Workshop dagstarts, KodW en verbeterborden. Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

Transcriptie

1 Workshop dagstarts, KodW en verbeterborden Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

2 Agenda 1. Waarom dag-, weekstarts en verbeterborden 2. Dagstart 3. Weekstart 4. Verbeterborden

3 Leidende principes Resultaten - Creëer klantwaarde Organisatie inrichting en afstemming - Creëer een consistent doel - Denk systematisch Continu verbeteren - Focus op processen - Omarm wetenschappelijk denken - Flow en Pull waarde - Borg kwaliteit bij de bron - Zoek perfectie Culturele bekrachtigers - Leid met bescheidenheid - Respecteer ieder individu Workshop dag-, weekstarts en verbeterborden voor de strafrechtketen 3

4 Het samenspel van de principes De synergie tussen organisatie, strategie en processen Resultaten Geeft richting aan de organisatie. Creëer gezamenlijke waarden. Organisatie inrichting en afstemming Continu verbeteren Houding en gedrag. De wijze waarop mensen leiden, denken, handelen en leren. Een veilige omgeving. Culturele bekrachtigers De manier waarop de organisatie zichzelf verbetert

5 Als er één ontbreekt Ontbreken van samenhang tussen organisatieonderdelen en onbetrouwbare informatie, onaanspreekbaar Resultaten Resultaten Gebrek aan discipline, samenwerken, draagvlak en vertrouwen Organisatie inrichting en afstemming Continu verbeteren Organisatie inrichting en afstemming Continu verbeteren Culturele bekrachtigers Culturele bekrachtigers Resultaten Resultaten Organisatie inrichting en afstemming Continu verbeteren Organisatie inrichting en afstemming Continu verbeteren Brandjes blussen, ga terug naar start Culturele bekrachtigers Culturele bekrachtigers Onbestuurbaar leger, gebrek aan klantgericht werken

6 Waarheen, waar vandaan, waarom? Workshop dag-, weekstarts en verbeterborden voor de strafrechtketen

7 Dagstarts Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

8 De dagstart WAT > Onderdeel van operationeel management > Dagelijkse terugblik en vooruitblik met het team op KPI s > Kan een individueel karakter hebben WANNEER > Elke dag? WAAROM > Inzicht in issues en verbeteringen > Zichtbaar maken van individuele prestaties met als doel te leren > Doornemen van het werk van de dag

9 Dagstart agenda 1. Gisteren (3 minuten) > Aandacht voor de cijfers: de verwerkte volumes, de performance van het team > Eventueel tegengekomen moeilijkheden hierbij 2. Vandaag (3 minuten) > De bezetting van de dag (zieken, projecten..) > Onze verwachte volumes, werkzaamheden > Hoe gaan wij het organiseren, prioriteiten stellen? 3. Het oplossen van onze problemen (3 minuten) > De stand van zaken van de lopende acties > Nieuwe acties Onze resultaten Onze dag Onze problemen V/A 4. De algemene mededelingen 5. Vragen/antwoorden 2015 Lean Expert dag 5 Optimaliseren en borgen

10 Voorbeeld dagstart bord (Achmea SENS) Kwaliteit Productiviteit Mens Business barometers Door de ogen van de klant Business barometer Rel Beheer BSM HTO CCB PS Week x van de diagnose/uitrol w eek 1 w eek 3 w eek 5 Week 7 Week 9 Week 11 Week 13 Week 15 Week 17 Relatie beheer CCB HTO BSM Polis Service Voortgang en realisatie per week Jul Aug Sep Okt Nov Dec 3 Productiviteit via voortgang Team barometer Meting 25 3,92 A Wat ik afgelopen week heb gedaan, voegt waarde toe voor Achmea 4,1 B Ik vind dat het team de juiste prioriteiten stelt 3,8 6 Hoe voelen wij ons? C Ik kan mijn werkpakket goed managen 3,8 D De communicatie in het team is mijns inziens goed (bv team meetings) 3,5 E Ik heb voldoende feedback gegeven en ontvangen 3,8 F Ik vind dat we onze afspraken nakomen (bv op tijd komen, doen wat we zeggen) 3,9 G Ik word voldoende ondersteund in mijn werkzaamheden (bv tijd voor coaching) 3,8 H Ik ben tevreden over de projectleider 4,0 I Ik ben tevreden over de samenwerking met mckinsey J Ik heb plezier in mijn werk 4,3 K Ik ben tevreden over de projectleider (André) 4,2 Gemiddelde totaal score per week 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Meting 15 Meting 16 Meting 17 Meting 18 Meting 19 Meting 20 Meting 21 Meting 22 Meting 23 Meting 24 Meting Kwaliteitsontwikkeling per belangrijke deliverable 1 1 Aanzienlijk herwerk Gering herwerk Issues, problemen of kansen Verbeter ideeën SENS Team Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 Geen herwerk 1 Niet gevalideerd Deelproject Observatie Verbazing Idee Maatregelen of verbeteridee Acties (eigenaar) Acties Impact Wie Wanneer Status Gereed? Relatie beheer Alle relatiebeheerders zijn gedurende aug, sep en okt vrij Door manager laten terugkomen Mail sturen en bellen (JD) Relatie beheer 2 Kwaliteitsbeeld intern CCB De impact is in 1 week van 0 naar 40% gegaan Robbert bij alle overleggen uitnodigen voor uitleg Mailtje sturen (HS) CCB HTO BSM Procesplaten Herontwerp proces Turflijst TTE analyse H&G analyse OM analyse KTV analyse Nieuwe tools/analyses out of the box Deze indicatoren scoren op schaal 1-5 door overall projectleider: afhankelijk van het punt waar de diagnose zich bevindt welke indicatoren dit zijn. HTO BSM Zaken die een 4 productieve voortgang belemmeren of kansen 5 Verbeter ideeën bord PS Polis Service 3 Bron: SENS 6 7 Overzicht alle Kaizens Gereed Nog open Financiele en klanten impact van de golven Team barometers bij de projecten Kaizen Eigenaar Doelstelling Toelichting Onze impact op proces optimalisatie 6 9 Impact op baseline Tracking tools 9 4,5 4 Impact op zingeving bij medewerkers Tracking CCB Tracking CCB Tracking CCB Tracking CCB Tracking PS 11 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 week 1 week 3 week 5 Week 7 Rel Beheer BSM HTO CCB PS Week x van de uitrol 10 10

