Handleiding Express Modus

Handleiding Express Modus Copyright GraphicMail - All rights Reserved 2008

Express Modus 1. Checklist: 1.1 Maak een adresboek aan [Linkernavigatie: Beheer Adresboek] 1.2 Creëer uw eigen inschrijfformulier [Linkernavigatie: Inschrijfformulier] 1.3 Creëer een nieuwsbrief [Linkernavigatie: Creeer Nieuwsbrief] 1.4 Verzend een testmail naar uzelf [Linkernavigatie: Zend testnieuwsbrief] 1.5 Bewerk uw nieuwsbrief [Linkernavigatie: Bewerk Nieuwsbrief] 1.6 Creeer een maillijst [Linkernavigatie: Beheer maillijst] 1.7 Voeg e-mailadressen toe aan een maillijst [Linkernavigatie: Beheer maillijst] 1.8 Verzend uw nieuwsbrief [Linkernavigatie: Zend naar maillijst] 1.9 Bekijk uw verzendstatistieken [Linkernavigatie: Rapporten & Statistieken] Linkernavigatie Express Modus: 2. Beheer Adresboek: 2.1 Beheer > Bewerk Contacten 2.2 Beheer > Voeg enkel contact toe 2.3 Beheer > Importeer contacten 2.4 Beheer > Exporteer contacten 3. Instellingen & Opties: 3.1 Account gegevens > Gebruikersprofiel 3.2 Account gegevens > Koop zendcredits 3.3 Account gegevens > Facturen 3.4 Account gegevens > Wijzig abonnement 3.5 Account gegevens > Beëindig abonnement 3.6 Algemene Instellingen 3.7 Header / Footer Instellingen 3.8 Geavanceerde Instellingen 4. Inschrijfformulier: 4.1 Inschrijfformulier Wizard 4.2 Formulier linken 4.3 Formulier invoegen 4.4 Autoresponders 5. Verklarende woordenlijst Disclaimer Wij streven ernaar deze handleiding voortdurend te updaten met de laatste aanpassingen en ontwikkelingen. Desalniettemin is de ontwikkeling van software een continue proces en kan het voorkomen dat door externe factoren de handleiding u niet altijd het volledige antwoord kan bieden. Indien u vragen heeft, neemt u dan contact op met ons. Toelichting op kleurgebruik van deze handleiding: = Hoofdnavigatie = Linkernavigatie = Subnavigatie = Additionele informatie Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 2

Express Modus 1. Express Modus - Checklist Wanneer u inlogt via de hoofdnavigatie in het onderdeel Express Modus, krijgt u een checklist te zien [zie onderstaand voorbeeld]. Als u alle onderdelen van de checklist heeft doorgenomen, begrijpt u de basis van het programma en bent u in staat uw eerste campagne te verzenden. Deze handleiding behandelt eerst de onderdelen van de checklist, daarna behandelen we de meer geavanceerde onderdelen in de Express Modus. Nadat u een onderdeel van de checklist heeft behandeld en afgerond, wordt dit onderdeel in de checklist aangevinkt: 1.1 Maak een adresboek aan [Linkernavigatie: Beheer Adresboek > Adresboek Instellingen > Adresboek Wizard] U kunt ervoor kiezen een adresboek aan te maken. Dat doet u wanneer u gepersonaliseerde campagnes wilt verzenden of wanneer u aanvullende gegevens van uw contacten wilt verzamelen via een inschrijfformulier. U bepaalt zelf welke informatie u van uw contacten wilt opslaan in het adresboek. Het adresboek staat lost van de verschillende maillijsten die u samenstelt. Een contact uit uw adresboek, kan in meerdere maillijsten voorkomen. Het onderstaande diagram toont u de relatie tussen het adresboek en/of dataset en de maillijst. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 3

