Dia 1. Dia 2. Dia 3 WORKSHOP PRESTATIEGERICHT STUREN. Aanleidingen voor KPI s KPI. Beleid. Proces KPI KPI. Risico. Beleid en indicatoren

Transcriptie

1 Dia 1 WORKSHOP PRESTATIEGERICHT STUREN Verbeteren door prestaties Dia 2 Aanleidingen voor KPI s Beleid Proces KPI KPI Risico KPI Dia 3 Beleid en indicatoren

2 Dia 4 Beleid en indicatoren Definities Kritische Succesfactor: Kritische Succesfactor: waar moet je goed in zijn om een doelstelling te halen? meestal niet meetbaar Prestatie-Indicator: maakt de KSF meetbaar en stelt een norm Dia 5 Beleid en indicatoren Visie en missie Wij willen graag goede zorg leveren Meerjarenplan Jaarplan Kritische succes factor Over 5 jaar hebben wij concrete afspraken met al onze ketenpartners Eind van het jaar zijn er afspraken gemaakt over uitzetten van medicatie met de huisartsen en de thuiszorg Communicatie tussen ketenpartners Kritische prestatie-indicator # Afspraken met huisarts over medicatie-uitzetting # uitgevoerde medicatiereviews Dia 6 De relatie tussen indicatoren en processen

3 Dia 7 Proces en indicatoren Relatie tussen proces en succesfactor Identificeren kritische processen KSF 2 KSF 1 KSF 3 KSF 4 Belang Proces A L Proces B Proces C H Proces D Proces E Proces F M Dia 8 Proces en indicatoren Intake en plaatsing Processtap Uitvoeren Dossiervormi intake ng Plaatsen cliënt Indicator % volledige intakes % juiste dossiers % juist geplaatste cliënten Dia 9 De relatie tussen indicatoren en risico s

4 Dia 10 Risico s en indicatoren Indicator Norm Waarde Risico/Oorzaak % correcte dossiers 90% 80% Te weinig mensen Dia 11 Waar begin je.? Risico Oorzaak Maatregel Indicator Verwisseling van gegevens Niet kloppende dossiers Dossiers op orde % correcte dossiers Dia 12 Resumé Indicatoren hebben verschillende aanleidingen. Indicatoren zijn alleen maar nuttig als er een aanleiding is. Indicatoren hebben ook hun beperking. Indicatoren zijn nuttig als er mensen naar kijken/op sturen.

5 Dia 13 Waar moet een goede indicator aan voldoen? Meetbaar Normstellend Periodiek meten Kenbaar maken aan belanghebbenden Periodiek bespreken Dia 14 Welke toepassingen zijn er? Indicatoren kunnen als volgt worden gebruikt: voor kwaliteitstoetsing of toetsing. Door te meten en te vergelijken komt vast te staan of men aan de gestelde criteria of doelen voldoet. De resultaten kunnen een aanleiding zijn om het betreffende proces te verbeteren of te herontwerpen. Zijn de gestelde criteria gehaald dan is het zaak het betreffende proces te borgen. Dia 15 Welke toepassingen zijn er? Voor sturing (van intuïtief naar systematisch) Indicatoren vormen een essentieel onderdeel van een modern sturingssysteem. Men kan op vier domeinen sturen: professioneel, organisatorisch, satisfactie en financiële resultaten. Daarnaast kan men het sturingssysteem op verschillende niveaus in de gezondheidszorg toepassen. Voor het afleggen van externe verantwoording De toepassingen van indicatoren maakt het mogelijk om aan te tonen of de gewenste doelstellingen zijn behaald. Zo kunnen instellingen verantwoording voor hun daden afleggen naar partijen zoals de overheid, inspectie, patiëntenorganisaties.

6 Dia 16 Operationeel management Visualisatie en gezamenlijk verbeteren Dia 17 Waarom visualisatie bij prestatie management? Waarom op een bord? Onontkoombaar, kan niet in bureaulade verdwijnen of niet gezien worden Je onthoudt: Veranderingen en verbeteringen door 10% van wat we lezen te geven 20% van wat we horen Maakt werkvloeren door management 30% van wat we zien 50% van wat we horen en zien mogelijk doordat resultaten in een 70% van wat we met anderen bespreken oogopslag zichtbaar zijn. 80% van wat we evalueren en nabespreken 90% van wat we anderen uitleggen Waarom zowel team- als individuele prestaties? Katalyseert discussie in de groep Stimuleert teamgeest die sociale druk creëert op individuen. Dia 18 Verbeteringen realiseren begint bij het verbeterbord Hoe kan het beter? Prioriteren Gezamenlijk prioriteit stellen van initiatieven Bepalen impact op de doelstellingen Opstarten Kaizen indien teamoverstijgend Monitoren Status en voortgang bijhouden Kennisdeling & borging Realiseren Uitvoeren in het team Uitvoeren van een Kaizen

