Inzetten op winstgevendheid door beter te plannen Over onze visie op planning en hoe een centrale planningsapplicatie organisaties in de professionele dienstverlening kan helpen de kosten te drukken en de omzet te vergroten
Inleiding In dit artikel gaan we in op de kostenbesparingen en omzetverhoging die u kunt realiseren door te gaan werken met een centrale planningsapplicatie. Deze aspecten hebben centraal gestaan bij de ontwikkeling van QicsPlanner, onze geïntegreerde oplossing voor het flexibel plannen van mensen op projecten. Hoe planning de kosten verlaagd Projecten beter beheren Bij het managen van projecten is het belangrijk om vooral snel te weten wanneer het misgaat. Hoe eerder u op de hoogte bent van een budgetoverschrijding, hoe sneller u kunt ingrijpen. Voordat u dit kunt doen heeft u informatie nodig. Wat is het budget van een project en hoeveel is er al besteed? Maar deze informatie is nog niet voldoende. Het kan best zijn dat de helft van het budget al op is, maar het project nog maar voor een kwart is uitgevoerd. Daarom is het ook belangrijk om een methode te hebben om het project onder te verdelen in taken en voor deze taken niet alleen aan te geven hoeveel werk er gedaan is, maar vooral ook hoeveel werk er nog gedaan moet worden. Qics optimaliseert de performance van dienstverlenende bedrijven. Dit doen wij door geïntegreerde oplossingen te bieden voor planning, urenregistratie, facturatie en rapportage. De medewerkers van Qics zetten zich dagelijks met veel gedrevenheid in voor het ontwikkelen en implementeren van oplossingen voor duizenden gebruikers in binnen- en buitenland. Om deze informatie tijdig in het systeem te krijgen zijn er twee methoden. De projectleider kan voor elke taak het percentage gereed ingeven nadat hij met de projectmedewerkers heeft gesproken. Een andere methode is om de medewerkers zelf voor elke taak te laten inschatten hoeveel uur ze nog op een taak denken te moeten besteden om de taak gereed te krijgen. Beide methodes geven aan het einde van de rit inzicht in de voortgang. Door slim gebruik te maken van de duurste mensen op complexe taken en de goedkopere mensen op eenvoudige taken, is er veel te winnen op een project. Wanneer op elk moment inzicht bestaat in de voortang van individuele taken kan de voortgang ook worden geëxtrapoleerd naar het gehele project. Zo kun je al vroeg in een project zien of de voortgang naar verwachting is. 2
Dit geeft de projectleider een waardevol instrument om te sturen. Zo kan een slecht functionerende medewerker snel gevonden worden of wellicht is het de klant die de voortgang belemmert. Bij het ontwerp van QicsPlanner is de functionaliteit voor projectbewaking één van de belangrijkste pijlers onder het product geweest. QicsPlanner is bovendien geïntegreerd met QicsTime, zodat de geplande en gerealiseerd tijdsbesteding slechts één keer hoeft te worden ingevoerd. Minder werk voor de planners Goed gereedschap maakt complex werk licht. Dat geldt zeker voor het plannen. Veel bedrijven maken gebruik van losse Excel sheets of MS Project overzichten om de planning te beheren. Dit biedt weliswaar een goedkope of flexibele oplossing, maar heeft ook veel nadelen. Goed gereedschap maakt complex werk licht. Dat geldt zeker voor het plannen. Door de planning te centraliseren in één tool bent u af van verschillende versies van dezelfde planning die vaak binnen bedrijven in omloop zijn. De informatie is voor iedereen tegelijkertijd toegankelijk en is altijd bijgewerkt. Daarnaast is de planning direct geïntegreerd met agenda s en workflow, zodat er geen extra handelingen nodig zijn om medewerkers te informeren. Je kunt alleen succesvol plannen als je precies weet wat de beschikbaarheid van de individuele medewerkers is. Je wilt daarom een actueel overzicht van deze beschikbaarheid voorhanden hebben wanneer je aan het plannen gaat zodat de planners niet hoeven te switchen tussen de individuele agenda s van medewerkers en hun planbord. Wanneer eenmaal bekend is wie, welke taak moet uitvoeren en hoeveel budget er voor een taak staat dan kan een goed planningssysteem ook zelf planningssuggesties doen, zodat het daadwerkelijke plannen veelal neerkomt op het accepteren van de voorgestelde planning. Ook dit kan enorm veel tijd schelen. Het werken met de juiste tools zorgt ervoor dat minder mensen binnen een organisatie zich bezig hoeven te houden met het plannen. De database met planningen is een rijke informatiebron, die door iedereen kan worden benut. 3
