Beleidsplan Stichting Droomdag

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting Droomdag Inhoud Inleiding Visie Missie Doelstellingen De organisatie De realisatie Vrijwilligersbeleid Organisatiestructuur MVO beleid Beleid t.a.v. klachten en voorkomen verstrengeling belangen

2 1.Inleiding: In dit plan staan de uitgangspunten van Stichting Droomdag beschreven. Stichting Droomdag is in 2011 opgericht vanuit een particulier initiatief. Stichting Droomdag heeft de volgende doelstelling: Stichting Droomdag is een organisatie die geheel met vrijwilligers werkt en als doel heeft het verzorgen van onvergetelijke leuke dagen voor gezinnen met kinderen onder de 16 jaar waarvan een van de ouders is getroffen door kanker. Visie: Langdurige ziekte vraagt heel veel doorzettingsvermogen en energie van een gezin. In het gezin heeft zo n situatie veelal een volledige ontregeling tot gevolg. Ieder gezinslid spant zich extra in, moet daar vaak andere bezigheden voor opofferen of beperken. En dan is er de feitelijke zorg van het zieke gezinslid. Kleine en grotere lichtpunten zijn in die omstandigheden nog belangrijker dan anders, worden heel intensief beleefd en dragen belangrijk bij in de mentale gesteldheid van kinderen en gezin. Missie: Een bijdrage leveren aan de mentale energie van een langdurig ziek gezinslid door het organiseren van een dag vol ontspanning en blijheid samen met het gehele gezin (inclusief voorpret, nagenieten en de herinnering voor jaren). Stichting Droomdag werkt hierbij uitsluitend op indicatie en op verzoek van de met, de stichting samenwerkende, ziekenhuizen en inloophuizen. Stichting Droomdag maakt dit voor kind, gezin en ziekenhuis mogelijk door zich volledig en belangeloos in dienst te stellen voor de ontwikkeling en organisatie van de Droomdagdagen en door het enthousiasmeren van de samenleving voor dit doel om voldoende fondsen voor Droomdagdagen op te brengen. De stichting streeft te komen tot het organiseren van een maximum aantal Droomdagdagen per jaar. 1. Doelstellingen Stichting Droomdag: Bieden van ontspanning aan zo veel mogelijk gezinnen met een ouder die lijdt aan kanker Persoonlijke aandacht voor gezinnen tijdens de Droomdagen Deze persoonlijke aandacht wordt gegenereerd door het toevoegen van één op één begeleiding van een vrijwilliger tijdens de Droomdagen. De dagen worden zoveel mogelijk afgestemd op de mogelijkheden en interesse van het gezin. De dag wordt op maat gemaakt. Voldoen aan de vraag naar Droomdagen De vraag naar Droomdagen is groot. De aanvragen komen binnen bij het secretariaat van de Stichting. Kostenbeheersing Stichting Droomdag streeft ernaar om de dagen te organiseren tegen zo laag mogelijke kosten. Efficiënt en zorgvuldig omgaan met relaties Stichting Droomdag streeft er naar om zorgvuldig en efficiënt om te gaan met de inzet van haar relaties. Werken met vrijwilligers Stichting Droomdag vindt het belangrijk om zoveel mogelijk te werken met vrijwilligers. Vrijwilligers zetten zich graag en gemotiveerd in.

