Competentieprofiel Op het moment dat duidelijk is welke kant de organisatie op moet, is nog niet zonneklaar wat de wijziging gaat betekenen voor ieder afzonderlijk lid en groep van de betreffende organisatorische eenheid of eenheden. Wat nu moet gebeuren is voor het welslagen van de organisatiewijziging onontbeerlijk, maar levert tegelijkertijd zeer tijdrovend werk op. De eenheid zal kwalitatief en kwantitatief in kaart moeten worden gebracht en de uitkomsten van de inventarisatie zullen moeten worden vergeleken met de eisen die de nieuwe organisatie stelt. Voordat je een fasering van een verandering kunt bepalen en kunt bepalen hoe je de individuele medewerkers en groepen medewerkers naar de nieuwe situatie moet brengen, zul je toch per individu en per afdeling of groep moeten weten welke kennis en vaardigheden nodig zijn om de gewenste situatie te kunnen implementeren. Een mogelijkheid biedt de checklist zoals hierna wordt gegeven. In de checklist staat een groot aantal competenties aangegeven die voor de gewenste situatie kunnen worden vastgesteld en vervolgens worden vergeleken met de feitelijk aanwezige competenties per individu en/of organisatorische eenheid. Verandert het niveau van werkaanpak omdat als gevolg van de verandering van de medewerkers een ander gedrag wordt gevraagd bij het oplossen van problemen en het nemen van besluiten daarover? Zie ad 4 3c en ad 4.3d. Je voelt wel aan dat wanneer je dat voor iedere betrokken functionaris moet doen dat een hele klus zal zijn. Bedenk dat het erom gaat dat je een helder beeld krijgt van de kloof die tussen de huidige en gewenste situatie moet worden overbrugd. Wil je dat een medewerker gaat doen wat hij in de nieuwe situatie geacht wordt te doen, dan is een zo nauwkeurig mogelijk beeld daarvan voor zowel de leidinggevende als de medewerker van belang. Naast basiscompetenties als opleiding en ervaring kunnen in hoofdlijnen bijvoorbeeld de volgende hoofd- en subcompetenties worden onderscheiden. Het competentieprofiel bestaat uit vijf hoofdcompetenties. De hoofdcompetenties bestaan uit drie tot vijf subcompetenties. 1 Planning en evaluatie a Planning b Realisatie van de planning c Verbetering van de inrichting 2 Klantenservice a Klantgerichtheid b Relatieopbouw c Businessontwikkeling d Beïnvloeding Zo maak je een veranderplan 1
3 Werkaanpak a Informatieverzameling b Informatieanalyse c Probleembehandeling d Beslissingsvaardigheid 4 Teameffectiviteit a Samenwerking b Motiveren van anderen c (Bege)leiden van anderen d Ontwikkelen van anderen 5 Persoonlijke drijfveren a Wil tot presteren b Veranderingsbereidheid c Omgaan met stress d Zelfvertrouwen e Persoonlijke ontwikkeling Ook de subcompetenties kunnen worden uitgewerkt naar drie tot vijf niveaus. Ad 1 Planning en evaluatie Ad 1 a Niveaus planning 1 Dagplanning 2 Kortetermijnplanning 3 Middellangetermijnplanning 4 Strategie- en jaarplanontwikkeling 5 Langetermijnstrategie en planontwikkeling voor de gehele onderneming Ad 1 b Niveaus realisatie van de planning 1 Realisatie van eigen doelen en doelen van de groep 2 Realisatie van doelen van de sector 3 Realisatie van doelen van de afdeling/profit center 4 Realisatie van doelen van de divisie/werkmaatschappij 5 Realisatie van doelen van de organisatie als geheel Ad 1 c Niveaus verbetering van de inrichting 1 Verbetering werkuitvoering van de sector 2 Verbetering werkuitvoering, structuren en processen van de afdeling/profit center 3 Verbetering structuren, systemen en processen van de divisie/bedrijfsonderdeel/werkmaatschappij 4 Verbetering structuren, systemen en processen van de organisatie als geheel 2 Zo maak je een veranderplan