Een voorbeeld: robin@school.com schrijft zich in om het 'Jaarlijks nieuws' te ontvangen. ben@home.com schrijft zich zowel in voor het 'Jaarlijks nieuws, als voor het 'Maandelijks nieuws'. Wanneer robin@school.com een nieuw telefoonnummer doorgeeft, wordt dit nieuwe nummer aangepast en opgeslagen in het adresboek/dataset. Het e-mailadres is de unieke link tussen de maillijst en het adresboek/dataset, omdat deze informatie in beide onderdelen is opgeslagen. Een ander voorbeeld: Wanneer u een gepersonaliseerde e-mail wilt verzenden naar de maillijst van het 'Maandelijks nieuws', wordt de informatie om het onderdeel 'Beste <voornaam> in te kunnen vullen, ontleent aan de gegevens die in het adresboek zijn opgeslagen. Deze informatie wordt geïntegreerd in de e-mail die naar ben@home.com wordt gezonden. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 4

De Express Modus bevat de Wizard handleiding die stap voor stap behandelt hoe u uw adresboek kunt invullen. Selecteer daarvoor in het menu onder 'Beheer adresboek > Adresboek Instellingen de optie voor Adresboek Wizard of kies in de checklist 'Maak een adresboek aan'. U krijgt dan de volgende informatie te zien: Klik op Aanmaken adresboek. Voor de invulling van uw adresboek/dataset, kunt u kiezen uit twee opties: een voorgedefinieerd adresboek of zelf een adresboek definiëren. Selecteer uw keuze door een van de twee opties aan te vinken. Als u heeft gekozen voor een voorgedefinieerd adresboek om uw gegevens in op te slaan, kiest u dan voor een van de drie adresboekopties die verschijnen in het dropdownmenu. Als u heeft gekozen voor het zelf definiëren van een adresboek, geeft u dan in het overzicht aan [door de boxjes rechts aan te vinken] welke informatie u wenst op te slaan van uw contacten, zoals o.a. het e-mailadres, SMS nummer, aanhef (heer/mevrouw), voornaam, achternaam, telefoonnummer, evt. voorgedefinieerde velden als functie, sector en land. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 5

Let op: Indien u een nog uitgebreidere lay out wilt voor het adresboek dan Wizard dat in de 'Express Modus' aanbiedt, kunt u dit doen door te kiezen voor de 'Uitgebreide modus' in de hoofdnavigatie en aan de linkerzijde te kiezen voor het onderdeel 'Adresboek', daarna kiest u voor 'Voorkeuren' onder Adresboek/datasets'. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 6

Nadat u uw adresboek naar keuze hebt aangemaakt, klikt u op 'Volgende' om uw handeling succesvol af te ronden. U kunt dan direct kiezen uit drie opties om door te gaan, of u navigeert via het menu aan de linkerzijde van uw pagina naar een volgend onderdeel binnen de 'Express modus'. 1.2 Creëer uw eigen inschrijfformulier [Linkernavigatie: Inschrijfformulier] Iedere e-mail die u verzendt, bevat een footer onderaan de e-mail met een link naar het inschrijfformulier dat uniek is aan uw account. Dit geeft de ontvangers van uw mailings de mogelijkheid om zich in- en uit te schrijven voor het ontvangen van uw informatie. Het standaard inschrijfformulier kunt u aanvullen met informatie die u ook graag van uw inschrijvers wilt ontvangen, zoals bijvoorbeeld hun [voor]naam of telefoonnummer. Het inschrijfformulier kan embedded [code opnemen in de architectuur van uw website] worden in uw website, of u kunt een link naar het inschrijfformulier plaatsen op uw website. De Wizard handleiding begeleidt u stap voor stap in het proces hoe u uw inschrijfformulier opstelt, in uw eigen look en feel en geeft u daarnaast de mogelijkheid op eenvoudige wijze het inschrijfformulier uit te breiden, zodat u aanvullende contactinformatie van uw klanten kunt verzamelen. Stap 1 Creëren van de look en feel van het inschrijfformulier U kunt de look en feel van het inschrijfformulier bepalen door: het importeren van het [bedrijfs]logo dat op het inschrijfformulier moet komen te staan; Een achtergrondkleur, het formaat, de kleur en het soort lettertype te kiezen. Wanneer u bovenstaande onderdelen hebt afgerond, kunt u een voorbeeld bekijken door op de button 'Voorbeeld' te klikken. Daarna kunt u alle onderdelen van het inschrijfformulier nog aanpassen. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 7

