Gebruikersinterface Voorheen Hoe werkt het? EduArte Versie 23 april 2013
Inhoudsopgave 1 Start en Stop... 3 1.1 Inloggen... 3 1.2 Uitloggen... 3 2 Wat is er te zien... 4 2.1 Hoofdmenu... 4 2.2 Schermopbouw... 4 2.3 Tabbladen... 5 2.4 Snelzoeken... 5 2.5 Filterbalk... 6 2.6 Peildatum... 7 2.7 Deelnemers uitgebreid zoeken... 8 2.7.1 Zoekopdracht maken en opslaan... 8 2.7.2 Opgeslagen zoekopdracht opvragen... 10 2.8 Deelnemer zoeken in het kort... 10 2.9 Sidebar... 11 2.9.1 Favorieten... 11 2.10 Detailgegevens opvragen en bladeren met navigatieknoppen... 12 2.11 Tabellen en lijsten... 12 2.12 Kolommen kiezen en exporteren naar Excel of PDF... 13 2.13 Schermnaam... 14 2.14 Help (wiki)... 15 2.15 Toetsenbord in plaats van muis... 15 2.15.1 Sneltoetsen... 16 3 Rapportages... 17 3.1 Rapportage maken... 17 3.2 Rapportage opvragen... 17 Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 2 van 17
1 Start en Stop 1.1 Inloggen EduArte is een webapplicatie, en dus overal bereikbaar en mee te werken. Maak bijvoorbeeld een snelkoppeling van de link op je bureaublad. Klik op de link om naar EduArte te gaan. Het loginscherm verschijnt. 1. Typ je gebruikersnaam en wachtwoord in. Dit is hoofdlettergevoelig. 2. Klik op. Het home scherm van EduArte verschijnt. 1.2 Uitloggen Klik op rechtsboven in de hoek om uit te loggen. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 3 van 17
2 Wat is er te zien EduArte heeft een heldere gebruikersinterface met een aantal elementen die door de hele applicatie voorkomen. In dit hoofdstuk komen deze elementen aan bod. 2.1 Hoofdmenu Het hoofdmenu is de belangrijkste indeling van onderwerpen. Welke items je ziet hangt af van de rechten die je hebt. Hieronder worden alle items besproken. home is het beginscherm. Hier staan je persoonlijke berichten, je werkbalk en je ontvangen signalen van afspraken. Je kunt je persoonlijke instellingen hier aanpassen. Via deelnemer heb je toegang tot het dossier van een deelnemer. De deelnemergegevens zijn geordend in tabbladen. Het hoofdmenu groep bevat de groepsgegevens. Het hoofdmenu medewerker geeft toegang tot de medewerkergegevens. In onderwijs beheer je de onderwijsinrichting, zoals de onderwijscatalogus met alle onderwijsproducten(vakken) en de criteriumbank, waar de zak/slaagregels in staan. In relatie beheer je de externe organisaties en de contracten. In financieel beheer je de financiële aspecten van de onderwijsdeelname. beheer is gericht op het beheren van functionele en technische zaken van EduArte. 2.2 Schermopbouw Ieder EduArte scherm is opgebouwd uit een aantal standaardelementen. Als voorbeeld een deelnemerscherm. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 4 van 17
Een aantal van deze en andere elementen van de gebruikersinterface wordt hierna verder toegelicht. 2.3 Tabbladen De tabbladen zijn de onderdelen die je, gelet op je rechten, mag opvragen van het huidige onderwerp. Standaard is het eerste tabblad geselecteerd. De tabbladen hebben vaak een aantal submenu-items onder zich. 2.4 Snelzoeken Het veld rechtsboven is het snelzoekveld. Als je een nummer, een afkorting, een BSN, een code of een naam hebt van een deelnemer, medewerker of groep, dan kun je dit veld invullen. Dit snelzoekveld is altijd beschikbaar, en soms ben je sneller bij een deelnemer, medewerker of groep via het snelzoekveld dan via een andere route. 1. Typ een deelnemernummer. 2. Klik op <Enter> of op het loepje om de zoekopdracht te starten. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 5 van 17
