Grip op accommodatie beheer

Transcriptie

1 Grip op accommodatie beheer een gezonde instelling advies - begeleiding - software

2 Onze missie Grip op accommodatiebeheer in de zorg Onze klanten streven naar prestatie en vooruitgang, ook met betrekking tot regelgeving. Wat ons betreft, een gezonde instelling. Facility Kwadraat helpt zorginstellingen bij het krijgen van overzicht en grip op het onderhoud en beheer van vastgoed en de facilitaire processen die zich daarin afspelen. We staan voor u klaar met raad en daad. De kracht van een specialist Facility Kwadraat richt zich primair op de gezondheidszorg. Belangrijke wet- en regelgeving, speciale procedures en werkwijzen zijn geïntegreerd in ons aanbod. Zo houden onze diensten en programmatuur rekening met regels die de WTZi aan een zorginstelling stelt. Daarnaast controleren onze quick scans zorginstellingen op compliance met de actuele wet- en regelgeving. Daarmee leveren we een belangrijke bijdrage aan het managen van de kwaliteit van zorgverlening en het verwerven van - bijvoorbeeld - het HKZ-keurmerk. Beheren is een werkwoord We gaan verder dan het bieden van de juiste softwareoplossingen of onderhoudsplannen. Gesterkt door meer dan 25 jaar ervaring, biedt Facility Kwadraat diensten en producten die accommodatiebeheer simpeler en makkelijker maken. Zo zorgen we letterlijk voor grip op de zaak, niet alleen in de zorgsector maar zeker ook binnen andere sectoren als onderwijs en lokale overheid. Wij geloven in de kracht van het kwadraat De combinatie van oplossingen voor facility management en vastgoedmanagement biedt onze klanten maximale grip. Creativiteit en de menselijke factor spelen hierin een essentiële rol. Een oplossing van Facility Kwadraat begint en eindigt met advies en begeleiding van onze adviseurs; stuk voor stuk ervaren professionals die bekend zijn met de uitdagingen van de sector en daar perfect op inspelen. 2

3 Zorginstellingen staan voor de uitdaging verstandig en efficiënt om te springen met hun gebouwen en faciliteiten. 3

4 Advies Voor succesvol vastgoed- en facilitair beheer is gedetailleerde knowhow essentieel. Facility Kwadraat beschikt over professionals met jarenlange ervaring die u adviseren en helpen bij het opstellen en uitvoeren van onderhoudsplannen en het inrichten van uw facilitaire organisatie. Samen met u werken we aan efficiëntie, kwaliteitsverbetering en kostenbesparing en brengen wij uw organisatie op één lijn met de laatste wet- en regelgeving. U wilt grip op uw vastgoed Een gezonde instelling Om de conditie van een gebouw te bewaken en grip op noodzakelijk onderhoud te houden, is een goed onderhoudsplan cruciaal. Facility Kwadraat creëert overzicht met een meerjarenplanning en begeleidt u bij de afstemming van het plan op uw vastgoedbeleid, de beschikbare financiële middelen en de concrete uitvoering van het plan. We beschikken over de kennis en ervaring die nodig zijn voor het opstellen en uitvoeren van onderhoudsplanningen. Onze software geeft u inzicht in alle relevante gegevens en calculaties. Met behulp van een online managementdashboard ontstaat grip op kosten, kwaliteit en duurzaamheid. Zo zijn schaalvoordelen te behalen, worden kosten goed doorbelast en kunnen onverwachte uitgaven worden voorkomen. Belangrijke adviesdiensten zijn: Onderhoudsmanagement Het opstellen, implementeren en uitvoeren van onderhoudsplannen Strategisch vastgoedbeheer Slim omgaan met uw vastgoedportefeuille Servicedesk klachten & calamiteiten Correct afhandelen van meldingen en calamiteiten Milieuscan gezondheidszorg Duurzaam ondernemen met een milieukeurmerk Contractmanagement Optimaliseren van contracten voor efficiency en kostenbesparing Veiligheidsscan gezondheidszorg Veiligheid van medewerker en client 4

