Ultimo Infra Asset Management

Transcriptie

1 Ultimo Infra Asset Management

2 Ultimo Infra Asset Management Ultimo Infra Asset Management is een uitgebreid en gebruiksvriendelijk Asset Management Systeem (AMS). Zet Ultimo in voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen bij zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers: Asset Management, Areaalbeheer, Prestatiecontractenbeheer, Conditiemeting, Risicomanagement, etc. De applicatie is modulair opgebouwd en zowel als deeloplossing of als integrale oplossing inzetbaar. 2 Ultimo stelt u in staat antwoord te geven op moeilijke vragen als: Waarop baseer ik de conditiestaat van mijn assets? Hoe ziet mijn areaal eruit? Op welke wijze besparen wij kosten, zonder op de betrouwbaarheid in te leveren? Wat doen we zelf en wat besteden we uit? Waar liggen mijn risico s? Hoe kunnen wij onze beperkte resources maximaal benutten? Op welke wijze maak ik duidelijke afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Hoe borg ik marktstandaarden, zoals NEN en 3140? ONDERSTEUN MEERDERE BEDRIJFSPROCESSEN De eigentijdse en vriendelijk ingerichte software ondersteunt u bij het beheer van uiteenlopende bedrijfsprocessen: Asset Management. Professioneel onderhoudsbeheer maakt het mogelijk om assets in goede conditie te houden, risico s tijdig te signaleren en kosten te besparen. Niet alleen incidenten- en storingenbeheer, maar een breed spectrum aan onderhoudsactiviteiten kunnen met behulp van Ultimo worden aangestuurd: schouwprocessen, preventierondes, toestands-inspecties, onderhoud aan kritische objecten en bouwdelen, periodiek, preventief of predictief onderhoud, kwaliteittests, steekproeven ten behoeve van contracten, etc. Areaalbeheer. Het vastleggen van informatie op een duidelijke en pragmatische manier stelt de opdrachtgever en opdrachtnemer in staat om eenvoudiger gegevens in te zien en afspraken te maken. Ultimo maakt hiervoor gebruik van marktstandaarden (NEN ), waardoor het nog pragmatischer is een goede decompositie op te stellen en logische verkenners te presenteren. Van rioleringen tot wegen en bruggen tot openbare verlichting biedt Ultimo oplossingen om statische en dynamische gegevens te registreren, beheren en beheersen. Leg de onderlinge verhouding tussen objecten, elementen en bouwdelen vast en maak betere keuzes omtrent het samenvoegen en/of plannen van werkopdrachten Prestatiecontracten. Contracten worden steeds omvangrijker en complexer. Ultimo ondersteunt daarom bij het vastleggen van duidelijke afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Ultimo helpt bij het regisseren van contracten door kaders te stellen, belangrijke informatie vast te leggen en stuurinformatie te genereren. Er is inzicht in de planning, kwaliteit en beschikbaarheid, waardoor het voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer duidelijk is wat van beiden wordt verwacht. Ultimo ondersteunt hierbij doordat informatie uniform wordt vastgelegd en aan beide partijen beschikbaar wordt gesteld Conditiemeting. Stuurinformatie helpt bij het regisseren en beheren van contracten, maar ook bij het opstellen van uw onderhoudsregime. Indien u de conditie van uw elementen en bouwdelen weet, kunnen hier gerichte acties aan gewijd en afspraken over gemaakt worden. Binnen Ultimo worden de condities van assets vastgelegd conform NEN Dit verschaft zowel opdrachtgever als opdrachtnemer meer objectieve informatie over het areaal. Aan de hand van de gewenste conditiescores kunnen afspraken over toekomstige activiteiten worden gemaakt Risicomanagement. Naast het vastleggen van een conditiescore biedt Ultimo mogelijkheden om risico s inzichtelijk te maken. Dat kan middels het vastleggen van een risicogetal vanuit een FMECA of door het opvragen van storingsoverzichten. Door al deze informatie centraal en op een logische wijze op te slaan ontstaan er duidelijke verbanden en trends. Met Ultimo kunt u dit snel signaleren, waardoor risico s worden beperkt INTEGRALE OPLOSSING De Infrasector kent veel verschillende disciplines: Waterbouw, Elektrotechniek, Werktuigbouwkunde, Civiel Nat en Droog, Wegen & Riolering, Groenvoorziening en Vastgoed. U kunt Ultimo voor al deze disciplines (of enkele daarvan) inzetten, gebruik makende van de standaard NEN. Dankzij de modulaire opbouw van de software kunt u stap voor stap (of juist snel) de ondersteuning uitbreiden. Zet Ultimo ook in bij aangrenzende bedrijfsprocessen zoals Facility Management, IT Service Management of Fleet Management. VERDERE INHOUD VAN DEZE BROCHURE Ultimo principes 4 Transparant Infra Asset Management 6 Doelmatig Infra Asset Management 8 Integraal Infra Asset Management 10 Ultimo modulebeschrijving 12 Moderne technologie 18 Onze services 20 Onze referenties 20 Onze organisatie 23 3