Zodra u tevreden bent over het resultaat klikt u op 'Volgende' om naar de volgende stap te gaan. Indien u het formaat van het standaard inschrijfformulier wilt aanpassen of afbeeldingen wilt toevoegen, kunt u dit doen door naar de 'Uitgebreide modus' in de hoofdnavigatie te gaan, waarna u in het menu links onderaan de pagina kiest voor 'Inschrijfformulier > Opmaak'. Stap 2 Selecteer de maillijst[en] voor uw inschrijfformulier Wanneer u een nieuwsbrief of mailing naar één maillijst verzendt, kiest u voor de eerste optie bij stap 2. Hier bepaalt u in welke maillijst u wilt dat de gegevens van nieuwe Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 8

inschrijvers worden opgenomen. Wizard maakt een standaard maillijst aan die in principe aan uw inschrijfformulier wordt gekoppeld, genaamd 'Mijn maillijst', maar u kunt er ook voor kiezen een andere bestaande maillijst te selecteren. U kiest voor de tweede optie wanneer u een nieuwsbrief of mailing naar meerdere maillijsten verzendt [bijvoorbeeld een nieuwsbrief die informatie biedt over klassieke muziek en een nieuwsbrief met nieuws over Jazz]. U kunt door een radio button te plaatsen op uw inschrijfformulier, inschrijvers de mogelijkheid bieden zich voor meerdere maillijsten in te schrijven. Voor iedere nieuwsbrief wordt een aparte maillijst aangemaakt waarin de gegevens van de inschrijvers worden opgeslagen. U kunt de verschillende maillijsten selecteren via het aangegeven dropdownmenu of direct nieuwe maillijsten creëren. Stap 3 - Selecteer de data die u wilt opnemen in uw inschrijfformulier Hier geeft u aan welke data u wilt verzamelen van uw nieuwe inschrijvers. Eerder hebt u in het aanmaken van het adresboek aangegeven welke data u van uw contacten wilt registeren. Bij stap 3 krijgt u de datavelden te zien waarvoor u eerder heeft gekozen bij het aanmaken van het adresboek. U maakt nu een keuze welke velden u op het inschrijfformulier wilt plaatsen, dat hoeven dus niet alle data-opties te zijn. Indien u datavelden mist, die u graag wilt toevoegen aan het inschrijfformulier, zult u deze eerst aan uw adresboek moeten toevoegen om deze velden daarna ook te kunnen opnemen in uw inschrijfformulier. Nadat u stap 3 hebt voltooid, kunt u ervoor kiezen een voorbeeld te bekijken via de button 'Voorbeeld'. Indien nodig kunt u gewenste aanpassingen doorvoeren. Is het inschrijfformulier gereed, bevestigt u dat via de button 'Voltooien'. U kunt het inschrijfformulier altijd aanpassen. 1.3 Creëer een nieuwsbrief [Linkernavigatie: Creëer Nieuwsbrief] Nu u uw adresboek en inschrijfformulier heeft aangemaakt, zijn we klaar voor de volgende stap: het creëren van een nieuwsbrief. Ten eerste vult u de naam van uw nieuwsbrief in en bepaalt u in welke map u de nieuwsbrief wilt opslaan, zodat u deze later eenvoudig kunt terugvinden. U kunt ervoor kiezen een tekstversie van de nieuwsbrief te laten aanmaken. Wij adviseren u deze optie niet aan te vinken: naast uw HTML nieuwsbrief, verzenden wij sowieso ook een tekstversie van de nieuwsbrief. Kan de HTML nieuwsbrief door het e-mailprogramma van uw klant worden gelezen, dan zal het e-mailprogramma de e-mail met de tekstversie direct verwijderen. Indien het e-mailprogramma geen HTML kan lezen, zal de e-mail met de tekstversie in de inbox worden geplaatst met een link naar de online versie van de HTML nieuwsbrief. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 9