Automatisch plannen? Het ligt voor de hand te denken dat slimme software in staat zou moeten zijn om automatisch te plannen op basis van projectbudgetten en afhankelijkheden. Wij geloven echter niet dat een automatische planning daadwerkelijk bruikbaar is voor een dienstverlenende organisatie. Wanneer bijvoorbeeld taken uitlopen, wilt u zelf de regie houden over welke projecten en taken doorschuiven. Zeker als hier ook klantafspraken achter zitten. Het is niet wenselijk dat de software op de stoel van de planner gaat zitten. Wij hebben gekozen voor software die signaleert en laat meedenken, en niet voor software die probeert zelf alle keuzes te maken. Het is niet wenselijk dat de software op de stoel van de planner gaat zitten. Centraliseren inzicht leidt tot betere beslissingen Wanneer de planning van het bedrijf centraal beschikbaar is, dan biedt dat niet alleen voordelen voor de planners en de mensen die worden ingepland, maar voor de gehele organisatie. De database met planningen is een rijke informatiebron die door iedereen kan worden benut. De verkoopafdeling kan de informatie gebruiken om bezetting en capaciteit in te zien. HRM kan nagaan welke competenties schaars zijn, en welke competenties nauwelijks worden benut en daar haar aannamebeleid op afstemmen, zodat de juiste mensen worden aangenomen. De financiële afdeling kan afleiden hoe de omzet en de productiviteit zich ontwikkelt en collega s kunnen beter van elkaar zien waar ze mee bezig zijn. De gegevens uit de planning kunnen via een datawarehouse worden gekoppeld aan informatie over bijvoorbeeld realisatie, facturatie, omzet en (salaris-) kosten. Op die manier kunnen geavanceerde analyses gemaakt worden. Denk daarbij aan vragen als: Hoe goed zijn onze budgetten en inschattingen? Wat is het netto rendement per medewerker? Welke competenties leveren het meeste werk op? Welke competenties leveren het meeste winst op? Welke mensen zijn het lastigst te plannen? Welke gemiddelde tarieven halen we per afdeling? Belangrijke stuurinformatie die de organisatie in staat stelt om betere beslissingen te nemen en sneller te reageren op veranderingen. 4
Elimineren van verborgen kosten Het zal u verbazen hoeveel mensen in de organisatie dagelijks bezig zijn met planning. Dat zijn niet alleen de mensen die medewerkers in moeten plannen (of dat nu afdelingshoofden, projectleiders of fulltime planners zijn), maar ook de mensen die deze informatie nodig hebben. Informatie over wie, wanneer beschikbaar is en wie, wanneer tijd heeft is continue nodig in een organisatie. Zonder goed planningssysteem zijn er voortdurend mensen bezig antwoord op deze vragen te krijgen, door e-mails te sturen of elkaar op te zoeken. Zoals al aangegeven vormt een centrale planning een belangrijke informatiebron die voor veel mensen belangrijk is. Als die informatie niet centraal voorhanden is, gaat iedereen zelf op zoek naar die informatie en legt deze op eigen wijze vast. Soms heeft iedere afdeling zijn eigen spreadsheets of fysieke planbord, in het ergste geval is er niets en moet alle informatie via de medewerkers zelf worden vergaard. De informatie die op dergelijke wijze wordt vergaard is vaak al verouderd voordat hij gebruikt wordt. Dat leidt dan vaak weer tot conflicten tussen projecten of dubbele afspraken. Het komt erop neer dat een centraal planningssysteem leidt tot tijdsbesparing binnen de gehele organisatie. Dit is vaak tijd van mensen die declarabel en/of productief zijn. Het zal u verbazen hoeveel mensen in de organisatie dagelijks bezig zijn met planning 5