Dit kan met (delen van) de achternaam, nummer, BSN, groepscode of afkorting. 2.5 Filterbalk Het deelnemeroverzicht laat alle deelnemers zien. Je gebruikt de filterbalk om een selectie te maken uit de totale verzameling van bijv. deelnemers. Welke gegevens je van deelnemers ziet, bepaal je zelf via de Kolommenkiezer. Zie voor uitleg van de kolommenkiezer 2.12 Kolommen kiezen en exporteren naar Excel of PDF. De filterbalk bevat een aantal velden waarmee je kunt zoeken. 1. Vul 1 of meer velden in. Het veld Achternaam zoekt altijd op de letterreeks aan het begin van de achternaam. Met het sterretje (*) of procentteken (%) geef je aan of je op een deel van de achternaam wilt zoeken. Het underscoreteken (_) geeft aan dat je alle letters wilt hebben op die plaats. Enkele voorbeelden. Achternaam bos %bos %bos% bo%s b_s zoekresultaat Bos, Bosch, Bosveld Bos, Hulsebos (maar géén Bosch) Bos, Hulsebos, Bosch Bos, Bouwhuis Bos, Bes, Bus Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 6 van 17
2. Klik op het grotere loepje helemaal achter de filtervelden (of druk op <enter>) om de zoekopdracht te starten. Het filterveld Opleiding of Groep heeft een eigen loepje. Zo n veld kun je op 2 manieren vullen: Je begint met typen van de code of naam. EduArte laat in een verschijnende keuzelijst zien welke opties er zijn. Je selecteert een optie uit de lijst. Je gebruikt het loepje direct naast het veld. Je klikt op het direct naast het veld voor meer zoekmogelijkheden in een pop-up scherm. Een tweede filterbalk is beschikbaar. Je vult 1 of meer van deze filtervelden. Het mag een deel van de code of naam zijn. Klik op het grotere loepje helemaal achter alle filtervelden om de zoekopdracht te starten. Klik op een gevonden item. Het pop-up scherm sluit. Je keert terug naar de eerste filterbalk, waar het veld is gevuld. De beschikbare filtervelden verschillen op ieder scherm. 2.6 Peildatum De peildatum is een belangrijk veld in zoekschermen. De peildatum is standaard gevuld met de datum van vandaag. Je ziet dan bijv. deelnemers die vandaag (of in de toekomst) actief zijn. Ben je op zoek naar historische gegevens, dan zet je de peildatum vroeger of haal je de peildatum weg. De peildatum zoekt op twee manieren: Het zoeken van die gegevens die een begindatum hebben voor de peildatum en eventueel een einddatum erna, zoals woonadressen. Hetzelfde als de eerste manier, met daarbij ook de gegevens met een begindatum later dan de peildatum, zoals bij het zoeken naar BPV-verbintenissen of externe organisaties. Voorbeeld Als je zoekt in het Deelnemer overzicht dan is de peildatum de datum waarop de deelnemer een actieve en/of toekomstige verbintenis moet hebben om in het zoekresultaat te komen. De grijs en italic afgebeelde gegevens hebben geen actieve verbintenis op de peildatum. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 7 van 17