. Sjabloon Ten tweede kiest u voor het sjabloon waarin u uw nieuwsbrief wilt opmaken, dat kan een lege template zijn, dan kiest u voor 'blanco sjabloon' of u kunt een kant-en-klaar sjabloon kiezen via het dropdownmenu. Als u niet tevreden bent met de sjablonen die reeds in uw sjablonenmap zijn opgenomen, kunt u eenvoudig bestaande kant-en-klare sjablonen toevoegen aan uw sjablonenmap, via 'Om kant-en-klare sjablonen aan uw account toe te voegen, klik hier'. In de kant-en-klare sjablonen bibliotheek kunt u kiezen uit verschillende thema's. Wanneer u een van deze thema's hebt geselecteerd, krijgt u miniatuurafbeeldingen te zien van de bestaande sjablonen. Door te klikken op een miniatuurafbeelding, wordt deze vergroot in het voorbeeldkader eronder. U kunt meerdere sjablonen tegelijk selecteren om deze op te nemen in uw persoonlijke sjablonenmap. Dit doet u door boven de miniatuurafbeelding te box aan te vinken en als u gereed bent, te kiezen voor 'Voeg sjablonen toe aan mijn account'. Als u een eerder verzonden nieuwsbrief als sjabloon wilt gebruiken dan kunt u via de map 'Beheer' de nieuwsbrief uit de map waarin hij staat opgeslagen, kopiëren en verplaatsen naar uw sjablonen/templates map. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen een sjabloon op maat te laten maken op basis van uw wensen, neem hiervoor contact met ons op. Als u alle stappen heeft voltooid, kies dan voor de button 'Volgende'. Editor U komt nu in de Editor. Hier voegt u content en afbeeldingen toe aan het door u gekozen sjabloon en kunt u het sjabloon aanpassen. Het Editor systeem is vergelijkbaar met MS Word. Voor een uitgebreide toelichting op de functies in de Editor, kiest u in de Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 10

Editor voor de helpbutton [boek met vraagteken aan rechterzijde van de menubalk]. Zorg ervoor dat u uw werk regelmatig opslaat terwijl u in de Editor aan het werk bent. Als u het programma verlaat, verzekert u zich er dan van dat de nieuwsbrief is opgeslagen. Tekstversie Indien u ervoor hebt gekozen zelf een tekstversie van de nieuwsbrief te willen maken, verschijnt er, nadat u de Editor hebt afgesloten voor de HTML versie, een tweede Editorscherm. Deze Editor is voor de tekstversie. U kunt via de vierde button in de menubalk eenvoudig alle tekst van uw HTML nieuwsbrief kopiëren naar de Editor voor de tekstversie. Daarna kunt u de tekst bewerken en verplaatsen in de Editor. Attentie: Wanneer u geen tekstversie hebt opgeslagen zullen wij een standaardbericht in de mailing van de nieuwsbrief meezenden met de melding dat 'indien de ontvanger van de nieuwsbrief de HTML versie niet kan openen, de link in de e-mail kan worden aangeklikt die verwijst naar de HTML nieuwsbrief die online is geplaatst zodat deze alsnog kan worden gelezen. U kunt ervoor kiezen voor iedere e-mail die u verzendt, een tekstversie mee te zenden. Dit hoeft u dan maar een keer aan te geven. Ga in het menu aan de linkerzijde van de pagina naar 'Instellingen en Opties' en kies daarna voor 'Algemene instellingen'. Vink hier de optie aan 'Creëer een tekstversie bij uw HTML versie'. Let op: m.b.t. tekstversies van nieuwsbrieven: als er van een nieuwsbrief ook een tekstversie bestaat, bevat de nieuwsbrief een asterix [*]. Een nieuwsbrief zonder asterix beschikt dus niet over een tekstversie. 1.4 Verzend een test mail naar uzelf [Linkernavigatie: Zend Testnieuwsbrief] Nadat u de nieuwsbrief heeft voltooid, is het tijd om een test e-mail naar uzelf te verzenden om te zien of de nieuwsbrief op alle fronten helemaal correct is. Dit proces is heel erg belangrijk om het design en de content van uw nieuwsbrief nogmaals goed te checken. Indien mogelijk, is het een goed idee om de nieuwsbrief in verschillende e-mail programma's te openen [Outlook, Thunderbird, etc.] en in webmail gebaseerde programma's [Hotmail, Gmail, Yahoomail, AOL] omdat al deze programma s nieuwsbrieven net even op een andere manier tonen. Voordat u de test e-mail verzendt, kunt u de spamscore van de nieuwsbrief checken. Dit wordt gedaan volgens het standaardprogramma Spamassassin dat in de online branche intensief wordt gehanteerd m.b.t. spamdetectie. Om tenslotte de test e-mail te verzenden, kies voor 'Zend test'. Voer het e-mail adres in waarnaar u de test e-mail wilt verzenden. Wanneer u dat wilt doen naar meerdere e-mailadressen, plaats dan tussen de e-mailadressen een ';'. U kunt de adressen naar wie u een testmailing wilt verzenden iedere keer opnieuw invoeren, alleen uw gebruikerse-mail van het programma zal er standaard al instaan wanneer u voor de optie kiest een testmailing te zenden. U kunt dit e-mailadres verwijderen. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 11