Ad 2 Klantenservice Ad 2 a Niveaus klantgerichtheid 1 Tegemoetkomen aan de klantenwensen van het moment 2 Identificeren van en voldoen aan de klanteneisen op termijn 3 Anticiperen op of nemen van actie naar aanleiding van uiteenlopende klanteneisen 4 Opstellen en up-to-date houden van klantgerichte strategieën 5 Ontwikkelen/versterken/implementeren van klantgerichte culturen voor de gehele organisatie Ad 2b Niveaus relatieopbouw 1 Aangaan en onderhouden directe werkrelaties met klanten en leveranciers 2 Ontwikkelen en onderhouden duurzame relaties met klanten en leveranciers 3 Voor de lange termijn een geschakeerd relatienetwerk met bestaande en potentiële relaties ontwikkelen 4 Anderen zodanig leiden/begeleiden dat kwalitatief hoogwaardige relatienetwerken ontstaan en worden onderhouden 5 Voor de lange termijn relatienetwerken met klanten, leveranciers en belangrijke externe instanties ontwikkelen Ad 2c Niveaus businessontwikkeling 1 Het maximale uit de thans aanwezige zakelijke mogelijkheden halen 2 Ontwikkelen van zaken in relatie met in- en externe klanten 3 Voor de lange termijn een zakenmarkt scheppen met een zeer geschakeerd aantal in- en externe relaties 4 Zeker stellen dat een zakenmarkt wordt ontwikkeld die zich in lijn met de doelstellingen van de organisatie bevindt 5 Formuleren c.q. bijstellen organisatiedoelstellingen teneinde zakelijke ontwikkelingen te maximaliseren Ad 2c Niveaus beïnvloeding 1 Beïnvloeden individuen in een groep c.q. een team 2 Invloed uitoefenen op een team/groep en optreden namens een team/groep 3 Invloed uitoefenen op een sector/afdeling en optreden namens een sector/afdeling 4 Invloed uitoefenen op een bedrijfsonderdeel/divisie/werkmaatschappij en optreden namens een bedrijfsonderdeel/divisie/werkmaatschappij 5 De organisatie als geheel beïnvloeden en de organisatie naar buiten toe vertegenwoordigen Ad 3 Werkaanpak Ad 3a Niveaus informatieverzameling 1 Verkrijgen van informatie uit bestaande bronnen. 2 Verzamelen en ordenen informatie uit bestaande bronnen 3 Verzamelen relevante informatie uit niet-gangbare bronnen en langs informele wegen 4 Deelnemen aan onderzoek teneinde trends te verduidelijken en belangrijke zakelijke issues vast te stellen 5. Het definiëren van de informatiebehoefte voor het eigen resultaatgebied Zo maak je een veranderplan 3
Ad 3b Niveaus informatieanalyse 1 Analyseren van eenduidige informatie 2 Analyseren van informatie van niet-eenduidige aard 3 Analyseren van informatie met een aantal onafhankelijke grootheden 4 Analyseren van informatie met een groot aantal onafhankelijke grootheden 5 Analyseren van informatie met een groot aantal onafhankelijke grootheden waartussen veelvoudige relaties bestaan Ad 3 c Niveaus probleembehandeling 1 Probleemoplossing eenvoudig aan de hand van voorgeschreven procedures, handboeken en dergelijke 2 Probleemoplossing vraagt enig innovatief denken terwijl er sprake is van interpretatie van procedures 3 Probleemoplossing vraagt innovatief en mogelijk onorthodox denken aan de hand van enkele richtlijnen of precedenten 4 Probleemoplossing vraagt innovatief en mogelijk onorthodox denken aan de hand van enkele richtlijnen of precedenten, waarbij enig risico bestaat 5 Probleemoplossing vraagt innovatief en onorthodox denken aan de hand van weinig richtlijnen of precedenten, waarbij aanmerkelijk risico bestaat Ad 3d Niveaus beslissingsvaardigheid 1 Beslissen binnen nauw omschreven procedures 2 Besluitvorming binnen duidelijke richtlijnen, beslissing heeft kortetermijnimpact 3 Besluitvorming aan de hand van enkele richtlijnen, beslissing betreft business unit of afdeling en heeft middellangetermijnimpact 4 Besluitvorming aan de hand van een enkele richtlijn of precedent, beslissing betreft bedrijfsonderdeel of werkmaatschappij en heeft middellangetermijnimpact 5 Besluitvorming met strategisch karakter, beslissing heeft impact voor de gehele onderneming en heeft langetermijnwerking Ad 4 Teameffectiviteit Ad 4a Niveaus samenwerking 1 Samenwerken met leden van eigen team en die van andere teams 2 Samenwerken met anderen en het bevorderen van begrip en samenwerking tussen eigen en andere teams/groepen/sectoren 3 Samenwerken met anderen en het bevorderen van begrip en samenwerking tussen eigen en andere afdelingen/business units 4 Samenwerken met anderen en het bevorderen van begrip en samenwerking op bedrijfsonderdeel/werkmaatschappijniveau 5 Samenwerken met anderen en het bevorderen van begrip en samenwerking op ondernemingsniveau 4 Zo maak je een veranderplan