2.7 Deelnemers uitgebreid zoeken Naast de zoekmogelijkheid in het snelzoekveld (2.4 Snelzoeken) en de filterbalk (2.5Filterbalk) kun je deelnemers ook nog op een specifieke manier zoeken; precies op de eigenschappen die jij wilt. Je gebruikt Deelnemer uitgebreid zoeken als je deelnemers wilt selecteren met kenmerken die niet in de standaard zoekvelden van het Deelnemer overzicht zitten. Je kunt de vele zoekvelden combineren. 2.7.1 Zoekopdracht maken en opslaan 1. 2. 3. 4. 5. Ga naar hoofdmenu deelnemer>deelnemers>deelnemers uitgebreid zoeken. Klik op een categorie (bijvoorbeeld Personalia). De categorie schuift open en laat zoekvelden zien. Vul 1 of meer velden in. Open eventueel meer categorieën en vul daar ook zoekvelden in. Klik op. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 8 van 17
6. De selectie van deelnemers komt in beeld. De zoekopdracht is op te slaan, zodat je de gevonden lijst ook later bij andere werkzaamheden beschikbaar hebt. 7. 8. 9. Vanuit de lijst kun je terug naar de zoekopdracht met. Klik op. Boven de categorieën verschijnen nu 4 veldjes: Veld Omschrijving Publicatie Persoonlijk Rolspecifiek Globaal Kolommen vastzetten Peildatum vastzetten Betekenis Een herkenbare naam voor je zoekopdracht. Hiermee geef je aan op welk niveau jouw zoekopdracht bij andere gebruikers van EduArte zichtbaar is na het opslaan van de zoekopdracht. De zoekopdracht is alleen voor jou beschikbaar. Alle mensen met de door jou aangegeven rol in EduArte kunnen deze zoekopdracht zien en gebruiken. Alle gebruikers van EduArte kunnen jouw zoekopdracht zien en gebruiken. Als dit vinkje aan staat is onder aan het scherm de knop beschikbaar. De kolommen die je daar kiest zijn dan zichtbaar bij de uitvoer van jouw zoekopdracht. Als dit vinkje aan staat wordt altijd de peildatum gebruikt die op het moment van opslaan in het scherm staat. Meestal zet je dit vinkje UIT, want dan krijg je altijd de actuele stand van zaken. 10. Klik op. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 9 van 17
2.7.2 Opgeslagen zoekopdracht opvragen Opgeslagen zoekopdrachten kun je terugvinden via deelnemer>deelnemers>opgeslagen zoekopdrachten. Klik op de regel met de opgeslagen zoekopdracht, en je krijgt de selectie deelnemers in beeld. Met het sleuteltje Met het prullenbakje kun je de zoekopdracht wijzigen. verwijder je de zoekopdracht. 2.8 Deelnemer zoeken in het kort Als je een deelnemer zoekt, zijn er meerdere methoden waarop je dat kunt doen; waarvan twee meest gebruikt. 1. Het snelzoekveld Typ het deelnemernummer of de naam in het snelzoekveld rechtsboven en klik op het, en selecteer de deelnemer of 2. Klik op hoofdmenu en vul één of meer filtervelden in, klik op het laatste en klik op de regel met de gevonden deelnemer. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 10 van 17
2.9 Sidebar Het doel van de sidebar is om sneller door de applicatie te navigeren. Als het beeldscherm breed genoeg is, staat de sidebar altijd in beeld aan de rechter kant. Klik bij een smal beeldscherm op de pijlknop rechtsboven. Klik elders op het scherm om de sidebar weer te verbergen. De sidebar bevat de volgende items. Recente deelnemers: de 5 laatst bezochte deelnemers. Favorieten: je favoriete schermen (inclusief selecties). Te doen: bepaalde zaken die je als te doen hebt toegevoegd. Rapportages: de rapportages die je gedraaid hebt en gereed staan voor gebruik. Geschiedenis: de schermen die je bezocht hebt (klik verder terug via ) 2.9.1 Favorieten Je maakt een favoriet aan voor een scherm met geselecteerde gegevens waar je vaak moet zijn. Het bespaart muisklikken. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 11 van 17