Voer het e-mailadres dat de afzender van de nieuwsbrief zal zijn. De ontvanger leest dit e-mailadres in het 'Van' gedeelte van zijn e-mailprogramma. Voer de [bedrijfs]naam van de afzender van de nieuwsbrief in. Dit is de naam van de zender die zal verschijnen in het e-mailprogramma van de ontvanger. Voer het onderwerp in. Dit onderwerp leest de ontvanger in het 'Onderwerp' gedeelte van zijn e-mail programma. Tot slot, selecteert u de map en de nieuwsbrief die u wilt verzenden. Zorg ervoor dat u gebruik maakt van het voorbeeldkader zodat u er zeker van bent dat u de juiste nieuwsbrief verzendt. Om de testmail te verzenden klikt u op 'Zend test'. Check uw inbox, de test e-mail moet binnen enkele minuten binnenkomen. Op deze pagina kunt u tevens, voordat u uw mailing verzendt, checken wat het risico is dat uw e-mail na verzending door een spamfilter zal worden tegengehouden. Klik op 'Controleer spam score'. Een kopie van uw e-mail wordt nu verzonden via Spamassassin. Omdat er daadwerkelijk een e-mail naar een inbox moet worden verzonden, kan het enkele minuten duren voordat u de spamscore te zien krijgt. Als de score lager ligt dan 3.0, wordt uw mailing over het algemeen niet gekwalificeerd als spam. Wanneer u een score erboven heeft, adviseren wij u de mailing aan te scherpen, inclusief het onderwerp van de mailing om een zo laag mogelijke spamscore te bewerkstelligen. Deze check moet u zien als een indicator; een lage spamscore garandeert niet dat uw mailing door alle spamfilters heen komt. Onthoud, u kunt nooit genoeg testen. Als uw de mailing definitief heeft verzonden, bevindt deze zich in het publieke domein en kunt u de mailing niet meer terughalen. Het is dus erg zinvol uw mailing goed te testen voor definitieve verzending. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 12

1.5 Bewerk uw nieuwsbrief [Linkernavigatie: Bewerk Nieuwsbrief] Nadat u uw testmailing hebt ontvangen, kan het zijn dat u nog enkele aanpassingen wilt doorvoeren in uw nieuwsbrief. Om uw nieuwsbrief aan te passen, kies in de linkernavigatie voor Bewerk Nieuwsbrief. In het dropdownmenu selecteert de map en de nieuwsbrief die u wilt aanpassen. De nieuwsbrief wordt getoond in het voorbeeldscherm, klik op 'Bewerk' om de Editor te openen. Dit kan een paar seconden duren. De Editor maakt gebruik van een programma dat vergelijkbaar is met MS Word. Zie het onderdeel Creëer Nieuwsbrief op pagina 10 van deze handleiding voor een uitgebreide toelichting op het werken met de Editor. Zorg ervoor dat u de nieuwsbrief regelmatig opslaat, terwijl u aan het werk bent in de Editor. Zorg ervoor dat u de nieuwsbrief altijd nog eenmaal opslaat, voordat u het werken in de Editor afsluit. Als u naast de HTML versie ook de tekstversie van de nieuwsbrief wilt aanpassen, zorg ervoor dat u beide boxen aanvinkt. Wanneer u alleen de HTML of alleen de tekstversie wilt aanpassen, zorg er dan voor dat de juiste box is aangevinkt. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 13

