~ Bibliotheek Poslbiis 9070 6800 ED Arnhem Tcl 026-368 I36 83 Datum retour: I
In houdsopgave - --_- I. Inleiding 4 2. Directiesecretaris 5 3. De communicatieafdeling 6 4. Communicatie in de lijn 7 5. Knelpunten formatie en deskundigheid 8 6. Seminars/trainingen 9 Bijlage: resultaten per dienst/directie 10 Bijlage: inventarisatieformulier 49
1 Inleiding.".."."."..."..."".~~~"~,,.."",.I,,, Ministerie van Verkeer en waiecsiaztí Informatie en Documentatie Postbus 20901 2500 EX Cleri Haag l~i.n7n.?r,i7n~<,i~,,n-rn 7 ~, ~ ~ In opdracht van het werkteam deskundigheidsbevordering van het Platform Communicatie heefi DVO in mei 1998 een vragenlijst gezonden aan alle directiesecretarissen van de directies en diensten van het ministerie van Verkeer en Waterstaat met als dpel inzicht te krijgen in de organisatie van de communicatie binnen het ministerie en het profiel van de communicatiefunctie. In totaal 22 invulformulieren werden verzonden, 20 werden tot nu toe geretourneerd. Over de 20 ingevulde formulieren wordt in dit verslag gerapporteerd. ingegaan zal worden op de rol van de directiesecretaris, de opbouw en werkwijze van een eventuele aparte afdeling voor communicatie en de organisatie van de communicatie in de lijn. Daarnaast zal aandacht besteed worden aan de formatie, knelpunten bij vacatures en opleidingen en tenslotte wordt verslag gedaan van de interesse in de seminars en trainingen die het Kennis en Servicecentrum van DVO voornemens is te organiseren. 3
2 De Directiesecretaris In 16 van de 20 gevallen is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en in 12 van de 16 gevallen is de directiesecretaris ook zelf belast met communicatietaken. Bij één directie is de directiesecretaris niet eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar is deze verantwoordelijkheid ondergebracht bij een aparte afdeling. Bij een andere directie is de directiesecretaris niet eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar wel af en toe belast met communicatietaken. Twee diensten kennen geen directiesecretaris en derhalve kunnen deze ook niet eindverantwoordelijk zijn. De communicatietaken waarmee de directiesecretaris is belast zijn divers. in veel gevallen houdt men zich bezig met "corporate communicatie" van de dienst, zoais het maken van een communicatiestrategie en het adviseren van de leiding over strategische communicatie. Daarnaast is men soms aanspreekpunt voor de media, eindredacteur van het personeelsblad, draait men mee in grote communicatieprojecten en houdt men toezicht op de ontwikkeling van communicatieplannen. In het merendeel van de gevallen is de directiesecretaris geen communicatiecoördinator. Bij maar liefst 14 van de 20 diensten en directies is een communicatiestrategie in ontwikkeling, vier hebben al een strategie en bij twee directies is er geen sprake van een commuriicatiestrategie. 4
3 De com m u n icat ieaf del i ng 3.1 Communicatie in een aparte afdeling Bij vrijwel alle directies en diensten is de communicatie bij een aparte (0nder)afdeling ondergebracht. Vaak als onderdeel van het Directiesecretariaat of het Bureau DG, waar de communicatiefunctie dan bestaat naast andere functies. Soms als echt aparte afdeling die zich uitsluitend met communcatietaken bezig houdt. Bij drie diensten is geen sprake van een aparte communicatie-afdeling. De afdelingen die zich bezig houden met communicatie heten overal anders. Een paar voorbeelden: cluster communicatie, groep Communicatie & Informatie, In- en Externe Communicatie & Marketing, Directiesecretariaat en Communicatie, Managementondersteuning & Communicatie, Voorlichting en PR, Stafafdeling Advies & Coördinatie. 3.2 Formatie De formatie waarover de communicatieafdeling voor communicatietaken beschikt variëren van 0,4 tot 10 fte. In totaal is 67,4 fte beschikbaar, gemiddeld houdt 3,7 fte per Directie of Dienst zich in een aparte afdeling met communicatie bezig. Communicatiemedewerkers in de lijn laten we hierbij buiten beschouwing. Bij negen diensten is de formatie voor communicatie de afgelopen twee jaar gegroeid. Had men twee jaar geleden totaal de beschikking over 195 fte, in 1998 is dit gegroeid naar 365 fte. 3.3 Aard van de werkzaamheden Bij de meeste communicatieafdelingen bestaat het werk zowel uit beieidsmatig/adviserende taken ais uitvoerende taken, en is de verdeling daartussen fifty-fifty. Bij twee communicatieafdelingen zijn de werkzaamheden overwegend beleidsmatig/adviserend, bij vijf anderen overwegend uitvoerend van aard. Het opleidingsniveau is veelal HBO. Bij afdelingen met meer uitvoerende taken komt ook MBO niveau voor, bij afdelingen met meer beieidsmatig/adviserende taken komt vaker WO niveau voor. 5
