Ultimo Facility Management

Transcriptie

1 Ultimo Facility Management

2 2

3 Ultimo Facility Management Ultimo Facility Management is een uitgebreid en gebruiksvriendelijk Facility Management informatiesysteem (FMIS). Zet Ultimo in voor ondersteuning van één of meerdere van de volgende bedrijfsprocessen: Self Service, Facility Services, Vastgoedbeheer, Maintenance Management, IT Service Management, Fleet Management. De applicatie is modulair opgebouwd en zowel als deeloplossing of als integrale oplossing inzetbaar. ONDERSTEUN MEERDERE BEDRIJFSPROCESSEN De eigentijdse en vriendelijk ingerichte software ondersteunt u bij het beheer van uiteenlopende bedrijfsprocessen: Self Service. Uw klanten verwachten van u een excellente dienstverlening. U kunt hier mede vorm aan geven door uw klanten de beschikking te geven over diverse Self Service mogelijkheden. Kernpunt hierbij is dat uw klanten op zelfstandige wijze diverse handelingen kunnen verrichten, meldingen of aanvragen kunnen doen, of bepaalde informatie kunnen raadplegen. Hiervoor maken zij gebruik van een gebruiksvriendelijk ingerichte omgeving, waarbij het erg eenvoudig is om handelingen uit te voeren. Door de meer actieve rol van uw klanten is het mogelijk om de belasting op uw front office(s) te verlagen Facility Services. Met Ultimo kunt u een efficiënte en effectieve servicedesk inrichten, welke op doeltreffende wijze communiceert en samenwerkt met de relevante back office(s) en klanten. Maar Ultimo kunt u ook gebruiken voor reserveringen van zalen, middelen, catering, parkeerplaatsen en personen, uitgifte van pasjes, sleutels en middelen, (interne) verhuizingen, registratie van bezoekers, afhandelen van schoonmaakverzoeken, reprodiensten, storingsmeldingen en klachten, levering van bestelde artikelen, etc. Vastgoedbeheer. Zet Ultimo ook in voor het beheer van uw vastgoed en ervaar de verschillende mogelijkheden: registratie van uw vastgoed conform NEN 2580 voor meer inzicht, onderhoud aan gebouwgebonden installaties, meerjaren onderhoudsplanning (MJOP), conditiemeting (NEN 2767), contractenbeheer en verhuuradministratie Maintenance Management. Professioneel onderhoudsbeheer maakt het mogelijk om assets in goede conditie te houden en kosten te besparen. Niet alleen uw vastgoedgerelateerde onderhoud, maar een breed spectrum aan onderhoudsactiviteiten kunnen met behulp van Ultimo worden aangestuurd: legionella preventierondes, brandbluscontroles, onderhoud aan kritische installaties/inventaris of productiemiddelen, periodiek, preventief of predictief onderhoud, veiligheidstests, controles ten behoeve van audits, etc. IT Service Management. Om de IT-afdeling van uw organisatie efficiënter en klantgerichter te laten functioneren biedt de module IT Service Management u volledige ondersteuning. De module is gebaseerd op de meest voorkomende ITIL services en biedt ondersteuning op het gebied van configuratiebeheer, het beheer van incidenten en service-aanvragen (Request Fulfillment), probleembeheer, wijzigingsbeheer, het toepassen van Service Level Agreements, etc. Fleet Management. Met Ultimo kunt u ook uw bedrijfsauto s en/of poolauto s beheren. Naast de registratie van de voertuigen kunt u de uitrusting per voertuig vastleggen, onderhoud (APK, grote en kleine beurten) coördineren en verzekeringen, contracten en schades beheren INTEGRALE OPLOSSING De ondersteunende diensten binnen meer en meer organisaties worden in toenemende mate gevraagd om meer samen te werken en eventueel naar elkaar toe te groeien. Omdat Ultimo ingezet kan worden voor meerdere bedrijfsprocessen en omdat de software modulair opgebouwd is, kan Ultimo uitstekend met deze beweging meegaan. Indien het voor uw organisatie relevant is kunt u Ultimo stap voor stap of juist snel uitbreiden wat betreft functionaliteit. U bepaalt het tempo waarin u wilt toewerken naar een integrale oplossing. VERDERE INHOUD VAN DEZE BROCHURE pagina Ultimo principes 4 pagina Doelmatig Facility Management 6 pagina Klantgericht Facility Management 8 pagina Grip op Facility Management 10 pagina Ultimo modulebeschrijving 12 pagina Moderne technologie 18 pagina Onze services 20 pagina Onze referenties 20 pagina Onze organisatie 23 3

4 Ultimo principes Actief zijn in Facility Management betekent oog hebben voor een diversiteit aan processen, welke zo efficiënt mogelijk gemanaged moeten worden. Het is onze missie om u softwarematig te ondersteunen bij de diversiteit aan werkzaamheden binnen het facilitaire werkveld. Zodat u in staat bent overzicht te creëren, klanten tevreden te stellen, kosten te beheersen en de gewenste managementinformatie te genereren. 4

