Ultimo Maintenance Management
Ultimo Maintenance Management Ultimo Maintenance Management is een uitgebreid en gebruiksvriendelijk Maintenance Management systeem. Beheer uw assets op professionele wijze, coördineer de bijbehorende werkstroom en houd grip op de voorraden. Ook bij het beheer van IT-assets, infragerelateerde objecten of andere (aangrenzende) bedrijfsdisciplines biedt de inzet van Ultimo uitkomst. De applicatie is modulair opgebouwd en zowel als deeloplossing of als integrale oplossing inzetbaar. ONDERSTEUN MEERDERE BEDRIJFSPROCESSEN De eigentijdse en gebruiksvriendelijke software ondersteunt u bij het beheer van uiteenlopende bedrijfsprocessen: Asset Management. Breng overzicht en orde aan in het beheer van de voor uw organisatie belangrijke assets. Leg belangrijke (technische) informatie vast, koppel bijbehorende documentatie en beheer de bijbehorende (leveranciers)contracten. Dankzij de registratie van informatie betreffende uw assets en uitgevoerd onderhoud bouwt u waardevolle historische gegevens op, die u van pas komen bij investeringsbeslissingen en veiligheidsvraagstukken Werkstroombeheersing. Eén van de belangrijkste redenen voor u om een professioneel systeem in te zetten bij de uitvoering van onderhoud, is de grip die u krijgt op de werkorderstroom. Met Ultimo verkrijgt u deze grip, of het nu correctieve, preventieve of predictieve werkzaamheden aan uw assets zijn. Door middel van diverse (grafische) planmogelijkheden zorgt u voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de verschillende werkzaamheden. De diverse rapporten in het systeem stellen u in staat om operationele en strategische beslissingen te nemen. Maak gebruik van Self Service om de interne klant (bijvoorbeeld productie) rechtstreeks te betrekken bij het onderhoudsproces. De interne klant kan via een producten- en dienstencatalogus bijvoorbeeld aanvragen voor onderhoud doen, storingen doorgeven, etc. Voorraadmanagement. Een optimaal voorraadmanagement bespaart u geld en zorgt dat u niet misgrijpt. De software helpt u bij het aanhouden van economisch verantwoorde voorraadniveaus van uw artikelen en middelen. Het inkooplogistieke proces en de financiële afwikkeling daarvan worden ook ondersteund IT Service Management. IT-gerelateerde beheersvraagstukken kunnen ook met Ultimo worden ondervangen. De software is opgebouwd volgens best-practice ITIL en biedt functionaliteit voor configuratie-, incidenten-, probleem- en wijzigingsbeheer Infra Asset Management. Opdrachtgevers en nemers in de infrasector kunnen gebruik maken van specifieke functionaliteit om arealen en bijbehorende objecten, zoals kunstwerken, te beheren en gerelateerde werkzaamheden uit te voeren. Het beheren en uitvoeren van (prestatie)contracten wordt eenvoudiger gemaakt. Ondersteuning op het gebied van objectief registreren wordt geboden in de vorm van een specifieke module voor conditiemeting conform NEN 2767-4 GEBRUIK ULTIMO VOOR MEER Naast uitgebreide ondersteuning op het gebied van Asset Management met bijbehorende werkprocessen is Ultimo ook uitstekend inzetbaar voor aangrenzende bedrijfsdisciplines zoals Vastgoedbeheer, Facility Management en Fleet Management. Doordat Ultimo stap voor stap uitgebreid kan worden, bepaalt u het tempo waarin u wilt toewerken naar een integrale oplossing (indien relevant). VERDERE INHOUD VAN DEZE BROCHURE Ultimo principes 4 Transparant Maintenance Management 6 Doelmatig Maintenance Management 8 Integraal Maintenance Management 10 Ultimo modulebeschrijving 12 Moderne technologie 18 Onze services 20 Onze referenties 20 Onze organisatie 23 2 3