Hoe planning de omzet verhoogt Betere planning leidt tot betere benutting van mensen In de eerste plaats is het plannen natuurlijk bedoeld om de medewerkers de juiste dingen te laten doen, op het juiste moment. Door werkzaamheden goed op elkaar aan te sluiten gaat er minder tijd verloren tussen opdrachten. Dit verhoogt de productiviteit. Een ander aspect wat de productiviteit verhoogt is dat afdelingen ook elkaars competenties, medewerkers en planningen kunnen inzien. Zo wordt het eenvoudiger om te kijken of medewerkers van een andere afdeling zouden kunnen inspringen op een belangrijk project. Ook dit leidt tot een betere bezetting. Elk uur wat niet wordt besteed aan een productief project is in principe een verloren uur. De tijd komt nooit meer terug en dus zal de omzet ook nooit meer gemaakt kunnen worden op dat uur. Het is van belang in te zien dat omzet niet alleen samenhangt met het verkopen van opdrachten, maar vooral ook met het zo snel mogelijk realiseren van de opdracht. Projecten die uitlopen in tijd zijn slecht voor de omzet, omdat het tijdstip van die omzet verschuift zonder dat er in die tijd ander productief werk wordt verricht. Een planningssysteem kan dit helpen voorkomen en in ieder geval inzichtelijk maken. Elk uur wat niet wordt besteed aan een productief project is in principe een verloren uur Zicht op de toekomst Een planningssysteem geeft de organisatie een blik op de toekomst. Door een (grove) planning te maken van de verkoopinspanningen, compleet met een scoringskans en dit te combineren met de gecommitteerde planning kan nauwkeurig inzicht verkregen worden in de toekomstig te verwachten omzetten en bezetting. Het planningssysteem kan middels analyse ook inzicht geven in andere zaken die de organisatie in staat stellen om eerder te reageren op veranderingen. Signalen over bijvoorbeeld competenties die in opkomst zijn of verschil in dekkingsgraad tussen afdelingen zijn belangrijk voor de strategie en stellen de organisatie in staat om de aandacht op tijd te verleggen naar de meest rendabele diensten of juist de diensten waar op dat moment nog te weinig werk voor is. 6
Projecten winstgevend houden Doordat de planning is gekoppeld aan de realisatie is er voortdurend inzicht in de winstgevendheid van projecten. Winstmarges op projecten kunnen vergroot worden door de juiste mensen op de juiste taken te selecteren. Projecten die beter beheerd worden zullen minder snel uit de uren of uit de tijd lopen. Meerwerk zal eerder gesignaleerd worden en er kan direct met de opdrachtgever worden onderhandeld over dit meerwerk. Vaak is de praktijk dat meerwerk pas achteraf wordt gesignaleerd. Het is dan bijzonder moeilijk de opdrachtgever nog te overtuigen dat hij voor dit meerwerk ook moet betalen. Door meerwerk tijdig te signaleren wordt de transparantie verhoogd en worden discussies met de opdrachtgever op het juiste moment gevoerd. Namelijk voordat het meerwerk al is uitgevoerd. Winstmarges op projecten kunnen vergroot worden door de juiste mensen op de juiste taken te selecteren Beloftes na kunnen komen Wanneer de verkoopafdeling inzicht heeft in de bezetting, zal ze ook in staat zijn bij het verkopen van trajecten realistische deadlines af te spreken met de klant. De organisatie zal daardoor beter in staat zijn haar beloftes na te komen. Dit heeft op langere termijn een gunstig effect op de omzet omdat goed uitgevoerde projecten een belangrijk verkoopmiddel zijn voor volgende trajecten. Doordat de verkoop inzicht krijgt in de planning kan deze informatie ook worden gebruikt om de klantbenadering anders in te richtten. Zo kunnen in tijden dat er veel vrije capaciteit dreigt te zijn acties worden opgestart. Andersom, als een bepaalde competentie erg in trek is, kan het tarief daarvoor op tijd worden verhoogd. Sales kan door inzicht in de capaciteit ( het aanbod ) veel sneller inspelen op de vraag. De organisatie zal beter in staat zijn beloftes na te komen 7
Meer weten? Wilt u dieper op de besproken onderwerpen ingaan? Of wilt u weten hoe wij u kunnen helpen met uw vraagstukken rond planning en de inzet van personeel op projecten? Neemt u dan contact op met: Mark Velthuijsen Directeur m.velthuijsen@qics.nl 071-750 15 30 Project- en resourceplanning Urenregistratie en facturatie Datawarehouse op Exact Mark Velthuijsen is mededirecteur en oprichter van Qics. Hij is in zijn rol als product owner verantwoordelijk voor QicsPlanner 8 2010 Qics bv