5 Bij de ontwikkeling van onze softwareproducten en services nemen wij een aantal basisprincipes in acht, die kenmerkend zijn voor onze oplossingen. Zo wordt de Ultimo software standaard op maat geleverd. De rijke standaardoplossing kan namelijk aangepast worden aan de unieke processen van uw facilitaire organisatie. Wij werken met hoogopgeleide ICT-professionals, die een pragmatische insteek hanteren bij de implementatie van de producten. Voor meer kennis en oefenstof is een uitgebreid trainingsaanbod beschikbaar. De wortels voor de totstandkoming van onze producten liggen in de praktijk, waarbij gestreefd wordt naar een juiste mix tussen functionele diepgang en gebruiksvriendelijkheid. Wereldstandaarden en marktinformatie staan centraal bij de ontwikkeling van onze producten, die altijd eerst uitgebreid getest worden voordat ze uitgeleverd worden aan onze klanten. Tot slot zorgt onze klantgerichte supportafdeling voor ondersteuning in het dagelijkse gebruik van de software. Onze organisatie wordt gekenmerkt door de focus op continuïteit, respect in de omgang en verantwoord ondernemen. Om op een continue basis te groeien, streven we al sinds 1988 na om onze klanten tevreden te stellen, betrokkenheid te tonen, voorop te lopen bij belangrijke ontwikkelingen in de markt en gezonde financiële resultaten te behalen. 5

6 Doelmatig Facility Management Van u wordt verwacht dat Facility Management zo kostenbewust mogelijk wordt uitgevoerd. Met een investering in Ultimo Facility Management bent u in staat om doelmatig te werken en de kosten beheersbaar te maken. Dankzij de informatie uit het systeem wordt u ondersteund bij operationele en strategische beslissingen. 6

7 DOELMATIG WERKEN Ervaar de mogelijkheden van de software om de werkprocessen van de front en back office(s) efficiënter in te richten. Niet alleen op het gebied van communicatie kan er doortastender worden gewerkt, ook de coördinatie, uitvoering en afhandeling van facilitaire werkzaamheden kunnen beduidend doelmatiger verlopen. U zult merken dat uw medewerkers op een slagvaardige manier de werkzaamheden uitvoeren en minder tijd kwijt zijn aan het beantwoorden van onnodige s of telefoontjes. Ontlast uw medewerkers extra door uw klanten mogelijkheden te geven op het gebied van Self Service. Uw klanten zijn zodoende in staat om op gebruiksvriendelijke wijze hun aanvraag of melding door te geven en de afhandeling zelfstandig te monitoren. Doordat u werkzaamheden met behulp van Ultimo coördineert, is het risico kleiner dat u belangrijke werkzaamheden vergeet. Bovendien kunt u zichzelf op de hoogte laten brengen van belangrijke gebeurtenissen, door het instellen van notificaties. Verder kunt u het gemak ervaren bij het borgen van afspraken en bij het beheren van de vele contracten en/of leveranciers van uw organisatie. BUDGETTEREN, BEWAKEN & DOORBELASTEN Omdat u veel informatie over uw assets en gerelateerde werkzaamheden in Ultimo vastlegt, is het goed mogelijk om gedegen te budgetteren en de uitputting van budgetten te bewaken. Twee voorbeelden: het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan inzake uw vastgoed en vastgoedgerelateerde installaties en het opstellen van een vervangingsplanning van installaties en/of inventaris. Door gedegen te budgetteren en het eenvoudig kunnen bewaken van uw budgetten is het eenvoudiger om grip te houden op de kosten van het beheer van de assets. Gemaakte kosten kunnen indien gewenst aan de juiste kostendragers worden doorbelast. BUSINESS REPORTING Met behulp van legio mogelijkheden op het gebied van Business Reporting kunt u eenvoudig aantonen hoe de operationele activiteiten bijdragen in het kostenbewust opereren. Bovendien onderbouwt u beleidsmatige vraagstukken en budgetaanvragen beter door met gefundeerde managementrapporten inzicht te geven in de overwegingen. Voorbeelden zijn vraagstukken op het gebied van instandhouden of vervangen, huisvestingskosten en het bijbehorende onderhoud de aankomende jaren. 7

8 Klantgericht Facility Management Het marketingconcept heeft de laatste jaren een grote vlucht genomen. Waar het eind vorige eeuw veelal een aparte bedrijfsdiscipline betrof, die voornamelijk verantwoordelijkheid droeg voor het in de markt zetten van de primaire producten en diensten van de organisatie, is het de afgelopen jaren meer en meer een algemene bedrijfsfilosofie geworden. Elk bedrijfsonderdeel zal dan ook een klantgerichte focus moeten hanteren. 8