3 2. De organisatie: De stichting werkt momenteel alleen met vrijwilligers. De vrijwilligers hebben een intakegesprek en krijgen een traning on the job. voordat zij kunnen weken voor de Stichting. Realisatie: Voor de realisatie van de doelstelling wordt gebruik gemaakt van donaties, giften en sponsoring die worden ontvangen van particulieren en bedrijven. 3. Vrijwilligersbeleid Stichting Droomdag Waarom werkt Stichting Droomdag met vrijwilligers? Stichting Droomdag vindt het belangrijk om haar activiteiten uit te voeren met behulp van de inzet van betrokken vrijwilligers. Het is voor Stichting Droomdag van grote meerwaarde dat een groep betrokken gemotiveerde mensen zich in willen zetten voor het uitvoerende werk van de stichting. Deze meerwaarde geldt niet alleen voor de ervaringen die de gezinnen opdoen met de betrokken vrijwilligers maar ook voor het imago van de stichting. Gelden die de stichting ter beschikking worden gesteld komen zoveel mogelijk ten gunste van de uitvoering van de doelstelling. Wat verstaat Stichting Droomdag onder vrijwilligerswerk? Bij Stichting Droomdag wordt onder het vrijwilligerswerk verstaan: een activiteit met een onverplicht karakter welke wordt uitgevoerd ten behoeve van de stichting, het werk is onbezoldigd en wordt in georganiseerd verband verricht. Bij Stichting Droomdag geldt de afspraak vrijwillig is niet vrijblijvend. Indien er afspraken gemaakt worden dan verwacht de stichting dat deze afspraken ook worden nagekomen. Waarom vrijwilligersbeleid? Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van Stichting Droomdag naar de vrijwilligers toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de stichting haar visie op vrijwilligerswerk. Waarom werkt de stichting met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger binnen de stichting? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan de vrijwilliger op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk binnen de stichting. Het vrijwilligersbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en desgewenst bijgestuurd. De stichting voert een enthousiast beleid dat met name gericht is op de motivatie en het behoud van de actieve vrijwilligers. Uitgangspunten voor het vrijwilligerswerk bij Stichting Droomdag: Vrijwilligers worden gezien als volwaardig lid van de organisatie met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Vrijwilligers werken in diverse functies binnen de stichting volgens een taakfunctiebeschrijving; Vrijwilligers werken binnen geldende regels en procedures welke zijn vastgelegd in de diverse handboeken; Vrijwilligers werken onder aansturing van coördinatoren van de stichting; Vrijwilligers werken voor hun plezier, het vrijwilligerswerk moet zinvol zijn; Vrijwilligers onderschrijven de missie, visie en doelstelling van de stichting.

4 Wat biedt vrijwilligerswerk bij Stichting Droomdag de vrijwilliger? Het vrijwilligerswerk bij Stichting Droomdag geeft veel voldoening, de lach op het gezicht van de ouder, partner of kinderen is veel waard. Men komt op plaatsen waar men normaal gesproken niet komt en ontmoet personen die men normaal gesproken nooit zou ontmoeten, eet met het gezin mee, heeft toegang tot een groot aantal diverse activiteiten en krijgt de mogelijkheid zich verder te ontwikkelen. Inzet, functies, taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers binnen Stichting Droomdag Vrijwilligers worden binnen de stichting ingezet voor diverse taken. De minimale leeftijd voor een vrijwilliger is in principe 25 jaar, indien de vrijwilliger beschikt over een bijzondere ervaring of opleiding kan van deze leeftijd door de directie bij uitzondering worden afgeweken. Vrijwilligers PR/Fondsenwerving Vertegenwoordigen de stichting door bijvoorbeeld lezingen op beurzen en braderieën te geven. Taak kan ook het ophalen van een cheque zijn of het bemensen van een actie. Vrijwilligers secretariaat Voeren eenvoudige en soms meer complexe administratieve handelingen uit en geven ondersteuning aan vrijwilligers in het land. Vrijwilligers Droomdagen Droomdag vrijwilligers hebben een ondersteunende en/of coördinerende rol tijdens Droomdagdagen. Plaats binnen de organisatie, aansturing van vrijwilligers Vrijwilligers worden binnen de stichting aangestuurd door de coördinatoren van de diverse teams. Functionering/evaluatiegesprekken vrijwilligers De voortgang van het functioneren van de vrijwilliger wordt jaarlijks (of indien nodig eerder) geëvalueerd tijdens een evaluatiegesprek. Van de diverse gesprekken wordt verslag gelegd en deze verslagen worden bewaard in het persoonlijke vrijwilligersdossier. Trainingen vrijwilligers Jaarlijks verzorgt de stichting ongeveer 2 trainingen voor haar actieve vrijwilligers. De inhoud van de trainingen is verschillend en komt in principe voort uit de behoefte/wensen vanuit de gevoerde evaluatiegesprekken met de vrijwilligers. Het kan ook voorkomen dat de stichting vindt dat er op bepaald gebied expertise mist bij de vrijwilligers waarna zij een training hiervoor zal aanbieden. Voorzieningen voor vrijwilligers: Contracten Stichting Droomdag werkt niet met vrijwilligers contracten maar afspraak is afspraak. Van de diverse functies worden diverse verschillende inspanningen gevraagd. Het al dan niet nakomen van deze afspraken vormt een onderdeel van de jaarlijkse evaluatiegesprekken. Vergoedingen/declaraties Het vrijwilligerswerk bij stichting Droomdag hoeft de vrijwilliger geen geld te kosten. Alle gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd binnen de hiervoor geldende regels (zie handboek Droomdagdagen en handboek Algemeen). Zo kunnen er o.a. reiskosten worden gedeclareerd, telefoonkosten, portokosten en alles wat voor de Droomdagdagen (in overleg) wordt aangeschaft kan worden gedeclareerd. Voor

