zaak_id bericht_nummer Collegevoorstel bericht_id zaak_zaaknummer Openbare en Gebouwde Omgeving Reg.nr. B&W d.d. 21-07-2015 Openbaar Programma Ja, zonder beperkingen Beheer Openbare Ruimte DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten d.d. 21-07-2015 Ingekomen van Afdeling Openbare en Gebouwde Omgeving Onderwerp Planmatig onderhoud gebouwen Dictum 1. Instemmen met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet ad 1.871.976,- (inclusief btw) voor het planmatig onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen in 2015. 2. Instemmen met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet ad 57.512,- (inclusief btw) voor het planmatig onderhoud aan de gemeentelijke kunstwerken in 2015. Voorbesproken met Op 03-07-2015 per mail voorgelegd aan Wethouder J.H.G.M. Teeuwen Besluit B&W Team OGVAS Secretaris P. Lucassen Steller ing. KWM Caris Doorkiesnummer +31 77 3596483 Portefeuillehoude J.H.G.M. Teeuwen Datum 03-07-2015 r Paraaf steller Akkoord Bespreke n Paraaf afdelingshoofd
Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) De gemeentelijke gebouwen en kunstwerken dienen op een vastgesteld kwaliteitsniveau onderhouden te worden. Het kwaliteitsniveau is beschreven in het meerjarenplan onderhoud gebouwen 2013-2022 (raadsbesluit 2012-81) dat door de raad op 28-11-2012 is vastgesteld. Gevraagd wordt in te stemmen met het uitvoeringskrediet voor het planmatig onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen en kunstwerken voor planjaar 2015. Bijlagen Nr. Naam Datum 1. Beknopt overzicht jaarplan 2015 2. 3. 4. 5. 2
Voorstel Inleiding Gemeente Venlo heeft als juridisch-en economisch eigenaar in totaal ca. 160 gebouwen/objecten. Het totale gebouwenbestand is ondergebracht bij een vijftal budgethouders (afdelingen). De gemeente is als juridisch- en economisch eigenaar verantwoordelijk voor de gemeentelijke gebouwen en dient deze (mede ten aanzien van de huurders) ook te onderhouden op het vastgestelde kwaliteitsniveau. Daarnaast heeft gemeente Venlo nog ca. 420 kunstwerken, fonteinen, stadsbeelden, kruisbeelden etc. in eigendom die onderhouden moeten worden. Er wordt beoogd de gemeentelijke gebouwen en kunstwerken op het gewenste kwaliteitsniveau te onderhouden zoals dat is beschreven in het meerjarenplan onderhoud gebouwen 2013-2022 (raadsbesluit 2012-81) dat de raad op 28-11-2012 heeft vastgesteld. Wat wordt gevraagd? In te stemmen met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet ad 1.871.976,- (inclusief btw) voor het planmatig onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen in 2015 en 57.512,- (inclusief btw) voor het planmatig onderhoud aan de gemeentelijke kunstwerken in 2015. Onderbouwing Driejaarlijks wordt het meerjarenplan onderhoud gebouwen en kunstwerken geactualiseerd middels een raadsvoorstel. In verband met wijzigingen in uitgaves en inkomsten na het vaststellen van het raadsvoorstel zal jaarlijks opnieuw aan het college worden voorgelegd om in te stemmen met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet. De benodigde kredieten voor de gebouwen zijn in het raadsbesluit 2012-81 meerjarig vastgelegd. Om te voorkomen dat de onderhoudsvoorzieningen meerjarig in de min lopen mogen de kredietaanvragen zoals vastgesteld in het raadsvoorstel niet worden verhoogd. Jaarlijks wordt er voor lopend planjaar een onderhoudsplan opgesteld door middel van het detailleren, prioriteren en clusteren van de geplande onderhoudsactiviteiten. Het onderhoudsplan is getoetst aan het accommodatiebeleid en besproken met de budgethouders om te voorkomen dat groot onderhoud wordt gepleegd aan gebouwen die worden gesloopt, van functie veranderen of worden afgestoten. Het jaarplan beschrijft een taakstellend programma van onderhoudswerkzaamheden die in het lopende planjaar moeten worden uitgevoerd. De in het jaarplan opgenomen bedragen vormen het onderhoudsbudget voor het lopend planjaar. Een beknopt overzicht van het jaarplan 2015 is als bijlage toegevoegd. In de loop van dit jaar zal er een nieuw geactualiseerd meerjarenplan onderhoud gebouwen en kunstwerken (2016-2025) worden voorgelegd aan de Raad. 3
Financiële consequenties? In onderstaande overzichten zijn de totaal benodigde financiële middelen en de stand van de voorzieningen voor het gemeentelijk gebouwenbeheer en kunstwerken voor 2015 weergegeven. 4
De gevraagde kredieten ad 1.871.976,- en 57.512,- zijn inclusief uren voor voorbereiding en toezicht voor team Vastgoed en inclusief eventuele btw (afhankelijk per budgethouder). De btw-tarieven zijn gebaseerd op btw-berekeningen en in overleg met team financiën tot stand gekomen. Financiering van de kredieten dient te geschieden vanuit onderstaande voorzieningen: 1.2230.210 voorziening planmatig onderhoud Ambtelijke gebouwen 1.2230.220 voorziening planmatig onderhoud Schoolgebouwen 1.2230.230 voorziening planmatig onderhoud Sportgebouwen 1.2230.240 voorziening planmatig onderhoud Parkeergarages 1.2230.250 voorziening planmatig onderhoud Commercieel Cultureel Maatschappelijk Vastgoed 1.2230.280 voorziening onderhoud kunstwerken in de openbare ruimte De dekking van de voorziening wordt gerealiseerd middels jaarlijkse voeding vanuit de diverse beheersproducten en enkele onderhoudsbudgetten uit de exploitatie die ten gunste van de voorziening worden gebracht. Welke interne en externe partners zijn erbij betrokken? Team Vastgoed, financieel adviseur en de budgethouders van de gemeentelijke gebouwen/objecten. Vervolgprocedure Na toestemming college zal team Vastgoed de geplande onderhoudswerkzaamheden dit jaar uit laten voeren. Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering.. 1. Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Akkoord met het voorstel. Het gevraagde uitvoeringskrediet ad. 1.871.976 is gedekt binnen de huidige onderhoudsvoorziening. Bij Vorap 2015 zijn twee aanvullende voorstellen ingediend welke betrekking hebben op de voorziening groot onderhoud schoolgebouwen. Hiermee is bij dit voorstel rekening gehouden. Het gevraagde uitvoeringskrediet ad. 57.512 voor de kunstwerken is gedekt binnen de onderhoudsvoorziening kunstwerken in de openbare ruimte. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Irene van Beers Alleen bij voorstellen van de afdeling Ontwikkelbedrijf betreffende projecten: - Kan team SMO instemmen met het voorstel? n.v.t. 5
- Naam medewerker 2. Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? n.v.t. - Naam adviseur 3. Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Kan de adviseur instemmen met het voorstel? n.v.t. Naam adviseur 4. Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? n.v.t. - Naam adviseur 5. Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? Met dit voorstel wordt uitvoering gegeven aan raadsbesluit 2012-81. - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het Ja voorstel? - Naam adviseur / afdelingsjurist Karel van Bommel 6. Communicatie intern / extern - Naam adviseur / voorlichter 6