9 MARKTCONFORMITEIT Ook in uw vakgebied heeft het marketingconcept zijn intrede gedaan en zal marktconform te werk gegaan moeten worden. En terecht, want ook u werkt voor uw klanten en dient het best passende aanbod op een zo effectief mogelijke wijze te leveren tegen een redelijke en concurrerende prijs. Met de inzet van Ultimo levert u de verwachte kwaliteit, doordat u de processen goed afgebakend heeft en op effectieve wijze uw producten en diensten distribueert. DIALOOG MET DE KLANT Een klantgerichte facilitaire organisatie vraagt wat het moet doen, zegt wat het doet, doet wat het zegt en laat zien dat het doet wat het zegt. Een betere dialoog met de klant zorgt ervoor dat u uw dienstverlening steeds laat aansluiten bij de wensen en eisen van de klant. De inzet van Ultimo voorziet u van het nodige inzicht in processen en informatie om deze dialoog vorm te geven. 9

10 Grip op Facility Management Heeft u ook wel eens het gevoel dat u geen volledige grip meer heeft op de verschillende werkzaamheden? Bent u soms veel tijd kwijt met zoeken naar informatie? Stelt u belangrijke beslissingen of veranderingen soms uit, omdat u niet zeker weet hoe deze zullen uitpakken? Gun uzelf dan meer overzicht en meer rust. Met Ultimo vergroot u het overzicht en houdt u de touwtjes strak in handen. 10

11 VOER DE REGIE Ultimo helpt u om de zaken onder controle te houden. Dit betreft zowel interne actviteiten als activiteiten door leveranciers. Niet alleen wordt het overzicht verder vergroot en de zoektocht naar belangrijke informatie beperkt, tevens kunt u erop vertrouwen dat u de noodzakelijke gegevens voor wet- en regelgeving en het behalen van certificeringen voorhanden heeft. Bovendien vereenvoudigt u de mogelijkheid om met andere organisaties te benchmarken en weet u hoe het er met uw organisatie voor staat. ORGANISATIEVERANDERINGEN Met de inzet van Ultimo beschikt u over een softwaretool, waarmee u organisatieveranderingen effectief kunt doorvoeren. Naast het maken van beter gefundeerde beslissingen door de aanwezigheid van waardevolle informatie, zorgt Ultimo ervoor dat u na uw besluit de veranderingen kunt monitoren en evalueren. U behoudt dus op elk moment de controle. Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over softwarematige aanpassingen bij organisatieveranderingen. Er is namelijk geen duur programmeerwerk nodig. Door het flexibele karakter van Ultimo kan de software meegroeien met uw verdere doorontwikkeling. Dat is een geruststellende gedachte. 11

12 Ultimo modulebeschrijving 12 Ultimo Facility Management is een modulair opgebouwd Facility Management informatiesysteem (FMIS). Indien gewenst kunt u relatief klein beginnen en stapsgewijs toewerken naar een integrale oplossing voor al uw ondersteunende diensten. Hierna volgt een beschrijving van de beschikbare modules. De afsluitende tabel laat zien of een module standaard, optioneel of deels standaard en deels optioneel beschikbaar is. Voor kleine(re) facilitaire organisaties is Ultimo Facility Management Lite beschikbaar. Informatie hierover kunt u bij ons opvragen.

13 MELDPUNT Ervaar de voordelen van een gestroomlijnde en gestructureerde servicedesk. Verbeter de communicatie met klanten en back offices en maak gebruik van een kennisboom om veelvoorkomende eerstelijns meldingen af te handelen. MIDDELEN UITGIFTEBEHEER Voorkom dat u geen zicht meer heeft op uitgegeven bedrijfsmiddelen. Hiervoor legt u vast wie wat in bruikleen heeft en wanneer dit geretourneerd moet worden. Bij het uitgeven van bedrijfsmiddelen kunt u gebruik maken van een overzichtelijke grafische planner. VASTGOEDBEHEER Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar. MIDDELENBEHEER Met enkele muisklikken weet u welke bedrijfsmiddelen in omloop zijn, welke medewerkers deze in bezit hebben en waar de bedrijfsmiddelen zich in de organisatie bevinden. Waardevolle informatie om het beheer van bedrijfsmiddelen effectiever en efficiënter in te richten. WERKORDERBEHEER Belangrijk voor de diverse back offices en uiteindelijk de klant is een gedegen coördinatie van werkzaamheden. Op elk moment is er uitstekend inzicht in de uitstaande werkorderstroom en bijbehorende workload. Werkzaamheden worden eventueel intuïtief ingepland met behulp van de grafische Ultimo Jobplanner. Indien gewenst zorgt een nauwkeurige registratie achteraf ervoor dat kosten, uren en gebruikte materialen keurig worden ingeboekt. KOSTENREGISTRATIE Optimaliseer uw facilitair beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten). 13