Ad 4b Niveaus motiveren van anderen 1 Het beïnvloeden van motivatie en moraal van teamgenoten/collega's 2 Verhogen/bevorderen motivatie en moraal van alle teamleden 3 Het motiveren en leiden van een afdeling/sector/business unit 4 Het motiveren en leiden van een bedrijfsonderdeel/werkmaatschappij 5 Het motiveren en leiden van een onderneming. Ad 4c Niveaus (Bege)leiden van anderen 1 Aanwijzingen geven aan een enkele medewerker/collega 2 Prioriteiten, activiteiten en het functioneren van een team/groep sturen 3 Prioriteiten, activiteiten en het functioneren van een sector/afdeling sturen 4 Een bedrijfsonderdeel/werkmaatschappij focussen op doelen en het aangeven van prioriteiten, activiteiten en het functioneren 5 Zorgen dat de gehele organisatie zich richt op na te streven doelen Ad 4d Niveaus ontwikkelen van anderen 1 Bijdragen aan de ontwikkeling van collega's 2 Het bevorderen van de ontwikkeling en wil tot leren binnen een team/groep 3 Zorgen voor een leeromgeving voor de sector/afdeling/business unit en de ontwikkeling van allen die hier werken 4 Voor de lange termijn een leeromgeving creëren voor de werkmaatschappij/het bedrijfsonderdeel en de ontwikkeling van allen die hier werken 5 Het creëren van een leeromgeving voor de onderneming en zeker stellen dat lijn, staf en medewerkers adequaat zijn toegerust voor hun taken 2010 Noordhoff Uitgevers bv Ad 5 Persoonlijke drijfveren Ad 5a Niveaus wil tot presteren 1 Met inzet werken om te voldoen aan de gestelde eisen 2 Consistent op een hoog niveau functioneren ten aanzien van de aspecten betrokkenheid, energie en enthousiasme 3 Betrokkenheid 4 Geloof in en betrokkenheid bij de missie en doelen van de onderneming demonstreren 5 Een proactieve rol vervullen teneinde te verzekeren dat missie en doelen van de organisatie worden gerealiseerd 6 Een buitengewone betrokkenheid en toewijding demonstreren teneinde de missie van de onderneming te vervullen Ad 5b Niveaus veranderingsbereidheid 1 Positief reageren op zich aandienende veranderingen 2 Een groot aanpassingsvermogen demonstreren en actie nemen om de positieve consequenties van veranderingen te benadrukken en te realiseren 3 Op uitzonderlijke wijze voordeel weten te behalen uit veranderingen en een sturende rol in veranderingsprocessen vervullen Zo maak je een veranderplan 5
Ad 5c Niveaus omgaan met stress 1 Onder druk rustig blijven en effectief werken 2 Ook onder continue druk, rustig en effectief blijven functioneren 3 Buitengewoon goed in stresssituaties functioneren en zware taken en projecten als een uitdaging zien Ad 5d Niveaus zelfvertrouwen 1 Verantwoordelijkheid aanvaarden en functioneren zonder de noodzaak van direct toezicht 2 Vertrouwen in eigen mening en oordeel laten zien en effectief op nieuwe en uitdagende werkterreinen functioneren 3 Alle werksituaties aankunnen en actief zoeken naar nieuwe uitdagingen Ad 5 e Niveaus persoonlijke ontwikkeling 1 Leersituaties constateren en daar gebruik van maken 2 Ontwikkelingen in het vakgebied bijhouden en zorgdragen voor aanvullende kennis en vaardigheden 3 Voortdurend alert zijn op de waarde van de eigen opleiding en vaardigheden in een snel veranderend vakgebied en actie ondernemen tot updating 6 Zo maak je een veranderplan