1.6 Creëer een maillijst [Linkernavigatie: Beheer maillijst] In het menu 'Beheer Maillijst' kunt u nieuwe maillijsten aanmaken, e-mailadressen toevoegen aan nieuwe of bestaande maillijsten en e-mailadressen bewerken. Nadat u in het menu voor 'Maillijsten' hebt gekozen, kiest u een van de onderstaande opties waarin u wilt werken. 1.7 Voeg e-mailadressen toe aan een maillijst [Linkernavigatie: Beheer maillijst] Maak een keuze uit een van de drie gegeven opties [zie toelichting hieronder] om een nieuw e-mailadres toe te voegen. Ten tweede selecteert u de maillijst waaraan u een nieuw adres wilt toevoegen of als u een nieuwe maillijst wilt aanmaken, geeft u deze een naam. Er zijn drie manieren om een e-mailadres toe te voegen aan een maillijst: 1. Typ e-mailadressen handmatig in of kopieer en plak. 2. Importeer e-mailadressen vanuit een Excel of tekst (.csv) bestand. 3. Importeer e-mailadressen + additionele gegevens (Bijv. voornaam, achternaam) vanuit een bestand. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 14

1. Typ e-mailadressen handmatig in of kopieer en plak. Als u voor deze optie hebt gekozen, krijgt u een scherm te zien waarin u of een e-mailadres handmatig kunt intypen of kunt kopiëren en plakken vanuit een andere applicatie. Wanneer u het toevoegen hebt voltooid, klik op 'Toevoegen'. In het voorbeeldscherm kunt u checken of de e-mailadressen die u heeft toegevoegd juist zijn en of alle e-mailadressen die u hebt ingevoerd ook in de lijst staan. Wanneer u een van de e-mailadressen wilt aanpassen, selecteert u het e- mailadres en klik op 'Bewerk'. Als u een e-mailadres wilt verwijderen, selecteert u het e-mailadres en klik op 'Verwijder'. 2. Importeer e-mailadressen vanuit een Excel of tekst (.csv) bestand. Wanneer de e-mailadressen die u wilt toevoegen zijn opgeslagen in een bestand, kunt u dit bestand direct importeren naar het e-mailprogramma zonder dat u hoeft te kopiëren en plakken. Importeren werkt eenvoudig. Op uw computer selecteert u het bestand dat u wilt importeren en klik daarna op 'Importeren'. Voordat u de e-mailadressen kunt importeren, moet u bevestigen dat de e- mailadressen verkregen zijn op een manier die in lijn is met de Antispam en Privacy wetgeving. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 15

Het programma ondersteunt de volgende bestandsformaten:.txt,.csv.,.xls en.xlsx. Let op: uw bestand mag alleen e-mailadressen bevatten en geen additionele informatie. Waneer u heeft aangegeven het bestand te willen importeren, komt dit bestand in een wachtrij te staan om verwerkt te worden. U krijgt direct informatie wat u plek in de wachtrij is. We vragen uw geduld, want de snelheid waarmee een bestand kan worden geïmporteerd, hangt af van het aantal bestanden in de wachtrij en de grootte van deze bestanden. Het kan tot twee uur duren om de bestanden in de wachtrij te importeren. Het maximum formaat van een bestand dat kan worden geïmporteerd is 500 kilobytes (KB). Als uw bestand groter is, is de oplossing dat u uw bestand opdeelt in verschillende kleinere bestanden. Terwijl u wacht totdat uw bestand is geïmporteerd, kunt u doorwerken aan het creëren of aanpassen van een nieuwsbrief. Het importproces gaat op de achtergrond verder. Op ieder moment kunt u terug naar het menu 'Voeg e- mailadressen toe'. Door te klikken op de button 'Import details' bovenaan de rechterzijde van de pagina, verschijnt de status van uw import. Tijdens het importeren, zal het programma e-mailadressen ontdubbelen van uw maillijst als wel het verwijderen van onjuiste e-mailadressen. Bijvoorbeeld adressen die geen '@' bevatten. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 16

