je in Sponsit hebt staan. Door de verschillende linkjes op het dashboard kun je direct naar de gewenste pagina springen. Om er voor te zorgen dat het dashboard de juist bedragen toont is het van belang aan te geven of je in jaren of seizoenen werkt. Dit kun je gemakkelijk instellen onder Account& Instellingen.
Stap 10. Begrippenlijst In de onderstaande lijst vindt je de toelichtingen op enkele veel gebruikte begrippen in Sponsit. Definitie Gebruiker Contact Contactpersoon Status Labels Sponsordeal Soorten sponsor Tegenprestaties In natura Kosten Bestandssoorten Factuurstatus Reminder Crediteren Uitleg Met gebruiker bedoelen wij iedereen die toegang heeft tot het Sponsit-account middels zijn/haar eigen e-mailadres. Elke gebruiker kan verschillende rechten krijgen. Zo onderscheiden wij de volgende gebruikersrechten: Account beheerder, beheerder & Alleen lezen. Dit is een bedrijf of een persoon die je in Sponsit kunt opvoeren. Contactpersonen hangen onder een bedrijf. Elk contact heeft een status. Hierdoor zie je direct in welke fase het contact zich bevindt. We onderscheiden de volgende statussen: Nieuw, In behandeling, Sponsor, Oud sponsor, Afgewezen Aan elk contact kan je labels hangen. Met de labels onderscheid je gemakkelijk contacten van elkaar. Voorbeelden van labels zijn soort bedrijf en regio s. De sponsordeal wordt het contract bedoeld. Je legt daarom alle afspraken met de sponsor (zoals, looptijd, bedrag, tegenprestaties, etc.) vast in de sponsordeal. Veel van onze klanten hebben verschillende soorten sponsors (zoals bordsponsor, businessclublid, donateur, etc.). Bij elke sponsordeal kun je aangeven wat voor soort sponsor het betreft. De tegenprestaties zijn alle afspraken die er vanuit de vereniging of stichting moeten worden nagekomen. De sponsor stelt producten of diensten ter beschikking in ruil voor tegenprestaties. Bij een sponsordeal kun je aangeven wat de bijbehorende kosten zijn. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan drukkosten of maakkosten. Met de bestandssoort kun je aangeven wat voor type bestand het betreft. Dit kan bijvoorbeeld het type contract of logo zijn. Met de factuurstatus kun je aangeven of een factuur verstuurd of betaald is. Als je wordt gevraagd een reminderdatum in te voeren dan zal Sponsit je op die datum een e-mail sturen. Als een sponsor reeds een factuur heeft ontvangen, maar deze onterecht heeft gekregen dan kun je in Sponsit een creditfactuur sturen om dit te corrigeren.
Prullenbak Groepen Bulkactie Wanneer er contacten of deals worden verwijderd dan komen deze in de prullenbak terecht. Je hebt dan nog 30 dagen om dit ongedaan te maken en daarna worden ze definitief verwijderd. In het Platina-pakket heb je de mogelijkheid om groepen aan te maken. Met de groepen hebben je de mogelijkheid om met meerdere commissies tegelijkertijd in Sponsit te werken en heb je één gezamenlijke database van contacten. Wanneer je een actie over meerdere contacten tegelijkertijd wilt uitvoeren, dan noemen we dat een bulkactie. Deze bulkacties kun je uitvoeren door het gebruik maken van de vinkboxjes voor de contacten in de lijsten. Voor meer vragen over Sponsit, neem contact met ons op via: T: 030-2764734 E: info@sponsit.nl