3 Ultimo principes Het is onze missie om u softwarematig te ondersteunen bij de verschillende activiteiten waar u als Infra Asset Management professional mee te maken krijgt. Zodat u in staat bent om het maximale uit de assets te halen, uniform, doelmatig en transparant te werken en de communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te verbeteren. Bij de ontwikkeling van onze softwareproducten en services nemen wij een aantal basisprincipes in acht, die kenmerkend zijn voor onze oplossingen. Zo wordt de Ultimo software standaard op maat geleverd. De rijke standaardoplossing kan namelijk aangepast worden aan de unieke processen van uw organisatie. Wij werken met hoogopgeleide ICT-professionals, die een pragmatische insteek hanteren bij de implementatie van de producten. Voor meer kennis en oefenstof is een uitgebreid trainingsaanbod beschikbaar. De wortels voor de totstandkoming van onze producten liggen in de praktijk, waarbij gestreefd wordt naar een juiste mix tussen functionele diepgang en gebruiksvriendelijkheid. Wereldstandaarden en marktinformatie staan centraal bij de ontwikkeling van onze producten, die altijd eerst uitgebreid getest worden, voordat ze uitgeleverd worden aan onze klanten. Tot slot zorgt onze klantgerichte supportafdeling voor ondersteuning in het dagelijkse gebruik van de software. Onze organisatie wordt gekenmerkt door de focus op continuïteit, respect in de omgang en verantwoord ondernemen. Om op een continue basis te groeien, streven we al sinds 1988 na om onze klanten tevreden te stellen, betrokkenheid te tonen, voorop te lopen bij belangrijke ontwikkelingen in de markt en gezonde financiële resultaten te behalen. 4 5

4 6 Transparant Infra Asset Management Door een helder overzicht van de assets en arealen en inzicht in de verschillende werkzaamheden is professioneel Infra Asset Management beter uit te voeren en kunnen er duidelijke afspraken gemaakt worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Met Ultimo houdt u grip op de assets, de bijbehorende werkzaamheden en bent u eenvoudig in staat om aan te tonen dat u aan wet- en regelgeving en belangrijke normeisen voldoet. OVERZICHTELIJK ASSET MANAGEMENT Geniet van de voordelen van een overzichtelijk beheer van uw assets. Breng eigen of marktconforme structuren aan (NEN ), leg belangrijke bijbehorende technische of contractuele informatie vast en bouw waardevolle historie op. Met een paar muisklikken bent u in staat om uw assets inzichtelijk te maken en beperkt u de zoektocht naar gewenste informatie. Koppel handleidingen, technische informatie (bijv. CAD-tekeningen/P&ID s) of contracten aan uw assets voor een geordend beheer. Maak gebruik van Business Reporting om op elk moment inzicht te krijgen in de status van uw assets, uitgevoerd onderhoud, storingsgevoeligheid, etc. COÖRDINATIE VAN WERKZAAMHEDEN Eén van de belangrijkste onderdelen van uw takenpakket is het regisseren of uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan de assets. Dit kunnen correctieve of preventieve onderhoudswerkzaamheden zijn. Of u dit nu intern laat uitvoeren of door derden, een goede planning is onontbeerlijk voor het overzicht en een vlekkeloze uitvoering van het werk. Met behulp van diverse (grafische) planmogelijkheden zorgt u voor een transparante en duidelijke werkplanning. Voor iedereen die bij de werkzaamheden is betrokken. PRESTATIECONTRACTEN Een zeer duidelijke trend binnen de Infrasector is een verschuiving van het beheer en de uitvoering van onderhoud naar de markt. Hierbij wordt het maken van afspraken steeds belangrijker om uw assets in goede toestand te houden. Ultimo ondersteunt u bij het inregelen en borgen van Service Level Agreement (SLA s). Hiermee creëert u een duidelijk speelveld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij duidelijke afspraken worden geborgd. Daarnaast legt u met Ultimo informatie vast, die u beschikbaar kunt stellen aan (nieuwe) contractanten, zodat zij een alternatief onderhoudsconcept op kunnen stellen. NORMEN EN WET- EN REGELGEVING Elke organisatie heeft te maken met wetgeving op het gebied van veiligheid. Daarnaast hebben veel organisaties te maken met de noodzaak om te voldoen aan normen of regelgeving. Bij controles en audits wordt u gevraagd om informatie te verstrekken, waarmee u kunt aantonen dat u zich aan de afspraken houdt. Dankzij het gedegen gebruik van Ultimo kunt u de gevraagde informatie eenvoudig tonen en de controles en audits prima doorstaan. 7

