Productive Ward Verbeter de kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid van uw zorg door reductie van verspilling
Brochure Productive Ward CBO 2012 CBO, Postbus 20064, 3502 LB UTRECHT Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het CBO te Utrecht. Het gebruik van cijfers en/of tekst als toelichting of ondersteuning in artikelen, boeken en scripties is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld.
Inhoudsopgave Wat is Productive Ward? De Productive Ward Modules Onze aanpak Fasen Productive Ward Basismodules Productive Ward Vervolg na invoering basismodules 4 5 6 7 8-9 10-11 3
Wat is Productive Ward? Het programma Productive Ward is een methodiek gericht op het verbeteren van de kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid van zorg en op een toename van de patiënt- en medewerkerstevredenheid. Productive Ward is gebaseerd op Lean principes en maakt deze hanteerbaar voor de medewerkers van de organisatie. Het programma richt zich op het reduceren van verspillingen waardoor verpleegkundigen op een afdeling meer tijd kunnen besteden aan directe patiëntenzorg. Uniek aan dit proces is dat verpleegkundigen hiervoor zelf verantwoordelijk zijn. Het management heeft een ondersteunende en stimulerende rol. De Productive Ward is in Engeland door het Institute for Innovation and Improvement van de National Health Service (NHS) ontwikkeld en inmiddels succesvol geïmplementeerd in meer dan 80% van de Engelse ziekenhuizen. De Productive Ward bestaat in totaal uit een pakket met 15 modules. Er zijn 11 modules voor verpleegkundigen, te weten drie basismodules en acht vervolg modules. Daarnaast zijn er drie handleidingen voor: de manager, de projectleider en het afdelingshoofd/teamleider. De toolkit bevat ondersteunende instrumenten. Voor een succesvolle implementatie is ondersteuning en actieve participatie van de Raad van Bestuur en het management van het ziekenhuis essentieel. De drie handleidingen bieden informatie over inbedding van Productive Ward in de organisatie. Met een nulmeting worden de dagelijkse werkzaamheden in kaart gebracht. Hierin wordt gemeten hoeveel tijd besteed wordt aan directe patiëntenzorg en hoeveel tijd aan andere activiteiten als bewegen, administratie, overleg en overdracht. Ook worden verstoringen in kaart gebracht. Na de nulmeting kan gestart worden met de drie basismodules. Met deze basismodules ( Hoe doen we het nu?, Goed georganiseerde afdeling en Status van de patiënt in één oogopslag ) wordt het fundament gelegd om met een andere, theoretisch onderbouwde blik veranderingen in de eigen processen aan te brengen. Door de basismodules van het programma Productive Ward te doorlopen leren verpleegteams zelf een proces van continue verbeteren op hun afdeling op gang te brengen. Verpleegkundigen hebben hierbij een grote mate van zelfstandigheid, welke bijdraagt aan de professionalisering van de individuele verpleegkundige en het team als geheel. Hierdoor kan het afdelingshoofd/ teamleider meer inhoudelijk invulling geven aan het leiderschap.