5 U wilt grip op uw facilitaire processen Een gezonde instelling Secundaire bedrijfsprocessen zijn de belangrijkste bijzaak. Hier is immers veel te winnen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparing en klanttevredenheid. Met de werkprocessen in kaart en een managementdashboard tot uw beschikking staat u stevig aan het roer. Zo zorgen we voor een soepel functionerende accommodatie en kunt u zich richten op de primaire taak: het verlenen van de best mogelijke zorg. Voor het beheer van de secundaire processen is een goed facilitair management informatiesysteem (FMIS) onmisbaar. Facility Kwadraat gaat daarin verder dan alleen het bieden van een uitstekend FMIS. Ons Webenabled Informatie Systeem voor Huisvesting (WISH) is modulair opgebouwd, kent lage opstartkosten (volledig online) en laat zich stap voor stap implementeren. rollen en invoerprotocollen tot het zorgvuldig intern communiceren van do s en don ts. Hiertoe brengen we eerst uw organisatie in kaart en gaan we uit van oplossingen in plaats van standaarden. Een succesvolle implementatie binnen de gestelde tijd en kosten start bij een goed advies en zorgvuldige begeleiding. Onze adviseurs begeleiden u aan de hand van draaiboeken stap voor stap bij de implementatie. Daarnaast helpen ze bij het creëren van intern draagvlak; van het vastleggen van rechten, Met een soepel functionerende huisvesting kunt u zich richten op de primaire taak: de beste zorg. 5

6 Begeleiding Beheren is een werkwoord. Het maken van plannen alleen en/of het aanschaffen van een FMIS is onvoldoende om daadwerkelijk grip te krijgen op uw gebouw- en middelenbeheer. Daarom biedt Facility Kwadraat uitgebreide dienstverlening en begeleiding bij het implementeren en uitvoeren van uw onderhoudsplannen en het succesvol opzetten van een FMIS binnen uw organisatie. U wilt grip op de implementatie van uw nieuwe FMIS Een gezonde instelling Op basis van best practices begeleiden wij uw organisatie bij het implementeren van ons WISH systeem. Hoewel het volledige systeem tot uw beschikking wordt gesteld kan het door de modulaire opbouw stap voor stap worden geïmplementeerd. De meest prangende vraagstukken worden als eerste aangepakt. Op termijn kunnen andere modules worden toegevoegd. Ons succesvolle implementatieconcept zorgt met persoonlijke begeleiding, trainingen en een goed bereikbare helpdesk voor positief draagvlak en enthousiasme in uw organisatie. Daarnaast helpen we bij het opstellen van invoerprotocollen, het trainen van de applicatiebeheerder en het vastleggen van rechten en rollen van gebruikers. Alles wordt vastgelegd in een helder Service Level Agreement. Fasering FMIS per module implementatie acceptatie ingebruikname service per module 6

7 U wilt grip op uw onderhoudsplannen Een gezonde instelling Een meerjarenonderhoudsplan alleen creëert nog geen volledige grip; het plan moet worden afgestemd op uw vastgoedbeleid en binnen de financiële kaders van uw organisatie passen. Alleen dan ontstaat er werkelijk inzicht en grip. Wij begeleiden u bij zowel het opstellen als bij het uitvoeren van het onderhoudsplan. Op basis van uw wensen en eisen ontwikkelen we specifiek voor uw organisatie een model onderhoudsplan dat - afhankelijk van uw wensen - voldoet aan bijvoorbeeld conditiemeting NEN 2767, BOEI en/of BAG. Het plan wordt op schrift én digitaal in ons eigen FMIS WISH en/of Excel opgeleverd. Met de expertise van Facility Kwadraat behaalt u de volgende resultaten: inzicht in de onderhoudskosten van uw vastgoed over langere tijd inzicht in noodzakelijke voorzieningen om onderhoud op termijn te kunnen uitvoeren een overzichtelijke en uitvoerbare jaarplanning voor onderhoud inkoopvoordeel door schaalvergroting bij aanbestedingen ontlasting van de organisatie door inzet van externe professionals kortere doorlooptijden bij uitvoering van onderhoud analyse- en simulatiemogelijkheden eenvoudige en kosteneffectieve realisatie van onderhoudsplannen afstemming & planning inventarisatie 0-meting & conditiescan calculatie & planning concept & oplevering uitvoering & begeleiding opstellen jaarplan fasering onderhoudsplan bepalen van projecten FMIS aanbesteding en projectbegeleiding actualisatie in FMIS WISH 7