5 8 Doelmatig Infra Asset Management Beheers en bespaar kosten, plan werkzaamheden efficiënt en slim in, reduceer stremmingen, verbeter de condities en verhoog de levensduur van assets. Kortom, vergroot de doelmatigheid van Infra Asset Management. Ultimo voorziet u van de noodzakelijke tools om Infra Asset Management op efficiënte en effectieve wijze uit te voeren en duidelijke en onderbouwde afspraken te maken. KOSTENBEHEERSING EN BESPARING Door gebruik te maken van de efficiënte planningsmogelijkheden van de software om uw preventieve/periodieke onderhoudswerkzaamheden in te plannen en uit te voeren is het mogelijk om de onderhoudskosten te beheersen en kosten te besparen. Door bij het plannen rekening te houden met uw onderhoudsbudget en/of het prestatiecontract zorgt u dat de kosten van onderhoud in de pas blijven lopen en binnen budget blijven. Dankzij het zorgvuldig toepassen van preventief onderhoud is het mogelijk om het aantal storingen, incidenten en dus stremmingen te verminderen en te besparen op correctief onderhoud. Ook bij meerwerk activiteiten kunt u sneller, efficiënter en transparanter prijzen bepalen en communiceren. Bij het plannen kunt u de bijbehorende kosten en gecalculeerde uren registreren. Tevens kunnen gereedschappen en materieel worden gereserveerd. Gebruik de software ook om uw voorraadbeheer doelmatig en overzichtelijk in te richten. REDUCEER STREMMING Het is niet altijd mogelijk om het onderhoud op de voor u meest gewenste tijd uit te voeren. Het kan zijn dat opdrachtgever en opdrachtnemer goede afspraken moeten maken om een geschikt onderhoudsmoment te kiezen. U kunt met de planningsmogelijkheden van de software slim gebruikmaken van dit moment om meerdere activiteiten tegelijk in te plannen. Hierdoor kunt u de stremming van belangrijke objecten in het areaal beperken en wordt geld bespaard, doordat rijbanen, sluizen, tunnels en/of bruggen een hogere beschikbaarheid hebben. Ook biedt Ultimo de mogelijkheid incidenten snel af te handelen en vanuit een bestaande werkopdracht vervolg werkorders aan te maken. Deze kunt u in overleg op een beter geschikt moment inplannen en voorzien van instructies over benodigdheden, zodat de werkorder efficiënt en effectief met zo min mogelijk hinder kan worden uitgevoerd. VERHOOG DE LEVENSDUUR VAN ASSETS Door het vastleggen van de NEN conditiescores maakt u objectieve inschattingen van de condities en weet u nog beter waar probleemgebieden zich bevinden. Hier kunt u vervolgens gerichte acties op uitvoeren om de conditie te verhogen en levensduur te verlengen. Daarnaast helpt een gestructureerde aanpak van preventief onderhoud bij het verminderen van het aantal storingen. U bent hierdoor in staat om de huidige prestaties van de assets in de loop der tijd vast te houden of zelfs te verbeteren. Doordat de levensduur verlengd wordt, bespaart u op het budget voor de vervangingsinvesteringen. 9

6 Integraal Infra Asset Management Diverse innovaties en trends zorgen er binnen het vakgebied Infra Asset Management voor dat er steeds meer wordt samengewerkt: met andere bedrijfsapplicaties en met andere disciplines en/of derden. Alleen door deze samenwerking is het mogelijk om bij de toepassing van modern onderhoud en nieuwe contractvormen optimale resultaten te behalen. BUSINESS INTEGRATION VOOR MEER RENDEMENT De toepassing van moderne onderhoudsmethodieken, regelgeving en standaardisatie, zoals Predictive Maintenance (Condition Monitoring, PLC s en SCADA), Conditiemeting (NEN ), Wet Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten (WION), Basisregistratie Grootschalig Topografie (BGT), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), etc. maken niet alleen aanpassingen in uw onderhoudsorganisatie noodzakelijk. Ook dient de Asset Management software slim samen te werken met bedrijfsapplicaties zoals GIS, LIS, Google Maps, telemetrie systemen, ERP-systemen, etc. Interfaces tussen Ultimo en diverse applicaties zorgen voor meerwaarde bij de uitvoering van deze onderhoudsmethodieken en zorgen ervoor dat gegevens op één plek worden vastgelegd, die echter op verschillende plekken kunnen worden ontsloten. Samen met gerenommeerde marktpartijen zijn diverse (standaard)interfaces ontwikkeld en kunnen gegevens beschikbaar gesteld worden aan verschillende webservices. SAMENWERKING MET ANDERE DISCIPLINES De toepassing van nieuwe onderhoudsmethodieken komt niet alleen tot uiting in bedrijfsapplicaties die met elkaar samenwerken. Misschien wel de meest belangrijke component is de samenwerking tussen verschillende bedrijfsdisciplines. Belangrijk overeenkomstig element van de meeste nieuwe onderhoudsmethodieken is dat op de werkvloer rekening gehouden moet worden met onderhoud. Soms komt dit tot uiting door een verkeersregelaar die zelf gebreken en incidenten moet melden, soms door het melden van storingen door burgers of door het instellen van multidisciplinaire teams die samenwerken aan een contract. Communicatie tussen de onderhoudsdienst en de betrokken personen is dan ook van vitaal belang. Ultimo biedt diverse mogelijkheden op het gebied van Self Service en mobiel werken om de onderlinge communicatie over bijvoorbeeld storingen, onderhoudsverzoeken, benodigde voorraden, rapporten, eenvoudig en effectief in te richten

