Maintenance Management
Inleiding Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren. Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is. iphone 5 Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie behapbaar blijven. Maar u kunt ook starten met een eenvoudige en goedkope Lite-variant van onze software. Wilt u op een later moment doorgroeien naar de volledige versie van Ultimo Maintenance Management? Dan is dit ook tegen aantrekkelijke voorwaarden te realiseren. De software kan worden aangeschaft, zodat u zelf eigenaar wordt en het beheer in eigen handen neemt, of u kunt er voor kiezen om een maandelijkse huurovereenkomst aan te gaan (Software as a Service), waardoor u geen eigenaar wordt, maar ook geen omkijken hebt naar het beheer van de software. Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk. Nokia Lumia Met onze software en services uw processen optimaal ingericht Samsung Tab Kenmerkend Ultimo Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization tool. Samsung Galaxy Alle ondersteunende processen onder één paraplu De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor maintenance management, facility management, IT service management, fleet management & human resource management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche. Een duurzame investering met lage beheerkosten Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software door kunt voeren, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten. Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de doorontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied. Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool Surface Laptop Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren. Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. De aanpassingen kunnen door uzelf (of uw applicatiebeheerder) of door ons worden uitgevoerd. 2 3
Professioneel onderhoud hoog op de agenda De bedrijfseconomische resultaten van organisaties worden onder meer beïnvloed door de mate van deskundigheid bij de uitvoering van onderhoudsmanagement. Naast de erkenning van het grote belang van onderhoud, is de inzet van bewezen software een belangrijke stap. De ervaring van de afgelopen tientallen jaren hebben wij dan ook op pragmatische en gebruiksvriendelijke wijze verwerkt in onze software. Om daarmee onze steen bij te dragen aan de succesvolle uitvoering van onderhoud door onze opdrachtgevers. Moduleoverzicht Ultimo Maintenance Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina s kort beschreven. In de hieronder staande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn. Succes binnen handbereik Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij passende oplossingen voor de duurzame instandhouding van kostbare en bedrijfskritische assets. Hierdoor is uw organisatie in staat om de continuïteit van de output te waarborgen of te verbeteren, efficiënter beheer en onderhoud toe te passen, kosten te besparen en de veiligheid op de werkvloer (aantoonbaar) te verbeteren. De toepassing van de gebruiksvriendelijke en flexibele Ultimo software voorziet uw medewerkers van de juiste tools om de structuur, het inzicht en het overzicht te vergroten bij de uitvoering van hun werk. Zo ziet u dat succesvol onderhoud met Ultimo niet alleen binnen handbereik is, maar Ultimo ook het juiste gereedschap is om daadwerkelijk positieve resultaten te boeken. Meer dan maintenance management alleen Niet alleen uw onderhoudsafdeling geniet van de voordelen van Ultimo software. De beste resultaten worden behaald bij organisaties waar goed wordt samengewerkt op het gebied van onderhoud, productie, safety, kwaliteit, financiën en directie. Immers, alle partijen zijn gebaat bij een strakke planning, goede communicatie en gefundeerde investeringsbeslissingen inzake asset management. Ook indien u ervoor kiest om markstandaarden, zoals ISO 55000 of NEN, te adopteren, is de software uitstekend inzetbaar. Het modulaire karakter van de software maakt het daarnaast eenvoudig mogelijk om Ultimo in te zetten bij andere bedrijfsonderdelen, bijvoorbeeld facility management, HSE, IT service management en fleet management. Een groot deel van de huidige Ultimo gebruikers profiteert van deze multidisciplinaire aanpak. Start klein met Ultimo Lite Voor de kleine technische dienst of als instapmodel bieden we Ultimo Lite aan. Een eenvoudig, maar toch compleet maintenance systeem voor een