Verschillen tussen Ultimo Facility Management en Lite

Transcriptie

1 Verschillen tussen Ultimo Facility Management en Lite Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet

2 Voorwoord Dit document is bedoeld om de verschillen weer te geven tussen Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management. Allereerst worden de verschillen tussen Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management beschreven, gevolgd door een overzicht van de uitgebreide functies in Ultimo Facility Management. Ultimo Software Solutions bv 2

3 Inhoudsopgave 1 Verfügbare Module... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2 Zusätzliche Möglichkeiten Ultimo Facility Management Immobilien-, Anlagen- und Bestandsverwaltung Grafischer Auftragsplaner... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Servicedesk Wissensbaum... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.5 Kostenerfassung... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.6 Fakturierung... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.7 Stundenverwaltung... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.8 Ausgabeverwaltung... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.9 Betriebssanitäter-Registrierung Ultimo Dashboards Optionale Module... 9 Ultimo Software Solutions bv 3

4 1 Beschikbare modules In de onderstaande tabel staan de beschikbare standaard en optionele modules van Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management. Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Contractenbeheer Werkorderbeheer Periodiek onderhoud Sleutelbeheer Stamgegevensbeheer Personenbeheer Ultimo Go Standaard notificaties Rapportages Ultimo Customization Tool Vastgoedbeheer Middelenbeheer Kostenregistratie Urenverantwoording Grafische Jobplanner Servicedesk Kennisboom Facturatie Uitgiftebeheer BHV-registratie Legenda: standaard optioneel deels beschikbaar niet beschikbaar Ultimo Software Solutions bv 4

5 Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Ultimo Dashboards Self Service Ultimo Go+ import Record-Autorisatiebeheer Site licentie Business Integration Reserveringen Multi-Jobs Service Level Agreements Voorraadbeheer & Inkoop Meerjarenplanning Onderhoud Conditiemetingen Long Term Asset Planning Grafische Vervangingsplanner Afschrijvingen Projectenbeheer Verhuizingen Medische Technologie Legenda: standaard optioneel deels beschikbaar niet beschikbaar. Ultimo Software Solutions bv 5

6 2 Extra mogelijkheden Ultimo Facility Management 2.1 In het onderstaande hoofdstuk worden de mogelijkheden van Ultimo Facility Management beschreven, die niet mogelijk zijn in Ultimo Facility Management Lite. 2.2 Vastgoedbeheer, Installatiebeheer en Inventarisbeheer In Ultimo Facility Management Lite wordt er gebruik gemaakt van Gebouwen, Bouwlagen en Ruimtes. Binnen Ultimo Facility Management is er de mogelijkheid om uw vastgoed nog gedetailleerder vast te leggen door het toevoegen van Vestigingen, Complexen, Bouwdelen en Dak Gevel - Overige. Hierdoor ontstaat een beter en gedetailleerder beeld van de structuur van uw assets en daardoor kunt u ook specifiekere (stuur)informatie uit Ultimo halen. Niet alleen het Vastgoedbeheer wordt gedetailleerd vastgelegd, ook bij het beheer van objecten wordt onderscheid gemaakt. Waar u in Ultimo Facility Management Lite middelen kunt beheren, heeft u in Ultimo Facility Management de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen (gebouwgebonden) Installaties en Inventaris. 2.3 Grafische Jobplanner In Ultimo Facility Management heeft u de beschikking over een grafische Jobplanner. Hiermee kunt u op eenvoudige wijze jobs inplannen, maar ook niet-productieve uren, zoals verlof registreren. Daarnaast kunt u roosters definiëren op basis van tijd en activiteit. Een rooster kan gebaseerd worden op specifieke situaties, bijvoorbeeld met het onderscheid tussen dag, nacht en consignatiediensten. Daarnaast kan in een rooster worden aangegeven welke soorten activiteiten (periodiek onderhoud, correctief onderhoud) kunnen worden gepland. Ultimo Software Solutions bv 6

