Model procedure tentoonstellen Proceseigenaar: Hoofd Publiek / Projectleider tentoonstellen Akkoord door: Functie: Datum: <Naam ondertekenaar> 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 1 van 9
1. Doel van het proces Het realiseren van doelgroepgerichte, relevante tentoonstellingen in relatie tot het beleid van het museum. 2. Definities Algemeen beleidsplan Tentoonstellingsjaarplan PR-plan Tentoonstelling Projectleider Document waarin op basis van de visie van het bestuur en de directie van het museum de missie en beleidsdoelen voor een meerjarenperiode uiteen worden gezet. Document waarin op basis van het algemene beleid, de beleidsdoelen ten aanzien van tentoonstellen voor een jaar zijn beschreven. Dit kan een apart document zijn of een onderdeel van het algemeen beleidsplan. Document met het programma van eisen voor de beheersing van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van een tentoonstelling. Document waarin het doel van een PR-actie, de doelgroep, het programma van eisen (inclusief planning, budget, kwaliteit en organisatie) van een PR-actie staat omschreven. Doelgroepgerichte presentatie van objecten, op basis van het tentoonstellingsjaarplan. Medewerker, belast met de bewaking van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van een project. 3. Functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Functie Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Directie Heldere vraag formuleren Opdrachten verstrekken Budget vaststellen Accorderen, besluiten tot correcties, afkeuren Aanstellen projectleider en projectgroep Hoofd publiek Aanleveren relevante informatie Afbakening grenzen van de tentoonstelling Hoofd collectie Aanleveren relevante informatie Reikwijdte van onderzoek bepalen Definitieve objectkeuze Hoofd marketing Ontwikkelen van PR-plan Afbakening grenzen Hoofd facilitaire zaken Projectleider Opening verzorgen volgens draaiboek Faciliteren van de techniek Project volgens projectplan (doen) uitvoeren. Verantwoordelijk voor het bewaken en naleven PR Aanpassingen aanbrengen in draaiboek Ad hoc oplossingen aandragen Aanzoeken projectgroepleden 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 2 van 9
Projectgroep Medewerker marketing edewerker collectiebeheer Medewerker technische dienst Kwaliteitscoördinator van het programma van eisen. Taken volgens projectplan uitvoeren Uitvoeren van PR-plan Regelmatige conditiecontrole van de objecten. Bruiklenen ontvangen, klaar maken voor retour en eigen collectie terugplaatsen op standplaats. Conditierapporten schrijven. Onderhoud, bijstelling en oplossen van technische mankementen van de tentoonstelling. Afbreken van tentoonstelling. Verwerken van verbeterpunten Prioriteiten stellen 4. Overzicht documenten Algemeen beleidsplan Tentoonstellingsjaarplan Opdracht voor inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek Initiatiefvoorstel Opdracht tot opstellen van een concept tentoonstellingsplan Sjabloon tentoonstellingsplan Opdracht om tentoonstellingsplan uit te voeren Aanvraagformulier subsidie Werkinstructie indienen aanvragen Draaiboek uitvoer activiteiten Draaiboek opening Werkinstructie onderhoud tentoonstelling Draaiboek afbreken tentoonstelling Werkinstructie retour bruiklenen Werkinstructie ontvangen bruiklenen Werkinstructie terugplaatsen objecten Evaluatieformulier Bezoekcijfers Publieksonderzoek Marketingresultaten Eindverslag projectgroep Financieel verslag 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 3 van 9
5. Stroomschema Tentoonstellen 1. Besluit tot het maken van een tentoonstelling 2. Inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek uitvoeren 3. Beoordeling initiatiefvoorstel 4. Projectgroep aanstellen 5. Opstellen concept tentoonstellingsplan 6. beoordelen Betrokken processen: Collectiebeheer Collectieregistratie Bruiklenen Educatie Evenementen Technische ondersteuning Administratie 7. Aanvragen subsidies en sponsoring 8. Activiteiten uitvoeren 9. PR opstarten 10. Test tentoonstelling 11. Opening 12. Gebruiksfase 13. Afbreken/opruimen tentoonstelling 14. Eindevaluatie en eindcalculatie 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 4 van 9
6. Toelichting stroomschema 1. Besluit tot het maken van een tentoonstelling Algemeen beleidsplan Tentoonstellingsjaarplan De directie en/of één of meerdere stafleden geven op basis van het beleid - en binnen een vastgesteld budget aan de afdeling tentoonstellen de opdracht voor het maken van een inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek. Opdracht voor inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek 2. Inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek uitvoeren Opdracht voor inhoudelijk onderzoek en haalbaarheidsonderzoek Bronnenonderzoek Het hoofd tentoonstellen wordt gevraagd om een inhoudelijk onderzoek te doen (uitvoeren) naar de inhoudelijke haalbaarheid van het initiatief. Het hoofd collecties zal keuzes maken t.a.v. de grenzen van het onderzoek. Het hoofd tentoonstellen biedt een schriftelijk initiatiefvoorstel aan. Initiatiefvoorstel 3. Beoordeling initiatiefvoorstel Initiatiefvoorstel De directie beoordeelt het initiatiefvoorstel, geeft aanwijzingen tot aanpassing, accordeert het voorstel en wijst een projectleider aan. Goedgekeurd initiatiefvoorstel/wijzigingsopdracht van de directie. 4. Projectgroep aanstellen Goedgekeurd initiatiefvoorstel De directie en/of de projectleider stellen een projectgroep samen. De projectgroep krijgt opdracht tot het opstellen van een concept tentoonstellingsplan. Opdracht tot opstellen van een concept tentoonstellingsplan Verzoek van de directie aan de afdelingshoofden om medewerkers en tijd ter beschikking te stellen 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 5 van 9