Ultimo principes Het is onze missie om u als professional te voorzien van een pragmatische softwaretool, waarmee u uw doelstellingen eenvoudiger kunt behalen. Om onze missie waar te maken, hanteren wij een aantal basisprincipes bij de ontwikkeling van onze software en services en de bedrijfsvoering van onze organisatie. SOFTWARE EN SERVICES De Ultimo software wordt standaard op maat geleverd. De rijke standaardoplossing kan namelijk aangepast worden aan de unieke bedrijfsprocessen van uw organisatie. Wij werken met hoogopgeleide ICT-professionals, die een pragmatische insteek hanteren bij de implementatie van de producten. Voor meer kennis en oefenstof is een uitgebreid trainingsaanbod beschikbaar. De wortels voor de totstandkoming van onze producten liggen in de praktijk, waarbij gestreefd wordt naar een juiste mix tussen functionele diepgang en gebruiksvriendelijkheid. Wereldstandaarden en marktinformatie staan centraal bij de ontwikkeling van onze producten, die altijd eerst uitgebreid getest worden, voordat ze uitgeleverd worden aan onze klanten. Tot slot zorgt onze klantgerichte supportafdeling voor ondersteuning in het dagelijkse gebruik van de software. BEDRIJFSVOERING Onze organisatie wordt gekenmerkt door de focus op continuïteit, respect in de omgang en verantwoord ondernemen. Om op een continue basis te groeien, streven we al sinds 1988 na om onze klanten tevreden te stellen, betrokkenheid te tonen, voorop te lopen bij belangrijke ontwikkelingen in de markt en gezonde financiële resultaten te behalen. 4 5
Transparant Maintenance Management Zonder een helder overzicht van de assets en inzicht in de verschillende werkzaamheden is professioneel Maintenance Management lastig uit te voeren. Met een investering in Ultimo Maintenance Management houdt u grip op de assets, de bijbehorende werkzaamheden en bent u eenvoudig in staat om aan te tonen dat u aan wet- en regelgeving voldoet. OVERZICHTELIJK ASSET MANAGEMENT Geniet van de voordelen van een overzichtelijk beheer van uw assets. Breng structuur aan, leg belangrijke bijbehorende technische of contractuele informatie vast en bouw waardevolle historie op. Met een paar muisklikken bent u in staat om uw installatiepark inzichtelijk te maken en beperkt u de zoektocht naar gewenste informatie. Koppel handleidingen, technische informatie (bijv. CAD-tekeningen/P&ID s) of contracten aan uw assets voor een geordend beheer. Maak gebruik van Business Reporting om op elk moment inzicht te krijgen in de status van uw assets, uitgevoerd onderhoud, storingsgevoeligheid, etc. COÖRDINATIE VAN WERKZAAMHEDEN Eén van de belangrijkste onderdelen van uw takenpakket is het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan de assets. Dit kunnen correctieve of preventieve onderhoudswerkzaamheden zijn. Of u dit nu intern laat uitvoeren of door derden, een goede planning is onontbeerlijk voor het overzicht en een vlekkeloze uitvoering van het werk. Met behulp van diverse (grafische) planmogelijkheden zorgt u voor een transparante en duidelijke werkplanning voor iedereen die bij de werkzaamheden is betrokken. NORMEN EN WET- EN REGELGEVING Elke organisatie heeft te maken met wetgeving op het gebied van veiligheid. Daarnaast hebben veel organisaties te maken met de noodzaak om te voldoen aan normen of regelgeving (bijv. NEN, HACCP, CBL-BRC, GMP, REACH, etc.). Bij controles en audits wordt u gevraagd om informatie te verstrekken, waarmee u kunt aantonen dat u zich aan de afspraken houdt. Dankzij het gedegen gebruik van Ultimo Maintenance Management kunt u de gevraagde informatie eenvoudig tonen en de controles en audits prima doorstaan. Ook bij de uitvoering van een Safety, Health & Environment programma kan Ultimo de doelmatigheid en transparantie vergroten. Bijbehorende meldingen kunnen worden vastgelegd, periodieke controles en inspecties kunnen worden aangestuurd en met behulp van rapportages kan het inzicht worden vergroot. 6 7
