Visueel management Stijn Slootmans Projectleider Productive Ward
Mindmap workshop
Context: Lean in de gezondheidszorg Lean als strategie
Productive Ward Lean-aanpak uitsluitend ontwikkeld voor verpleegafdelingen Ontwikkeld door de NHS (Groot-Brittanië)
Uitgangspunten UZA Lean Continu verbeteren Goed georganiseerde, visuele werkomgeving Betrokkenheid van alle medewerkers Systematische aanpak Werkprocessen bekijken en verbeteren
Uitgangspunten UZA Lean Continu verbeteren Goed georganiseerde, visuele werkomgeving Visueel management Betrokkenheid van alle medewerkers Systematische aanpak Werkprocessen bekijken en verbeteren
Wat is visual management? (Lean) tool waarbij medewerkers bij het uitvoeren van hun werk ondersteund worden door visuele hulpmiddelen die geen interpretatie vereisen maar wel reactie uitlokken. Visueel maken van: Werkomgeving en materialen status van processen Beleidsinformatie 3-seconden regel (duidelijk in één oogopslag)
Mogelijkheden visueel management Uitvoering van werk te vergemakkelijken: Work in progress (WIP) te zien Problemen die flow verhinderen te herkennen Voorraadniveau s eenvoudig in te schatten Defecten te identificeren Afwijkingen van de standaard te ontdekken Actie te ondernemen Bron: Visual Management Catalogue, NHS Improvement Diagnostics Geeft medewerkers in grotere mate eigenaarschap over eigen werk en werkomgeving Open communicatie mogelijk door duidelijke en eenvoudig signalen Beslissing nemen op basis van realiteit ipv perceptie
Visueel management in het dagelijkse leven Mensen zijn visueel ingesteld.
Visueel management in industrie Visuele werkplaats: vloermarkeringen afbakenen van werkruimtes & doorgangen pictogrammen checklists informatieborden shadowboards
Visueel management in industrie Andon koord Toyota: zichtbaar maken van problemen visueel of akoestisch verwittigingssignaal bij probleem, defect, stilstand, tekort, veiligheidsprobleem,...
Voordelen voor de gezondheidszorg Efficiëntie van zorgverlening verbeteren Duidelijk zichtbare afspraken en doelen Efficiënter materiaalgebruik Status proces in één oogopslag Processen op elkaar afstemmen Patiëntenbeleving verbeteren Duidelijke, éénduidige informatievoorziening Kortere wachttijd Patiëntveiligheid & kwaliteit van zorg verbeteren Defecten/problemen onmiddellijk zichtbaar Kwaliteit verbeteren door zichtbaar maken van resultaten Welbevinden van medewerkers verbeteren Verhoogde betrokkenheid van MW Continue verbetercultuur mogelijk Hulp voor nieuwe MW
Visueel management in een lean-organisatie 3 fases binnen implementatie van visueel management Visuele beleidsinformatie Visuele processen Visuele werkplek
3 fases van visueel management ENVIRONMENT Zichtbaar maken van werkomgeving, standaarden ontwikkelen & audits uitvoeren Goed georganiseerde, visuele werkplek Inrichting
Wat is 5S-methode? Lean tool om te komen tot een nette, geordende en gestandaardiseerde werkomgeving 5-stappenplan voor het ontwikkelen van een dynamiek van continue verbetering van orde, netheid, veiligheid & optimale werkorganisatie
Doel 5S-methode Efficiëntere tijdsbesteding Transparante processen Productiviteit Veiligheid Teamwerking & communicatie Betrokkenheid van medewerkers Sustainability Kostenbesparing Bv.: afdelingsvoorraad: afstemmen op verbruik en verwijderen defect, verouderd of vervallen materiaal
5S-methode in de praktijk
5S-methode in de praktijk
5S-methode: visuele voorstelling Foto s & labels
5S-methode: visuele voorstelling Markeringen
5S-methode: visuele voorstelling Pictogrammen