14 STAMGEGEVENSBEHEER Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij de andere modules. Informatie wordt gegroepeerd vastgelegd, wat het zoeken vereenvoudigt. Denk bijvoorbeeld aan de leveranciers-, inventaris- en installatiegegevens. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd. PERSONENBEHEER Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Deze informatie wordt gebruikt in de andere in gebruik zijnde modules. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. Met behulp van de BHV-registratie legt u vast wie binnen uw organisatie onderdeel uitmaakt van het BHV-team, welke cursussen gevolgd zijn en via rapportages genereert u bijvoorbeeld vlekkenplannen of een overzicht van te volgen cursussen. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd. SELF SERVICE Betrek uw klanten direct bij het facilitaire proces met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw klanten. IT SERVICE MANAGEMENT Om de IT-afdeling van uw organisatie efficiënter en klantgerichter te laten functioneren biedt de module IT Service Management u volledige ondersteuning. De module is gebaseerd op de meest voorkomende ITIL services en biedt ondersteuning op het gebied van configuratiebeheer, het beheer van incidenten en service-aanvragen (Request Fulfillment), probleembeheer, wijzigingsbeheer en het toepassen van Service Level Agreements. Maak gebruik van een zelf samen te stellen kennisboom om de afhandeling van incidenten te versnellen. Plan werkzaamheden van de IT-afdeling in met intelligente grafische planners. Verschaf uw (interne) klanten de mogelijkheid om via een gebruiksvriendelijke Self Service omgeving incidenten te melden en service-aanvragen in te dienen. Beheer de voorraden van uw IT-magazijn en ondersteun eventueel het inkoopproces. Vergroot het gemak en de efficiency door gebruik te maken van diverse standaardinterfaces met andere systemen. (bijvoorbeeld met een network inventory tool en Active Directory). En monitor tot slot de uitvoering van het beleid en operationele vraagstukken met behulp van rapporten & dashboards. Voor meer informatie over IT Service Management is aparte documentatie beschikbaar. RESERVERINGEN De module Reserveringen is een uitgebreide module die het mogelijk maakt om diverse reserveringen aan te maken. Naast het reserveren van reserveerbare ruimtes met bijbehorende middelen en catering is het ook mogelijk om bijvoorbeeld parkeerplaatsen en personen te reserveren. Door de reserveringen met behulp van Ultimo in te plannen zorgt u voor een goede coördinatie, u voorkomt fouten in de planning en bent in staat om eventuele kosten door te belasten naar de juiste afdeling of klant. 14 BEZOEKERSREGISTRATIE Om veiligheidsprotocollen na te leven of om andere redenen is het voor uw organisatie mogelijk belangrijk om de bezoekers te registreren. U kunt met behulp van Ultimo de bezoeken overzichtelijk registreren. Mocht het nodig zijn, dan kunt u via rapporten bezoekgegevens snel achterhalen.