De Productive Ward Modules Productive Ward Vervolgmodules Hygiene Patiëntobservaties en controles Opname- en ontslag planning Richtlijnen verpleegkundigen Afdelingsronde Overdracht Maaltijden Medicatie Toolkit Basismodules Hoe doen we het nu? Een goed georganiseerde afdeling Status van de patiënt in één blik Handleiding Afdelingshoofd / Teamleider Handleidingen Handleiding Projectleider Handleiding Manager Voorbereidingsfase 3. Training Engeland / Nederland 5. Implementatie overige modules op basis van behoefte per afdeling 2. Selecteren pilotafdelingen 4. Implementatie eerste drie basismodules over de pilotafdelingen 6 weken 1 week max 2 weken 3 x 6 weken (per module) 6 weken per gekozen module 6. Implementatie over overige afdelingen Tijdpad en activiteiten per fase ongeveer 1,5 jaar 5
Onze aanpak Productive Ward Richtlijnen Op het moment dat een ziekenhuis Hygienebesluit om samen met een externe Afdelingsronde adviseur aan de slag verpleegkundigen Vervolgmodules te gaan met Productive Ward, wordt er een interne projectleider aangesteld als de trekker Patiëntobservaties de implementatie en ontslag vragen Overdracht we de Maaltijden Raad van Medicatie Bestuur een intern Opname- en van de implementatie. Voor controles planning Toolkit projectleider vrij te maken voor 0.2 fte. Hiermee wordt bereikt dat de methodiek gedragen wordt door de medewerkers van de organisatie en niet door externe adviseurs. Naast de interne projectleider en de externe adviseur is een belangrijke rol weggelegd voor de afdelingshoofden/ Basismodules Handleidingen Hoe doen we het nu? Een goed georganiseerde afdeling Status van de patiënt in één blik teamleiders van een verpleegafdelingen. De externe adviseur heeft vooral een introducerende, ondersteunende en coachende rol. Handleiding Afdelingshoofd / Teamleider Handleiding Projectleider Handleiding Manager Voorbereidingsfase 3. Training Engeland / Nederland 5. Implementatie overige modules op basis van behoefte per afdeling 2. Selecteren pilotafdelingen 4. Implementatie eerste drie basismodules over de pilotafdelingen 6 weken 1 week max 2 weken 3 x 6 weken (per module) 6 weken per gekozen module 6. Implementatie over overige afdelingen ongeveer 1,5 jaar Tijdpad en activiteiten per fase
Fasen Productive Ward Fase 1 In de eerste fase (zie afbeelding links) maakt de externe adviseur kennis met de organisatie en worden voorbereidingen getroffen voor de start van het programma in het ziekenhuis. Hierbij wordt de project structuur gevormd. Fase 2 In fase 2 wordt besloten welke verpleegafdelingen gaan meedoen in de eerste ronde (pilot) van het programma. Dit gebeurt op basis van een vragenlijst, gesprekken met leidinggevenden van de mogelijke Productive Ward afdelingen en de mening van de intern projectleider en de externe adviseur. Met de geselecteerde afdelingen wordt vervolgens gezamenlijk het projectplan opgesteld voor de invoering van Productive Ward. Om de betrokkenheid in de organisatie te vergroten wordt een werkconferentie voorbereid met de intern projectleider, de afdelingshoofden en de Raad van Bestuur. Fase 3 Het projectteam wordt getraind in de drie basismodules van de Productive Ward. Onderdeel van deze training is een bezoek aan een ziekenhuis dat de Productive Ward met succes heeft ingevoerd. Het doel hiervan is kijken wat de opbrengsten van het programma kunnen zijn. Het is mogelijk om deze training samen met ervaringsdeskundigen van de NHS in Engeland te verzorgen en een Engels ziekenhuis te bezoeken. Verder richt de opleiding zich onder andere op het gebruik van de verschillende instrumenten uit het programma, de rol van de intern projectleider, afdelingshoofden en de teams. Fase 4 De drie basismodules worden op de pilot afdelingen geïmplementeerd. Per basismodule geldt een doorlooptijd van acht weken. De externe adviseur heeft een introducerende, ondersteunende, adviserende en coachende rol naar de intern projectleider en de afdelingshoofden/teamleiders. Fase 5 en 6 In deze beide fasen vindt de implementatie van de overige modules op de Productive Ward afdelingen plaats. De pilotafdelingen gaan verder met de uitrol van de vervolgmodules. Nieuwe afdelingen starten met de basis modules. Per modules wordt een doorlooptijd van 8 weken aangehouden. Uit de evaluatie moet blijken hoeveel formatie van de intern projectleider nodig is voor een succesvolle uitrol van de procesmodules over de pilotafdelingen en of externe ondersteuning nodig is bij implementatie van de vervolgmodules en uitrol over andere afdelingen. 7
Basismodules Productive Ward Handleiding Manager Deze handleiding helpt vast te stellen wat Productive Ward voor de organisatie kan betekenen. De handleiding geeft meer informatie over de kansen en uitdagingen en zal helpen vragen te beantwoorden. Voor goede implementatie en borging van resultaten is betrokkenheid van (senior leiderschap van) de Raad van Bestuur essentieel. Handleiding Projectleider Deze handleiding helpt bij het samenstellen van een praktisch en realistisch plan voor het starten, uitrollen en borgen van Productive Ward. De handleiding gaat in op de rollen, taken en verantwoordelijkheden, de projectstructuur, projectmanagement en de keuze van pilotafdelingen. Handleiding Afdelingshoofd/teamleider Deze handleiding geeft inzicht in de belangrijkste principes van Productive Ward en de verschillende modules die Productive Ward gebruikt om tot Meer tijd voor patiënten te komen. Het laat zien welke vaardigheden nodig zijn om dit project op te starten, te begeleiden en te borgen. Het geeft inzicht in de rol die het afdelingshoofd/teamleider heeft binnen het programma. De tijd die geïnvesteerd moet worden in Productive Ward is aanzienlijk, in deze handleiding worden handvatten gegeven om de beschikbare tijd efficiënt en effectief te gebruiken.
