PROVINCIAAL BLAD VAN ZEELAND

Transcriptie

1 Nummer 28 van 2003 PROVINCIAAL BLAD VAN ZEELAND Regeling ambtelijke organisatie Zeeland. Gedeputeerde Staten maken bekend dat I. provinciale saten van Zeeland in hun vergadering van 23 april 2003 onder nummer 15 de Ambtelijke Organisatieverordening Zeeland 1997 hebben ingetrokken; II. gedeputeerde staten van Zeeland in hun vergadering van 22 april 2003 onder nummer 43 het Statuut Directieteam Provincie Zeeland hebben ingetrokken; III. gedeputeerde staten van Zeeland in hun vergadering van 22 april 2003 onder nummer 44 de hierna volgende Regeling ambtelijke organisatie hebben vastgestgeld; Hoofdstuk 1 De ambtelijke organisatie Artikel 1 1. De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit de volgende organisatie-eenheden: 1. de directie welzijn, economie en bestuur; 2. de directie ruimte, milieu en water; 3. de directie infrastructuur en vervoer; 4. de stafafdelingen, direct ressorterend onder de secretaris; 5. de stafafdeling financieel-economische zaken; 6. de stafafdeling personeel, organisatie en informatie. 2. Wij stellen ten behoeve van de inrichting van de ambtelijke organisatie de orgaanbeschrijvingen van de organisatie-eenheden en de daaronder ressorterende werkeenheden vast alsmede de daarvoor benodigde formatie. Artikel 2 1. Aan het hoofd van iedere directie staat een directeur.

2 2. De secretaris fungeert als directeur voor de in artikel 1 onder 4 bedoelde stafafdelingen. 3. De hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie zijn formeel eindverantwoordelijk voor hun organisatie-eenheden. Het directieteam is verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van die eenheden. Hoofdstuk 2 Directieteam Artikel 3 1. Er is een directieteam bestaande uit de secretaris en de directeuren van de directies welzijn, economie en bestuur, ruimte, milieu en water en infrastructuur en vervoer 2. De secretaris is voorzitter van het directieteam. 3. De hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie wonen als adviseur de vergaderingen van het directieteam bij. Zij dienen het directieteam gevraagd of ongevraagd van advies. 4. Op uitnodiging van het directieteam kunnen ook anderen de vergaderingen bijwonen. 5. Leden en adviseurs kunnen zich bij verhindering laten vervangen. Wie de secretaris als voorzitter vervangt laat zich als lid vervangen. 6. Het directieteam kan een reglement van orde voor zijn vergaderingen vaststellen. Artikel 4 1. Het directieteam bewaakt de naleving van de in artikel 8 vermelde visie op management. 2. Het directieteam fungeert als verbindingsschakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding en uitvoering van besluitvorming. 3. Het directieteam draagt initiatieven aan voor strategisch beleid over de volle breedte van het werkterrein van de provincie. 4. Het directieteam heeft tot taak het bevorderen, dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert. 5. Teneinde deze coördinerende taakstelling te verwezenlijken weegt het directieteam de belangen van de provincie integraal af. 6. Inzake directieoverschrijdende aangelegenheden is het directieteam eerstverantwoordelijk. 7. Tot directieoverschrijdende aangelegenheden worden onder meer gerekend strategische beleidsvorming, een evenwichtig personeels- en organisatiebeleid, de uitwisseling van 2

3 personeel tussen directies en stafafdelingen en de ontwikkeling en toepassing van managementinstrumenten. 8. Het directieteam stelt de werkplannen en de wijzigingen daarvan van de in artikel 1 lid 1 onder 5 en 6 genoemde stafafdelingen vast. 9. De leden van het directieteam en de in artikel 1 lid 1 onder 5 en 6 genoemde afdelingshoofden voegen zich bij de uitoefening van hun bevoegdheden naar de beslissingen van het directieteam. Artikel 5 1. Het directieteam besluit als regel bij consensus. 2. Blijkt consensus onmogelijk inzake een aangelegenheid, die een beslissing vergt, dan wordt tot stemming overgegaan. 3. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter bepalend. 4. In afwijking van het vorige lid kan de voorzitter besluiten over een aangelegenheid, waarover de stemmen staken, het oordeel van gedeputeerde staten te vragen alvorens daarover in het directieteam nader beraadslaagd en besloten wordt. Artikel 6 Het directieteam vergadert in ieder geval vóór en na iedere vergadering van gedeputeerde staten. Hoofdstuk 3 Taken ambtelijk management en relatie ambtenaar en bestuur Artikel 7 1. Er is een instrumentarium ten behoeve van een adequate interne besturing van de ambtelijke organisatie op basis van het vastgestelde beleidsprogramma. 2. Het instrumentarium bestaat uit: a. werkbegrotingen; b. managementrapportages; c. een bestuursrapportage. Artikel 8 1. Er is een visie op management, waarop het ambtelijk management en de individuele (beleids)medewerkers zich in hun functioneren richten. 2. Bedoelde visie op management beoogt een bepaalde wijze van werken binnen de ambtelijke organisatie en berust ten minste op de navolgende uitgangspunten: - functiescheiding, daar waar de betrouwbaarheid van de provinciale organisatie in het maatschappelijke verkeer aan de orde is; 3

4 - integraal management; - de bevoegdheid van iedere ambtenaar om op basis van zijn functie-inhoud via zijn afdelingshoofd/directeur aan gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin te adviseren. Artikel 9 1. De secretaris, de directeuren en de hoofden van de stafafdelingen financieel-economische zaken en personeel, organisatie en informatie voeren de aan hun organisatie-eenheid toegewezen taken uit volgens het principe van het integraal management. 2. De secretaris voor de stafafdelingen en de directeuren voor hun directie bevorderen gestructureerd werkoverleg tussen de ambtelijke organisatie en de leden van gedeputeerde staten. Artikel 10 De secretaris richt zich in zijn taak van voorzitter van het directieteam primair naar het bepaalde in artikel 4 lid 5. Artikel 11 De relatie tussen de individuele ambtenaar, die beleidsadviezen uitbrengt aan het bestuur, zoals bedoeld in artikel 8 lid 2, en dat bestuur wordt beheerst door de navolgende uitgangspunten: a. de ambtenaar adviseert vanuit zijn vakinhoudelijke deskundigheid. Indien na overleg verschil van mening tussen hem en zijn direct leidinggevende dan wel zijn directeur blijft bestaan wordt het advies aangevuld met een aantekening van de leidinggevende(n) en als zodanig aan het bestuur voorgelegd b. de ambtenaar legt een hem eventueel bekende visie van de portefeuillehouder betreffende het onderwerp, waarover advies wordt uitgebracht, als alternatief en met argumenten onderbouwd aan het bestuur voor. Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 12 Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin deze wordt geplaatst. Artikel 13 Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling ambtelijke organisatie Zeeland. 4

5 IV. de besluiten, genoemd onder I, II en III in werking treden op de dag na de bekendmaking in het Provinciaal Blad van Zeeland. Voorzitter, drs. W.T. VAN GELDER. Secretaris, mr. drs. L.J.M. VERDULT. Uitgegeven 20 mei De secretaris, mr. drs. L.J.M. VERDULT. 5