Doelen, Resultaten en Return on Investment Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet +31 341 42 37 37 www.ultimo.com
VOORWOORD Dit document is bedoeld om weer te geven welke concrete voordelen de inzet van een onderhoudsbeheersysteem (OBS) kan hebben voor organisaties. Bij het opstellen van deze whitepaper is gebruik gemaakt van diverse bronnen. Zo is gebruik gemaakt van referentieverhalen en verzamelde informatie uit klantenonderzoeken en op gebruikersbijeenkomsten. Allereerst wordt in algemene termen het waarom van een OBS beschreven, gevolgd door doelen, resultaten en terugverdientijd die het gebruik van Ultimo Maintenance Management (Lite) van Ultimo Software Solutions bv in de praktijk bieden. Alle citaten in dit document zijn ontleend aan gepubliceerde artikelen of aan door klanten ingevulde formulieren tijdens gebruikersbijeenkomsten of een klantenonderzoek. Een groot aantal beschrijvingen over het gebruik van Ultimo Maintenance Management (Lite) in de praktijk en de voordelen die dit gebruik oplevert vindt u op onze website www.ultimo.com via het menu referenties. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 2 van 12
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD... 2 INHOUDSOPGAVE... 3 1. WAAROM EEN ONDERHOUDSBEHEERSYSTEEM... 4 1.1 ALGEMEEN... 4 1.2 INZICHT... 4 1.3 ONDERHOUDSOPTIMALISATIE... 5 1.4 BESPARINGEN... 5 1.5 REGELGEVING... 6 2. DOELEN EN RESULTATEN UIT DE PRAKTIJK... 7 2.1 ALGEMEEN... 7 2.2 KLANTEN AAN HET WOORD... 7 3. RETURN ON INVESTMENT (ROI)... 9 3.1 ALGEMEEN... 9 3.2 KLANTEN AAN HET WOORD... 9 4. CONCLUSIE... 10 4.1 INZICHT... 10 4.2 GEREEDSCHAP... 10 4.3 KOSTENREDUCTIE EN PERFORMANCEVERBETERING... 11 4.4 ONDERSCHEID... 11 4.5 TEN SLOTTE... 12 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 3 van 12
1. WAAROM EEN ONDERHOUDSBEHEERSYSTEEM 1.1 ALGEMEEN De aanschaf van een onderhoudsbeheersysteem (OBS) kan voortkomen uit diverse doelstellingen. Technische diensten hebben te maken met interne en externe factoren die vragen om een optimale aanpak van het onderhoud. Interne factoren: Kostenbeheersing / kostenreductie; Efficiëntieverbetering / effectiviteitsverbetering; Downtime verlagen / performance verbeteren. Externe factoren: Behalen van certificeringen (kwaliteit); Voldoen aan richtlijnen / wetgeving (gezondheid, veiligheid en milieu). Vrijwel elke organisatie wil de kosten zo veel mogelijk beperken en de prestaties zo veel mogelijk optimaliseren. Daar komt bij dat technologische ontwikkelingen ervoor zorgen dat technische diensten met steeds complexere machines en onderdelen te maken krijgen. Om processen beter beheersbaar te maken en het onderhoud meer voorspelbaar, is er een verschuiving van correctief onderhoud naar preventief onderhoud gewenst en dienen vraagstukken op het gebied van onderhouden versus vervangen onderbouwd te kunnen worden. Dan zijn er nog de verplichtingen op het gebied van registratie van onderhoudsgegevens. Dit om te kunnen voldoen aan de normen voor het behalen van certificeringen en om gegevens te kunnen reproduceren die vereist zijn om aan milieu- en veiligheidsrichtlijnen te voldoen. Door goede registratie van storingen, uren en gemaakte kosten in een OBS kan precies duidelijk gemaakt worden waar de knelpunten in de processen zitten, wat de technische dienst voor een afdeling betekend heeft en wat uiteindelijk voor besparingen gerealiseerd kunnen worden. Goede samenwerking tussen de productieafdeling en de onderhoudsafdeling is gewenst. Beide afdelingen streven in feite hetzelfde doel na: een optimale output behalen. Helaas wordt nog te vaak productie gezien als de afdeling die het geld verdient en onderhoud als de afdeling die geld kost. Organisaties dienen er zich van bewust te zijn dat doelmatig onderhoud geld oplevert. Daar ligt ook het grote belang van een onderhoudsbeheersysteem. Het handmatig bijhouden van de onderhoudshistorie, plannen van onderhoud, melden van storingen, registreren van kosten, bijhouden van voorraden etc. is nauwelijks te bewerkstelligen. Laat staan het vervaardigen van managementrapportages en het grafisch weergeven van planningen. Een professioneel systeem dat makkelijk bediend kan worden biedt de oplossing. Middels zo n systeem zijn de behaalde resultaten meetbaar en aantoonbaar. Meer kennis levert voordeel op in de vorm van een betere performance en de toegevoegde waarde van de technische dienst kan duidelijk in de organisatie worden getoond. 1.2 INZICHT Middels een OBS kan inzicht verworven worden. Daarbij wordt gedacht aan het inzicht wat door rapportages verkregen kan worden (managementinformatie), maar ook aan het feit dat 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 4 van 12