Opdracht aan externen 5. Opstellen concept tentoonstellingsplan Goedgekeurd initiatiefvoorstel Opdracht tot opstellen van een concept tentoonstellingsplan Sjabloon tentoonstellingsplan De projectleider stelt een concept tentoonstellingsplan op, waarin zijn genoemd: 1. de globale storyline van de tentoonstelling met objectkeuze 2. het benodigde budget en dekkingsplan 3. planning 4. een omschrijving van de benodigde ruimte 5. de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectgroepleden 6. communicatie tussen de projectgroepleden 7. benodigde technische en audiovisuele middelen 8. benodigde en nieuw te maken/verwerven tentoonstellingsmateriaal De projectleider levert binnen de gestelde termijn het concept projectplan aan bij de directie. Concept tentoonstellingsplan met programma van eisen voor vormgeving, educatie en evenementen. 6. beoordelen Concept tentoonstellingsplan De directie beoordeelt het voorgelegde plan en geeft waar nodig aanwijzingen. Bij goedkeuring geeft de directie schriftelijk opdracht aan de projectleider het plan uit te voeren. Goedgekeurd tentoonstellingsplan/wijzigingsopdracht van de directie. Opdracht van de directie om tentoonstellingsplan uit te voeren. 7. Aanvragen subsidies en sponsoring Goedgekeurd tentoonstellingsplan Opdracht om tentoonstellingsplan uit te voeren Aanvraagformulier subsidie Werkinstructie indienen aanvragen De projectleider stelt aanvragen op voor subsidie en sponsoring. Na goedkeuring van de directie worden de aanvragen ingediend. Definitieve begroting Aanvragen subsidie 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 6 van 9
8. Activiteiten uitvoeren Programma van eisen Draaiboek uitvoer activiteiten Werkinstructies betrokken processen Betrokken processen: Collectiebeheer Collectieregistratie Bruiklenen Educatie Evenementen Technische ondersteuning Administratie Onder leiding van de projectleider worden de activiteiten op basis van het projectplan uitgevoerd. Opgebouwde tentoonstelling 9. PR opstarten Het hoofd marketing ontwikkelt een PR-plan voor de tentoonstelling. De directie accordeert het PRplan. De medewerker marketing voert het PR-plan uit. Uitgevoerd PR-plan 10. Test tentoonstelling De directie en de projectleider beoordelen regelmatig de voortgang van de acties o.g.v. het projectplan op tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie en geven zo nodig aanwijzingen voor correcties. Verslag directieoverleg met actiepunten voor aanpassingen Aangepaste tentoonstelling 11. Opening Draaiboek opening 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 7 van 9
Het hoofd facilitaire zaken verzorgt de opening. Geopende tentoonstelling 12. Gebruiksfase Werkinstructie onderhoud tentoonstelling inclusief checklist De projectleider controleert tijdens de gebruiksfase de staat van de tentoonstelling. De medewerker collectiebeheer voert regelmatig conditiecontrole uit op objecten en past zo nodig de condities aan. Onderhoud, bijstelling en oplossen van technische mankementen worden door de technische dienst uitgevoerd op advies van het hoofd collectiebeheer. Bijstelling tentoonstelling Klimaatgegevens Conditiecontroles (lijst incidenten & afwijkingen als input voor volgende projecten) 13. Afbreken/opruimen tentoonstelling Draaiboek afbreken tentoonstelling Werkinstructie retour bruiklenen Werkinstructie terugplaatsen objecten Onder leiding van de afdeling collectiebeheer wordt door de technische dienst de tentoonstelling volgens het draaiboek afgebroken. De medewerker collectie maakt, de bruiklenen klaar voor retour en plaatst de eigen collectie terug op de juiste standplaats. Lege tentoonstellingsruimte Objecten terug op standplaats Bruiklenen retour 14. Eindevaluatie en eindcalculatie Evaluatieformulier Bezoekcijfers Publieksonderzoek Marketingresultaten Eindverslag projectgroep Financieel verslag Recensies/reacties in de pers/persmap 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 8 van 9
Op basis van bezoekcijfers, publieksonderzoek, marketingresultaten (persvermelding), eindverslag van de projectgroep en een financieel verslag evalueren de directie en de projectgroep de resultaten van de tentoonstelling. Verbeterpunten worden door de kwaliteitscoördinator in een overzicht verbeterpunten opgenomen en volgens de procedure Structureel Verbeteren behandeld. Indien nodig worden de verbeterpunten verwerkt in desbetreffende werkinstructies en procedures. Inhoudelijk eindverslag Eindcalculatie Overzicht verbeterpunten Uitvoeren verbeterpunten aan de hand van procedure Structureel Verbeteren 101125 DEF Qmus Model PRO Tentoonstellen.doc Pagina 9 van 9