7 12 Ultimo modulebeschrijving Ultimo Infra Asset Management is een modulair opgebouwd Asset Management systeem. Het brede basispakket kunt u stapsgewijs uitbreiden, waardoor u kunt toewerken naar een integrale oplossing. Hierna volgt een beschrijving van de beschikbare modules. De afsluitende tabel laat zien of een module standaard, optioneel of deels standaard en deels optioneel beschikbaar is. AREAALBEHEER Middels de verkenners binnen Ultimo kunt u een zeer overzichtelijke decompositie maken van uw areaal. Standaard beschikt Ultimo over meerdere verkenners die het areaal onderverdelen en hier kunnen nieuwe verkenners aan worden toegevoegd. Een veelgebruikte methode om het areaal te decomponeren is door gebruik te maken van de NEN Vanuit een generiek NEN-bestand kunt u uw eigen specifieke areaal opbouwen, waarin gebruik wordt gemaakt van voorgedefinieerde objecten/(vaar)wegen, elementen en bouwdelen. Zodoende worden gegevens uniform vastgelegd en kunt u eenvoudiger benchmarken met andere organisaties. Naast de verschillende verkenners binnen Ultimo bestaat ook de mogelijkheid areaalgegevens te visualiseren middels een GIS-applicatie en/of Google Maps. Hiermee wordt Geodata geïntegreerd met dynamische data vanuit Ultimo. Van objecten, (vaar)wegen, elementen en/of bouwdelen kan een breed scala aan organisatorische en technische informatie worden gekoppeld en beschikbaar worden gesteld. Naast de unieke code en omschrijving betreft dit o.a. locatiegegevens (bijv. x- en y-coördinaten), NAW-gegevens, kostenplaats, klant, leverancier, type bouwdeel (mechanisch, elektrotechnisch of civiel), serienummer, installatie- en garantiedatum. Bovendien kunnen afbeeldingen, foto s en tekeningen worden opgenomen. Met één druk op de knop wordt het document op scherm getoond. Dit kan een PDF-, Word- of Excelbestand zijn, maar ook een CAD-tekening. Via diverse tabbladen wordt informatie overzichtelijk gerangschikt en is data snel en eenvoudig opvraagbaar. Hierbij kunt u denken aan: historie van werkopdrachten, stuklijsten, kenmerken, meetresultaten, servicecontracten, periodieke onderhoudsmodellen, documenten, tekeningen, inspecties, keuringsrapporten en kostenoverzichten. ASSET MANAGEMENT Een geordend beheer van de assets van uw organisatie vormt de basis van een goed functionerende onderhoudsorganisatie. In Ultimo creëert u op eenvoudige wijze inzicht in al uw assets. Leg belangrijke gegevens van uw installaties, procesfuncties, transportmiddelen, instrumenten, gereedschappen, afdelingen, etc. vast. Hierdoor kunt op elk moment organisatorische en technische informatie, onderhoudshistorie, periodieke onderhoudsmodellen, meetresultaten, P&ID s, CAD-tekeningen, servicecontracten en dergelijke inzien. Een heldere afdeling/installatie-structuur zorgt ervoor dat informatie snel toegankelijk is. 13

8 VASTGOEDBEHEER Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar. Optioneel is het mogelijk om meerjaren onderhoudsplannen voor uw vastgoed op te stellen en gereed te maken voor uitvoering. U kunt hierbij gebruik maken van conditiemetingen (gebaseerd op NEN 2767-Vastgoed) om objectieve planningen te maken. CONTRACTENBEHEER Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheren, sturen en regisseren van uw (service)contracten. Daarnaast kunnen documenten en verzekeringen worden geregistreerd. Geen bergen papier of andere bestanden in moeilijk vindbare mapjes meer. U vergroot het overzicht van en inzicht in de contracten en bewaakt hiermee bijvoorbeeld SLA s, looptijden en kwaliteit. Er kunnen relaties worden gelegd naar Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. Zeker als het gaat om prestatiecontracten is het belangrijk om regie te houden op planning, kwaliteit en beschikbaarheid. Ultimo maakt informatie inzichtelijk en zorgt dat deze informatie behouden blijft, ook als er in de toekomst gewisseld wordt van opdrachtnemer. Voor de opdrachtnemer is de informatie waardevol om efficiënt op budgetten te sturen en planningen te optimaliseren. WERKORDERBEHEER De module Werkorderbeheer bevat alle middelen voor het aanmaken en afhandelen van activiteiten, bijvoorbeeld een storing of aanvraag. Op elk moment is er uitstekend inzicht in de uitstaande werkorderstroom en bijbehorende workload. Werkzaamheden kunnen door een werkvoorbereider worden ingepland, maar dat is niet noodzakelijk. Met behulp van de grafische Ultimo Jobplanner kunnen werkzaamheden eventueel intuïtief worden ingepland. Er wordt gewerkt met werkorderstatussen, deze kunnen aangepast worden aan de gangbare statussen binnen uw organisatie. Indien gewenst zorgt een zorgvuldige registratie achteraf ervoor dat kosten, uren en gebruikte materialen keurig worden ingeboekt. PERIODIEK ONDERHOUD De module Periodiek Onderhoud wordt gebruikt om diverse periodieke of preventieve onderhoudswerkzaamheden in te plannen. Ook werkzaamheden die voortvloeien uit het gebruik van moderne onderhoudsmethodieken kunnen worden aangestuurd met behulp van deze module (bijv. Telemetrie applicaties, PLC s en SCADA systemen). Periodieke onderhoudsmodellen kunnen worden aangemaakt op basis van bijvoorbeeld tellerstand, weeknummer of frequentie. In de grafische planning kan worden gemuteerd en na het genereren van de werkzaamheden worden deze doorgezet naar de module Werkorderbeheer en gekoppeld aan een uitvoerende medewerker. U kunt een relatie leggen tussen periodiek