4 Communicatie in de lijn 4.1 Communicatie in de lijn Bij 11 van de 20 directies en diensten zijn communicatiemedewerkers in de lijn werkzaam. in zes van de 11 gevallen vindt regelmatig overleg plaats tussen communicatiemedewerkers in de lijn en communicatiemedewerkers in de aparte afdeling. 4.2 Formatie Het aantal fte varieert van één tot negen. Bij een aantal directies huurt men op projectbasis communicatiemedewerkers in. Het opleidingsniveau van de communicatiemedewerkers is divers en varieert van MBO tot Wo. 4.3 Aard van de Werkzaamheden De werkzaamheden waarmee de communicatiemedewerkers in de lijn belast zijn zijn zeer divers, van communicatie-advies tot begeleiding van de uitvoering, maar ook persvoorlichting komt voor. De aard van de werkzaamheden is overwegend uitvoerend (bij vijf directies), deels uitvoerend, deels beleidsmatig (bij vier directies). Bij twee directies zijn de werkzaamheden overwegend beieidsmatigladviserend van aard. 6
5 --- Knelpunten formatie en deskundigheid 5.7 Knelpunten formatie Drie van de 19 diensten kunnen het communicatiebeleid binnen de formatie aan. De rest komt regelmatig handen te kort, zowel voor beleidsmatig/adviserende taken als voor uitvoerend werk. Een aantal diensten heeft daarom ook mensen buiten de formatie in dienst. De meningen zijn verdeeld over de vraag of DVO een rol zou kunnen spelen bij de oplossing van dit probleem. Zes diensten of directies zeggen nee, 10 diensten of directies zien wel een rol voor DVO weggelegd. Behalve het daadwerkelijk leveren van menskracht (opzetten pool, hulp bij detachtering en IF) ziet men de rol van DVO vooral als pleitbezorger van het belang van communicatie: blqven hameren op de noodzaak van communicatie, het benadrukken van het feit dat het belangrijk is zelf communicatiemedewerkers in dienst te hebben. Daarnaast is ook hulp bij practische zaken, de V&W brede voorlichting en hulp bij uitvoering van beurzen en tentoonstellingen een wens. 5.2 Knelpunten vervullen vacatures Slechts vijf van de 19 diensten eivaren knelpunten bij het vervullen van vacatures, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. Er wordt nergens een actief mobiliteitsbeleid gevoerd. Het idee van de opzet van een pool van medewerkers, in te zetten waar behoefte is, wordt door het overgrote deel positief beoordeeld. Een aantal staat neutraal tot negatief tegenover dit idee. 5.3 Knelpunten opleidingen Ongeveer de helft van de directies en diensten ervaart problemen op het gebied van de opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Het ontbreekt aan korte, goedkope, op V&W gerichte cursussen. Ook het ontbreken van tijd om cursussen te volgen wordt als knelpunt genoemd. Inhoudelijk bestaat behoefte aan cursussen adviesvaardigheid, schrijfvaardigheid, en die zaken die V&W specifiek zijn. Een aantal diensten en directies ziet een rol voor DVO weggelegd bij de oplossing van dit knelpunten en wel in de vorm van het aanbieden van V&W gerichte cursussen, korte IF achtige periodes of het organiseren van uitwisseling anderszins. 7
6 Sem inadtrain ingen 6.1 Belangstelling Op één na staan alle directies en diensten positief tegenover het idee van het opzetten van seminarsitrainingen. De interesse voor de gegeven onderwerpen is ais volgt: communicatie-onderzoek 9 internetiintranet 13 interactieve planvorming 8 opzet en exploitatie van informatiecentra 9 huisstijl 7 beeldcommunicatie 8 adviesvaardigheden 13 mediatraining 14 presentatietechnieken 11 omgaan met (advies) bureaus 12 6.2 Suggesties Men doet de volgende suggesties voor andere seminars of trainingen: protocol. klantvriendelijkheid, interne communicatie, persvoorlichting, organisatie en cultuur, schrijf-en redactievaardigheden, taalgebruik, een communicatiemodule speciaal voor integrale managers en projectleiders. Iemand doet de suggestie vooral ook goed te letten op niveauverschil en bijvoorbeeld verschillende cursussen aan te bieden voor junior en senior medewerkers. 8
Bijlage: resultaten per dienst/directie 9
Hoofdkantoor van de Waterstaat --_----_- - De directiesecretaris Bij het hoofdkantoor is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie, voor zover de taken niet in de lijn liggen en is hij zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan op het opstellen van een communicatiestrategie/plan voor het Hoofdkantoor en het eindredacteurschap van het personeelsblad. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecretaris is geen cc. De afdeling die is belast met communicatie Binnen het Bureau DG is de cluster Communicatie belast met de communicatie. De directiesecretaris is geen hoofd van de cluster Communicatie. Bureau DG telt ongeveer 15 fte, waarvan 3 fte aangewend wordt voor de cluster Communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 naar 3 fte. Van de 3 fte wordt ongeveer 2,5 íte besteed aan de RWS brede communicatie en 0,5 íte voor het Hoofdkantoor. De medewerkers van de cluster Communicatie beschikken over opleidingen op MBO. HBO en WO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend beleidsrnatig/adviserend van aard. Communicatie in de /ijn Er zijn bij het Hoofdkantoor 9 fte communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam, waarvan een deel (6) tijdelijk. Deze communicatiemedewerkers zijn werkzaam bij de Directie Water, de Stafdienst Personeel en Organisatie, het Project Wegverlichting, het Project Infraplan, het Projectbureau RWSZûû en het Project Wegen naar de Toekomst. De communicatiemedewerkers in de lijn beschikken over een opleiding op MBO en HBO niveau. De medewerkers zijn belast met coördinatie en begeleiding van de uitvoering. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Er is geen regulier overleg tussen de communicatiemedewerkers in de lijn en van Bureau DG. Er leven wel plannen om een dergelijk overleg te starten. 10