werkzaamheden efficiënter en effectiever kunnen plaatsvinden door de beschikbaarheid van gebundelde en gestructureerde informatie. In Ultimo Maintenance Management (Lite) is bijvoorbeeld bij een installatie direct terug te vinden wat het serienummer is, of er nog garantie op zit, of er een onderhoudsovereenkomst op zit, waaruit de stuklijst bestaat, wat de historie is en wanneer er weer periodiek onderhoud gepland is. Daarnaast kunnen gerelateerde documenten, als een gebruikshandleiding of tekening direct worden opgeroepen. Het komt binnen organisaties veelvuldig voor dat informatie op meerdere plekken beschikbaar is, of erger nog: de informatie is alleen opgeslagen in het hoofd van de medewerker(s). Naarmate de organisatie groter wordt, nemen de ongemakken en risico s van decentrale informatieopslag toe. Door de inzet van een OBS kan informatie gestructureerd gebundeld worden. Dit scheelt niet alleen zoekwerk, maar draagt er ook zorg voor dat iedereen beschikt over informatie die up-to-date is en dat een organisatie minder last heeft van personele wijzigingen (iemand die met pensioen gaat of ziek wordt bijvoorbeeld). Op tal van manieren kan de informatieoverdracht en communicatie geoptimaliseerd worden. Denk hierbij aan werkbonnen, het gebruik maken van standaard werkvoorschriften en inspectielijsten en de output middels rapportages. Een werkvoorbereider kan een adequate planning maken van alle geregistreerde storingen en gepland onderhoud. Er is goed inzicht in de workload, zodat duidelijke prioriteiten kunnen worden gesteld en activiteiten kunnen worden gebundeld. Bij het afhandelen van werkzaamheden of de overdracht van werkzaamheden, bijvoorbeeld bij ploegendiensten, is duidelijk terug te vinden in de historie wat de reeds uitgevoerde werkzaamheden zijn. 1.3 ONDERHOUDSOPTIMALISATIE Een primaire doelstelling van het gebruik van een OBS betreft het optimaliseren van de onderhoudsprocessen. Verbeteringen aanbrengen met betrekking tot onderhoud begint vaak met het beter planbaar maken van onderhoud. Een optimalisatie van het onderhoud en stroomlijning van processen kan ervoor zorgen dat de downtime wordt verminderd en kosten kunnen worden bespaard door middel van een vermindering van het correctief onderhoud. Doordat onderhoudsgegevens worden geregistreerd wordt allereerst het inzicht in de onderhoudsprocessen verbeterd. Dit inzicht biedt een basis voor het maken van een planning wat betreft preventief onderhoud. Met behulp van de periodieke onderhoudsmodule worden de vereiste onderhoudstaken tijdig klaargezet voor uitvoering, kunnen servicebezoeken gevolgd worden en kan worden voldaan aan de tijdige afhandeling van inspecties. In samenspraak met productie kan zo een optimale onderhoudsplanning gemaakt worden, waarbij de ongeplande downtime wordt gereduceerd. 1.4 BESPARINGEN Een bedrijf is altijd op zoek naar mogelijkheden om besparingen te realiseren. Eén van de middelen waardoor besparingen kunnen worden gerealiseerd is de inzet van een OBS. Omdat door de inzet van een OBS de bottlenecks en cost-drivers inzichtelijk gemaakt worden, kunnen aanzienlijke verbeteringen worden bereikt. Daarnaast zijn besparingen te realiseren door een verbeterd voorraadbeheer. Voorraad kost veel geld en door hier effectiever mee om te gaan middels de module Voorraadbeheer & Inkoop van Ultimo kunnen besparingen worden gerealiseerd. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 5 van 12
Kapitaal kan beter worden ingezet omdat de informatie uit het systeem ondersteuning biedt bij vraagstukken op het gebied van onderhouden versus vervangen. Besparingen worden dus op diverse manieren gerealiseerd, allemaal in termen van het effectiever inzetten van tijd en middelen. Indirect zal effectiever onderhoud leiden tot een betere performance, zodat er meer rendement uit de productiecapaciteit gehaald kan worden. Dit zal in veel gevallen voor organisaties het meeste geld opleveren. 1.5 REGELGEVING Klanten van Ultimo Software Solutions bv gebruiken de software onder meer als hulpmiddel om te kunnen voldoen aan certificeringen en richtlijnen zoals ISO, NEN, BRC en HACCP. Veel organisaties moeten immers voldoen aan regelgeving en zorg dragen voor de waarborging van procedures rondom een kwaliteitssysteem. Om hieraan te kunnen voldoen zullen bepaalde activiteiten moeten worden geregistreerd en aangestuurd. Vaak wordt men bijvoorbeeld verplicht gesteld bepaalde onderhoudsgegevens bij te houden en met een regelmatige interval inspecties en (veiligheids)tests uit te voeren. Behalve de mogelijkheid tot het vastleggen van gegevens voorziet de software ook in de planning van activiteiten, zodat deze activiteiten altijd op tijd kunnen worden uitgevoerd. Samengevat is via Ultimo Maintenance Management (Lite) het borgen van te registreren gegevens mogelijk en zijn verplicht uit te voeren activiteiten planbaar te maken. De registratie en het eenvoudig reproduceerbaar kunnen maken van de ingevoerde gegevens zijn zeer belangrijke hulpmiddelen bij audits. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 6 van 12
2. DOELEN EN RESULTATEN UIT DE PRAKTIJK 2.1 ALGEMEEN In dit hoofdstuk vindt u citaten van klanten met betrekking tot de doelen die gelden en de resultaten die worden geboekt met behulp van de onderhoudssoftware van Ultimo Software Solutions bv. 2.2 KLANTEN AAN HET WOORD Dhr. T. van den Dam, Maintenance Manager, Accsys Technologies: Door Ultimo Maintenance Management hebben wij meer tijd over voor het verbeteren van ons concept. Het heeft best tijd gekost om het systeem te vullen, maar nu betaalt het zich terug door de tijd die wij overhouden en kunnen gebruiken voor de doorontwikkeling. Veel van de verbeteringen komen voort uit de historie van Ultimo Maintenance Management. Dhr. T. Coppens, Technisch Directeur, Coppens Diervoeding B.V. Met behulp van Ultimo Maintenance Management kan beter worden gestuurd op de werkzaamheden, hierdoor vindt het onderhoud efficiënter plaats, staan de machines minder vaak stil en wordt het productieproces betrouwbaarder. Uiteindelijk resulteert het in een beter inzicht in de technische prestaties van de fabriek, waardoor er efficiënter en tegen minder kosten kan worden gewerkt. Dhr. M. Lammers, Manager Maintenance, FrieslandCampina Wolvega: De belangrijkste voordelen van Ultimo zijn de uniforme werkwijze, het inzicht in de kosten, de effectieve benutting van capaciteit en resources en de goede analysemogelijkheden welke de basis vormen voor verbetertrajecten. De performance van installaties is met 15% verbeterd, het aantal ongeplande stops is met 30% verlaagd en de onderhoudskosten zijn gereduceerd met 21%. Dhr. H. Broeke, Manager Technische Dienst, FrieslandCampina Butter: We hebben een kostenbesparing op onderhoud gerealiseerd van maar liefst 20%, zonder dat de kwaliteit ook maar ter discussie staat. Dhr. T. Merkx, Hoofd Technische Dienst, Walibi: De inzet van Ultimo is belangrijk voor de veiligheid van onze gasten. Zonder Ultimo, geen info is dan ook onze slogan op de TD. Dhr. H. Arends, Plant Manager, Smurfit Kappa Solid Board: De beschikbaarheid van machines (Overall Equipment Efficiency) is gestegen met 5% door reductie van downtime. Dhr. S. Platteschorre, Maintenance Supervisor, Maasvlakte Olie Terminals: Het is een belangrijke impuls geweest voor kennisborging en efficiënter werken. In de chemische industrie is ook veel aandacht voor veiligheid. Ultimo voorziet daar ook uitstekend in. Dhr. E.J. Wessels, Directie Beheer, Marinebedrijf Den Helder: Ultimo Maintenance Management dient als een smeermiddel in de communicatie tussen verschillende divisies. Daarnaast is integrale ondersteuning in het beheer van productiemiddelen een zeer belangrijk doel. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 7 van 12
Dhr. C. Dorst, Hoofd Technische Dienst, Centrale Organisatie voor Radioactief Afval (COVRA): Het is een programma dat vlot werkt en past bij de (kleine) schaal van onze technische dienst. Dhr. P. Coenen, Maintenance Manager, Coldset Printing Partners: Het ganse onderhoudsteam is enthousiast over de software en samen zorgen wij gedisciplineerd voor serieus preventief onderhoud. Dhr. P. Gabriel, Maintenance Officer, Recticel Insulation: Doorslaggevend voor deze keuze waren vooral de flexibiliteit van de software, de gebruiksvriendelijkheid, de rapportagemogelijkheden en het feit dat alle toepassingen mogelijk moesten zijn in één centrale applicatie. Dhr. S. van den Bossche, Hoofd Technische Dienst, Amcor Flexibles: Ons maintenance management is tegenwoordig volledig geïntegreerd. Alle data, planning en kosten worden centraal in één systeem geregistreerd. Dhr. A. Broer, Hoofd Technische Dienst, Syngenta Seeds Enkhuizen: Er vindt een betere borging van de registratieverplichting plaats, terwijl het aantal handelingen gereduceerd is. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 8 van 12
3. RETURN ON INVESTMENT (ROI) 3.1 ALGEMEEN Bij de budgetaanvraag voor de aanschaf van een onderhoudsbeheersysteem wordt vaak gevraagd naar de verwachte terugverdientijd (ROI). Vaak zijn gegevens met betrekking tot de ROI moeilijk te verstrekken. Voor Ultimo Software Solutions bv was dit aanleiding om tijdens klantonderzoeken te vragen naar de ROI bij bestaande klanten. Een groot deel van de ondervraagden gaf aan geen inschatting te kunnen geven of dit niet belangrijk te vinden. De klanten welke wel een beeld hadden van de terugverdientijd, gaven aan dat deze op ongeveer twee of drie jaar na implementatie bereikt is. 3.2 KLANTEN AAN HET WOORD Dhr. E. Beunckens, Diensthoofd IT, Chiyoda Europa: De kosten zijn gedaald door het terugdringen van storingen en doordat er minder artikelen op voorraad nodig zijn. Het goed managen van de spareparts met het systeem zorgt samen met alle andere voordelen voor een goede return on investment van het onderhoudsmanagement systeem. Dhr. H. Broeke, Manager Technische Dienst, Friesland Foods Butter: Return on investment blijft voor ons koffiedik kijken. Na invoering van het nieuwe onderhoudsconcept met Ultimo Maintenance Management, zijn de onderhoudskosten met 20% gedaald, zonder dat de kwaliteit ter discussie staat. Door deze vruchtbare samenwerking worden jaarlijks vele storingen voorkomen en wordt een hoop geld bespaard. Dhr. J. Aerts, Technisch Manager, Coldset Printing Partners Paal Beringen NV: Naar Return on Investment hebben wij niet moeten kijken. Dit programma is gewoon een hulpmiddel dat wij nodig hebben om goed ons werk te kunnen doen en aan registratie eisen te kunnen voldoen. Daar is geen discussie over. De ROI bepalen blijft natte vingerwerk. Op de korte termijn leidt het gebruik van het systeem waarschijnlijk tot meer administratie, maar op de langere termijn gaat het gebruik van zo n systeem zeker renderen. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 9 van 12
4. CONCLUSIE 4.1 INZICHT Dankzij de onderhoudsbeheer software van Ultimo Software Solutions bv heeft u inzicht in: de kosten per afdeling; de kosten per kostenplaats; de kosten per installatie en/of procesfunctie; de kosten per werksoort; de werkelijk gemaakte kosten versus de geplande budgetten; de voor- en nacalculatiekosten per werkorder; de voor- en nacalculatiekosten per project en deelproject; de kosten van servicecontracten; de aangegane verplichtingen; alle uitgevoerde activiteiten; historie per installatie / procesfunctie / afdeling; de performance killers in uw productieproces; de oorzaken van storingen; de realisatie van periodiek onderhoud; verbruik van onderdelen. 4.2 GEREEDSCHAP U beschikt met de onderhoudsbeheer software van Ultimo Software Solutions bv over een uitstekend gereedschap om: de kosten inzichtelijk te maken; de kosten op de juiste wijze door te belasten; de cost drivers binnen uw organisatie te traceren; planmatig onderhoud toe te passen (preventief i.p.v. correctief); verbeteringen door te voeren naar aanleiding van onder andere storingsoorzaken; contractors te controleren op inspanning en facturatie; factuurcontrole op leveranciers toe te passen. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 10 van 12