onderhoud en een contract. Opgebouwde historische gegevens zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van bijvoorbeeld audits en kwaliteitcontroles. INSPECTEREN EN SCHOUW Visuele waarnemingen (ad-hoc en verplichte schouwrondes en inspecties) kunnen snel en eenvoudig in Ultimo worden geregistreerd als gebreken. Deze kunnen direct worden gekoppeld aan bijvoorbeeld contracten, leveranciers, objecten en bouwdelen. Afhankelijk van de impact van een gebrek kan er meteen een vervolgopdracht worden aangemaakt. Door de eenvoudige en uniforme registratie van gebreken, worden problemen sneller gesignaleerd en opgelost. De communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt hiermee transparanter en de servicegraad wordt verhoogd. PROJECTENBEHEER Bij de uitvoering van projecten heeft de inzet van software positieve invloed op de voortgang. Ultimo ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten en activiteiten. Daarnaast heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. VOORRAADBEHEER & INKOOP U zoekt naar een goede balans tussen niet misgrijpen en het aanhouden van kostenbewuste voorraadniveaus. Door te werken met de module Voorraadbeheer & Inkoop wordt u ondersteund bij het beheren van uw voorraden. De inkooplogistieke zaken worden ook eenvoudiger voor u gemaakt. U borgt het proces van aanvraag tot en met ontvangstregistratie en factuurcontrole. URENVERANTWOORDING Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. KOSTENREGISTRATIE Op verschillende niveaus kunnen de gemaakte kosten worden geregistreerd en kan de uitputting van de budgetten worden gevolgd. Er kunnen verschillende kostensoorten worden opgegeven en rekenschema s voor het doorbelasten worden ingesteld. De gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd, zodat u eenvoudig kostenvraagstukken kunt onderbouwen. UITLEENBEHEER Indien u gereedschappen en materieel uitleent ten behoeve van werkzaamheden en/of projecten biedt deze module hulp bij het beschikbaar stellen van deze resources. U heeft direct inzicht in wie wat bezit en wanneer dit geretourneerd moet worden. Tevens kunnen de eventuele kosten worden vastgelegd op de werkbon voor een goede doorbelasting en kostenregistratie. AFSCHRIJVINGEN De module Afschrijvingen maakt het mogelijk om van activa afschrijvingen bij te houden ten behoeve van de financiële administratie. Door het bijhouden van afschrijvingen heeft u inzicht in de totale afschrijving tot op heden en weet u wanneer activa afgeschreven zijn. FACTURATIE De gemaakte kosten van materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen kunnen middels deze module worden gefactureerd aan de juiste kostenplaatsen of externen. STAMGEGEVENSBEHEER Leg diverse stamgegevens vast die worden gebruikt bij de andere modules. Informatie wordt gegroepeerd vastgelegd, wat het zoeken vereenvoudigt. Denk bijvoorbeeld aan uw personeels- en leveranciersgegevens. CONDITIEMETING Om de kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid van uw assets te garanderen, is het belangrijk om de onderhoudstoestand van de bouwdelen, elementen en objecten inzichtelijk te hebben. Gebruik de module Conditiemeting om de staat van uw assets op uniforme en objectieve wijze inzichtelijk te maken. De technische conditie is in veel gevallen een goede graadmeter om inzicht te krijgen in de benodigde kosten voor instandhouding en het beschikbaar stellen. U bent tevens in staat gerichte acties te ondernemen om verslechtering van condities tegen te gaan. Deze module is gebaseerd op NEN 2767-Infrastructuur. Het is mogelijk om gebrekenlijsten en generieke decomposties in Ultimo in te lezen. Tevens is de matrix om geaggregeerde conditiescores op elementniveau te bepalen in Ultimo in te regelen. SLEUTELBEHEER Het sleutelbeheer binnen contracten is al snel een complex proces, doordat er verband gelegd moet worden tussen gebouwen, cilinders, sleutels en geautoriseerde medewerkers van aannemers. Door de inzet van de module Sleutelbeheer wordt u hierbij ondersteund. Tevens wordt het uitgifte- en innameproces van sleutels geborgd. Rapporten geven onder andere inzicht in: in omloop zijnde sleutels, voorraden sleutels, etc. Als externe heeft u snel een beeld wie benaderd moet worden om toegang te krijgen tot ruimtes en gebouwen