7 Dia 19 Sturen op prestaties Dia 20 Dia 21 Doel van de verbetersessie op de werkvloer is om prestaties inzichtelijk te krijgen, kernoorzaken te traceren en verbetering te realiseren 1. Doelstellingen en 3. Resultaten, realisatie per persoon kernoorzaken en staan dagelijks op het verbeterideeën bord. Eventueel met worden dagelijks en een toelichting wekelijks besproken in het team 2. Team resultaten 4. Op het staan wekelijks op verbeterideeënbord het bord en worden worden de ideeën besproken om de geschreven en tijdens trends te verbeteren de verbetersessies besproken en omgezet in actie

8 Dia 22 Beoogde veranderingen als gevolg van verbetersessies Van Naar Globaal inzicht afdeling Detail inzicht per discipline (werkzaamheden voortgangsresultaten) Incident management Regulier overleg Verbetermanagement buiten de lijn Verbetermanagement in de lijn Ongenormeerde activiteiten Genormeerde activiteiten Beoordelen op buikgevoel Beoordelen op basis vastgestelde criteria Plannen maken straks en later Denken en doen, hier en nu Feiten als waarheid aannemen Dagelijks/wekelijks verbazen over feiten Geen/beperkte registratie en eigenschap Volledige registratie en toekennen eigenschap Navelstaren Met elkaar in gesprek zijn.. Dia 23 Hoe ga je om met het bespreken van prestaties? Wat wel? Wat niet? Sturen: je meet prestaties om te kunnen bijsturen, Afrekenen: het straffen van iemand enkel op basis van leren, verbeteren of voorkomen cijfers Zowel opmerkelijke positieve als negatieve prestaties Alleen richten op negatieve uitzonderingen bespreken Gericht op verbeteren of voorkomen in de toekomst Alleen richten op wat er fout ging in de afgelopen periode Op zoek gaan naar wat je zelf beter kunt doen Wijzen naar anderen Elkaar helpen om gezamenlijk naar betere prestaties Alleen op individuele prestatie richten te gaan Alles is bespreekbaar, van fouten kan geleerd Informatie achterhouden worden! Via-via verhalen gebruiken Goed voorbereiden, kijk naar de getallen/informatie achter de getallen Te weinig tijd voor gesprek inplannen/telefoneren Benadrukken dat dit gesprek gaat over verbeteren als team en de rol die de medewerker daarin speelt Gebruik maken van voorbeelden van bepaalde gedragingen Afbreken als gesprek escaleert en vervolggesprek inplannen Dia 24 Vaardigheden - wil matrix de manier om dingen voor elkaar te krijgen Wil Hoog Wees een gids (onderwijs) Delegeer Laag Geef duidelijke aanwijzingen (ondersteun) Laag Bouw commitment OF onderhandel over win-win Hoog Vaardigheden

9 Dia 25 Tips bij het uitvoeren van een verbetersessie 1. Verzoek je team om bij het bord te gaan staan Staan is een actieve houding, het zorgt voor meer energie in de groep 2. Bespreek de resultaten en verbaas je erover Achterhaal kernoorzaken door het team uit te dagen en medewerkers te betrekken 3. Gebruik het verbeterbord Zet verbeterideeën op het bord, maak concrete afspraken en zet het juiste talent in 4. Het doel van de keek is om te verbeteren, houd dit doel voor ogen Houd het gezamenlijk doel voor ogen, ga op zoek naar de oorzaak van afwijkingen en verbeter! 5. Wees niet te snel tevreden met het antwoord Door goed door te vragen met de 5x waarom techniek achterhaal je de werkelijke oorzaak van een probleem 6. Rond de Keek netjes en positief af Resultaten vat je kort samen en je herhaalt de afgesproken acties 7. Betrek het hele team De medewerkers spreken elkaar aan op gedrag en helpen elkaar waar mogelijk 8. Het bord is een hulpmiddel, pas het aan als dat je team helpt Vraag elkaar om hulp bij onduidelijkheden en pas het bord aan als het team daarmee geholpen is 9. Geef terugkoppeling op alle verbeterideeën Vermeld ook waarom er met een idee niets wordt gedaan