8 Doelmatig Maintenance Management Beheers en bespaar kosten, plan werkzaamheden efficiënt en slim in, reduceer stilstand en verhoog de levensduur van assets. Kortom, vergroot de doelmatigheid van Maintenance Management. Ultimo Maintenance Management voorziet u van de noodzakelijke tools om Maintenance Management op efficiënte en effectieve wijze uit te voeren. KOSTENBEHEERSING EN BESPARING Door gebruik te maken van de efficiënte planningsmogelijkheden van de software om uw preventieve/periodieke onderhoudswerkzaamheden in te plannen en uit te voeren is het mogelijk om de onderhoudskosten te beheersen en kosten te besparen. Door bij het plannen rekening te houden met uw onderhoudsbudget zorgt u dat de kosten van onderhoud in de pas blijven lopen. Dankzij het zorgvuldig toepassen van preventief onderhoud is het mogelijk om het aantal storingen te verminderen en te besparen op correctief onderhoud. Na afloop van de werkzaamheden kunt u de bijbehorende kosten en gemaakte uren registreren. Gebruik de software ook om uw voorraadbeheer doelmatig in te richten. U houdt grip op de magazijnvoorraden, zorgt voor acceptabele en economisch verantwoorde voorraadniveaus en legt (prijs)afspraken met leveranciers vast. REDUCEER STILSTAND Het is niet altijd mogelijk om het onderhoud op de voor u meest gewenste tijd uit te voeren. Het kan zijn dat u goede afspraken met de productieafdeling moet maken om een geschikt onderhoudsmoment te kiezen. U kunt met de planningsmogelijkheden van de software slim gebruikmaken van dit moment om meerdere activiteiten tegelijk in te plannen. Hierdoor kunt u de stilstand van assets beperken en wordt geld bespaard doordat productielijnen of installaties meer beschikbaar zijn voor productie. Achterhaal mogelijke oorzaken (bottlenecks en performance killers) van storingen en neem deze weg om de stilstand te reduceren en de output te vergroten. De output wordt eveneens vergroot door de verschuiving van ongepland naar gepland onderhoud. VERHOOG DE LEVENSDUUR VAN ASSETS Door een gestructureerde aanpak van preventief onderhoud is het niet alleen mogelijk om het aantal storingen te verminderen. U bent tevens in staat om de huidige prestaties van de assets in de loop der tijd vast te houden of zelfs te verbeteren. Hierdoor kan de levensduur aanzienlijk verlengd worden, wat besparend werkt op het budget voor vervangingsinvesteringen. 9
Integraal Maintenance Management Diverse innovaties binnen het vakgebied Maintenance Management maken het noodzakelijk dat er meer wordt samengewerkt met andere bedrijfsapplicaties en afdelingen of collega s. Alleen door deze samenwerking is het mogelijk om bij de toepassing van modern onderhoud optimale resultaten te behalen. BUSINESS INTEGRATION VOOR MEER RENDEMENT De toepassing van moderne onderhoudsmethodieken, zoals Predictive Maintenance (Condition Monitoring), Total Productive Maintenance (in combinatie met Overall Equipment Effectiveness), LEAN (Six Sigma), Value Driven Maintenance, etc. maken niet alleen aanpassingen in uw onderhoudsorganisatie noodzakelijk. Ook dient de Maintenance Management software slim samen te werken met bedrijfsapplicaties zoals ERP-systemen, OEE-Toolkits, Condition Monitoring-systemen, RCM-systemen, MES-systemen, documentmanagementsystemen, engineering- en tekensoftware, etc. Interfaces tussen Ultimo en diverse applicaties zorgen voor meerwaarde bij de uitvoering van moderne onderhoudsmethodieken. Samen met gerenommeerde marktpartijen zijn diverse (standaard)interfaces beschikbaar. Maar ook bij de toepassing van de meer conventionele onderhoudsmethoden (correctief en periodiek onderhoud) loont het om bijvoorbeeld te integreren met HRM-systemen of financiële applicaties om de efficiency te verbeteren. SAMENWERKING MET ANDERE