aantrekkelijke prijs: + Uitstekende eerste stap voor professionalisering ipad mini iphone 5 Nokia Lumia Samsung Tab + Speciaal samengesteld om eenvoudig te werken + Optioneel uitbreidbaar met Self Service en Ultimo Go+ + Eenvoudig doorgroeien naar full version Ultimo Maintenance Management WERKORDERBEHEER PERIODIEK ONDERHOUD PROJECTENBEHEER VOORRAADBEHEER & INKOOP ULTIMO GO MULTI-JOBS HSE- INCIDENTENBEHEER CONTRACTENBEHEER Maintenance Management DASHBOARDS KOSTENREGISTRATIE RAPPORTAGES UITGIFTEBEHEER Samsung Galaxy AFSCHRIJVINGEN FACTURATIE URENVERANT- WOORDING SERVICE LEVEL AGREEMENTS LANGE TERMIJN ASSET PLANNING STANDAARD NOTIFICATIES VERZENDEN VAN E-MAIL STAMGEGEVENS- BEHEER PERSONENBEHEER SELF SERVICE ASSET MANAGEMENT VASTGOEDBEHEER ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL AUTORISATIEBEHEER WORKFLOW SCHEDULER+ E-MAILIMPORT DIVERSE INTERFACES Dat we bij de ontwikkeling van het flexibele Ultimo Enterprise Asset Management systeem oog hebben voor de wensen uit de praktijk, blijkt uit de modulaire uitbreidingen op het gebied van HSE en de moderne standaard connectortechnologie, waarmee eenvoudig (gecertificeerde) integraties met o.a. ERP-software Fleet Management Fleet Management mogelijk zijn. Ook blijkt dit uit de moderne mobiele toepassing Maintenance Maintenance Management Management Ultimo Go. IT Service IT Service Management Management MANAGEMENT OF CHANGE Fleet Management Fleet Management Infra Asset Infra Asset Management Management Ook te combineren met onze oplossingen voor: WERK- VERGUNNINGEN Maintenance Maintenance Management Management Facility Facility Management Management WACHT- OVERDRACHT IT Service IT Service Management Management Infra Fleet Asset Management Infra Fleet Asset Management Management Surface WERKSTROOM FINANCIËN COMMUNICATIE STANDAARD OPTIONEEL DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL Laptop 4 5 OBJECTEN FLEXIBILITEIT & TECHNIEK Facility Maintenance Facility Maintenance Management Management Management IT Service IT Service Management Management Infra Asset Infra Asset Management Management 5
Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Surface Laptop Werkorderbeheer De module Werkorderbeheer bevat alle middelen voor het aanmaken en afhandelen van activiteiten, bijvoorbeeld een storing of aanvraag. Gebruiksvriendelijke planners (Ultimo Jobplanner) maken het werk eenvoudig planbaar en de workload goed inzichtelijk. Het werkorderproces kan volledig aangepast worden aan uw processen, door aanpasbare voortgangsstatussen in de software. De vastgelegde informatie (kosten, uren, gebruikte materialen) wordt gebruikt om urenstaten bij te werken, kostendoorbelastingen door te voeren, rapportages en dashboards te voeden en voorraadniveaus te muteren. Periodiek onderhoud Deze module wordt gebruikt om diverse periodieke of preventieve onderhoudswerkzaamheden in te plannen. Ook werkzaamheden die voortvloeien uit het gebruik van moderne onderhoudsmethodieken kunnen worden aangestuurd met behulp van deze module (bijv. middels interfaces met MES-systemen, SCADA-systemen, PLC s en ERP-systemen). Periodieke onderhoudsmodellen kunnen worden aangemaakt op basis van bijvoorbeeld tellerstand, weeknummer of frequentie. In de grafische planning kan worden gemuteerd en na het genereren van de werkzaamheden worden deze doorgezet naar de module Werkorderbeheer en gekoppeld aan een uitvoerende medewerker. U kunt een relatie leggen tussen periodiek onderhoud en een contract. Opgebouwde historische gegevens zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van bijvoorbeeld audits en kwaliteitscontroles. Onderhoud op het juiste moment met just-in-time maintenance Projectenbeheer Deze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten, van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. Voorraadbeheer en inkoop Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Bewaak de afspraken met uw leveranciers en borg het gehele inkooplogistieke proces. Optioneel zijn webshopintegratie (in combinatie met de module Self Service), voorraadbeheer per magazijn en de ondersteuning van voorraadbeheermethodes (FIFO, LIFO en FEFO) mogelijk. Multi-Jobs De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Een bijbehorend Gantt-diagram maakt de planning erg overzichtelijk. Contractenbeheer Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheer van uw (service)contracten en verzekeringen. Geen bergen papier of