7 2.4 Servicedesk In Ultimo Facility Management kunt u een centraal meldpunt (Servicedesk) inrichten met meerdere back-offices. Hierdoor bent u instaat om de communicatie tussen klanten en verschillende backoffices (bijvoorbeeld Gebouw, Reserveringen, TD en IT) te optimaliseren. Door het gebruik van de Servicedesk is het voor uw (interne) klant duidelijk waar zij met hun melding terecht kunnen. 2.5 Kennisboom In Ultimo Facility Management kunt u bij de Servicedesk gebruik maken van een kennisboom. Door gebruik te maken van de kennisboom kunnen veel voorkomende vragen en problemen direct afgehandeld worden, waardoor de efficiency wordt vergroot. 2.6 Kostenregistratie Hoewel in Ultimo Facility Management Lite kosten vastgelegd kunnen worden, is dit in Ultimo Facility Management uitgebreider en zoveel mogelijk geautomatiseerd. Door het vastleggen van kosten (materiaal, uren en dergelijke) en kostendragers (middel, afdeling, kostenplaats) ontstaat er een gedetailleerder beeld over welke kosten waar optreden. Hierdoor zijn er rapportages beschikbaar die inzicht geven in de kostendrager, tijd en omvang van de kosten. Door de registratie van kosten kan tevens de uitnutting van budgetten bij diverse kostendragers in de gaten worden gehouden. De gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd, zodat u eenvoudig goed onderbouwde keuzes kunt maken. 2.7 Facturatie In Ultimo Facility Management kunnen de gemaakte kosten van reserveringen, materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen middels de module Facturatie worden gefactureerd aan de juiste kostenplaatsen of externen. Ultimo Software Solutions bv 7

8 2.8 Urenverantwoording Het is in Ultimo Facility Management Lite mogelijk om bij een activiteit het totaal aantal gewerkte uren vast te leggen. De urenverantwoording in Ultimo Facility Management biedt uitgebreide mogelijkheden om persoonlijke uren te verantwoorden op een activiteit. Hierbij is vanuit een werkbon inzichtelijk wie, wanneer aan de activiteit heeft gewerkt en hoeveel tijd er is besteed. Daarnaast is vanuit een medewerker zijn eigen tijdsbesteding inzichtelijk en uit te breiden met niet-productieve uren (verlof, ziekte, cursus, et cetera). 2.9 Uitgiftebeheer Wenn Sie Mittel, Inventar und/oder Werkzeuge an andere Unternehmen oder Mitarbeiter verleihen, können Sie mithilfe dieses Moduls nachverfolgen, wer im Moment welche Gegenstände im Besitz hat und wann diese zurückgegeben werden müssen. Die grafische Planungsfunktion verschafft Ihnen schnell eine klare Übersicht Betriebssanitäter-Registrierung Mithilfe der Betriebssanitäter-Registrierung legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen zum Betriebssanitäter-Team gehört, welche Kurse absolviert wurden und über Berichte erzeugen Sie zum Beispiel eine Übersicht der zu absolvierenden Kurse. Außerdem können verschiedene Arten von Dokumenten festgelegt werden. Ultimo Software Solutions bv 8

9 2.11 Ultimo Dashboards Mithilfe der standardmäßigen Ultimo-Dashboards haben Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen (Key Performance Indicator, KPI) im Blick und unter Kontrolle. In Ultimo Maintenance Management gibt es die folgenden Dashboards: Servicedesk allgemein Servicedesk KWIS Servicedesk-Bearbeitung TD-Planung und Fortschritt TD-Ausführungsleistung TD-Qualität Für die ergänzenden Module IT Service Management, Medizintechnik und Service Level Agreements stehen auch standardmäßige Dashboards zur Verfügung Optionale Module Neben den standardmäßig mitgelieferten Modulen stehen bei Ultimo Facility Management auch optionale Module zur Verfügung. Die nachstehenden Module können nur in Kombination mit Ultimo Facility Management eingesetzt werden: Reservierungen (einschl. Besucherregistrierung) Multi-Jobs Service Level Agreements Lagerhaltung und Einkauf Mehrjahresplanung Wartung Zustandsmessungen Ultimo Business Integration Packs Für eine Beschreibung dieser Module verweisen wir Sie auf unsere Website: oder die Broschüre.. Ultimo Software Solutions bv 9