Deskundigheid Het Hoofdkantoor komt regelmatig handen te kort, voor zowel uiivoerende als ook beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Het Hoofdkantoor ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. Het Hoofdkantoor ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. Het Hoofdkantoor ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Seminars Het Hoofdkantoor staat positief tegenover het idee van de seminarsitrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, Internetlintranet, mediatraining en presentatietechnieken. 11
RWSIDiredie Zeeland De directiesecretaris In Zeeland is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat daarbij om het vormgeven van het communicatie- en voorlichtingsbeleid van de directie. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecretaris is geen cc. De afdeling die i5 belast met communicatie Binnen het directiesecretariaat is de groep "Communicatie & Informatie" belast met de communicatie. Onder het directiesecretariaat vallen verder het Informatiecentrum (bibliotheek) en ondersteuning van de HID, het DT en de OR. De directiesecretaris is hoofd van de groep Communicatie & Informatie. De taken waarmee de groep is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd als gevolg van integraal management en de toename van het aantal grote projecten. Zo wordt er meer aandachtlmenskracht besteed aan de advisering en ondersteuning van grote projecten, is er meer aandacht voor interne communicatie tussen afdelingen en is er grotere behoefte aan communicatiebeleid. Het directiesecretariaat beschikt over 14,75 fte, waarvan 6,5 wordt gebruikt voor de groep Communicatie & Informatie (6 communicatieadviseurs en 0,5 fte van het hoofd). Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De communicatieadviseurs hebben allemaal een HBO opleiding, het hoofd heeft een WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifîy. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Zeeland geen communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. 12
Deskundigheid De Directie Zeeland komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatigeíadviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de Directie 2 fte in dienst. DVO zou de volgende rol kunnen spelen in de oplossing van dit knelpunt aandacht voor het belang van eigen communicatieadviseurs (i.p.v. inhuur) i.v.m. eenduidigheid en continuiteit bij de uitvoering van het communicatiebeleid richtlijnen voor het aantal communicatieadviseurs. De Directie Zeeland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat neutraal tot afwachtend positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. Ze geeft aan daarover te willen nadenken. De Directie Zeeland ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Seminars De Directie Zeeland staat positief tegenover het idee van de serninars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, Internethtranet, Interactieve planvorming, opzet en exploitatie van informatiecentra, mediatraining, presentatietechnieken en omgaan met (advies)bureaus. Men doet de suggestie ook aandacht te besteden aan klantvriendelijkheid en interne communicatie. 13
RWWDirectie Noord-Holland De directiesecretaris De Directie Noord-Holland heeft geen directiesecretaris. De afdeling die is belast met communicatie De afdeling iecm (in- en Externe Communicatie &Marketing) is belast met de communicatie. Deze afdeling houdt zich met geen andere dan communicatietaken bezig. De taken waarmee de afdeling is belast zijn in de afgelopen twee jaar niet veranderd. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 6 naar 10 fte en van 6 naar 16 plaatsen. De medewerkers van de afdeling hebben allemaal een HBO opleiding of WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fiíty fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Noord-Holland geen communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. Deskundigheid De afdeling iecm komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatige/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de groep 7 fte in dienst. De Directie Noord-Holland ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de volgende zin: - een inzet als volwaardig communicatie bureau, dus advies en uitvoering in opdracht van de directie - detachering van mensen. De Directie Noord-Holland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De Directie Noord- Holland staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Noord-Holland ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers, en wel op het gebied van adviesvaardigheden: het kunnen loslaten van de lijn, 'beperken tot advies'. De 14