1 Ga naar het gewenste scherm met eventueel een selectie gegevens. 2 Klik op de link Als favoriet toevoegen. 3 Typ een naam voor je favoriete scherm of selectie. 4 Klik op. De gemaakte favoriet kun je nu altijd gebruiken door er op te klikken. Verwijder een favoriet met het. 2.10 Detailgegevens opvragen en bladeren met navigatieknoppen Je bladert eenvoudig door detailgegevens in tabbladen met de navigatieknoppen. Je wilt bijvoorbeeld de personalia van een selectie deelnemers bekijken. Je klikt op een deelnemer uit de lijst, en je opent de tab Personalia. Met en blader je dan naar het personaliascherm van de vorige en volgende deelnemer. Met zie je een verkorte lijst met zoekresultaten, zodat je snel een andere deelnemer kunt kiezen. Met keer je terug naar de lijst met zoekresultaten. Deze navigatieknoppen voor het bladeren door detailgegevens in tabbladen zijn ook beschikbaar bij bijvoorbeeld groepen, opleidingen en medewerkers. 2.11 Tabellen en lijsten Veel gegevens staan in de vorm van een tabel. De meeste tabellen en lijsten zijn uitgerust met de volgende functionaliteiten: 1. 2. Zoekresultaat: In de kop van de tabel staat het aantal gevonden elementen. Sorteren: De gewenste volgorde van de gegevens bepaal je door op een bepaalde kolomkop te klikken. Eén klik of twee klikken op de kolomkop levert een oplopende lijst of aflopende lijst. 3. Knoppen: Groeperen, kolommen kiezen, exporteren naar Excel en afdrukken naar PDF. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 12 van 17
Knop betekenis Groeperen van getoonde gegevens. Kolommen kiezen: Je selecteert de kolommen die je in de tabel of lijst wilt zien. Exporteren van de tabel of lijst naar Excel. Afdrukken van de tabel of lijst naar PDF. Elke tabel heeft een aantal standaard kolommen open staan. Je voegt kolommen toe, als je meer gegevens wilt zien. De gemaakte selectie blijft voor jou bewaard, als je onder je eigen naam bent ingelogd. Het gemaakte overzicht is te exporteren naar Excel of PDF. Andere rapportages vinden plaats via samenvoegbestanden en BO-rapportages. Kijk voor informatie in het hoofdstuk over rapportages. 2.12 Kolommen kiezen en exporteren naar Excel of PDF Je kunt een veelheid aan kolommen open zetten in de tabellen en lijsten, en zo je eigen gewenste overzichten in beeld krijgen. Als je onder je eigen naam bent ingelogd, blijven jouw geselecteerde kolommen in dat scherm open staan, ook bij volgende sessies. 1. 2. Ga naar een tabel, bijv. deelnemer> Deelnemer overzicht Klik op Kolommen kiezen. 3. Sleep een kolomitem naar de rechter kant of klik op de. 4. 5. 6. Pas de volgorde aan of haal kolommen weg met Klik op. Klik op Exporteren naar Excel of naar PDF. of met slepen. Voorbeeld van een Deelnemeroverzicht met de standaardkolommen open. Er is gesorteerd op Achternaam, aflopend. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 13 van 17
Voorbeeld van een Deelnemeroverzicht met meer kolommen open, gesorteerd op Begindatum. 2.13 Schermnaam Klik op het rechts onderin, voor de naam van het scherm of de versie van EduArte. Gebruik deze naam om aan te duiden naar de helpdeskmedewerker of je collega waar je in EduArte zit. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 14 van 17