Module: Hoe doen we het nu? Deze module start met de formulering van de afdelingsvisie. Vervolgens ontwikkelt het team afdeling gebonden metingen om inzicht te krijgen in de huidige werkprocessen en op basis hiervan goed onderbouwde beslissingen te nemen. Het maken van een verbeterbord is de rode draad in deze module. Module: Een goed georganiseerde afdeling Met deze module verbetert het team de inrichting van de verpleegafdeling zodat verstoringen in het primaire proces worden voorkomen. Belangrijk onderdeel van de module is het opnieuw inrichten van de verschillende processen en ruimtes op de afdeling, waaronder verbandkarren, magazijn, gedeelde werkplekken, voorraad, openbare ruimten en verpleegpost. Module: Status van de patiënt in een oogopslag Met deze module visualiseert het team op de verpleegafdeling de patiënten informatie die helpt bij de multidisciplinaire samenwerking en patiëntveiligheid. Door deze module worden verstoringen over patiënteninformatie gereduceerd. Toolkit De toolkit biedt een stap voor stap handleiding voor een aantal instrumenten van de Productive Ward. De Toolkit kan door iedereen gebruikt worden die een rol heeft binnen de Productive Ward.. De instrumenten kunnen worden gebruikt in de verschillende modules. 9
Vervolg na invoering basismodules Na invoering van de basis modules op de pilotafdelingen kan een start worden gemaakt met het implementateren van de procesmodules. De acht procesmodules zijn gericht op het optimaliseren van een aantal verpleeginhoudelijke werkprocessen. Het verpleegteam bepaalt zelf in welke volgorde de vervolgmodules worden doorlopen afhankelijk van de urgentie van een bepaald onderwerp of uitkomsten van de module Hoe Doen We het Nu?. Module: Patiënten observaties en controles Met deze module verbetert het team de patiënten observaties en controles. Hiermee wordt zorg gedragen voor accurate observaties en controles waaruit de juiste acties voortvloeien. Module: Opname en ontslag planning Met deze module zorgt het team op de verpleegafdeling voor een snel, gestandaardiseerd en nauwkeurig opnameproces, waarin ook het ontslag gepland wordt. Module: Overdracht Met deze module reduceert het team de tijd die nodig is voor de overdracht, terwijl de kwaliteit van de informatieoverdracht verbetert. Module: Maaltijden Met deze module vermindert het team de tijd die nodig is voor het ronddelen van maaltijden. Er is meer tijd om te helpen bij het eten waardoor een proactieve houding bij de voedingstoestand van de patiënt wordt bereikt.
Module: Medicatie Met deze module zorgt het team er voor dat medicatierondes niet conflicteren met andere processen op de afdeling. Verstoringen worden verminderd en het team zorgt er voor dat alles op tijd klaar is. Module: Hygiëne Met deze module verbetert het team de ondersteunende processen voor patiënt hygiëne, zodat ze van goede kwaliteit en beter voor de patiënt zijn en voldoen aan de standaarden die de organisatie verlangt. Module: Richtlijnen verpleegkundigen Met deze module verbetert het team de ondersteunende processen voor verpleegkundige handelingen zodat ze van goede kwaliteit zijn, de patiëntervaring verbeteren en voldoen aan de standaarden die de organisatie verlangt. Module: Afdelingsronde/visite lopen Deze module ondersteunt het team in samenwerking met de medische staf bij het verbeteren van kwaliteit en snelheid van de afdelingsronde en/of het visite lopen en de planning ervan. 11
CBO Bezoekadres: Churchilllaan 11, 3527 GV Utrecht Telefoonnummer: 030 284 39 00 Postadres: Postbus 20064, 3502 LB Utrecht Twitter: @CBO_ProductiveWard Mail: productiveward@cbo.nl Website: www.cbo.nl