Directie ziet een roi voor DVO weggelegd bij de oplossing van dit knelpunt en wel in de vorm van het aanbieden van cursussen, het bieden van een klankbord en het promoten van communicatie bij de lijn. Seminars De Directie Noord-Holland staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Internethtranet, Interactieve planvorming, huisstijl en adviesvaardigheden. De Directie doet de suggestie te letten op niveauverschillen en verschillende seminars te organiseren voor senior en junior medewerkers. 15
RWSIDirectie Noord-Nederland De directiesecretaris De directiesecretaris van Noord-Nederland is eindverantwoordelijk voor de communicatie, en is formeel ook belast met communicatietaken. In praktijk worden deze vervuld door de lijn en het directiesecretariaat. De directiesecretaris is ook cc, evenals het hoofd van het directiesecretariaat. Noord-Nederland beschikt over een communicatiestrategie. De afdeling die is belast met communicatie De afdeling die belast is met de communicatie is de afdeling directiesecretariaat en Communicatie, Behalve met communicatie houdt deze afdeling zich ook bezig met management en procesondersteuning, facilitaire zaken en crisisbeheersing. De afdeling wordt geleid door een hoofd directiesecretariaat en communicatie. De afdeling houdt zich recentelijk bezig met het bieden van ondersteuning op het gebied van nieuwe media. De afdeling Directiesecretariaat en Communicatie telt 6 formatieplaatsen waarvan er ongeveer 4 worden gebruikt voor communicatietaken. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De medewerkers van de afdeling hebben een opleiding op HBO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Communicatie in de lijn Er zijn in Noord-Nederland geen communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. Deskundigheid Hier mist een stukje van de enquete!ll Noord-Nederland ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Voor de oplossing van dit knelpunt ziet Noord-Nederland een rol voor DVO weggelegd en wel in het opzetten trainingen (V&W-gerichte communicatieopleidingen) en korte IFachtige periodes zodat men een breder kader krijgen veel kan leren van de ervaring van anderen. 16
Seminars Noord-Nederland staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor alle genoemde onderwerpen. Men doet de suggestie iets te gaan doen met persvoorlichting. 17
RWSIDirectie Zuid-Holland De directiesecretaris in Zuid-Holland is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar tij is zelf niet belast met communicatietaken. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc. De afdeling die i5 belast met communicatie Het directiesecretariaat is belast met de communicatie. Behalve met communicatie is het directiesecretariaat belast met de ondersteuning van de HiD, het MT en de OR. De directiesecretaris is hoofd van de communicatieafdeling. De taken waarmee de groep is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd in die zin dat de de afdeling een prominentere rol heeft gekregen in de organisatie. Dit komt enerzijds doordat de communicatieafdeling zelf steviger is geworden, anderzijds doordat vanuit de organisatie de vraag naar communicatie-advies toeneemt. Het directiesecretariaat beschikt over 10 fte, waarvan 3 fte wordt gebruikt voor communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 2 naar 3 íte. De communicatiemedewerkers hebben allemaal een WO opleiding. De werkzaamheden waarmee de communicatieafdeling is belast zijn overwegend beleidsmatig/adviserend van aard. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Zuid-Holland ongeveer 4 fte communicatie-medewerkers zelfstandig in de lijn werkzaam. Ze hebben vaak ook andere taken. Er zijn nu meer communicatiemedewerkers in de lijn werkzaam dan twee jaar geleden. De medewerkers beschikken over een HBO opleiding en zijn vooral belast met uitvoerende werkzaamheden. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de medewerkers in de lijn en bij het directiesecretariaat. Deskundigheid De communicatiemedewerkers bij de directie Zuid-Holland komen regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook beleidsmatige/adviserende werkzaamheden. Zuid-Holland ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. 18