2.14 Help (wiki) De helpknop is altijd beschikbaar in het hoofdmenu. Klik op deze knop voor helpinformatie over het scherm waar je op dat moment bent. De wiki start in een nieuw venster. Klik bij een eventuele pop-up blokkademelding op Toestaan. Binnen de wiki ga je naar andere onderdelen via het wikimenu of hyperlinks in de teksten. In de wiki is ook een deel opgenomen dat ingericht wordt door het ROC. Na een klik op kom je in de standaard wiki. In het menu kun je dan naar de wiki pagina van het ROC. Standaard wiki met Educus logo en link naar instellingswiki ROC specifieke wiki met ROClogo en link naar Algemene wiki. Keer terug naar EduArte door op de EduArte tab van je browservenster te klikken, of het helpvenster te sluiten met het kruisje in de tab van het browser venster. 2.15 Toetsenbord in plaats van muis EduArte kun je voor een groot deel met het toetsenbord bedienen. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 15 van 17
Boven ieder scherm zie je een vlakje. Hier kun je op klikken of <ctrl>m intoetsen. Je krijgt dan een overzicht van de functies die je op dat moment via de tabbladen kunt aanklikken. Als voorbeeld het Ga naar scherm bij de deelnemer. Door het intypen van resul wordt de lijst schermen kleiner gemaakt naar alle schermen waar het woord resul in voorkomt. Met een druk op <enter> wordt het eerst genoemde scherm geopend; in dit geval Resultaten afdrukken. Het Ga naar scherm is ook met de muis te bedienen. 2.15.1 Sneltoetsen De sneltoetscombinatie voor een knop komt in beeld als je met de muis op de knop staat, maar niet klikt. De standaard sneltoetsen zijn. functie / onderdeel sneltoets functie / onderdeel sneltoets Annuleren <Ctrl>+<Backspace> Verwijderen <Ctrl>+<Delete> Opslaan <Ctrl>+<Enter> Toevoegen <Ctrl>+<Insert> Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 16 van 17
functie / onderdeel sneltoets functie / onderdeel sneltoets Bewerken <Ctrl>+<e> menu Deelnemer <Alt>+<Ctrl>+<d> navigatie: Vorige navigatie: Zoekresultaten <Ctrl>+<Shift>+<Pijl Links> <Ctrl>+<Shift>+<Pijl Omhoog> menu Groep menu Medewerker menu Onderwijs <Alt>+<Ctrl>+<g> <Alt>+<Ctrl>+<m> <Alt>+<Ctrl>+<o> navigatie: Snelzoekresultat en <Ctrl>+<Shift>+<Pijl Omlaag> menu Relatie menu Financieel <Alt>+<Ctrl>+<r> <Alt>+<Ctrl>+<i> navigatie: Volgende waardenlijst: Openen <Ctrl>+<Shift>+<Pijl Rechts> <Alt>+<Pijl Omlaag> menu Beheer menu Help Snelzoekveld <Alt>+<Ctrl>+<b> <Alt>+<Ctrl>+<F1> <Alt>+<Ctrl>+<z> menu Home <Alt>+<Ctrl>+<h> 3 Rapportages Alle schermen leveren de mogelijkheid om gegevens te printen of exporteren. Zie 2.5, 2.6, 2.7 en 2.11. Je maakt met EduArte ook allerlei gepersonifieerde documenten. Hierbij moet je denken aan brieven, cijferlijsten, diploma s en contracten. In EduArte heten dat rapportages. Deze wordt door functioneel beheer voorbereid met samenvoegdocumenten. 3.1 Rapportage maken De officiële documenten worden direct vanuit de betreffende schermen aangeroepen. Hier hebben we het dan over OOK s, POK s, cijferlijsten en diploma s. De brieven maak je individueel aan bij de student zelf via deelnemer>[deelnemer]>personalia>rapportage. De brieven maak je collectief aan via deelnemer>rapportages>rapportages. 3.2 Rapportage opvragen Door jou gemaakte rapportages zijn direct als ze klaar zijn op te vragen. Als je veel gegevens hebt opgevraagd kan het wat langer duren voordat je het rapport ziet. Je vind ze terug in de sidebar (zie 2.9). En op je -pagina onder Rapportages>Rapportages. Heb je brieven gemaakt voor een of meerdere studenten dan zijn deze ook opgeslagen bij de student onder Personalia>Documenten. Gebruikersinterface EduArte versie 23 april 2013 bladzijde 17 van 17