11 Dagstart in praktijk 1. Pak een proces voor jouw eigen organisatie 2. Probeer een voorbeeld dagstartbord te vullen: > Welke KPI s zouden erop staan? > Wat zou lastig kunnen zijn? 2015 Lean Expert dag 5 Optimaliseren en borgen

12 Keek op de Week (KodW) Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

13 De weekstart Evalueren van de afgelopen week Bespreken van verbeterideeën WAT Vooruitkijken naar komende week > Vooral procesmatig ingestoken WANNEER > Elke week > Kan eventueel als vervanging van/ aanvulling op de dagstart WAAROM > Successen vieren > Verbeterpunten bespreken > Komende periode doornemen

14 KodW bord Wanneer zijn wij succesvol? Lange termijn doelen Korte termijn doelen Klant Proces Medewerkers Verbeterideeën

15 KodW in praktijk 1. Pak een proces voor jouw eigen organisatie 2. Probeer een voorbeeld KodW bord te vullen: > Welke KPI s zouden erop staan? > Wat zou lastig kunnen zijn? > Welke KPI s komen op zowel dag- als weekbord voor? 2015 Lean Expert dag 5 Optimaliseren en borgen

16 Verbeterborden Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

17 Verbeterborden WAT > Verzamelen van verbeterideeën > Monitoren voortgang verbeteringen WANNEER > Elke week of dagelijks (vind een ritme) WAAROM > Discipline in verbeteren > Successen vieren > Reflectie op leerpunten > Esclatie indien nodig

18 Voorbeeld verbeterbord (Essent) Waar loop ik tegen aan? Schrijf hier het betreffende issue concreet op Datum Issue Grootte Voorstel oplossing / verbeteridee Actienemer Datum gereed Geef hier (indien bekend) een mogelijke oplossing aan. In de dagstart/weekstarts worden hier de acties genoteerd Geef de grootte van het issue aan van 1 tot 5 aan: 1 is laagste prioriteit, 5 de hoogste Vul in deze kolom de actiehouder(s) in Vul hier de datum in waarop de actie is uitgevoerd

19 Voorbeeld verbeterbord Datum Issue Trekker Prioriteit Status Oplossing

20 Hoe te starten met dagstarts, KodW en verbeterborden Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

21 Stap Stappenplan Eindproduct 1. De Black Belt (BB) legt de begrippen dagstart, KodW en verbeterborden uit aan de teamleider (TL) 2. De BB overlegt met de TL welke onderdelen per blok op de borden worden behandeld 3. BB en TL s overleggen wat de KPI s op de onderdelen uit stap 2 worden 4. BB en TL maken gezamenlijk de begeleidende borden 5. BB oefent een dagstart met de teamleider 6. BB en TL bespreken voorbereiding, uitvoering en afronding 7. BB bereidt samen met TL agenda van de eerste dagstart voor 8. De TL introduceert de begrippen en legt aan het team de bedoeling uit 9. TL bereidt zelfstandig de agenda, dagstart en weekstart voor 10. Evalueer de eerste dagstarts en weekstarts 1. Begrippen bekend bij TL 2. Team focus 3. Vastgestelde KPI s voor dat specifieke team 4. Ingevulde borden 5. Begrip en noodzakelijke kennis en vaardigheden bij TL om dagstart te organiseren 6. Helderheid bij TL m.b.t. verwachtingen en gebruik bord 7. Agenda dagstart 8. Helderheid bij het team m.b.t. de dagstart 9. TL doet zelfstandig een goede dagstart 10. Kennisontwikkeling bij TL cyclus 21

22 Succesfactoren voor het starten met dagstarts, KodW en verbeterborden Ministerie van Veiligheid en Justitie en strafrecht ketenpartners

23 Definieer je succes! Weet waar je met het team naartoe werkt Ervaren Huidige positie Obstakel Volgende doel Langetermijn visie Begrijpen en overwinnen Bewegen naar een gewenste staat, door onbekend gebied door sensitief te zijn en te reageren op werkelijke omstandigheden. Rother (3) 17 september 2013 Operationeel Management 23

24 Stel vragen De centrale 5 vragen voor het learning kata Wat is het doel? Wat is de huidige situatie? Welke obstakels weerhouden ons om het doel te bereiken? En met welk obstakel zijn we nu bezig? Wat is onze volgende stap? Wanneer kunnen we terugblikken op hetgeen we hebben geleerd bij het nemen van die stap? 17 september 2013 Operationeel Management 24

25 Gebruik visueel management Een beeld zegt meer dan 1000 woorden 17 september 2013 Operationeel Management 25

26 Succesfactoren voor dag- en weekstarts 1. Gedragenheid 2. Definieer je succes 3. Discipline en ritme 4. Gewoon doen! 5. Volharding 6. Energiek, kort en bondig: 7. Visueel 8. Teamspecifiek 9. Escalatieproces inrichten 10. Stel vragen

27 Instrument Checklist Dagstart/KodW Bord > Zie separaat verzonden PDF bestand. 27