In het voorbeeldscherm kunt u checken of de e-mailadressen die u heeft toegevoegd juist zijn en of alle e-mailadressen die u hebt ingevoerd ook in de lijst staan. Wanneer u een van de e-mailadressen wilt aanpassen, selecteert u het e- mailadres en klik op 'Bewerk'. Als u een e-mailadres wilt verwijderen, selecteert u het e-mailadres en klik op 'Verwijder'. 3. Importeer e-mailadressen + additionele gegevens (Bijv. voornaam, achternaam) vanuit een bestand. Wanneer u tegelijkertijd e-mailadressen wilt importeren, maar ook contactgegevens aan uw adresboek wilt toevoegen, kan het programma dit doen zolang het geïmporteerde bestand een.csv,.xls of.xlsx bestand is. Uw adresboek moet correct zijn ingevuld, zodat het de juiste informatie bevat voor het type data dat u wilt importeren. Wanneer u een postcode wilt importeren, dan moet uw adresboek daarnaar aangepast zijn. Het bestand dat u wilt importeren moet een e-mailadres bevatten, gevolgd door de additionele informatie die u wenst te importeren. Bijvoorbeeld in een Exceldocument, moet een rij de volgende informatie bevatten: e-mailadres, telefoonnummer en naam. Om het bestand te kunnen importeren, selecteer het bestand op uw computer en zorg ervoor dat u de mail- en mobiele lijst hebt geselecteerd waar u de gegevens naartoe wilt importeren. Kies vervolgens voor 'Doorgaan'. Het programma controleert het bestand dat u heeft geïmporteerd en koppelt een scherm terug waarin u wordt gevraagd de data columns te bevestigen. Selecteer het correcte datatype van het dropdownmenu boven het voorbeeldscherm en check de check boxen ernaast. Wanneer u de juiste data hebt toegekend aan de columns, klik dan op 'Doorgaan'. Het programma koppelt de namen van de datacolumns en de informatie die wordt geplaatst in deze columns. Als de data correspondeert met de juiste column, klik dan op 'Gereed'. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 17

Indien de informatie volgens u niet correct is weergegeven, klik dan op 'Pas data columns aan'. Nadat u op de button 'Gereed' hebt geklikt, opent er een scherm met informatie over de status van uw import. U wordt ervan op de hoogte gebracht als alle data succesvol is geïmporteerd. Het is mogelijk om de instellingen voor het importeren aan te passen. Dat doet u door te klikken op [+] naast de button 'Instellingen Importeren'. U kunt de volgende instellingen aanpassen: Plaats de namen van de columns in uw Excelbestand in dezelfde volgorde als deze zijn opgeslagen in uw dataset. Dit maakt het mogelijk om snel en eenvoudig een dataset te importeren, zonder dat u columns hoeft te selecteren. Bepaal welke mailinglijst, mobiele lijst en dataset instellingen u wilt importeren. Bepaal of u wilt dat nieuwe informatie in uw adresboek wordt geïmporteerd of dat alleen nieuwe informatie wordt geïmporteerd. Bepaal de naam van het Excelbestand dat u wilt importeren. Bepaal de wijze van importeren. Aanpassen, verwijderen of verplaatsen van e-mailadressen in of tussen verschillende maillijsten. In het menu 'Maillijsten' selecteert u de optie 'Beheer' en selecteer de maillijst van het dropdownmenu. Klik op 'Volgende'. In het scherm ziet u de e-mailadressen van de maillijst die u heeft geselecteerd aan de linkerzijde. Selecteer de e-mailadressen die u wilt aanpassen, verwijderen of verplaatsen. Klik op 'Volgende'. Wanneer u tegelijkertijd meer dan een adres wilt verwijderen, verplaatsen of kopiëren doet u dat door de combinatie van de toetsen Ctrl + Click of Shift + Click tegelijk in te drukken. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 18