8 Software Als marktleider in online facilitaire software biedt Facility Kwadraat u met WISH een betaalbaar, laagdrempelig en krachtig beveiligd facilitair management informatie systeem. Door de modulaire opbouw wordt u in staat gesteld WISH gefaseerd in te voeren en met u en uw organisatie mee te laten groeien. U wilt een toegankelijk FMIS dat in the Cloud draait Een gezonde instelling WISH, een top FMIS systeem in Nederland WISH is een bundeling van een groot aantal FMISmodules met geïntegreerde oplossingen voor individuele facilitaire vraagstukken en vastgoedbeheer. WISH is Software As A Service (SAAS); het draait in de Cloud en sluit aan op andere informatiedragers, zoals personeelssystemen en financiële administratiesoftware. Binnen uw abonnement maakt u zorgeloos gebruik van een compleet FMIS waarmee u tijd en kosten bespaart. Facility Kwadraat zorgt voor veilig databeheer en betrouwbaar onderhoud. De invoerschermen van WISH worden zo ingericht dat ze exact aansluiten op uw gewenste werkwijze. De voordelen van online FMIS WISH: een complete oplossing binnen uw abonnement geen aanschafkosten en lage abonnementstarieven geen zorgen over beveiliging en back-up altijd de nieuwste versie in Nederland ontwikkeld, Nederlandstalig en afgestemd op Nederlandse wet- en regelgeving cursussen op maat en op locatie mogelijk een online bereikbare helpdesk gegevens kunnen vanuit iedere locatie worden opgevraagd geen investeringen voor hardware geen belasting van eigen systeem 8 modules

9 Modules De modules vormen inmiddels een indrukwekkende set: Vastgoedbeheer Vastgoedrekenen Uw vastgoedgegevens overzichtelijk geregistreerd Inzicht en grip in uw vastgoedportefeuille Verhuurbeheer Meerjarenonderhoudsplanning Grip door inzicht in verhuur en leegstand en overzichtelijke incasso Uitwerken van vastgoedinspecties en het opstellen van meerjarenbegrotingen Projectadministratie Offertebeheer De volwaardige managementoplossing voor bouwprojecten Het vereenvoudigen van handelingen en het vergroten van grip door overzicht en registratie Contractbeheer Leveranciersbeoordeling Meer efficiency door financiële en operationele grip op uw contracten Meer resultaat en efficiency met de juiste leveranciers Meldingenbeheer Ruimtebeheer Grip op meldingen en ontlasting van uw back-office Grip op verhuurbare ruimtes, faciliteiten en werkplekken Inventarisbeheer Toegangsbeheer Grip door inzicht in inventaris, controles en keuringen Gastenregistratie, parkeerbeheer en sleutelbeheer in één module Veiligheid Legionellapreventie Grip op veiligheid van mens en gebouw Verklein de kans op besmetting door het toepassen van maatregelen Energiebeheer Inkoopregistratie Zuiniger omgaan met energie voor milieu en kostenbesparing Grip op leveranciers en bestelprocedures 9

10 advies - begeleiding - software Australiëlaan 8a 5232 BB s-hertogenbosch T info@facility2.nl