15 SLEUTELBEHEER Het sleutelbeheer binnen uw organisatie is al snel een complex proces, doordat er verband gelegd moet worden tussen ruimtes, cilinders, sleutels en geautoriseerde medewerkers. Door de inzet van de module Sleutelbeheer wordt u hierbij ondersteund. Tevens wordt het uitgifte- en innameproces van sleutels geborgd. Rapporten geven onder andere inzicht in: in omloop zijnde sleutels, voorraden sleutels, etc. VERHUIZINGEN Met behulp van de module Verhuizingen is het mogelijk om de werkzaamheden te coördineren behorende bij een (interne) verhuizing. Resultaat is een vlekkeloos lopend proces en een vlotte administratieve realisatie van de verhuizing. VOORRAADBEHEER & INKOOP U zoekt naar een goede balans tussen niet misgrijpen en het aanhouden van kostenbewuste voorraadniveaus. Door te werken met de module Voorraadbeheer & Inkoop wordt u ondersteund bij het beheren van uw voorraden. De inkooplogistieke zaken worden ook eenvoudiger voor u gemaakt. U borgt het proces van (offerte)aanvraag tot en met ontvangstregistratie en factuurcontrole. PERIODIEK ONDERHOUD De uitvoering van regelmatige controles van bijvoorbeeld brandblusmiddelen, waterkranen (legionella) en belangrijke installaties (bijvoorbeeld veiligheidstests ten behoeve van NEN 3140) mogen niet vergeten worden. Door deze als periodieke onderhoudsactiviteit in te plannen voorkomt u dat. U kunt de functionaliteit van de module overigens inzetten voor alle denkbare vormen van periodiek onderhoud, bijvoorbeeld onderhoud aan uw inventaris. U kunt een relatie leggen tussen periodiek onderhoud en contracten. Opgebouwde historische gegevens inzake periodiek onderhoud zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van bijvoorbeeld audits. PROJECTENBEHEER Bij de uitvoering van projecten heeft de inzet van automatisering positieve invloed op de voortgang van de projecten. Waarom zou u daar andere software voor inzetten, als u dit ook onder kunt brengen in uw FMIS? Ultimo ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten en activiteiten. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. URENVERANTWOORDING Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. CONTRACTENBEHEER Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheer van uw (service)contracten en verzekeringen. Geen bergen papier of andere bestanden in moeilijk vindbare mapjes meer. U vergroot het overzicht van en inzicht in de contracten en verzekeringen en bewaakt hiermee bijvoorbeeld de looptijden en opzegtermijnen. Er kunnen relaties worden gelegd naar Werkopdrachtbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. VERHUURADMINISTRATIE Indien u delen van vastgoed verhuurt aan derden kunt u dit ook administreren en beheren in Ultimo. Leg de verschillende huurcontracten met bijbehorende verplichtingen vast en houdt mutaties bij. Financiële verplichtingen worden middels prolongaties berekend, waarbij rekening wordt gehouden met opgebouwde voorschotten. Om de cashstroom te beheersen worden alle financiële verplichtingen naar een externe debiteurenadministratie doorgesluisd. CONDITIEMETING Wilt u een objectief beeld krijgen van de onderhoudstoestand van installaties of vastgoed? Maak dan gebruik van Conditiemeting (gebaseerd op NEN 2767) om objectieve data te bemachtigen en realistische onderhoudsplanningen te maken. MEERJARENPLANNING ONDERHOUD Met de module Meerjarenplanning Onderhoud bent u in staat om op effectieve wijze een meerjaren onderhoudsplan voor uw vastgoed op te stellen en uit te voeren. Op deze manier heeft u altijd inzicht in de kosten van onderhoud en is het mogelijk om uw budgetten op het onderhoud af te stemmen. Uw budgetaanvragen steunen tevens op een solide fundament. De onderhoudstaken kunnen intern worden uitgevoerd of worden uitbesteed aan derden. AFSCHRIJVINGEN De module Afschrijvingen maakt het mogelijk om van activa afschrijvingen bij te houden ten behoeve van de financiële administratie. Door het bijhouden van de afschrijvingen heeft u inzicht in de totale afschrijving tot op heden en weet u wanneer activa afgeschreven zijn. GRAFISCHE VERVANGINGSPLANNING Met behulp van de informatie uit de module Afschrijvingen en de registratie van de technische levensduur kan via een grafisch overzicht een optimale vervangingsplanning worden gemaakt van uw inventarisitems of installaties. U heeft direct inzicht in de financiële consequenties. 15

16 MULTI-JOBS Gebruik de module Multi-jobs om op intelligente en eenvoudige wijze multidisciplinaire werkzaamheden te coördineren en af te handelen in Ultimo. Een simpele melding kan impliceren dat meerdere afdelingen/ back offices werkzaamheden moeten verrichten om de melding af te handelen. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende werkzaamheden die noodzakelijk zijn om een nieuwe medewerker te laten starten: plaatsen van meubilair, plaatsen van een pc, installeren van de benodigde software, klaarleggen van een toegangsbadge, klaarleggen van een mobiele telefoon. De werkzaamheden zijn gebundeld en kunnen wat betreft volgorde afhankelijk van elkaar zijn. Bij het aanmaken van een multi-job wordt gebruik gemaakt van een vastgesteld sjabloon, maar dankzij de flexibiliteit zijn mutaties in een afzonderlijke multi-job door te voeren. De doorbelasting van kosten is eenvoudig in te stellen voor alle bijbehorende werkzaamheden. Betrokken personen worden via / herinneringen op de hoogte gehouden en via de Multi-Jobplanner (Gant-diagram) zijn de multi-job, afzonderlijke werkzaamheden en planning direct inzichtelijk en aanpasbaar. De voortgang en mogelijke knelpunten zijn voor leidinggevenden inzichtelijk via rapportages. MEDISCHE TECHNOLOGIE Ter ondersteuning van het medisch instrumenteel beheer in ziekenhuizen is de module Medische Technologie beschikbaar. Het is een zorgondersteunende tool, die helpt bij een beter risicomanagement en verdere verbetering van de kwaliteit van de medische technologie. Functioneel biedt de module ondersteuning op het gebied van gestandaardiseerde risicoclassificaties, onderhoudsclassificaties en (bulk/batchgewijs) periodiek onderhoud, uitgebreide workflows met vrijgave instrument en acceptatie door de zorg, uitgebreid inzicht middels een Self Service toepassing en Management Dashboards en allerlei aanvullende functionaliteiten. Voor meer informatie over Medische Technologie is een aparte productleaflet beschikbaar. WAGENPARKBEHEER Ook het wagenpark vormt mogelijkerwijs een belangrijk onderdeel van uw assets. Of het nu bedrijfsauto s of poolauto s zijn, gedegen beheer zorgt ervoor dat u onderhoud (APK, kleine en grote beurten) op efficiënte wijze inplant. Bovendien kunt u registreren welke uitrusting is ondergebracht in de auto s en beheert u schades, verzekeringen en contracten met behulp van de module Wagenparkbeheer. INDIENSTSTELLING Speciaal voor de Belgische markt is de module Indienststelling ontwikkeld. Met deze module is het mogelijk om indienstellingsdossiers digitaal en efficiënt af te handelen en zodoende de veiligheid te borgen. Deze indienststellingsdossiers zijn door de Belgische wetgever verplicht gesteld bij de ingebruikname van diverse arbeidsmiddelen. Vraag bij ons extra documentatie op over de voordelen en werkwijze van de module Indienststelling. ULTIMO NOTIFICATIES Met de optie Event Manager is het mogelijk om op de hoogte gebracht te worden van veranderingen in de Ultimo database. Bijvoorbeeld nieuwe meldingen, uitgevoerde werkzaamheden, contracten die dreigen te verlopen, etc. Zo blijft u op elk moment op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen. Er zijn verschillende manieren waarop u genotificeerd kunt worden: pop-ups, s, auto-rapportages, etc. 16