9 MELDPUNT Ervaar de voordelen van een gestroomlijnde en gestructureerde servicedesk. De communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer of andere (externe) relaties kan worden verbeterd. De servicedesk kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het centraal doorgeven van storingen, (aan)vragen, klachten of bestellingen. ULTIMOBILE Om zo efficiënt mogelijk te werken is het mogelijk om diverse mogelijkheden van Ultimo mobiel uit te nutten. Er zijn mobiele mogelijkheden voor laptops, pocket PC s, PDA s, (barcode) datacollectoren en GSM s beschikbaar. Werken met een directe verbinding via Wifi, GPRS of UMTS, mogelijkerwijs ondersteund met Citrix of Terminal Server, behoort tot de mogelijkheden. Areaalbeheer Asset Management Vastgoedbeheer Contractenbeheer IT-BEHEER Met de uitgebreide module IT-beheer bent u in staat de werkzaamheden van de IT-afdeling efficiënter te laten verlopen, doordat u procesmatig kunt werken volgens best-practice ITIL. Met de software kunt u alle processen van ITIL praktisch toepassen en kunt u geld besparen op de aanwezige IT-assets binnen uw organisatie. De IT Service Management software wordt ingezet bij de front office(s) en back office(s) van uw IT-afdeling voor het beheer van uw configuraties, incidenten (calls/ meldingen), problemen en wijzigingen. Voor meer informatie over de functionaliteit van de module IT-beheer is een aparte productleaflet beschikbaar. SELF SERVICE Betrek uw interne of externe relaties direct bij het onderhoudsproces met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw relaties. U kunt Self Service bijvoorbeeld inzetten om medewerkers op een laagdrempelige wijze storingen door te laten geven aan de contractant. De melder kan de status blijven volgen en op de hoogte worden gebracht wanneer de storing is verholpen. FLEET MANAGEMENT Ook het wagenpark vormt mogelijkerwijs een belangrijk onderdeel van uw assets. Of het nu gaat om bedrijfsauto s, poolauto s en/of rijdend materieel, gedegen beheer zorgt ervoor dat u onderhoud (APK, kleine en grote beurten) op efficiënte wijze inplant. Bovendien kunt u registreren welke uitrusting is ondergebracht in de auto s en beheert u schades, verzekeringen en contracten. ULTIMO NOTIFICATIES Met de optie Event Manager is het mogelijk om op de hoogte gebracht te worden van veranderingen in de Ultimo database. Bijvoorbeeld nieuwe meldingen, uitgevoerde werkzaamheden, contracten die dreigen te verlopen, etc. Zo blijft u op elk moment op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen. Er zijn verschillende manieren waarop u genotificeerd kunt worden: pop-ups, s, auto-rapportages, etc. BUSINESS INTEGRATION Business Integration is van groot belang om maximaal rendement uit uw verschillende in gebruik zijnde applicaties te halen. Door de Ultimo software te integreren met andere business software bent u in staat om op een meer efficiënte wijze te werken. De open architectuur van Ultimo maakt het mogelijk om met vele relevante applicaties te integreren (zowel standaard- als maatwerkinterfaces). Een aantal voorbeelden: Microsoft Office, Auto CAD-viewer, Auto CAD-integratie, ERP-systemen, SCADA-systemen, meetsystemen, financiële systemen, inkoop-logistieke systemen, apparatuurtesters (NEN 3140), GPS, GIS, Google Maps/Earth, inspectietools, telemetrie systemen, barcodeterminals, documentmanagementsystemen, gebouwbeheersystemen, HRM-systemen, Active Directory, etc. BUSINESS REPORTING Om te bepalen of uw doelstellingen worden behaald en uw beleid conform afspraken wordt nageleefd dient u te beschikken over uitgebreide managementinformatie en operationele informatie. Wij zijn van mening dat een softwareapplicatie pas haar dienst kan bewijzen als deze informatiebehoefte op eenvoudige wijze ingevuld kan worden. Want één van de belangrijkste redenen om software in te zetten is juist om informatie over het reilen en zeilen gemakkelijk inzichtelijk te maken. Dankzij de vele rapporten die standaard worden meegeleverd, bent u in staat om informatie over operationele activiteiten en managementinformatie eenvoudig boven water te halen. Met behulp van een rapportgenerator kunnen gemakkelijk nieuwe rapporten worden toegevoegd. Om snel inzicht te krijgen in voor u belangrijke indicatoren is het ook mogelijk Key Performance Indicatoren (KPI s) in te stellen. Externe Dashboardtools (bijv. Qlikview) kunnen ook in combinatie met Ultimo worden gebruikt. Werkorderbeheer Periodiek onderhoud Inspecteren en schouw Projectenbeheer Voorraadbeheer & Inkoop Urenverantwoording Kostenregistratie Uitleenbeheer Afschrijvingen Facturatie Stamgegevensbeheer Conditiemeting Sleutelbeheer Meldpunt IT-beheer Self Service Fleet Management Ultimo Notificaties Ultimo Autorisaties Ultimobile Business Integration 16 ULTIMO AUTORISATIES Standaard beschikt de Ultimo software over vele autorisatiemogelijkheden. Zo kan per gebruikersgroep of individuele gebruiker bepaald worden wie welke rol heeft en welke rechten de groep of gebruiker binnen Ultimo heeft. Optioneel is het mogelijk om op recordniveau te autoriseren. Dit is van toepassing, wanneer u bijvoorbeeld wenst dat een bepaalde afdeling alleen de voor haar relevante gegevens in Ultimo kan opzoeken. Ook is het mogelijk meerdere vestigingen op één centrale database te laten draaien en autorisaties per vestiging in te stellen. Op deze manier zorgt u voor een optimale inzet van Ultimo, medewerkers worden niet overmatig belast en eventuele gevoelige informatie kan worden afgeschermd. Business Reporting = STANDAARD = OPTIONEEL = DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL 17

