IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Opmerking Lees eerst Kennisgevingen op pagina 51. Deze publicatie heeft betrekking op het programma IBM SmartCloud inotes en op alle volgende versies en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. Copyright IBM Nederland B.V. 2010, 2012. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.
Hoofdstuk 1. inotes Informatie over uw accountinstellingen, het beheer van uw e-mail en het gebruik van uw agenda. Nog niet bekend met inotes? Bekijk een video (opent een nieuw venster) voor meer informatie over het importeren van contactgegevens in inotes. Bekijk een video (opent een nieuw venster) voor meer informatie over het importeren van agenda-events in inotes. Recente updates Hier vindt u meer informatie over welke functies zijn toegevoegd (opent een nieuw venster) sinds de laatste update. inotes gebruiken Klik voor hulp bij taken op de onderwerpen in de inhoudsopgave. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010, 2012 1
2 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Hoofdstuk 2. Uw accountinstellingen Privacy en beveiliging Uw account wordt ingesteld door een accountbeheerder. Deze wijst ook uw e-mailadres en gebruikersrol toe, die u niet kunt wijzigen. U kunt wel uw naam, wachtwoord en taalinstelling wijzigen. Persoonlijke instellingen Uw accountinstellingen worden in de volgende lijst beschreven: Naam De gebruikersnaam die overal in IBM SmartCloud inotes wordt afgebeeld. E-mailadres Het e-mailadres hoort bij uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen. Rol Het toegangsniveau van uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen. Wachtwoord Het wachtwoord voor uw SmartCloud inotes-account. Lokalisatie De gekozen taal voor uw account. De taal die u voor Lokalisatie kiest, bepaalt ook of er in de agenda wordt gewerkt met een 12-uurs- of 24-uursklok. Als u bijvoorbeeld Engels selecteert, wordt er een 12-uursklok gebruikt. Selecteert u Nederlands, wordt er een 24-uursklok gebruikt. Uw accountinstellingen wijzigen U kunt als volgt de instellingen voor Naam, Wachtwoord en Lokalisatie wijzigen: 1. Selecteer in de navigatiebalk van de site uw naam en kies vervolgens Uw accountinstellingen. 2. Kies Wijzigen voor de instelling die u wilt wijzigen. 3. Geef de juiste waarde op of selecteer deze en kies Wijzigingen opslaan. Selecteer Contact opnemen met accountbeheerder als u hulp nodig hebt voor uw account. Zorg altijd dat uw wachtwoord en uw beveiligingsvraag en -antwoord geheim blijven. 1. Meld u af als u klaar bent met het lezen van uw berichten. 2. Nadat u bent afgemeld, sluit u het browservenster. Door het browservenster te sluiten of de browsercache handmatig te wissen, weet u zeker dat alle sessiespecifieke informatie uit de cache van de browser is gewist. 3. Schrijf uw wachtwoord niet op en maak deze niet aan andere gebruikers bekend. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 3
Uw mobiele apparaat configureren Gebruik het IBM SmartCloud inotes-profiel voor de gelijktijdige instelling van IMAP, CardDAV en CalDAV op uw ios-apparaat. Als u deze functies niet alledrie op uw ios-apparaat wilt instellen, kunt u e-mail, contactpersonen en agenda afzonderlijk instellen. Raadpleeg de Help-informatie in IMAP- en POP-toegang configureren, Een CardDAV-account instellen en Een CalDAV-account instellen. ios-apparaten zijn officieel getest en zijn op dit moment de enige apparaten die worden ondersteund voor het IBM SmartCloud inotes-profiel. 1. Klik op de link https://mail-usw.lotuslive.com/mobile/dav (opent een nieuw venster). Als u zich nog niet eerder hebt aangemeld, moet u uw SmartCloud for Social Business-ID plus wachtwoord opgeven. Dit ID en wachtwoord kunnen afwijken van uw SmartCloud inotes-id en wachtwoord. 