17 ULTIMO AUTORISATIES Standaard beschikt de Ultimo software over vele autorisatiemogelijkheden. Zo kan per gebruikersgroep of individuele gebruiker bepaald worden wie welke rol heeft en welke rechten de groep of gebruiker binnen Ultimo heeft. Optioneel is het mogelijk om op recordniveau te autoriseren. Dit is van toepassing, wanneer u bijvoorbeeld wenst dat een bepaalde afdeling alleen de voor haar relevante gegevens in Ultimo kan opzoeken. Ook is het mogelijk meerdere vestigingen op één centrale database te laten draaien en autorisaties per vestiging in te stellen. Op deze manier zorgt u voor een optimale inzet van Ultimo, medewerkers worden niet overmatig belast en eventuele gevoelige informatie kan worden afgeschermd. ULTIMOBILE Om zo efficiënt mogelijk te werken is het mogelijk om diverse mogelijkheden van Ultimo mobiel uit te nutten. Er zijn mobiele mogelijkheden voor laptops, pocket PC s, PDA s, (barcode) datacollectoren en GSM s beschikbaar. Werken met een directe verbinding via Wifi, GPRS of UMTS, mogelijkerwijs ondersteund met Citrix of Terminal Server, behoort tot de mogelijkheden. BUSINESS INTEGRATION Business Integration is van groot belang om maximaal rendement uit uw verschillende in gebruik zijnde applicaties te halen. Door de Ultimo software te integreren met andere business software bent u in staat om op een meer efficiënte wijze te werken. De open architectuur van Ultimo maakt het mogelijk om met vele relevante applicaties te integreren (zowel standaard- als maatwerkinterfaces). Een aantal voorbeelden: Microsoft Office, Auto CAD-viewer, Auto CAD-integratie, gebouwbeheersystemen, ERP-systemen, HRM-systemen, Active Directory, meetsystemen, prijzenboeken/ kostenbestanden, documentmanagementsystemen, sleutelbeheersystemen, network inventory tools, etc. Om interfaces te kunnen realiseren zijn diverse standaard business integration packs samengesteld, waarmee op basis van webservices relatief goedkope, moderne, robuuste en goed onderhoudbare interfaces worden ingericht. Vraag ons om meer informatie. BUSINESS REPORTING Worden de doelstellingen behaald en voldoet de uitvoering aan de strategie? Een belangrijke vraag voor de verantwoordelijke van het facilitair bedrijf en de directie of het management van uw organisatie. Wij zijn van mening dat een softwareapplicatie pas haar dienst kan bewijzen als op eenvoudige wijze managementinformatie en operationele informatie geleverd kan worden. Want één van de belangrijkste redenen om software in te zetten is juist om informatie over het reilen en zeilen gemakkelijk inzichtelijk te maken. Dankzij de vele rapporten die standaard worden meegeleverd, bent u in staat om informatie over operationele activiteiten en managementinformatie eenvoudig boven water te halen. Met behulp van een externe rapportgenerator kunnen gemakkelijk nieuwe rapporten worden toegevoegd. Liever in één oogopslag inzicht in belangrijke indicatoren? Maak dan gebruik van de module Dashboard Designer, waarmee u met behulp van grafische Dashboards inzicht kunt krijgen in uw Key Performance Indicatoren. = STANDAARD = OPTIONEEL = DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL Meldpunt Vastgoedbeheer Middelenbeheer Middelen Uitgiftebeheer Werkorderbeheer Kostenregistratie Stamgegevensbeheer Personenbeheer Self Service IT Service Management Reserveringen Bezoekersregistratie Sleutelbeheer Verhuizingen Voorraadbeheer & Inkoop Periodiek Onderhoud Projectenbeheer Urenverantwoording Contractenbeheer Verhuuradministratie Conditiemeting Meerjarenplanning Onderhoud Afschrijvingen Grafische Vervangingsplanning Multi-jobs Medische Technologie Wagenparkbeheer Indienststelling Ultimo Notificaties Ultimo Autorisaties Ultimobile Business Integration Business Reporting 17