andere bestanden in moeilijk vindbare mapjes meer. U vergroot het overzicht van en inzicht in de contracten en verzekeringen en bewaakt hiermee bijvoorbeeld de looptijden en opzegtermijnen. Er kunnen relaties worden gelegd naar de modules Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. Kostenregistratie Optimaliseer uw beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten). Afschrijvingen Beheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de technische en economische levensduur van objecten kunt u op overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen met de optionele Grafische Vervangingsplanner. Facturatie Gegevens over binnengekomen facturen kunnen met deze module worden beheerd. Denk bijvoorbeeld aan facturen van onderhoudswerkzaamheden. De gemaakte kosten kunnen eenvoudig worden gefactureerd aan verschillende kostendragers. Urenverantwoording Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. Als optionele aanvulling is het met de module Start-Stop Urenregistratie mogelijk om op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden die besteed wordt aan een werkorder. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld uitstekend toegepast worden op locatie. Met de app Ultimo Go is het namelijk eenvoudig mogelijk om mobiel de tijdregistratie bij te houden. Service Level Agreements Uw afspraken met externe leveranciers of interne klanten kunt u ook contractueel vastleggen in de module Service Level Agreements. Hiermee bent u in staat om de prestaties van de dienstverlening te monitoren. Lange Termijn Asset Planning De module Lange Termijn Asset Planning (LTAP) ondersteunt organisaties met het opstellen van een langetermijnbegroting voor levensduurverlengend onderhoud, renovatie en vervanging van kostbare en bedrijfskritische assets, gebaseerd op de kosten, condities, risico s en beschikbaarheid. Met deze module zet de asset manager een extra stap van beheren, uitvoeren & rapporteren naar meten, voorspellen & budgetteren. Specifieke documentatie over deze module is beschikbaar. Uw voordelen + Pas naast preventief onderhoud ook andere onderhoudstechnieken toe voor het behalen van optimale prestaties van uw assets. Denk hierbij bijvoorbeeld aan risicogestuurd onderhoud of just-in-time maintenance. Diverse interfaces met FMECA-tools of meetapparatuur zorgen ervoor dat u onderhoud uitvoert op het moment dat het nodig is. Hierdoor bent u in staat om uw onderhoudsbudget op een zinvolle (maar ook veilige) wijze in te zetten + Breng de onderhoudskosten, gewerkte uren en gebruikte materialen zorgvuldig in beeld en pas waar mogelijk uw onderhoudsbeleid en/of de uitvoering aan om besparingen door te voeren + Met de module Lange Termijn Asset Planning slaat u bruggen tussen de onderhouds-, productieafdeling, de financieel verantwoordelijken en de directie. Nut en noodzaak van investeringen worden beter voor het voetlicht gebracht en dit zorgt voor meer wederzijds begrip 6 7
Surface Laptop Dashboards De standaard dashboards zorgen ervoor dat u kunt sturen op belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI s). De dashboards geven u grafisch inzicht in onder andere de planning, uitvoering en voortgang van activiteiten en ondersteunen bij de borging van uw Service Level Agreements. Wanneer u nog meer diepgang wenst in uw dashboards, kunt u gebruik maken van de rapportagetool QlikView. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld, waarmee u een volledig, dynamisch en interactief managementoverzicht tot uw beschikking heeft. Rapportages Om uw inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doelstellingen voldoet, is het noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet en analyseert, bijvoorbeeld over de voortgang van activiteiten en financiële resultaten. Ultimo Maintenance Management beschikt over een groot aantal standaard rapportages. Mocht u onverhoopt een rapport missen dat voor u belangrijk is, dan kunnen wij of uzelf deze rapportage samenstellen met behulp van een externe rapportagetool. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Standaard notificaties Ultimo Maintenance Management wordt standaard geleverd met een aantal voorgedefinieerde notificaties. Voorbeelden zijn notificaties bij het aflopen van een contract of een notificatie bij de melding van een nieuwe onderhoudstaak. Ook is het mogelijk om extra notificaties toe te voegen, of bestaande notificaties aan te passen. In dat geval kunt u gebruik maken van de optionele module Workflow Scheduler+. Verzenden van e-mail Dankzij de standaard e-mailtemplates, is het vanuit uw Ultimo applicatie mogelijk om e-mails naar belanghebbenden te versturen om hen (proactief) te informeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het informeren over de voortgang van een melding. Indien gewenst is het met de Ultimo Customization Tool mogelijk om de standaard templates aan te passen of nieuwe templates toe te voegen. Stamgegevensbeheer Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij verschillende modules. Denk aan leveranciers, documentatie, vestigingen en afdelingen. De gegevens worden éénmalig vastgelegd, waardoor ze op één centrale plek in Ultimo kunnen worden beheerd. Indien gewenst is het mogelijk om stamgegevens vanuit een andere applicatie, bijvoorbeeld een ERP-systeem, aan Ultimo beschikbaar te stellen. Personenbeheer Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRMsysteem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules. Ook informatie met betrekking tot bedrijfshulpverlening (BHV) kan worden vastgelegd. Self Service Betrek uw (interne) klanten direct bij het onderhoudsproces met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw (interne) klanten. U kunt Self Service bijvoorbeeld inzetten om productiemedewerkers op een laagdrempelige wijze storingen door te laten geven aan de technische dienst. De melder kan de status blijven volgen en op de hoogte worden gebracht wanneer de storing is verholpen. Ook kunnen rapporten e.d. met Self Service worden ingezien. Asset Management Een geordend beheer van de assets van uw organisatie vormt de basis van een goed functionerende onderhoudsorganisatie. In Ultimo creëert u op eenvoudige wijze inzicht in al uw assets. Leg belangrijke gegevens van uw installaties, procesfuncties, wisseldelen, transportmiddelen, instrumenten, gereedschappen, afdelingen, etc. vast en verbeter de structuur en vergroot het inzicht. Uitgiftebeheer Houd met een overzichtelijke grafische planner grip op de uitgegeven bedrijfsmiddelen en registreer ook wanneer u bepaalde middelen retour mag verwachten. Vastgoedbeheer Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar. Ultimo Customization Tool Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u, of uw applicatiebeheerder, in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. Het is onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu s, velden, veldlabels en workflows aan te passen en nieuwe menu s en schermen aan te maken. Om u wegwijs te maken bieden wij een aantal specifieke applicatiebeheer trainingen om te leren werken met de Ultimo Customization Tool. Uw voordelen + Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren. Profiteer ook van de uitgebreide mogelijkheden om met selectielijsten en filters gegevens te exporteren naar Excel, zodat u deze data nog verder kunt bewerken en presenteren + Toon bij audits en overige controles eenvoudig aan dat u belangrijke regelgeving naleeft en aan normen voldoet + Maak gebruik van Self Service om de communicatie tussen melders en afhandelaars effectiever in te richten + Creëer met behulp van de Ultimo Customization Tool een efficiënt lopende workflow, passende bij de gewoontes en procedures van uw organisatie. Hiermee sluit de software naadloos aan bij de reeds aanwezige werkwijze 8 9
Een veilige werkomgeving met de HSE-suite Hoe zorgt u voor een veilige werkomgeving voor personeel en bezoekers? Hoe vermijdt u risico s met betrekking tot de veiligheid, de kwaliteit, het milieu en de gezondheid? Op welke wijze laat u zien dat u aan belangrijke regelgeving voldoet? Met de Ultimo HSE-suite bent u in staat deze zaken op structurele wijze, geïntegreerd in Ultimo, te borgen en uw asset management naar een nog hoger niveau te tillen. Nokia Lum Autorisatiebeheer Met de module Autorisatiebeheer regelt u het toegangsbeheer per gebruikersgroep. Wilt u binnen een gebruikersgroep gebruiker(s) afwijkende instellingen meegeven? Of heeft u meerdere vestigingen en wilt u deze gegevens scheiden met de mogelijkheid voor eigen instellingen per vestiging? Met deze module heeft u de mogelijkheid om tot op gebruikersniveau instellingen in te regelen en/of kunt u werken met meerdere vestigingen binnen de Ultimo-database. Workflow Scheduler+ Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Hierbij kunt u denken aan het verzenden van een e-mail na een bepaalde gebeurtenis of het genereren van een rapportage en deze verzenden naar een gebruiker. E-mailimport Met de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in Ultimo en deze laten omzetten in een melding/incident. Ook communicatie over een bestaande melding wordt automatisch gekoppeld, waardoor u nog sneller en efficiënter kunt werken. Laptop Diverse interfaces Om maximaal rendement uit uw verschillende applicaties te halen en op een meer efficiënte wijze te werk te gaan, is het mogelijk Ultimo te integreren met andere business software. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met ERP-systemen, MES-systemen, OEE-systemen, FMECA-systemen, inspectiesoftware, engineering- en tekensoftware, meetsystemen, financiële systemen, inkooplogistieke systemen, apparatuurtesters (NEN 3140), GIS, barcodeterminals, gebouwbeheersystemen, documentmanagementsystemen, Auto-CAD, MS Office, HRM-systemen en Active Directory. Surface Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door de inzet van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware ipad ipad mini iphone 5 HSE-Incidentenbeheer De module HSE-incidentenbeheer ondersteunt het proces van melding, behandeling en evaluatie van HSE-incidenten op het gebied van veiligheid, kwaliteit, gezondheid en milieu. De bijbehorende managementrapportages zorgen ervoor dat u trends met betrekking tot uw HSE-incidenten kunt ontdekken en analyseren, met als doel te leren van incidenten en de impact daarvan te verminderen. Door gebruik te maken van deze module integreert u het beheer van HSE-incidenten in uw asset management systeem en beperkt u het aantal separate applicaties binnen uw organisatie. Dit komt uw beheerskosten aanzienlijk ten goede. Management of Change Met de module Management of Change wordt in uw asset management systeem ondersteuning geboden aan het proces van Management of Change binnen uw organisatie, bijvoorbeeld bij belangrijke wijzigingen in installaties. In de module is het mogelijk om modificaties aan te vragen en op gestructureerde wijze op te volgen, onder andere door het uitvoeren van risicoanalyses. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het voldoen aan bepaalde wetgeving. Doordat het proces volledig digitaal in Ultimo plaatsvindt, verloopt het efficiënter en overzichtelijker dan in de situatie waarin het proces op papier wordt afgehandeld. Werkvergunningen De module Werkvergunningen ondersteunt het proces van het beheren en uitgeven van werkvergunningen, dat voor veel organisaties een belangrijk onderdeel is bij het bevorderen van een veilige werkomgeving. De module wordt geïntegreerd met de bestaande functionaliteit voor werkorders en periodiek onderhoud. Er kan gebruik gemaakt worden van handige blauwdrukken en de bekrachtiging kan snel (digitaal) plaatsvinden, door middel van Self Service. Hierdoor kunt u met de module nog efficiënter te werk gaan. Wachtoverdracht Met de module Wachtoverdracht creëert u een digitaal logboek, waarin de communicatie tussen belanghebbenden wordt uitgewisseld. Per werkdienst kunnen opmerkingen worden ingevoerd, die van belang zijn voor (de) volgende dienst(en). De meerwaarde om deze meldingen in Ultimo onder te brengen ligt in het geïntegreerde inzicht dat wordt gecreëerd: storingen, technische werkzaamheden en opmerkingen, die anders niet in Ultimo terecht waren gekomen. Allen gekoppeld aan de bestaande assetstructuur en het reguliere werkorderbeheer. Uw voordelen + Reguliere storingen en HSE-incidenten zijn inzichtelijk in één centraal asset management systeem, wat de veiligheid ten goede komt + De efficiency wordt verhoogd door de verbeterde structuur bij de uitvoering van belangrijke wijzigingen betreffende uw objecten en installaties + De professionele aanpak en bijbehorende zorgvuldige registratie maken de activiteiten eenvoudiger aantoonbaar, belangrijk bij bepaalde wet- en regelgeving 10 11
Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. Ultimo Maintenance Management Lite Speciaal voor de kleine(re) technische dienst of als instapmodel is de softwaretool Ultimo Maintenance Management Lite beschikbaar. De software heeft een laagdrempelig en gebruiksvriendelijk karakter en is een uitstekend stuk gereedschap om uw onderhoudsdienst te professionaliseren met weinig administratieve handelingen. Indien gewenst is het later eenvoudig mogelijk om door te groeien naar het meer complete Ultimo Maintenance Management. Werkzaamheden afhandelen Inspecties afhandelen Nieuwe werkzaamheden melden Werkzaamheden inzien en prioriteren Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien Gegevens van leveranciers of personeel inzien Gegevens van reserveringen inzien Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail) Contracten (met bijv. leveranciers) inzien Gebruiksvriendelijke zoekfunctie Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken Camera-integratie (foto s koppelen) Scannen (QR-code, barcode) GPS-integratie Functionele ondersteuning Standaard beschikt Ultimo Maintenance Management Lite onder andere over de volgende modules: + Asset Management + Contractenbeheer + Werkorderbeheer + Periodiek Onderhoud + Urenverantwoording + Kostenregistratie + Artikelregistratie + Personenbeheer + Stamgegevensbeheer + Ultimo Customization Tool + Standaard rapportages + Ultimo Go Optioneel is de module Self Service inzetbaar. Ook kan optioneel gebruik gemaakt worden van Ultimo Go+. Voor een exact overzicht van de mogelijkheden en de verschillen tussen Ultimo Lite en Ultimo Maintenance Management kunt u contact met ons opnemen. Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde hard- en software en de voorwaarden 12 13
Referenties De Ultimo Maintenance Management software wordt toegepast in alle denkbare sectoren. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans. Industrie Overheid Milieu & Energie Leisure Dienstverlening Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in Bezoek onze website of YouTube-pagina voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar. YouTube Logo for Adobe Illustrator Logistiek Zorg www.youtube.com/ultimosoftware 14 15
Huren of kopen. Wat heeft uw voorkeur? Afhankelijk van uw wensen bieden wij u de mogelijkheid om Ultimo te huren of te kopen. Omdat de Ultimo software webbased is, maakt de keuze niet uit voor de beschikbaarheid van de functionaliteit. Services Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele maintenance management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek. Ultimo huren U wilt geen omkijk hebben naar het beheer en de ondersteuning van de software en u puur richten op uw kerntaken? Bovendien hikt u aan tegen een initiële investering? Dan raden wij Ultimo Maintenance Management Software as a Service (SaaS) aan. Met Ultimo SaaS huurt u de software in abonnementsvorm en draait uw applicatie in the cloud. Voordelen Ultimo huren: + Aantrekkelijk maandelijks abonnement en geen hoge aanvangsinvestering + Diverse supportpakketten om ondersteuning naar wens in te richten, zodat u geen omkijken heeft naar beheer, updates en onderhoud + Uw gegevens bewaard op goed beveiligde servers + Kenmerkende Ultimo flexibiliteit is ook mogelijk Ultimo kopen Wilt u liever zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren en de software aanschaffen? Dan is de koopoptie voor u geschikt. U koopt het gebruiksrecht aan de voorkant af en wij kunnen u naar wens uiteraard nog ondersteunen bij de installatie, implementatie, updates en onderhoud. Wilt u zelf de software aanschaffen, maar zich niet bekommeren om de infrastructurele aspecten? Dan kunnen we u ook ondersteunen middels hosting. Voordelen Ultimo kopen: + Na initiële investering geen hoge kosten meer, dus lage totaalkosten + Totale controle over het beheer van uw applicatie + Zelf de regie over invulling, updates en upgrades + Ook mogelijkheden voor hosting Implementaties Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus. Trainingen Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen. Ondersteuning en customer support Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support. 16 17
Organisatie Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Maintenance Management, Facility Management, Fleet Management, Infra Asset Management en IT Service Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland. Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd. Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches, gebruikt. Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet Nederland T +31(0)341-42 37 37 Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen, België T +32(0)15 44 41 44 Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken Duitsland T +49(0)2064 828 47 54 Algemeen e-mail: sales@ultimo.com internet: www.ultimo.com 18 19
2015. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.