2. Tik op uw ios-apparaat op Aanmelden. De pagina IBM SmartCloud inotes Apple ios-apparaat instellen - Configureer uw e-mail, contacten en agenda op uw Apple ios-apparaat wordt afgebeeld. Via deze pagina kunt u een profiel op uw ios-apparaat installeren voor de toegang tot: v Uw e-mail via IMAP v Uw contactpersonen via CardDAV v Uw agenda via CalDAV 3. Selecteer Starten. Omdat het profiel niet is ondertekend, wordt u gevraagd is om bevestiging van de installatie door te klikken op Installeren > Nu installeren. Als op uw ios-apparaat een wachtwoord is ingesteld, moet u dat invoeren om verder te gaan. 4. Geef uw SmartCloud inotes-wachtwoord 3 maal op ter validatie van uw toegang tot de IMAP-, CardDAV- en CalDAV-accounts in het SmartCloud inotes-systeem. Kies Volgende om verder te gaan. 5. Wanneer de installatie is voltooid, kiest u Gereed. De instellingenpagina van het apparaat wordt opnieuw afgebeeld. Vanuit het ios-hoofdmenu kunt u nu werken met de SmartCloud inotes-functies voor e-mail, agenda en contactpersonen op uw ios-apparaat. De naam van het profiel is IBM SmartCloud inotes Profile. Dit vindt u op het ios-apparaat door te tikken op Instellingen > Algemeen > Profiel.Selecteer Meer details om de namen van uw accounts op uw ios-apparaat af te beelden. 4 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen U kunt naar wens persoonlijke contacten aan de lijst toevoegen. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een accountbeheerdersmachtiging vereist. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen toevoegen. Op uw lijst van contactpersonen kunnen de volgende acties worden uitgevoerd: v Naar contactpersonen zoeken door de naam in te voeren als zoektekst in het veld Contactpersoon zoeken. v Alle contactpersonen bekijken door Alle contactpersonen te kiezen. v Persoonlijke contactpersonen toevoegen, wissen en wijzigen. v Een of meer contactpersonen een e-mail sturen door de selectievakjes vóór de gewenste ontvangers aan te kruisen en Bericht verzenden te kiezen. Bedrijfscontactpersonen Uw bedrijfsadresboek (corporate directory) bevat alle contactgegevens van de medewerkers in de organisatie. De accountbeheerder stelt het bedrijfsadresboek beschikbaar en houdt wijzigingen bij. Als u het bedrijfsadresboek selecteert, ziet u een lijst van alle werknemers, vooropgesteld dat in uw organisatie een bedrijfsadresboek beschikbaar is. Om een of meer collega's in het bedrijfsadresboek een bericht te sturen, kruist u het selectievakje vóór elk van deze collega's aan en kiest u Bericht verzenden. Het aantal contactpersonen dat u aan het bedrijfsadresboek kunt toevoegen is variabel. Neem contact op met uw accountbeheerder om te achterhalen hoeveel contactpersonen u aan uw bedrijfsadresboek kunt toevoegen. Voorkeuren voor contactgegevens instellen Door het instellen van voorkeuren wordt het eenvoudiger om uw contactgegevens te ordenen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afbeelden onder Contactpersonen. 3. In het veld Contactpersonen per pagina geeft u op hoeveel contactpersonen er per pagina moeten worden afgebeeld. 4. In het veld Naamvolgorde geeft u op hoe de naam van de contactpersoon moet worden afgebeeld. 5. Kies Opslaan. Contactgegevens opgeven en bewerken Persoonlijke contactgegevens kunt u toevoegen, wijzigen en wissen. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen definiëren. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een beheerdersmachtiging vereist. Wanneer u een contactpersoon toevoegt, navigeert u naar de tab Contactpersonen en kiest u Mijn contactpersonen. Wanneer u op sommige apparaten probeert een contactpersoon uit een andere toepassing toe te voegen, wordt de nieuwe Copyright IBM Corp. 2010, 2012 5
contactpersoon standaard in uw Bedrijfsadresboek gezet. Omdat alleen uw beheerder informatie aan het bedrijfsadresboek kan toevoegen, wordt de nieuwe contactpersoon in dit geval niet opgeslagen. 1. U voeg als volgt een contactpersoon toe: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer Nieuwe contactpersoon. c. Geef in elk van de volgende velden een waarde van maximaal 255 tekens op: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Company, Straat, Plaats, Staat/regio, Postcode en Land. Op sommige apparaten kunt u in deze velden meer dan 255 tekens invoeren. Als u in een van deze velden meer dan 255 tekens invoert, krijgt u geen foutmelding, maar worden de contactgegevens niet opgeslagen. d. Geef waarden op in de velden E-mail en Telefoon. Er moeten waarden zijn opgegeven in de velden Naam en E-mail, anders is er bij gebruik van de aanvullingsfunctie geen gebruikersinformatie beschikbaar. e. Optioneel: Voor het veld Opmerkingen geldt een maximum van 65.535 tekens. f. Kies Opslaan om de gegevens over de nieuwe contactpersoon op te slaan. U wordt gevraagd of u een bericht wilt verzenden en of u de zojuist opgeslagen contactgegevens wilt bewerken of wissen. 