18 Moderne technologie De kracht van de Ultimo software zit in een mix van verschillende elementen. Bij de ontwikkeling van de brede modulaire oplossing is gebruiksvriendelijkheid een belangrijk uitgangspunt geweest. Een ander basisprincipe is het kunnen toepassen van flexibiliteit, waardoor de software aangepast kan worden aan uw bedrijfsprocessen. Bij de ontwikkeling van de software is gebruik gemaakt van hoogwaardige en innovatieve technologieën. 18

19 MODERN EN GEBRUIKSVRIENDELIJK Waarschijnlijk heeft u tijdens het lezen van deze brochure uw oog al eens laten vallen op enkele illustraties van onze software. Er is bij de ontwikkeling veel aandacht besteed aan een fris en modern design van de applicatie. Maar niet alleen het oog wil wat, daadwerkelijke gebruiksvriendelijkheid geeft uiteindelijk de doorslag. Een frisse user-interface, handige verkenners, functionele tabbladen, overzichtelijke kruimelpaden en waar mogelijk veelzeggende pictogrammen maken het gebruik van Ultimo erg eenvoudig en plezierig. Een belangrijke voorwaarde voor een goede penetratie van de software binnen uw organisatie. FLEXIBILITEIT Ultimo Facility Management is een toonaangevend standaard softwareproduct met de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren. Deze flexibiliteit wordt alleen toegepast als u daar meerwaarde, oftewel extra rendement en gebruiksgemak, uit kunt halen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de in eigen huis ontwikkelde Ultimo Customization Tool, waarmee zonder programmeerwerk aanpassingen in de software doorgevoerd kunnen worden. Onze consultants kunnen de aanpassingen voor u doen, maar desgewenst kan uw eigen applicatiebeheerder dit in verregaande mate ook zelf. Speciaal hiervoor hebben wij diverse trainingen in ons dienstenpakket opgenomen om hierbij ondersteuning te geven. Bij updates van de software blijven uw unieke aanpassingen uiteraard behouden. HOOGWAARDIGE EN INNOVATIEVE TECHNOLOGIE De huidige webapplicatie Ultimo Facility Management is ontwikkeld met Microsoft technologie en gebaseerd op een innovatief framework. Uitgangspunten van dit framework zijn superieure kwaliteit op het gebied van robuustheid, functionaliteit en flexibiliteit, onderhoudbaarheid, schaalbaarheid (geschikt voor zowel kleine als grote organisaties, eventueel verspreid over meerdere locaties en/of landen) en de mogelijkheid om eenvoudig modulair te kunnen uitbreiden. Er wordt gebruik gemaakt van databasemanagementsystemen MS SQL Server en Oracle. Een actueel overzicht van eisen die gesteld worden aan uw hard- en software, kunt u bij ons opvragen. 19

20 Onze services Optimale ondersteuning in de vorm van een uitgebreid dienstenpakket is in onze ogen één van de belangrijkste factoren bij het succesvol inzetten van een softwareapplicatie binnen uw organisatie. Belangrijke kernwaarden in onze dienstverlening aan u: betrokkenheid bij uw situatie, een pragmatische instelling, een professionele en doordachte implementatiemethodiek en deskundige serviceverlening. IMPLEMENTATIE Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij de U&I²-implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op meer dan 24 jaar ervaring en projectmanagementmethodiek PRINCE2 *. U&I² staat voor Ultimo & Implementatie en voor U en Ik, gezien onze interactieve wijze van implementeren, waarbij we hand in hand met u als opdrachtgever naar een perfecte oplossing toewerken. U&I² is dan ook meer dan synergie. Het staat voor succes in het kwadraat. Nadat de doelstellingen, huidige situatie en Business Case in kaart zijn gebracht kan de implementatie van start gaan. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Ondanks het feit dat we met de inzet van de U&I²-implementatiemethodiek trachten zoveel mogelijk zaken volgens een doordacht stappenplan te laten verlopen, betekent dit niet dat de te nemen stappen voor elke organisatie hetzelfde zijn. Sterker nog, wij geloven in een flexibele toepassing van de U&I²-implementatiemethodiek. Een relatief kleine implementatie kan bestaan uit een relatief korte doorloop van het project, waarbij pragmatisme centraal staat. Grotere implementaties daarentegen vergen soms wel de inzet van alle mogelijke instrumenten die gebruikt worden bij de U&I²-implementatiemethodiek. De implementatiemethodiek leent zich daarvoor uitstekend en samen met u zorgen wij voor een daadkrachtig verloop van het project. Bij grotere implementatietrajecten is goed projectmanagement belangrijk. In veel gevallen wordt het algemene projectmanagement door een projectleider van de opdrachtgever of door een externe partij verzorgd. Desgewenst kan dit echter ook door een Ultimo consultant/projectcoördinator verzorgd worden. Dankzij onze jarenlange ervaring beschikken de consultants over uitgebreide expertise en kunnen zij u adviseren over een verstandige inrichting en ingebruikname van uw systeem. Daar waar het gaat om uitgebreid organisatieadvies kunnen de Ultimo consultants eveneens prima samenwerken met organisatieadviesbureaus. Meer gedetailleerde informatie over onze aanpak van implementaties is beschikbaar in een aparte brochure. *PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Government Commerce TRAININGEN Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Onze referenties De Ultimo software wordt door meer dan 1000 organisaties in alle denkbare branches gebruikt. Mede door de schaalbaarheid van de software zijn dit zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. 20