DISCIPLINES De toepassing van nieuwe onderhoudsmethodieken komt niet alleen tot uiting in bedrijfsapplicaties die met elkaar samenwerken. Misschien wel de meest belangrijke component is de samenwerking tussen verschillende bedrijfsdisciplines. Belangrijk overeenkomstig element van de meeste nieuwe onderhoudsmethodieken is dat op de werkvloer rekening gehouden moet worden met onderhoud. Soms komt dit tot uiting door een operator die kleine onderhoudstaken moet uitvoeren, soms door de inzet van multidisciplinaire teams die samenwerken aan een productielijn. Communicatie tussen de onderhoudsdienst en de betrokken personen is dan ook van vitaal belang. Ultimo biedt diverse mogelijkheden op het gebied van Self Service om de onderlinge communicatie over bijvoorbeeld storingen, onderhoudsverzoeken, benodigde voorraden en rapporten eenvoudig en effectief in te richten. 10 11
12 Ultimo modulebeschrijving Ultimo Maintenance Management is een modulair opgebouwd Maintenance Management systeem. Het brede basispakket kunt u stapsgewijs uitbreiden, waardoor u kunt toewerken naar een integrale oplossing. Hierna volgt een beschrijving van de beschikbare modules. De afsluitende tabel laat zien of een module standaard, optioneel of deels standaard en deels optioneel beschikbaar is. Voor kleine(re) onderhoudsdiensten is Ultimo Maintenance Management Lite beschikbaar. Informatie hierover kunt u bij ons opvragen. ASSET MANAGEMENT Een geordend beheer van de assets van uw organisatie vormt de basis van een goed functionerende onderhoudsorganisatie. In Ultimo creëert u op eenvoudige wijze inzicht in al uw assets. Leg belangrijke gegevens van uw installaties, procesfuncties, transportmiddelen, instrumenten, gereedschappen, afdelingen, etc. vast. Hierdoor kunt op elk moment organisatorische en technische informatie, onderhoudshistorie, periodieke onderhoudsmodellen, meetresultaten, P&ID s, CADtekeningen, servicecontracten en dergelijke inzien. Een heldere afdeling-installatiestructuur zorgt ervoor dat informatie snel toegankelijk is. CONTRACTENBEHEER Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheer van uw (service) contracten en verzekeringen. Geen bergen papier of andere bestanden in moeilijk vindbare mapjes meer. U vergroot het overzicht van en inzicht in de contracten en verzekeringen en bewaakt hiermee bijvoorbeeld de looptijden en opzegtermijnen. Er kunnen relaties worden gelegd naar Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. WERKORDERBEHEER De module Werkorderbeheer bevat alle middelen voor het aanmaken en afhandelen van activiteiten, bijvoorbeeld een storing of aanvraag. Op elk moment is er uitstekend inzicht in de uitstaande werkorderstroom en bijbehorende workload. Werkzaamheden kunnen door een werkvoorbereider worden ingepland, maar dat is niet noodzakelijk. Met behulp van de grafische Ultimo Jobplanner kunnen werkzaamheden eventueel intuïtief worden ingepland. Er wordt gewerkt met werkorderstatussen, deze kunnen aangepast worden aan de gangbare statussen binnen uw organisatie. Indien gewenst zorgt een zorgvuldige registratie achteraf ervoor dat kosten, uren en gebruikte materialen keurig worden ingeboekt. 13
PERIODIEK ONDERHOUD De module Periodiek Onderhoud wordt gebruikt om diverse periodieke of preventieve onderhoudswerkzaamheden in te plannen. Ook werkzaamheden die voortvloeien uit het gebruik van moderne onderhoudsmethodieken kunnen worden aangestuurd met behulp van deze module (bijv. Predictive Maintenance, TPM/OEE). Periodieke onderhoudsmodellen kunnen worden aangemaakt op basis van bijvoorbeeld tellerstand, weeknummer of frequentie. In de grafische planning kan worden gemuteerd en na het genereren van de werkzaamheden worden deze doorgezet naar de module Werkorderbeheer en gekoppeld aan een