2. Optioneel: U kunt de gegevens van een contactpersoon als volgt wijzigen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de naam of het e-mailadres van de contactpersoon van wie u de gegevens wilt bewerken. c. Kies Bewerken en voer uw wijzigingen in. d. Kies Opslaan. 3. Optioneel: U kunt als volgt een contactpersoon wissen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Kruis het selectievakje aan naast de contactpersonen die u wilt verwijderen. c. Kies Wissen. d. Klik op OK. De contactpersonen worden permanent uit de lijst verwijderd. Persoonlijke contactpersonen importeren U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vcard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek. Voordat u contactpersonen importeert uit andere e-mailprogramma's zoals Outlook Express, exporteert u in dat programma de contactpersonen naar een(.csv)-bestand (Comma Separated Value) of een vcard (.vcf)-bestand. Controleer voor u contactpersonen importeert, of de tekenset UTF-8 of ANSI is. U kunt maximaal 2000 contactpersonen hebben. Als het.csv- of.vcf-bestand dat u importeert meer dan 2000 contactpersonen bevat, of als het aantal bestaande IBM SmartCloud inotes-contactpersonen plus het aantal contactpersonen in het.csv- of.vcf-bestand groter is dan 2000, worden de extra contactpersonen in het bestand genegeerd. 6 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Zorg dat u op de hoogte bent van het pad van alle bestanden die informatie bevatten die u wilt importeren. U moet deze informatie opgeven voordat u de importactie uitvoert. Als u meerdere.vcf-bestanden hebt, kunt u deze vóór het importeren samenvoegen tot één.vcf-bestand. Onjuist ingedeelde gegevens in.csv- of.vcf-bestanden wordt genegeerd. De contactpersonen die u importeert, worden toegevoegd aan Mijn contactpersonen. U kunt deze contactpersonen bekijken via Alle contactpersonen. 1. Ga naar Contactpersonen > Mijn contactpersonen. 2. Selecteer Contactpersonen importeren. 3. Klik op Bladeren om naar het.csv- of.vcf-bestand met de opgeslagen contactpersonen te navigeren. 4. Selecteer het bestand en kies Importeren. Een statusbericht geeft aan dat de contactpersonen worden geïmporteerd. Het importproces kan wel enkele minuten in beslag nemen. Tijdens het importeren kunt u andere SmartCloud inotes gewoon gebruiken. Verwante taken: Meerdere vcf-bestanden samenvoegen op pagina 8 Als u meerdere vcard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één.vcf-bestand. Een CardDAV-account instellen Met een CardDAV-serveraccount kunt u informatie over contactpersonen uitwisselen met andere toepassingen. U kunt vervolgens uw informatie over contactpersonen synchroniseren met andere gebruikers en andere apparaten. Controleer of u uw IBM SmartCloud inotes-e-mailadres hebt. Dit is het e-mailadres dat aan uw account is toegewezen. ios-apparaten zijn officieel getest en zijn op dit moment de enige CardDAV-apparaten die worden ondersteund voor SmartCloud inotes. Aanvullende apparaten en andere op pc gebaseerde software-carddav-clients werken mogelijk wel, maar zijn niet getest en worden momenteel niet ondersteund. Als u meerdere e-mailadressensmartcloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: v Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw SmartCloud inotes-e-mailadres. v Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen 7