10 18 Moderne technologie De kracht van de Ultimo software zit in een mix van verschillende elementen. Bij de ontwikkeling van de brede modulaire oplossing is gebruiksvriendelijkheid een belangrijk uitgangspunt geweest. Een ander basisprincipe is het kunnen toepassen van flexibiliteit, waardoor de software aangepast kan worden aan uw bedrijfsprocessen. Bij de ontwikkeling van de software is gebruik gemaakt van hoogwaardige en innovatieve technologieën. MODERN EN GEBRUIKSVRIENDELIJK Waarschijnlijk heeft u tijdens het lezen van deze brochure uw oog al eens laten vallen op enkele illustraties van onze software. Er is bij de ontwikkeling veel aandacht besteed aan een fris en modern design van de applicatie. Maar niet alleen het oog wil wat, daadwerkelijke gebruiksvriendelijkheid geeft uiteindelijk de doorslag. Een frisse userinterface, handige verkenners, functionele tabbladen, overzichtelijke kruimelpaden en waar mogelijk veelzeggende pictogrammen maken het gebruik van Ultimo erg eenvoudig en plezierig. Een belangrijke voorwaarde voor een goede penetratie van de software binnen uw organisatie. FLEXIBILITEIT Ultimo Infra Asset Management is een toonaangevend standaard softwareproduct met de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren. Deze flexibiliteit wordt alleen toegepast als u daar meerwaarde, oftewel extra rendement en gebruiksgemak, uit kunt halen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de in eigen huis ontwikkelde Ultimo Customization Tool, waarmee zonder programmeerwerk aanpassingen in de software doorgevoerd kunnen worden. Onze consultants kunnen de aanpassingen voor u doen, maar desgewenst kan uw eigen applicatiebeheerder dit in verregaande mate ook zelf. Speciaal hiervoor hebben wij diverse trainingen in ons dienstenpakket opgenomen om hierbij ondersteuning te geven. Bij updates van de software blijven uw unieke aanpassingen uiteraard behouden. HOOGWAARDIGE EN INNOVATIEVE TECHNOLOGIE De huidige webapplicatie Ultimo Infra Asset Management is ontwikkeld met Microsoft technologie en gebaseerd op een innovatief framework. Uitgangspunten van dit framework zijn superieure kwaliteit op het gebied van robuustheid, functionaliteit en flexibiliteit, onderhoudbaarheid, schaalbaarheid (geschikt voor zowel kleine als grote organisaties, eventueel verspreid over meerdere locaties en/of landen) en de mogelijkheid om eenvoudig modulair te kunnen uitbreiden. Er wordt gebruik gemaakt van databasemanagementsystemen MS SQL Server en Oracle. Een actueel overzicht van eisen die gesteld worden aan uw hard- en software, kunt u bij ons opvragen. 19

11 Onze services Optimale ondersteuning in de vorm van een uitgebreid dienstenpakket is in onze ogen één van de belangrijkste factoren bij het succesvol inzetten van een softwareapplicatie binnen uw organisatie. Belangrijke kernwaarden in onze dienstverlening aan u: betrokkenheid bij uw situatie, een pragmatische instelling, een professionele en doordachte implementatiemethodiek en deskundige serviceverlening. IMPLEMENTATIE Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij de U&I²-implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op meer dan 22 jaar ervaring en projectmanagementmethodiek PRINCE2 *. U&I² staat voor Ultimo & Implementatie en voor U en Ik, gezien onze interactieve wijze van implementeren, waarbij we hand in hand met u als opdrachtgever naar een perfecte oplossing toewerken. U&I² is dan ook meer dan synergie. Het staat voor succes in het kwadraat. Nadat de doelstellingen, huidige situatie en Business Case in kaart zijn gebracht kan de implementatie van start gaan. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Ondanks het feit dat we met de inzet van de U&I²-implementatiemethodiek trachten zoveel mogelijk zaken volgens een doordacht stappenplan te laten verlopen, betekent dit niet dat de te nemen stappen voor elke organisatie hetzelfde zijn. Sterker nog, wij geloven in een flexibele toepassing van de U&I²-implementatiemethodiek. Een relatief kleine implementatie kan bestaan uit een relatief korte doorloop van het project, waarbij pragmatisme centraal staat. Grotere implementaties daarentegen vergen soms wel de inzet van alle mogelijke instrumenten die gebruikt worden bij de U&I²-implementatiemethodiek. De implementatiemethodiek leent zich daarvoor uitstekend en samen met u zorgen wij voor een daadkrachtig verloop van het project. Bij grotere implementatietrajecten is goed projectmanagement belangrijk. In veel gevallen wordt het algemene projectmanagement door een projectleider van de opdrachtgever of door een externe partij verzorgd. Desgewenst kan dit echter ook door een Ultimo consultant/ projectcoördinator verzorgd worden. Dankzij onze jarenlange ervaring beschikken de consultants over uitgebreide expertise en kunnen zij u adviseren over een verstandige inrichting en ingebruikname van uw systeem. Daar waar het gaat om uitgebreid organisatieadvies kunnen de Ultimo consultants eveneens prima samenwerken met organisatieadviesbureaus. Meer gedetailleerde informatie over onze