5 declaraties zijn speciale formulieren te downloaden via de website (extranet) of op te vragen bij het secretariaat. Verzekeringen Vrijwilligers zijn door de stichting verzekerd bij een ongeval, bij overlijden/blijvende invaliditeit, bij aanrijdingen en voor wettelijke aansprakelijkheid. Wel zal de verzekering volgens procedure altijd kijken of de schade te verhalen is op de eigen verzekering van de vrijwilliger. Procedures en handleidingen De werkwijze van de diverse taken staan beschreven in de diverse handboeken. Zo wordt er gebruik gemaakt van een handboek Algemeen, Droomdagdagen, PR/FW en secretariaat. Bij indiensttreding als vrijwilliger worden de betreffende handboeken overhandigd. De vrijwilliger dient te tekenen voor ontvangst van de handboeken. 4. organisatiestructuur Bestuur De voornaamste taken zijn het vaststellen en mede ontwikkelen van beleid en het toezicht hierop. Directie De directie richt zich op het ontwikkelen van beleid, opstellen van jaarplannen, dagelijkse leiding en toezicht op uitvoering van het beleid. Hierbij horen ook het opzetten en begeleiden van nieuwe initiatieven, het bewerkstelligen van structurele oplossingen in de breedste zin van het woord met betrekking tot het organiseren van ontspanning voor de doelgroep en deze bespreken met het bestuur ter besluitvorming. Voorts houdt de directie zich bezig met het zoeken naar en onderhouden van nieuwe contacten die in organisatorische en/of financiële zin een bijdrage willen leveren aan het realiseren van de doelstellingen, het leggen van contacten met potentiële samenwerkingspartners. De directie is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de organisatie; daarbij legt de directeur verantwoording af aan het bestuur. Bestuur en directie bespreken aan het eind van het boekjaar de ondernomen activiteiten, bepalen de financiële resultaten van het boekjaar en stellen de begroting voor het komende jaar vast waarin de voorgenomen activiteiten en projecten worden besproken en vastgelegd. Gedurende het jaar wordt onder meer bij de behandeling van de kwartaalrapportages getoetst of de voorgenomen doelstellingen conform de strategienota naar verwachting gerealiseerd zullen worden en of bijstelling noodzakelijk is. Team Droomdagen Dit team organiseert en coördineert alle door de stichting aangeboden evenementen en stuurt de vrijwilligers, aan die worden ingezet op activiteiten. Het team is operationeel verantwoordelijk voor kwaliteit, creativiteit, voortgang, inhoud en de kosten van de droomdagen. Team PR en Fondsenwerving Het team coördineert de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot binnenkomende acties en reguliere fondsenwerving, zorgt voor inzet mensen en middelen ten gunste van activiteiten, werkt aan vergroten van naamsbekendheid en is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken betreffende de gedelegeerde PR, marketing en fondsenwervingsactiviteiten en- administratie. Het team is belast met de uitvoering van het PR-beleid, het binnenhalen van nieuwe (potentiële) sponsors, het uitvoeren van projecten en het ondersteunen van de

6 directie bij voorgenoemde taken en denkt mee over het PR/FW en marketing beleid. Team secretariaat Dit team organiseert, coördineert en voert de inkoop, voorraadbeheer, systeembeheer, boekhouding, secretariaatswerkzaamheden, onderhoud, De secretariaatsvrijwilligers zorgen voor de voorkomende secretariaatswerkzaamheden zoals het schrijven en versturen van brieven, het invoeren van draaiboeken het versturen van sponsorverslagen, het verwerken en versturen van de Droomdag verslagen en andere secretariëele taken 5. Beleid ten aanzien van milieu en MVO bij Stichting Droomdag Stichting Droomdag heeft geen specifiek beleid ten aanzien van het milieu. De stichting vindt het echter vanzelfsprekend en belangrijk om zoveel mogelijk rekening te houden met het milieu en daar waar het financieël en bedrijfstechnisch mogelijk is bewuste keuzes daarvoor te maken. 6. Beleid t.a.v. klachten en verstrengeling belangen Stichting Droomdag kent een klachtenprocedure en een regeling ter voorkoming verstrengeling belangen. Uitgangspunt bij de klachtenregeling is om klachten zo spoedig mogelijk uit te zoeken en te beantwoorden. Afhandeling van klachten is toegewezen aan 1 persoon binnen de stichting. Uitgangspunt voor verstrengeling van belangen is om deze verstrengeling te voorkomen. Beide procedures zijn bij het secretariaat van de stichting op te vragen. Via de website worden geïnteresseerden hierop opmerkzaam gemaakt.