Wanneer u een e-mailadres van de ene maillijst naar de andere maillijst wilt kopiëren of verplaatsen, zorg er dan voor dat de maillijst waarnaar u de adressen wilt verplaatsen is geselecteerd in 'Naar deze lijst'. Nadat u heeft geklikt op de 'Verplaats' of 'Kopieer' button, verschijnt het geselecteerde e-mailadres in 'Naar deze lijst'. Wanneer u een e-mailadres wilt aanpassen, selecteer het adres en klik dan op de button 'Bewerken'. Nu kunt u het e-mailadres aanpassen of de status ervan veranderen. Klik op 'Opslaan' om de aanpassing te bevestigen. U kunt gebruik maken van de zoekfunctie als uw maillijst veel e-mailadressen bevat. Selecteer de maillijst die u wilt doorzoeken, typ het e-mailadres dat u zoekt in het zoekveld en klik 'Zoek in maillijst'. 1.8 Verzend uw nieuwsbrief [Linkernavigatie: Zend naar maillijst] Nadat u een testmail hebt verzonden en de nieuwsbrief gereed is, is het verzendproces vrij eenvoudig. Dit doet u via Zend naar maillijst. 1. Geef aan naar welke maillijst u de mailing wilt verzenden. 2. Voer het e-mailadres dat de afzender van de nieuwsbrief zal zijn. De ontvanger leest dit e-mailadres in Van van zijn e-mailprogramma. Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 19

3. Voer het onderwerp in. Dit is het onderwerp van de e-mail die bij de ontvanger naar zijn inbox wordt gezonden. 4. Selecteer u de map en de nieuwsbrief die u wilt verzenden. Zorg ervoor dat u gebruik maakt van het voorbeeldscherm zodat u er zeker van bent, dat u de juiste nieuwsbrief zult verzenden. 5. Indien u alleen een tekstversie van de mailing wilt verzenden, vink dan de box aan Verzend alleen tekstversie. Op deze pagina kunt u tevens voordat u uw mailing verzendt controleren wat het risico is dat uw e-mail na verzending door een spamfilter zal worden tegengehouden. Klik op 'Controleer spam score'. Een kopie van uw e-mail wordt nu verzonden via Spamassassin. Omdat er daadwerkelijk een e-mail naar een inbox wordt verzonden, kan het enkele minuten duren voordat u de spamscore te zien krijgt. Als de score lager ligt dan 3.0, wordt uw mailing over het algemeen niet gekwalificeerd als spam. Wanneer u een score erboven heeft, adviseren wij u de mailing aan te scherpen, inclusief het onderwerp van de mailing om een zo laag mogelijke spamscore te bewerkstelligen. Deze check moet u zien als een indicator; een lage spamscore garandeert niet dat uw mailing door alle spamfilters heen komt. Wanneer u gereed bent, klik op de button 'Verzend'. Voordat de nieuwsbrief wordt verzonden, ziet u in een pop-up scherm nogmaals het onderwerp van uw nieuwsbrief en overige informatie van uw verzending. Wilt u deze gegevens goed checken en bevestigen dat alle informatie correct is door op de button 'Verzend' te klikken. Vanaf nu kunt u de nieuwsbrief niet meer terughalen en zal de verzending worden opgestart. Wanneer u in het pop-up scherm een fout ziet staan, kunt u deze aanpassen door op de button 'Annuleer' te klikken. Binnen tien minuten worden de eerste e-mails afgeleverd. Wees geduldig met grote maillijsten - het kan een aantal minuten duren om de mailing gereed te zetten in de wachtrij voor verzending. U kunt uw mailing direct verzenden, maar u kunt er ook voor kiezen uw mailing op een later tijdstip te verzenden. Dat kan niet via de Express Modus, wel via de Uitgebreide Modus, als u gaat naar 'Verzenden > Uitgebreid > Plan een verzending'. 1.9 Bekijk uw verzend statistieken [Linkernavigatie: Rapporten & Statistieken] Ga naar het onderdeel 'Rapporten & Statistieken om de resultaten te bekijken m.b.t. uw verzending: het aantal daadwerkelijk afgeleverde nieuwsbrieven; het aantal geopende nieuwsbrieven; welke ontvangers welke link in uw nieuwsbrief hebben aangeklikt; U krijgt een overzicht te zien waarin uw meest recent verzonden nieuwsbrieven met daarbij de resultaten: het aantal daadwerkelijk afgeleverde nieuwsbrieven; het aantal geopende nieuwsbrieven; welke ontvangers welke link in uw nieuwsbrief hebben aangeklikt; het aantal keer dat de nieuwsbrief is doorgezonden; het aantal ontvangers dat zich heeft uitgeschreven voor de nieuwsbrief; Copyright - GraphicMail - All rights Reserved 2008 - Versie.1.0 20