Controleer of u werkt met ios4 of hoger. Als u werkt met een eerdere versie dan ios4, moet u een upgrade aanbrengen naar ios4 of hoger. Om een CardDAV-account handmatig in te stellen, gaat u als volgt te werk. Als u een ios-apparaat hebt en automatisch een CardDAV-account wilt instellen met behulp van het SmartCloud inotes-profiel, raadpleeg dan de instructies in het Help-onderwerp Uw mobiele apparaat configureren op pagina 4. 1. Selecteer op uw ios-apparaat Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe > Anders > Voeg CardDAV-account toe. 2. Geef de volgende informatie op: a. Server: carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Gebruikersnaam: uw SmartCloud inotes-e-mailadres. Bijvoorbeeld ibm@ocsmail.lotuslive.com c. Wachtwoord: uw wachtwoord d. Beschrijving: een beschrijving van uw account 3. Kies Volgende. Wanneer de verbinding met de server tot stand is gebracht, wordt er een nieuwe tab Geavanceerde instellingen afgebeeld. 4. Geef de volgende informatie op op de pagina Geavanceerde instellingen: a. Gebruik SSL: Kies Aan. b. Poort: 443 5. Kies Klaar. U krijgt geen bericht dat de verbinding tot stand is gebracht. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Meerdere vcf-bestanden samenvoegen Als u meerdere vcard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één.vcf-bestand. 1. Kopieer alle.vcf-bestanden die u wilt samenvoegen naar dezelfde directory. 2. Ga naar de directory waarin u de.vcf-bestanden hebt opgeslagen. 3. Voer de volgende opdracht uit: COPY *.vcf onefile.vcf. Importeer de samengevoegde contactpersonen vanuit het bestand onefile.vcf. Verwante taken: Persoonlijke contactpersonen importeren op pagina 6 U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vcard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek. Werken met persoonlijke groepen Gebruik persoonlijke groepen om distributielijsten te maken voor agenda-uitnodigingen en e-mailberichten. Het maximumaantal persoonlijke groepen voor uw account is 200. Het maximumaantal leden in een persoonlijke groep is 50. De naam van de groep mag niet meer dan 255 enkelbyte tekens lang zijn. Als er tekens worden gebruikt die uit meerdere bytes bestaan, is de maximumlengte dus minder dan 255 tekens. 8 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Contactpersonen zoeken Als u een nieuw groepslid toevoegt dat nog niet in uw persoonlijke lijst van contactpersonen staat, wordt dat lid automatisch toegevoegd. Als het maximumaantal contactpersonen bereikt is en u probeert een nieuw e-mailadres toe te voegen, dan verschijnt er een foutbericht. De nieuwe groep wordt dan niet gemaakt. Dubbele e-mailadressen worden genegeerd. Als u een e-mailadres opgeeft dat al in de lijst van groepsleden staat, wordt dat e-mailadres genegeerd. U kunt in het veld Lid hier toevoegen meerdere e-mailadressen tegelijk invoeren, mits u tussen de opeenvolgende e-mailadressen steeds een komma plaatst. Als u bijvoorbeeld a@voorbeeld.com, b@voorbeeld.com, c@voorbeeld.com opgeeft, worden er drie leden toegevoegd aan de groep. Voor e-mailadressen geldt dat u de eerste paar tekens kunt typen. Er wordt dan automatisch een lijst van suggesties afgebeeld waarin u de gewenste contactpersoon kunt selecteren. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer Groepen > Nieuwe groep. 3. Geef een naam op voor de groep. 4. Om een groepslid toe te voegen, voert u in het veld Lid hier toevoegen een e-mailadres in en kiest u Lid toevoegen. 5. Optioneel: Om een groepslid te verwijderen, klikt u op het X-pictogram op de rij van dit groepslid. 6. Klik op Opslaan om de wijzigingen voor een groep op te slaan. Al s u naar een andere pagina probeert te gaan zonder dat u uw wijzigingen hebt opgeslagen, verschijnt er een bericht waarin u wordt gevraagd of u dat alsnog wilt doen. U kunt als volgt een persoonlijke groep wijzigen of wissen. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer Groepen. 3. Selecteer de naam van de groep. 4. Selecteer Bewerken. De pagina met details over de groep wordt afgebeeld. U kunt de groep als volgt bewerken of wissen: v Om de details van een persoonlijke groep te bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan. v Om de persoonlijke groep te wissen, selecteert u Groep wissen en kiest u vervolgens OK om het wissen te bevestigen. U kunt contactgegevens opzoeken in Mijn contactpersonen, het Bedrijfsadresboek of Alle contactpersonen. v Voorafgaande en volgspaties worden verwijderd uit de zoekcriteria. v v v De zoekopdracht wordt uitgevoerd op de velden Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Bedrijfsnaam. Er geen onderscheid wordt gemaakt tussen kleine en hoofdletters. Matches worden weergegeven zodra ze worden gevonden. Dit kan dus zijn voordat u de zoekcriteria helemaal hebt opgegeven. v Zoekopdrachten met jokertekens worden niet ondersteund. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer de set contactpersonen die u wilt zoeken. Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen 9