5S-methode: visuele voorstelling Kleurcoderingen scanmateriaal Clusteren materiaal (bv. op basis van gebruik) Visueel management: 3 seconden regel Tijdbesparend & verminderen afgelegde afstand Ziekenhuisbrede implementatie Studenten, verpleegkundigen mobiele equipe,
5S-methode: visuele controle Visueel signaal voor het sturen van processen
5S-methode: visuele voorstelling & controle Sustainability Systematiseren auditformulieren per ruimte systematisch auditen (planning) opgesteld & uitgevoerd door het gehele team Standaardiseren standaard ruimte documenteren eenvoudig (1 page standard) opgesteld door team
3 fases van visueel management PROCES Zichtbaar maken van processen, standaarden ontwikkelen & audits uitvoeren Visuele processen Verrichting
Process mapping Wat: o o visuele weergave van alle huidige processtappen inbreng van alle teamleden over knelpunten en verbetervoorstellen Doel: knelpunten & overbodige activiteiten vaststellen in het proces: o veiligheidsproblemen o o tijdsverspilling onnodige bewegingen o Aanvullend: o o tijdregistratie afgelegde afstand meten Suggestie voor verbetering Knelpunt of probleem
Spaghettidiagram Wat: Tool om fysieke bewegingen van voorwerpen of mensen in een bepaalde ruimte te volgen door het gevolgde traject uit te tekenen op de plattegrond van de ruimte Doel: Visualiseren van onnodige bewegingen en onlogische indeling van de werkplek
Praktijkvoorbeeld: process map & spaghettidiagram Optimalisatie van zorgprocessen: Opname patiënt van IZ naar CCU-kamer na TAVI Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram Procesoptimalisatie: Standaardisatie 6 CCU-kamers
Praktijkvoorbeeld: process map & spaghettidiagram Optimalisatie van zorgprocessen: Bereiden van een Cedocard IV infuus Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram 5S aanpak: reduceren van verspilling efficiëntere opslag van benodigd materiaal betere voorbereiding materiaal Voordelen: tijdswinst reductie van afgelegde afstand efficiëntere uitvoering van het proces
Standaardwerkinstructie Wat: o Ontwikkeld door medewerkers voor medewerkers o Huidige beste manier om een proces uit te voeren Doel: o Geen statisch gegeven maar start voor continu verbeteren o Zorgt voor duurzame verbeteringen Voorbeelden: o One-page-standard o Checklist o Stroomdiagram o Foto s
Praktijkvoorbeeld: Standaardwerkinstructie Operatiekwartier (visuele voorstelling)
Praktijkvoorbeeld: Standaardwerkinstructie Briefingsmethode (visuele voorstelling en controle)
Praktijkvoorbeeld: Checklists Checklist opname & ontslag (visuele voorstelling en controle)
Value Stream Mapping Wat: visuele weergave van end-to-end proces Bevat informatiestromen fysieke stromen zowel patiënt als goederen tijdsaspect van elke processtap (niet)waardetoevoegend aspect van elke processtap eventuele starbursts met problemen en verbeterpunten Doel: waardetoevoegende activiteiten onderscheiden van knelpunten & overbodige activiteiten
Praktijkvoorbeeld: Value Stream Mapping AS-IS
Praktijkvoorbeeld: Value Stream Mapping Ideaal
Digitale activiteitenregistratie Registratie van de activiteiten van alle teamleden datacollectie elke 15 (MMO) digitale registratie (PDA) van uitgevoerde activiteit en locatie kwantificering van aandeel tijd voor directe patiëntenzorg en andere afdelingsprocessen stappenteller
Digitale activiteitenregistratie
Digitaal patiëntenoverzicht Wat: status van patiënt in één oogopslag Doel: o verstoringen verminderen o zoeken naar patiënteninformatie vermijden o patiëntveiligheid (safety items) o kwaliteit van zorg bieden o transparantie van bedbezetting en datum van gepland ontslag verblijf van patiënt van opname tot ontslag verloopt optimaal zonder vertragingen