aanpak van implementaties is beschikbaar in een aparte brochure. *PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Government Commerce TRAININGEN Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Kennisverhoging leidt in veel gevallen tot meer rendement. Ook ter voorbereiding op een aanstaande implementatie worden veelal trainingen gevolgd om tijdens de implementatie een goede gesprekspartner te zijn en mede bij te dragen aan het succes van de implementatie. Tijdens de trainingen worden door de cursisten ook onderling ervaringen uitgewisseld, wat motiverend werkt. Naast een serie basistrainingen zijn er modulegeoriënteerde trainingen en is er een groot aantal trainingen speciaal voor het opleiden van applicatiebeheerders. Trainingen worden verzorgd in de trainingslokalen van onze vestigingen. Maar wij kunnen ook een groepstraining op locatie of een individuele werkplekinstructie op de werkvloer verzorgen. Meer gedetailleerde informatie over onze trainingen is beschikbaar in een aparte brochure. ONDERSTEUNING & CUSTOMER SUPPORT Na de aanschaf van uw Ultimo applicatie wilt u dat het beheer en de ondersteuning goed zijn geborgd. U wilt immers langere tijd kunnen genieten van de voordelen die de software u op gaat leveren. Om u hierbij te ondersteunen leggen we bepaalde afspraken contractueel met u vast. In het onderhoudscontract leggen we onder andere vast: kosteloos meegaan met nieuwe software en documentatie updates en het gebruik van customer support in de vorm van een professionele helpdesk. Bij de helpdesk van Ultimo kunt u, tijdens kantooruren, terecht voor telefonische support. Ook is het mogelijk om uw meldingen per door te geven. De helpdesk wordt bemand door een deskundig team medewerkers, die zowel eerstelijns als tweedelijns meldingen voor u oplossen. Op onze website is een afgeschermd klantengedeelte, MyUltimo, voor u beschikbaar. 20 Onze referenties De Ultimo software wordt door meer dan 900 organisaties in alle denkbare branches gebruikt. Mede door de schaalbaarheid van de software zijn dit zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. Kenmerkend voor de Ultimo software is het vermogen om de software aan te passen aan de specifieke bedrijfsprocessen. Mede hierdoor wordt de Ultimo software in alle denkbare branches toegepast en is de oplossing brancheonafhankelijk. Bovendien heeft meer dan 22 jaar ervaring in verschillende branches geresulteerd in branchespecifieke functionaliteit, die de inzet van Ultimo binnen bepaalde branches voorziet van extra toegevoegde waarde. Dankzij de samenwerking met gerenommeerde partners op het gebied van Business Integration zijn vele verschillende interfaces met andere systemen ingericht, die een efficiency verhogend effect hebben gesorteerd bij onze klanten. Ultimo Infra Asset Management wordt veelvuldig gebruikt bij diverse opdrachtgevers en opdrachtnemers. Hierbij kunt u denken aan de Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen, aannemers, ingenieursbedrijven, etc. De Infra Asset Management software wordt toegepast voor ondersteuning op het gebied van Asset Management, Areaalbeheer, Prestatiecontractenbeheer, Conditiemeting en Risicomanagement. Ook maken diverse opdrachtgevers gebruik van de extra mogelijkheden op het gebied van Vastgoedbeheer, Facility Management en Fleet Management. Door de modulaire opbouw wordt Ultimo in de praktijk ingezet als deeloplossing of als integrale oplossing. De opdrachtgevers van onze organisatie bevinden zich niet alleen in de Benelux, maar inmiddels maken ook opdrachtgevers in Engeland, Duitsland, Frankrijk, Zwitserland, Italië, Polen, Turkije, Zuid-Korea, Bahrein, Nigeria, Aruba, Curaçao, etc. naar tevredenheid gebruik van Ultimo. Van diverse opdrachtgevers hebben wij bedrijfscases opgetekend. Deze zijn bij ons opvraagbaar, maar ook op onze website ( in te zien. Bezoek hiervoor het menu Referenties. 21

12 Onze organisatie Ultimo Software Solutions bv is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Maintenance, Facility, IT Service, Infra Asset & Fleet Management tot de marktleiders rekenen. Het succes van ons bedrijf is te danken aan de grote betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Onze organisatie bestaat uit de afdelingen Research & Development, Customer Support Services, Product & Quality Control, Marketing & Sales en Administratie. Al onze medewerkers dragen in de uitoefening van hun functie een steentje bij aan het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen. Onze organisatie is gehuisvest in Nederland en België en heeft vestigingen in Nunspeet (Ultimo Software Solutions bv) en in Mechelen (Ultimo Belgium bvba). Nederland Ultimo Software Solutions bv Postbus 220, 8070 AE Nunspeet Waterweg 1, 8071 RR Nunspeet tel: +31 (0) fax: +31 (0) Algemeen internet: België Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, gebouw E Schaliënhoevedreef Mechelen tel: +32 (0) fax: +32 (0)

13 Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren. 24