uitvoerende medewerker. U kunt een relatie leggen tussen periodiek onderhoud en een contract. Opgebouwde historische gegevens zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van bijvoorbeeld audits. PROJECTENBEHEER Bij de uitvoering van projecten heeft de inzet van software positieve invloed op de voortgang. Ultimo ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten en activiteiten. Daarnaast heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. VOORRAADBEHEER & INKOOP U zoekt naar een goede balans tussen niet misgrijpen en het aanhouden van kostenbewuste voorraadniveaus. Door te werken met de module Voorraadbeheer & Inkoop wordt u ondersteund bij het beheren van uw voorraden. De inkooplogistieke zaken worden ook eenvoudiger voor u gemaakt. U borgt het proces van offertetraject of aanvraag tot en met ontvangstregistratie en factuurcontrole. URENVERANTWOORDING Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. KOSTENREGISTRATIE Op verschillende niveaus kunnen de gemaakte kosten worden geregistreerd en kan de uitputting van de budgetten worden gevolgd. Er kunnen verschillende kostensoorten worden opgegeven en rekenschema s voor het doorbelasten worden ingesteld. De gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd zodat u eenvoudig kostenvraagstukken kunt onderbouwen. UITLEENBEHEER Indien u installaties en/of gereedschappen uitleent aan andere organisaties of medewerkers kunt u met behulp van deze module netjes bijhouden wie wat bezit en wanneer dit geretourneerd moet worden. Door het gebruik van een grafische planner heeft u snel een helder overzicht. AFSCHRIJVINGEN De module Afschrijvingen maakt het mogelijk om van activa afschrijvingen bij te houden ten behoeve van de financiële administratie. Door het bijhouden van afschrijvingen heeft u inzicht in de totale afschrijving tot op heden en weet u wanneer activa afgeschreven zijn. FACTUR ATIE De gemaakte kosten van materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen kunnen middels deze module worden gefactureerd aan de juiste kostenplaatsen of externen. STAMGEGEVENSBEHEER Leg diverse stamgegevens vast die worden gebruikt bij de andere modules. Informatie wordt gegroepeerd vastgelegd, wat het zoeken vereenvoudigt. Denk bijvoorbeeld aan uw personeels- en leveranciersgegevens. VASTGOEDBEHEER Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar. MEERJARENPLANNING ONDERHOUD Met de module Meerjarenplanning Onderhoud bent u in staat om op effectieve wijze een meerjaren onderhoudsplan voor uw vastgoed op te stellen en uit te voeren. Op deze manier heeft u altijd inzicht in de kosten van onderhoud en is het mogelijk om uw budgetten op het onderhoud af te stemmen. Uw budgetaanvragen steunen tevens op een solide fundament. De onderhoudstaken kunnen intern worden uitgevoerd of worden uitbesteed aan derden. SLEUTELBEHEER Het sleutelbeheer binnen uw organisatie is al snel een complex proces, doordat er verband gelegd moet worden tussen ruimtes, cilinders, sleutels en geautoriseerde medewerkers. Door de inzet van de module Sleutelbeheer wordt u hierbij ondersteund. Tevens wordt het uitgifteen innameproces van sleutels geborgd. Rapporten geven onder andere inzicht in: sleutels die in omloop zijn, voorraden sleutels, etc. MELDPUNT Ervaar de voordelen van een gestroomlijnde en gestructureerde servicedesk. Verbeter de communicatie met klanten en back offices en maak gebruik van een kennisboom om veelvoorkomende eerstelijns meldingen af te handelen. De servicedesk kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het centraal doorgeven van storingen, (aan)vragen, klachten of bestellingen. IT-BEHEER Met de uitgebreide module IT-beheer bent u in staat de werkzaamheden van de IT-afdeling efficiënter te laten verlopen, doordat u procesmatig