3. Geef uw zoekcriteria op in het zoekveld. Contactpersoon zoeken wordt weergegeven in het zoekveld voordat u zoekcriteria opgeeft. Er wordt een lijst weergegeven met alle contactpersonen die voldoen aan de zoekcriteria. Als er geen matches worden gevonden, wordt het bericht Geen overeenkomende contactpersonen gevonden afgebeeld. Een LDAP-verbinding configureren Door configuratie van de verbinding met een LDAP-directory (Lightweight Directory Access Protocol) kunt u query's uitvoeren voor directoryservices en de contactgegevens opzoeken van andere gebruikers op internet of binnen het intranet van uw onderneming. Een LDAP-verbinding wordt voor verschillende e-mailprogramma's en mobiele apparaten op verschillende manieren geconfigureerd. Als er problemen zijn met, of als u informatie wilt over een bepaald e-mailprogramma, neem dan contact op met de klantenservice van dat e-mailprogramma. Voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory voor een apparaat of e-mailprogramma, moet u beschikken over de volgende gegevens: v Basis-DN: ou=contact v Poort (met SSL): 636 v Uw IBM SmartCloud inotes e-mailadres. Als u meerdere e-mailadressen voor SmartCloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw SmartCloud inotes-e-mailadres. Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien IBM SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. v Bind-DN/Accountnaam: uid=uwe-mailadres uit stap 3,ou=contact. Bijvoorbeeld: uid=user@llin.mail.lotuslive.com,ou=contact v Uw wachtwoord voor e-mail. Wanneer uw accountbeheerder een eenmalig wachtwoord voor u instelt, moet u dit wijzigen op het moment dat u zich via internet aanmeldt bij uw SmartCloud inotes-account. v Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com v Zoekfilter: ou=contact 1. De stappen die benodigd zijn voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory, kunnen per e-mailprogramma verschillen. Neem voor hulp daarbij contact op met de klantenservice van het door u gebruikte e-mailprogramma. 2. Wanneer u gegevens van contactpersonen zoekt via een LDAP-verbinding, mogen de velden met voor- en achternaam niet leeg zijn, anders kunnen er fouten optreden. Geef zo nodig een of meer spaties op in deze velden. 10 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Hoofdstuk 4. Werken met e-mail E-mailberichten worden opgeslagen in mappen. U kunt extra mappen maken om uw e-mail te ordenen. Er zijn vijf standaardmappen die u niet kunt wissen. U kunt uw e-mail ook markeren en voorkeuren instellen voor de weergave van uw e-mail. U kunt niet de naam van een standaardmailmap wijzigen of een standaardmailmap wissen, maar u kunt wel e-mailberichten uit de standaardmappen verwijderen. De standaardmappen zijn: Postvak IN Alle ontvangen e-mailberichten. Concepten Alle opgeslagen e-mailberichten die nog niet zijn verzonden. Berichten in de map Concepten kunnen op elk gewenst moment worden geopend en verzonden. Verzonden Alle e-mailberichten die u hebt verzonden, althans zolang uw voorkeuren zodanig zijn ingesteld dat alle verzonden e-mail wordt opgeslagen. Standaard is dit de voorkeursinstelling. Spam Alle e-mailberichten waarvan is vastgesteld dat het spam betreft. Prullenbak Alle e-mail die gewist is. Om de inhoud van de map Prullenbak permanent te verwijderen, moet u de prullenbak leegmaken. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. De indicator Quotagebruik geeft aan hoeveel opslagruimte binnen uw e-mailaccount er momenteel in gebruik is voor e-mailberichten en bijlagen. Dit is inclusief de e-mail in de mappen Spam en Prullenbak. Deze waarde kan niet hoger zijn dan 25 GB. Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen e-mailberichten meer ontvangen. Alle inkomende e-mail wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het e-mailbericht niet kan worden afgeleverd. Tip: Door u verwijderde e-mailberichten worden automatisch verplaatst naar uw map Prullenbak. Als u ruimte wilt vrijmaken voor berichten, maak dan regelmatig uw map Prullenbak leeg. Opmerking: v Om uw account te beschermen tegen misbruik, kunnen er slechts 5000 nieuwe e-mailberichten worden ontvangen als u niet bent aangemeld bij uw account. Als er meer e-mailberichten binnenkomen, worden deze geretourneerd aan de afzender totdat u zich weer aanmeldt bij uw account. v Zie voor meer informatie over Bekende problemen met het afbeelden van e-mailberichten in verschillende talen het document Known Issues op de wiki (opent een nieuw venster). v Een bericht met hoge prioriteit wordt aangegeven met een uitroepteken naast het e-mailbericht. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 11
v Geen enkel inkomend e-mailbericht kan groter zijn dan 40 MB. Bij het beheren van uw e-mailberichten kunt u: v Selecteer E-mail op de menubalk om uw Postvak IN handmatig te vernieuwen. v Een lijst oproepen van e-mailberichten die u hebt doorgestuurd of beantwoord. Dit doet u door op het pictogram naast Afzender te klikken. v Uw e-mailberichten sorteren op naam van de afzender, op onderwerp of op datum. Standaard zijn uw e-mailberichten gesorteerd op datum.. Voorkeuren voor e-mail instellen Het instellen van voorkeuren voor e-mail helpt u bij het ordenen, filteren en doorsturen van uw e-mail. Voor het doorsturen van e-mail kan er slechts één e-mailaccount worden opgegeven. Ter bevestiging wordt een e-mail verzonden naar uw IBM SmartCloud inotes-e-mailadres en naar het e-mailadres dat is opgegeven als doorstuuradres. Om het proces voor het doorsturen van e-mail te starten, volgt u de instructies in het bevestigingsbericht. U schakelt het doorsturen van mail uit met de optie Geen doorzending in het venster Doorsturen. Alle onderstaande stappen zijn optioneel. U kunt deze voorkeursinstellingen op elk moment wijzigen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Standaardinstellingen. a. Selecteer Mailweergave en geef op hoeveel e-mails er per pagina moeten worden afgebeeld. Geef ook aan in welke richting de e-mails gesorteerd moeten worden: met de Nieuwste bovenaan of met de Nieuwste onderaan. b. Selecteer Lezen en geef aan wat er moet gebeuren als u een e-mail verplaatst of wist: Naar volgend bericht of Terug naar oorspronkelijke map. Met Afbeeldingen blokkeren worden alle afbeeldingen in uw inkomende e-mail geblokkeerd. c. Selecteer Verzenden als u een kopie van alle verzonden e-mails wilt bewaren. Als u niet alle verzonden e-mails wilt opslaan, maar wel van een kopie wilt van een deel van de berichten, gebruik dan het veld bcc om een kopie naar uzelf te verzenden. U kunt ook opgeven of de berichthistorie moet worden meegezonden als u een e-mail beantwoordt. d. Gebruik de mailservergegevens in de sectie Instellingen van mailserver om IMAP-, POP-, of SMTP-verificatie in te stellen. Zie IMAP- en POP-toegang configureren op pagina 19 voor meer informatie. e. Kies Opslaan. 3. Selecteer Adres toevoegen als u een extra e-mailadres wilt opgeven dat moet worden gebruikt bij het verzenden van e-mail. 4. Selecteer Spaminstellingen om op te geven hoe er moet worden omgegaan met ongewenste e-mails en adressen. 5. Selecteer Afwezig om in te stellen dat er automatisch wordt geantwoord op berichten die binnenkomen terwijl u niet aanwezig bent. Zie Afwezigheidsberichten verzenden op pagina 17 voor meer informatie. 6. Selecteer Ondertekening om informatie op te geven die automatisch wordt toegevoegd aan het eind van alle e-mails die u verstuurt. Hiervoor geldt een maximum van 1000 tekens. 12 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding
Een map maken Een bijlage bekijken 7. Selecteer Doorsturen om op te geven dat inkomende e-mails automatisch moeten worden doorgestuurd naar een ander e-mailaccount. 8. Selecteer Regels om filterregels op te geven. Deze maken het gemakkelijker om uw e-mail goed te beheren. Zie Filterregels voor e-mail opstellen op pagina 33 voor meer informatie. 9. Klik op Opslaan. Om e-mails te ordenen, kunt u mappen maken, hernoemen en wissen. U kunt ook een e-mail naar een andere map slepen. Beperkingen: v De naam van de map mag maximaal 40 tekens lang zijn en mag niet beginnen met een punt (.). Geldige tekens voor de naam een map zijn: a-z 0-9 @-...:(). v Mapnamen worden gesorteerd op basis van ASCII-waarden. ICU-tabellen (International Components for Unicode) worden niet gebruikt. v Het maximumaantal mappen is 200. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Map toevoegen. 3. Geef een naam voor de map en klik op OK. Als u een e-mail met een of meer bijlagen opent, wordt er in die e-mail een bijlagelijst afgebeeld. Als u een e-mail met een bijlage ontvangt, wordt er in uw Postvak IN naast het bericht een paperclip afgebeeld. Wanneer u het bericht opent, wordt in het bericht een lijst van bijlagen afgebeeld. U de een bijlage bekijken vanaf de huidige locatie of de bijlage eerst downloaden en opslaan op uw computer voordat u deze opent. Als de bijlage een afbeelding is, kunt u deze bekijken binnen de berichttekst. Beperking: v Geen enkel inkomend e-mailbericht kan groter zijn dan 40 MB. v Alleen de eerste 1 MB tekst in elke e-mailbijlage wordt geïndexeerd en kan worden doorzocht. v Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen e-mailberichten meer ontvangen. Alle inkomende e-mail wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het e-mailbericht niet kan worden afgeleverd. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Postvak IN. 3. Selecteer het bericht dat u wilt openen. In het bericht wordt een lijst van bijlagen afgebeeld. v Om een bijlage in het bericht zelf te bekijken, selecteert u die bijlage. Hoofdstuk 4. Werken met e-mail 13
E-mail verzenden v Als u een bijlage wilt downloaden, klikt u met de rechtermuisknop op die bijlage en volgt u de instructies. U kunt op twee plaatsen e-mail verzenden: vanuit uw lijst van contactpersonen en vanuit uw map Mail. Als u een bericht verzendt aan een ontvanger die niet voorkomt in de lijst met contactpersonen, krijgt u de mogelijkheid om deze ontvanger aan uw lijst met contactpersonen toe te voegen. Gebruik de rich text-editor om kenmerken voor uw bericht te selecteren. De snelste manier om dat te doen is als u eerst alle tekst invoert en vervolgens stukken tekst selecteert en daaraan de gewenste kenmerken toewijst. Beperkingen: v Het maximumaantal ontvangers van een e-mail is 50. v U kunt voor elke e-mail maximaal 10 bestanden bijvoegen. v De maximale grootte van een door u verzonden bericht, inclusief alle bijlagen, is 28,5 MB. 1. Selecteer hoe u een e-mail wilt verzenden: v Gebruik de lijst van contactpersonen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de lijst van contactpersonen die de gebruikers bevat aan wie u een e-mail wilt sturen. Selecteer de vakjes naast alle contactpersonen aan wie u een e-mail wilt sturen. c. Als u een e-mail wilt verzenden naar een persoonlijke groep, selecteert u Groepen. Op de pagina Groepen selecteert u de vakjes naast de gewenste groepen. d. Klik op Bericht verzenden. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. De e-mailadressen van alle geselecteerde gebruikers of groepsleden worden toegevoegd aan het veld Aan. v Rechtstreeks vanuit uw map Mail een e-mail verzenden: a. Ga naar Mail. b. Selecteer Nieuw bericht. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. c. Geef de e-mailadressen van alle ontvangers op in het veld Aan. 2. Optioneel: In de velden cc en bcc geeft u gebruikers en groepen op aan wie u een kopie of een blinde kopie (blind carbon copy) van het bericht wilt sturen. U kunt de eerste paar tekens van de gebruiker of groepsnaam opgeven en de gewenste regel selecteren in de automatische suggestielijst. Als u een groep selecteert, worden de e-mailadressen van alle groepsleden toegevoegd aan het veld cc of het veld bcc. 3. Optioneel: Kies Bestanden zoeken als u een bestand wilt bijvoegen. Er verschijnt dan een venster waarin u dat bestand kunt opzoeken en uploaden. 4. Optioneel: Selecteer Hoge prioriteit als u wilt dat het bericht met hoge prioriteit wordt verzonden. 5. Typ de tekst van de e-mail. Meer informatie over problemen met verschillende browsers en de rich text-editor vindt u in het document Known Issues op de wiki op (opent een nieuw venster). 6. Klik op Verzenden. 14 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding