Personele Systemen. HRM strijd(t) voor tijd Return on investment voor ESS & MSS

Transcriptie

1

2 Een overgrote meerderheid van de HR-afdelingen is nog altijd een groot gedeelte van de tijd kwijt aan de administratieve verwerking van onder andere verlofaanvragen, NAW wijzigingen, declaraties en ziekmeldingen. Zonde, want waar moet HR dan de tijd voor beleid vandaan halen? Ondanks het feit dat veel bedrijven wel de beschikking hebben over een e-hrm systeem, is het gebruik van de mogelijkheden die het biedt vaak nog te beperkt. Zo maken slechts weinig bedrijven echt gebruik van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS), terwijl HR juist met deze tools een grote slag kan slaan op het gebied van tijd- en kostenbesparing. In deze whitepaper staat dan ook de Return on Investment van ESS & MSS centraal. U leest hoe het in de praktijk werkt, wat de voordelen zijn en hoeveel tijd en geld de implementatie van ESS & MSS op korte termijn al oplevert.

3 Betrek medewerker en manager! De termen ESS (Employee Self Service) en MMS (Manager Self Service) zijn inmiddels goed ingeburgerd in het HR-jargon. Dat deze e-hrm tools van meerwaarde zijn en een positieve invloed hebben op de werkzaamheden van HR-managers, is ook duidelijk. Door medewerker en management direct te betrekken bij dagelijkse HRM-processen, ontdoet de HR-afdeling zichzelf van een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk. Veel minder bekend is het uiteindelijke rendement, ofwel Return On Investment (ROI) van ESS & MSS uitgedrukt in zowel tijd als geld. Na enig graafwerk blijkt dat er binnen de bestaande HR-community wel degelijk behoefte is aan duidelijke cijfers met betrekking tot de ROI van ESS & MSS. Uit recent onderzoek blijkt dat een groot gedeelte van de bedrijven die al over een e-hrm systeem beschikt, niet of nauwelijks gebruik maakt van de ESS & MSS mogelijkheden. Opmerkelijk, want over het algemeen verdient een e-hrm softwaresysteem inclusief ESS & MSS zichzelf binnen één tot drie jaar terug. Goed nieuws voor de directiekamer die momenteel in deze zware tijden niet zit te wachten op extra uitgaven op het gebied van ICT, maar juist wel op kostenbesparende maatregelen! Ook voor de HR-manager zijn de kosten natuurlijk van belang, maar juist de ROI in te besparen uren is voor deze groep het belangrijkste. Doel Deze whitepaper heeft als voornaamste doel om de voordelen van ESS & MSS duidelijk te benoemen en te koppelen aan een eenvoudig uit te voeren ROI berekening. Er zijn talloze (uitgebreide) artikelen en whitepapers geschreven over de functionaliteiten van e-hrm, waar u op moet letten voor de aanschaf van een softwarepakket en welke randvoorwaarden van belang zijn om tot een geslaagde implementatie te komen. Op al deze punten gaan wij dan ook verder niet in, maar wanneer u geïnteresseerd bent in de mogelijkheden van e-hrm voor uw bedrijf, maak dan zeker gebruik van de bestaande informatie en laat u uitgebreid voorlichten. Toegankelijk ESS &MSS is een twee in één oplossing die onlosmakelijk verbonden is aan een geïntegreerd e-hrm/payroll systeem. De basisgedachte achter ESS en MSS is dat informatie voor zowel medewerkers als managers toegankelijk moet zijn en dat ze ook zelf bepaalde informatie kunnen veranderen. Dit om de meest fundamentele informatieuitwisseling tussen de HR afdeling en medewerkers te vereenvoudigen en te verbeteren. Efficiencyslag Juist in deze tijd waarin kostenbesparing, efficiency en arbeidsproductiviteit hot items zijn, lijkt een grondige analyse van de optimalisatie van de bedrijfsprocessen van essentieel belang. Zeker op het gebied van HRM kunnen veel bedrijven en organisaties een behoorlijke efficiencyslag maken. Nog altijd bestaat het werk van de HR-manager voor een groot deel uit administratieve werkzaamheden. Met ESS & MS verdampt een aanzienlijk deel van deze werkzaamheden, waardoor veel meer tijd overblijft voor organisatieadvies en een beleidsmatige invulling van HRM die de kwaliteit van de organisatie ten goede komt. Van faciliteren en administreren naar de zo gewenste rol van partner in business waarbij de medewerker centraal staat. Toegankelijk ESS & MSS is een twee-in-één oplossing die onlosmakelijk verbonden is aan een geïntegreerd e-hrm/payroll systeem. De basisgedachte achter ESS en MSS is dat informatie tijd- en plaatsonafhankelijk toegankelijk is voor zowel medewerkers als managers en dat deze zelf bepaalde informatie kunnen aanpassen en onderhouden. Dit om de meest fundamentele informatie-uitwisseling tussen de HR-afdeling en medewerkers te vereenvoudigen en te verbeteren. Via een online portal krijgen medewerker en manager toegang tot het bedrijfsnetwerk. Elke medewerker heeft zijn eigen digitale dossier waarin naast de NAW-gegevens, de afspraken per arbeidscontract zijn vastgelegd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan werktijden, vakantiedagen en salaris. Mits geautoriseerd, kan de medewerker zelf bepaalde basisgegevens wijzigen en onderhouden. Managers kunnen daarnaast bijvoorbeeld verlofaanvragen en declaraties van medewerkers goedkeuren. Voor HRM kan de portal dienen als een middel om bedrijfsgegevens aan de medewerker ter beschikking te stellen zoals het personeelshandboek en de per medewerker betreffende CAO. Nabije toekomst of utopie? 3

4 Optimalisatie De organisatie gaat zodoende vele malen efficiënter werken op het gebied van de arbeidsrelatie. De optimalisatie van deze HR-processen betekent, naast een reductie van de administratieve lastendruk, een enorme afname van de interne papierstroom. Papieren tijgers als verlofbriefjes, declaraties en verhuisberichten worden allemaal gedigitaliseerd en de afhandeling daarvan is vervolgens niet meer dan een druk op de knop. Andere bijkomend voordeel is dat de kans op fouten drastisch vermindert omdat informatie nu eenmalig bij de bron, de medewerker, wordt vastgelegd en deze hierdoor meer betrokken raakt bij voor hem belangrijke zaken. De voordelen: Verminderde administratieve activiteiten Elke medewerker een persoonlijk digitaal dossier Mutaties zijn tijd- en plaatsonafhankelijk Eenmalige invoer bij de bron Beperking van papierstroom Verminderde foutkans Empowerment van medewerkers Managementinformatie online beschikbaar De mogelijkheden: Wijzigen van persoonlijke informatie door de werknemer (adreswijziging, huwelijk, etc) Aanvragen en accorderen van verlof. Online ziek- en hersteldmeldingen van medewerkers Digitaal beschikbaar stellen van personeelshandboek Digitaal beschikbaar stellen van CAO s Online nieuwsbrieven Digitale functiebeschrijvingen Kennis en vaardigheden in kaart brengen en vastleggen in het digitale dossier Verzoeken en mogelijkheden voor opleidingen vastleggen Een digitaal prikbord voor vragen en opmerkingen van de medewerker Een digitaal smoelenboek samenstellen Besparen met ESS & MSS Conclusie Dit soort rekenmodellen gebruikt onze Sales afdeling regelmatig bij verkoopgesprekken met klanten. Uiteraard wordt dan natuurlijk nog wel de vertaalslag naar de besparing in Euro s gemaakt. Wanneer daarnaast ook de huidige kosten van de bestaande software in ogenschouw genomen wordt, blijkt dat ook daar nog jaarlijks een fiks bedrag bespaard kan worden waardoor de totale kostenbesparing nog veel hoger uitvalt. Deze berekening is echter in de bovenstaande tabel niet opgenomen omdat per klant de behoeften en bestaande kosten nogal verschillend kunnen zijn. Uit de bovenstaande tabellen is eenvoudig op te maken hoe makkelijk en hoeveel een organisatie kan besparen op de interne HR processen door middel van ESS & MSS. Houd hierbij wel rekening dat dit aan de voorzichtige kant gecalculeerd is en dat uw besparing werkelijkheid nog veel groter kan zijn! Zo makkelijk is het, zo makkelijk kan het zijn! De ROI van ESS en MSS Voordelen van ESS & MSS zijn er te over. Dat op zich zou al voldoende moeten zijn voor een bedrijf of organisatie om de interne processen eens grondig tegen het licht te houden. In de tabel hiernaast vindt u misschien nog een reden om ESS & MSS in overweging te nemen. Hieruit blijkt dat op basale HR-processen al heel snel en makkelijk tijd en geld te besparen valt. 4

5 Over AFAS ERP Software AFAS ERP Software B.V. is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met 270 enthousiaste medewerkers, dat met één softwarepakket AFAS Profit - de diverse afdelingen van meer dan bedrijven in Nederland, België, Luxemburg en op de Nederlandse Antillen automatiseert. AFAS is opgericht in 1996 en gevestigd in Leusden. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes. Deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. De visie die aan de producten ten grondslag ligt heeft AFAS Ondernemingsprocesbeheer (OPB ) genoemd. Meer informatie op. Over AFAS Profit AFAS Profit is de naam voor de geïntegreerde ERP software van AFAS. Deze software, draaiend op het Microsoft platform, wordt volledig ontwikkeld door de AFAS organisatie zelf. Wij zijn dan ook trots op ons eigen Nederlands ontwikkelbedrijf met top ontwikkelaars. De visie op productontwikkeling genaamd ANTA, is volstrekt anders dan de doorsnee concurrent. Op basis van hoogwaardige standaards wordt op een fabrieksmatige wijze flexibele en generieke software ontwikkeld. Bedrijven die de kracht van automatisering inzien, hebben hier optimaal baat bij. De kracht van AFAS Profit is met name een enorme flexibiliteit binnen de standaard. Zodoende wordt de software afgestemd op de eisen van de organisatie, waarbij beheersbaarheid en onderhoud worden gegarandeerd. Profit ERP bestaat uit: CRM, Competentiemanagement, Documentmanagement, Financieel, Fiscaal, HRM, Logistiek, Payroll, Projecten, Abonnementen en Workflowmanagement. Meer informatie op www. afas.nl/profit. Copyright AFAS ERP Software, maart 2009 Alle rechten voorbehouden. Het auteursrecht berust bij AFAS ERP Software. Vermenigvuldiging in wat voor vorm dan ook is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijk toestemming door AFAS ERP Software. De informatie in deze whitepaper is met zorg samengesteld. Toch kan AFAS ERP Software B.V. geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in deze whitepaper. 5