kunt werken volgens best-practice ITIL. Met de software kunt u alle processen van ITIL praktisch toepassen en kunt u geld besparen op de aanwezige IT-assets binnen uw organisatie. De IT Service Management software wordt ingezet bij de front office(s) en back office(s) van uw IT-afdeling voor het beheer van uw configuraties, incidenten (calls/ meldingen), problemen en wijzigingen. Voor meer informatie over de functionaliteiten van de module IT-beheer is een aparte productleaflet beschikbaar. SELF SERVICE Betrek uw (interne) klant direct bij het onderhoudsproces met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw (interne) klanten. U kunt Self Service bijvoorbeeld inzetten om productiemedewerkers op een laagdrempelige wijze storingen door te laten geven aan de technische dienst. De melder kan de status blijven volgen en op de hoogte worden gebracht wanneer de storing is verholpen. INFRA ASSET MANAGEMENT Speciaal voor opdrachtgevers en nemers in de infrasector is Ultimo Infra Asset Management beschikbaar. Naast standaardfunctionaliteit zoals Asset Management, Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop biedt deze module standaard de mogelijkheid om standaard verkenners (bijvoorbeeld een decompositieverkenner) in te richten, (prestatie)contracten te beheren en waarnemingen en schouwingen in het werkorderproces onder te brengen. Optioneel kan er uitgebreid worden met Conditiemeting conform NEN 2767-4, standaard gebrekenlijsten en het uitvoeren van mobiele inspecties. Voor meer informatie over Ultimo Infra Asset Management is een aparte brochure beschikbaar. 14 15
FLEET MANAGEMENT Ook het wagenpark vormt mogelijkerwijs een belangrijk onderdeel van uw assets. Of het nu bedrijfsauto s, poolauto s of vloten zijn, gedegen beheer zorgt ervoor dat u onderhoud (APK, kleine en grote beurten) op efficiënte wijze inplant. Bovendien kunt u registreren welke uitrusting is ondergebracht in de auto s en beheert u schades, verzekeringen en contracten met behulp van de module Fleet Management. MEDISCHE TECHNOLOGIE Ter ondersteuning van het medisch instrumenteel beheer in ziekenhuizen is de module Medische Technologie beschikbaar. Het is een zorgondersteunende tool, die helpt bij een beter risicomanagement en verdere verbetering van de kwaliteit van de medische technologie. Functioneel biedt de module ondersteuning op het gebied van gestandaardiseerde risicoclassificaties, onderhoudsclassificaties en periodiek onderhoud, uitgebreide workflows met vrijgave instrument en acceptatie door de zorg, uitgebreid inzicht middels een Self Service toepassing en allerlei aanvullende functionaliteiten. Voor meer informatie over Medische Technologie is een aparte productleaflet beschikbaar. ULTIMO NOTIFICATIES Met de optie Event Manager is het mogelijk om op de hoogte gebracht te worden van veranderingen in de Ultimo database. Bijvoorbeeld nieuwe meldingen, uitgevoerde werkzaamheden, contracten die dreigen te verlopen, etc. Zo blijft u op elk moment op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen. Er zijn verschillende manieren waarop u genotificeerd kunt worden: pop-ups, e-mails, auto-rapportages, etc. ULTIMO AUTORISATIES Standaard beschikt de Ultimo software over vele autorisatiemogelijkheden. Zo kan per gebruikersgroep of individuele gebruiker bepaald worden wie welke rol heeft en welke rechten de groep of gebruiker binnen Ultimo heeft. Optioneel is het mogelijk om op recordniveau te autoriseren. Dit is van toepassing, wanneer u bijvoorbeeld wenst dat een bepaalde afdeling alleen de voor haar relevante gegevens in Ultimo kan opzoeken. Ook is het mogelijk meerdere vestigingen op één centrale database te laten draaien en autorisaties per vestiging in te stellen. Op deze manier zorgt u voor een optimale inzet