Noodzaak patiëntenoverzicht Aanleiding:
Noodzaak patiëntenoverzicht
Eigen ontwikkeling: digitaal patiëntenoverzicht zichtbaar maken van processen signaal voor het sturen van processen veiligheidsinformatie
Eigen ontwikkeling: digitaal patiëntenoverzicht
Gebeld Sign in Safety check Sign in Chirurg Aanwezig Einde Incisie Sign out Start Recovery Einde OK Gepland Onthaald Klaar In Zaal Einde ANT voorbereidi ng Time out Einde Anesthesie Einde OKZaal Einde RecVPK OK-planning en -processen
3 fases van visueel management PURPOSE/PERFORMANCE Koppeling van de afdelingsdoelstellingen aan visie organisatie Bespreken van afdelingsresultaten en verbeteracties plannen Visuele beleidsinformatie Richting
Top-down versus bottom-up Management Visuele weergave van afdelingsprestaties & rapporten Afdeling Visuele weergave van strategie, missie en doelen van de organisatie Medewerkers
Visie organisatie vertaald naar afdelingsvisie
Performantiebord Wat: o Beleidsinformatie in één oogopslag bevattelijk o Grafieken, foto s, dashboarden in plaats van cijfers en teksten Doel: o Medewerkers die werk uitvoeren merken afwijkingen van de standaard als eerste op. o Medewerkers kunnen aan de hand van de resultaten verbeteracties plannen. o Link met organisatiedoelstellingen
Praktijkvoorbeeld: performantiebord
Praktijkvoorbeeld: performantiebord Negatieve trend Positieve trend
Bottom-up: Eenvoudige meetinstrument Duidelijke criteria die weergeven wanneer een vak rood of groen wordt gekleurd: rood = criteria niet behaald groen = criteria behaald SMART-doelstelling: Welk doel wil men bereiken? Wie meet wanneer?
Praktijkvoorbeeld: Verbeterdashboard = start van Productive Ward
Wekelijks teammeeting Wekelijkse teammeetings teamoverleg aan het performantiebord hoofdverpleegkundige als facilitator afdelingsprestaties bespreken verbeteracties verantwoordelijken- deadlines Wekelijkse rapportering communicatiemiddel betrokkenheid van iedereen voortgangscontrole
Verbeterbord Wat: o Visuele weergave van problemen en verbeterpunten zodat iedereen betrokken wordt Doel: Problemen en verbeterpunten o gaan niet verloren o worden opgelost in teamverband o krijgen duurzame oplossing Aandachtspunt o binnen eigen invloedssfeer o bekijken op incidentniveau o combinatie met VMS (decentrale afhandeling incidenten)
Praktijkvoorbeeld: verbeterbord
Verbeterbord Wat: o Systematische wijze van problemen aan te pakken (PDCA-cyclus) Doel: o Beknopte voorstelling van analyse en het verbeterproces o Visueel aspect belangrijk o Communicatiemiddel tussen medewerkers & aan management
Praktijkvoorbeeld: A3-rapport
Aandachtspunten
Iedereen betrokken Samen HANDELEN 3 REGELS van het VISUEEL MANAGEMENT Iedere medewerker is betrokke in de functionering bij de beslissingen in het leven van de werkomgeving Samen ZIEN Samen WETEN De situatie, de doelstellingen en de regels van de werkomgeving zijn zichtbaar en gekend door iedereen, zowel door teamleden als externe medewerkers
Betrokkenheid van management Voortdurend zichtbaar engagement van management: Afdelingsbezoeken op regelmatige basis zijn onontbeerlijk om ondersteuning te verlenen aan medewerkers betrokkenheid & transparantie blamefree Doel: observaties van onregelmatigheden, vragen stellen en team ondersteunen in verbeterproces Visueel management zonder managementbegeleiding voorziet geen borging ( sustainability ) en continue verbetering. Managementbegeleiding zonder visueel management heeft geen doel.
Visit Pyramid
Visit Pyramid