21 Kennisverhoging leidt in veel gevallen tot meer rendement. Ook ter voorbereiding op een aanstaande implementatie worden veelal trainingen gevolgd om tijdens de implementatie een goede gesprekspartner te zijn en mede bij te dragen aan het succes van de implementatie. Tijdens de trainingen worden door de cursisten ook onderling ervaringen uitgewisseld, wat motiverend werkt. Naast een serie basistrainingen zijn er modulegeoriënteerde trainingen en is er een groot aantal trainingen speciaal voor het opleiden van applicatiebeheerders. Trainingen worden verzorgd in onze trainingslokalen in onze vestigingen. Maar wij kunnen ook een groepstraining op locatie of een individuele werkplekinstructie op de werkvloer verzorgen. Meer gedetailleerde informatie over onze trainingen is beschikbaar in een aparte brochure. ONDERSTEUNING & CUSTOMER SUPPORT Na de aanschaf van uw Ultimo applicatie wilt u dat het beheer en de ondersteuning goed zijn geborgd. U wilt immers langere tijd kunnen genieten van de voordelen die de software u op gaat leveren. Om u hierbij te ondersteunen leggen we bepaalde afspraken contractueel met u vast. In het onderhoudscontract leggen we onder andere vast: kosteloos meegaan met nieuwe software en documentatie updates en het gebruik van customer support in de vorm van een professionele helpdesk. Bij de helpdesk van Ultimo kunt u, tijdens kantooruren, terecht voor telefonische support. Ook is het mogelijk om uw meldingen per door te geven. De helpdesk wordt bemand door een deskundig team medewerkers, die zowel eerstelijns als tweedelijns meldingen voor u oplossen. Op onze website is een afgeschermd klantengedeelte, MyUltimo, voor u beschikbaar. Kenmerkend voor de Ultimo software is het vermogen om de software aan te passen aan de specifieke bedrijfsprocessen. Mede hierdoor wordt de Ultimo software in alle denkbare branches toegepast en is de oplossing brancheonafhankelijk. Bovendien heeft meer dan 24 jaar ervaring in verschillende branches geresulteerd in branchespecifieke functionaliteiten die de inzet van Ultimo binnen bepaalde branches voorzien van extra toegevoegde waarde. Dankzij de samenwerking met gerenommeerde partners op het gebied van Business Integration zijn vele verschillende interfaces met andere systemen ingericht, die een efficiency verhogend effect hebben gesorteerd bij onze klanten. Ultimo Facility Management wordt veelvuldig gebruikt binnen de overheid, gezondheidszorg, industrie, logistiek, (zakelijke) dienstverlening, onderwijs en horeca & ontspanning. De Facility Management software wordt toegepast voor ondersteuning op het gebied van Self Service, Facility Services, Vastgoedbeheer, Maintenance Management, IT Service Management en/of Fleet Management. Door de modulaire opbouw wordt Ultimo in de praktijk ingezet als deeloplossing of als integrale oplossing. De opdrachtgevers van onze organisatie bevinden zich niet alleen in de Benelux, maar inmiddels maken ook opdrachtgevers in Engeland, Duitsland, Frankrijk, Zwitserland, Italië, Polen, Turkije, Zuid-Korea, Bahrein, Nigeria, Aruba, Curaçao, etc. naar tevredenheid gebruik van Ultimo. Van diverse opdrachtgevers hebben wij bedrijfscases opgetekend. Deze zijn bij ons opvraagbaar, maar ook op onze website ( in te zien. Bezoek hiervoor het menu Referenties. 21

22 Facility Management Maintenance Management IT Service Management Infra Asset Management Fleet Management 22

23 Onze organisatie Ultimo Software Solutions bv is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Facility, Maintenance, IT Service, Infra Asset & Fleet Management tot de marktleiders rekenen. Het succes van ons bedrijf is te danken aan de grote betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Onze organisatie bestaat uit de afdelingen Research & Development, Customer Support Services, Product & Quality Control, Marketing & Sales en Administratie. Al onze medewerkers dragen in de uitoefening van hun functie een steentje bij aan het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen. Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Nederland T +31 (0) Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw E Schaliënhoevedreef Mechelen, België T +32 (0) Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Duitsland T +49 (0) Algemeen [email protected] internet: ultimo.net 23

24 Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.