De Directie Zuid-Holland ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, vooral in kwalitatieve zin. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat neutraal tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Zuid-Holland ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Het gaat dan met name om zaken die specifiek zijn voor V&W. Bij het oplossen hiervan is zeker een rol voor DVO weggelegd, en wel in het opzetten van cursussen en het bewaken van de kwaliteit van de cursussen. Seminars De Directie Zuid-Holland staat positief tegenover het idee van de seminarsltrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: huisstijl, adviesvaardigheden, mediatraining en omgaan met (advies)bureaus. Men doet de suggestie ook aandacht te besteden aan protocol. 19
RWSIDireciie Utrecht De directiesecretaris In Utrecht is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar hij is zelf niet belast met communicatietaken. De directiesecetaris is dan ook geen cc. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De afdeling die is belast met communicatie Utrecht beschikt over een aparte afdeling voor de communicatie. De directiesecretaris is geen hoofd van deze afdeling. De taken waarmee de afdeling is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd als gevolg van de bouw van het Mobilon en de verdere groei van de afdeling. De afdeling Communicatie beschikt over 4 fte, waarvan 3 wordt gebruikt voor communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 naar 4 fte. De communicatieadviseurs hebben een opleiding op HBO of WO niveau. De verhouding beleidsmatigladviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. communicatie in de /ijn Er zijn bij de Directie Utrecht geen communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. Deskundigheid De Directie Utrecht komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de afdeling 1 fte in dienst. Utrecht ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. De Directie Utrecht ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Utrecht ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. 20
Seminars De Directie Utrecht staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstelling voor alle genoemde onderwerpen. 21
RWSIDirectie Oost-Nederland De directiesecretaris in Oost-Nederland is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar hij zelf niet belast met communicatietaken. Oost- Nederland beschikt niet over een communicatie-strategie. De directiesecetaris is geen CC. De afdeling die is belast met communicatie Het directiesecretariaat is belast met de communicatie. Daarnaast houdt het secretariaat zich bezig met managementondersteuning, het secretariaat van de HID en van de OR. De directiesecretaris is hoofd. De taken waarmee het directiesecretariaat is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd. Het aantal communicatiemedewerkers is uitgebreid met 2 fte (beide tijdelijk). Daarnaast is er een apart Facilitair Bedrijf gekomen, een dienst die voorheen bij het directiesecretariaat ondergebracht was. De communicatieafdeling is geen aparte afdeling meer. De onderafdeling Bibliotheek is ondergebracht bij het Facilitair bedrijf. Het directiesecretariaat beschikt over 8 fte, waarvan 4 fte wordt gebruikt voor de communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 2 naar 4 fte. De communicatiemedewerkers beschikken over opleidingen op MBO, HBO en WO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Oost- Nederland geen communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. Deskundigheid Het Directiesecretariaat komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beieidsmatigiadviserende werkzaamheden. De Directie Oost-Nederland ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de volgende zin: het opzetten van een roulatiesysteem dat medewerkers gelegenheid geeft eens ergens anders (tijdelijk) te werken. De Directie Oost-Nederland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris 22
staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Oost-Nederland ervaart wel knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. De adviserende taken komen te weinig uit de verf. Verbetering op dit vlak is gewenst. DVO zou hierin een soort mentorschap kunnen vervullen. Seminars De Directie Oost-Nederland staat positief tegenover het idee van de seminarsltrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, Internetlintranet, adviesvaardigheden, presentatietechnieken en omgaan met (advies)bureaus. 23