4.3 KOSTENREDUCTIE EN PERFORMANCEVERBETERING U kunt zodoende uw kosten reduceren en performance verbeteren door: downtime / ongeplande stops te reduceren (meer output door grotere machinebeschikbaarheid); voorraadniveau onderdelen effectiever te beheren / terug te dringen; betere controle op voortgang werkzaamheden; de uitvoering te sturen op contracten en budgetten; efficiënter te werken door opgebouwde kennis in het systeem (digitaal logboek); betere kennisborging in verband met verloop van personeel (kennis blijft dankzij effectieve registratie binnen de organisatie); terugdringen administratieve handelingen, doordat alle informatie gestructureerd gebundeld is. 4.4 ONDERSCHEID Ultimo Maintenance Management ( Lite) onderscheidt zich ten opzichte van andere onderhoudsbeheersystemen. De software van Ultimo Software Solutions bv is dankzij de intuitieve gebruikersinterface zeer gebruiksvriendelijk. Er wordt binnen de applicatie veel gebruik gemaakt van verkenners en dankzij de handige selectielijsten en filters heeft u snel gevonden wat u zoekt. Bovendien is in de Ultimo software meer dan 25 jaar gebruikerservaring verwerkt. Flexibiliteit is de meest onderscheidende factor van de software van Ultimo Software Solutions bv. Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. Het configureren van het systeem vindt plaats tijdens de implementatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. We implementeren altijd op locatie bij de klant waarbij men direct feedback kan geven op gedane aanpassingen. De doorlooptijd is daardoor kort, dit heeft twee grote voordelen voor de klant: 1. De implementatiekosten zijn relatief laag en de acceptatie is hoog omdat men snel aan de slag kan met een standaardpakket op maat. 2. Met de Ultimo Customization Tool kunnen onze klanten na de implementatie ook zelf allerlei aanpassingen doen aan de software, hetgeen weer tot lagere beheerkosten leidt. Er zijn meer applicaties die in bepaalde mate aanpasbaar zijn, maar bij de meeste ontstaat een probleem wanneer er een update moet plaatsvinden. Bij de software van Ultimo Software Solutions bv kunt u ondanks uw specifieke aanpassingen toch gewoon meelopen met updates, zonder dat uw specifieke aanpassingen verloren gaan. U profiteert dus wel van nieuwe mogelijkheden, maar uw eigen aanpassingen blijven intact. Dat is één van de aspecten die de software van Ultimo Software Solutions bv uniek maakt. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 11 van 12
Dhr. J. Aerts, Technisch Manager, Coldset Printing Partners Paal Beringen NV: Naar aanleiding van de cursus applicatiebeheer waren we zeer verrast welke mogelijkheden het systeem biedt. Je kunt er werkelijk flexibel mee omgaan. Veel andere systemen, daar moet je mee leren leven, maar dit systeem kun je naar je eigen hand plaatsen. Dhr. E. Beunckens, Diensthoofd IT, Chiyoda Europa: De gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit gaven de doorslag. Dhr. P. Walraedt, Hoofd Technische Dienst, J.M. Huber: De flexibiliteit van de applicatie heeft ervoor gezorgd dat de acceptatie onder het personeel hoog was, en de algehele beheerkosten laag. Het werken met Ultimo zorgt ervoor dat alle onderhoudsinformatie in één systeem geborgd is. 4.5 TEN SLOTTE Samengevat zorgt het werken met Ultimo Maintenance Management ( Lite) er voor dat de medewerkers op de werkvloer sneller kunnen beschikken over de operationele informatie die de uitvoering van het dagelijkse werk doelmatig en efficiënt maakt. Daarnaast beschikt u over de gewenste managementinformatie om structurele verbeteringen door te voeren om uw kosten te reduceren en/of uw output te vergroten en te voldoen aan wet- en regelgeving. In de praktijk blijkt dat het gebruik van de software vele voordelen oplevert en dat het systeem zich in relatief korte tijd terugverdient. 2014 Ultimo Software Solutions bv Pagina 12 van 12