RWSiDirectie Limburg De directiesecretaris In Limburg is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om perswoordvoering bij afwezigheid van de perswoordvoerder, communicatie onderzoek en communicatieplannen. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc. De afdeling die is belast met Communicatie Er is in Limburg een communicatie-afdeling in oprichting. De directiesecretaris zal geen hoofd van deze afdeling worden. De bedoeling is dat de afdeling een soort uitzendbureau wordt van communicatiemedewerkers naar projecten toe. De afdeling zal 8 vaste en 1 tijdelijke fte omvatten. De communicatiemedewerkers zullen over een opleiding op HBO niveau beschikken. De werkzaamheden zullen zowel beleidsmatig/adviserend als uitvoerend van aard zijn. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Limburg diverse communicatiemedewerkers in de lijn werkzaam. Zo is bij de afdeling integraal Verkeer en Vervoer een communicatiemedewerker in dienst, bij de afdelingen Nieuwe Werken zijn 2 voorlichters in dienst, bij project Maaswerken heeft men 4 communicatiemedewerkers ingehuurd. Er is sprake van 1 fte, bij IVV. De communicatiemedewerkers in de lijn beschikken over opleidingen op MBO, HBO als ook op WO niveau. De werkzaamheden waarmee de communicatiemedewerkers belast zijn zijn overwegend uitvoerend van aard en zijn zeer divers. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de diverse communicatiemedewerkers bij de Directie Limburg. Deskundigheid Na vervullen van de diverse vacatures is de verwachting dat Limburg het werk binnen de formatie aan kan. Men komt wel eens handen te kort, voor zowel beleidsmatig/adviserende werkzaamheden als ook voor uitvoerend werk. DVO zou een pool van medewerkers kunnen opzetten, flexibel in te zetten daar waar knelpunten zijn. 24
De Directie Limburg ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, met name op kwalitatief gebied. Er wordt (nog) geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Limburg ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Ziet wei een taak voor DVO op dit terrein weggelegd, namelijk het adviseren over de kwaliteit van de opleidingen. Seminars De Directie Limburg staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor alle genoemde onderwerpen. 25
RWS/Directie Usselmeergebied De directiesecretaris Bij de Directie IJsselmeergebied is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en hij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om algemeen adviserende werkzaamheden, op DT niveau. Als hoofd van de stafafdeling is hij ook verantwoordelijk voor de uitvoering. Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc. De afdeling die is belast met communicatie Er is bij de directie Ilsselmeergebied geen aparte afdeling voor de communcatie. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Ilsselmeergebied diverse communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam. Deze behoren niet tot de vaste formatie, maar worden voor de duur van een project ingehuurd. Het gaat daarbij om ongeveer 3 medewerkers. Deze medewerkers zijn belast met advies, ondersteuning, uitvoering en persvoorlichting. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Deskundigheid De Directie Ilsselmeergebied komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook beleidmatigladviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de Directie 1 fte in dienst. DVO zou een rol kunnen spelen in advisering, detachering en IF. De Directie Ilsselmeergebied ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Ilsselmeergebied ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers, in die zin dat de tijd ontbreekt benodigd voor opleidingen. DVO zou capaciteit voor korte duur beschikbaar kunnen stellen. 26
Seminars De Directie Ilsselmeergebied staat positief tegenover het idee van de seminarcltrainingen en toont belangstelling voor alie genoemde onderwerpen. 27
RWSfAVV De directiesecretaris Bij AVV is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en hij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om het goedkeuren van projedplannen, het meedraaien in grote projecten (jaarbericht, huisstijl, publicatiebeleid, intranet). Een communicatie-strategie is in ontwikkeling. De directiesecetaris is cc. De afdeling die is belast met communicatie Bij AVV is D&C (Directiesecretariaat &Communicatie) belast met communicatie. Behalve daarmee houdt D&C zich bezig met het secretariaat van HID en DT, de advisering van DT en HID plus strategie. De directiesecretaris is hoofd van de afdeling. Voorheen w a er een grote Stafafdeling Algemene Zaken, nu is er een herkenbare afdeling D&C en een afdeling Facilitaire Middelen. De afgelopen twee jaar is de formatie gegroeid van 1 naar 3 fte voor communicatie. D&C beschikt in totaal over 7,5 fte. De communicatiemedewerkers hebben een opleiding op HBO of WO niveau. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij de AVV diverse communicatie-medewerkers in de lijn werkzaam, in totaal ongeveer 6 fte., waarvan 3 fte bij Bb, Basisgegevens in Heerlen, bij de bibliotheek en bij FM Visuele Vormgeving. De medewerkers van deze afdelingen beschikken over opleidingen op VBO, MBO en HBO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Deskundigheid AW komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. AVV ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. AVV ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures, maar voorziet wel problemen in de toekomst, gezien de relatief lage waardering. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. AVV ervaart geen 28