van Ultimo, medewerkers worden niet overmatig belast en eventuele gevoelige informatie kan worden afgeschermd. ULTIMOBILE Om zo efficiënt mogelijk te werken is het mogelijk om diverse mogelijkheden van Ultimo mobiel uit te nutten. Er zijn mobiele mogelijkheden voor laptops, pocket PC s, PDA s, (barcode) datacollectoren en GSM s beschikbaar. Werken met een directe verbinding via Wifi, GPRS of UMTS, mogelijkerwijs ondersteund met Citrix of Terminal Server, behoort tot de mogelijkheden. BUSINESS INTEGRATION Business Integration is van groot belang om maximaal rendement uit uw verschillende in gebruik zijnde applicaties te halen. Door de Ultimo software te integreren met andere business software bent u in staat om op een meer efficiënte wijze te werken. De open architectuur van Ultimo maakt het mogelijk om met vele relevante applicaties te integreren (zowel standaard- als maatwerkinterfaces). Een aantal voorbeelden: Microsoft Office, Auto CAD-viewer, Auto CADintegratie, ERP-systemen, OEE-toolkits, MES-systemen, engineering- en tekensoftware, meetsystemen, financiële systemen, inkoop-logistieke systemen, apparatuurtesters (NEN 3140), GPS, GIS, barcodeterminals, documentmanagementsystemen, gebouwbeheersystemen, HRM-systemen, Active Directory, etc. BUSINESS REPORTING Om te bepalen of uw onderhoudsdoelstellingen worden behaald en uw onderhoudsbeleid conform afspraken wordt nageleefd dient u te beschikken over uitgebreide managementinformatie en operationele informatie. Wij zijn van mening dat een softwareapplicatie pas haar dienst kan bewijzen als deze informatiebehoefte op eenvoudige wijze ingevuld kan worden. Want één van de belangrijkste redenen om software in te zetten is juist om informatie over het reilen en zeilen gemakkelijk inzichtelijk te maken. Dankzij de vele rapporten die standaard worden meegeleverd, bent u in staat om informatie over operationele activiteiten en managementinformatie eenvoudig boven water te halen. Met behulp van een rapportgenerator kunnen nieuwe rapporten eenvoudig worden toegevoegd. Om snel inzicht te krijgen in voor u belangrijke indicatoren is het ook mogelijk Key Performance Indicatoren (KPI s) in te stellen. Externe Dashboardtools (bijv. Qlikview) kunnen ook in combinatie met Ultimo worden gebruikt. Asset Management Contractenbeheer Werkorderbeheer Periodiek Onderhoud Projectenbeheer Voorraadbeheer & Inkoop Urenverantwoording Kostenregistratie Uitleenbeheer Afschrijvingen Facturatie Stamgegevensbeheer Vastgoedbeheer Meerjarenplanning Onderhoud Sleutelbeheer Meldpunt IT-beheer Self Service Infra Asset Management Fleet Management Medische Technologie Ultimo Notificaties Ultimo Autorisaties Ultimobile Business Integration Business Reporting = STANDAARD = OPTIONEEL 16 = DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL 17
18 Moderne technologie De kracht van de Ultimo software zit in een mix van verschillende elementen. Bij de ontwikkeling van de brede modulaire oplossing is gebruiksvriendelijkheid een belangrijk uitgangspunt geweest. Een ander basisprincipe is het kunnen toepassen van flexibiliteit, waardoor de software aangepast kan worden aan uw bedrijfsprocessen. Bij de ontwikkeling van de software is gebruik gemaakt van hoogwaardige en innovatieve technologieën. MODERN EN GEBRUIKSVRIENDELIJK Waarschijnlijk heeft u tijdens het lezen van deze brochure uw oog al eens laten vallen op enkele illustraties van onze software. Er is bij de ontwikkeling veel aandacht besteed aan een fris en modern design van de applicatie. Maar niet alleen het oog wil wat, daadwerkelijke gebruiksvriendelijkheid geeft uiteindelijk de doorslag. Een frisse userinterface, handige verkenners, functionele tabbladen, overzichtelijke kruimelpaden en waar mogelijk veelzeggende pictogrammen maken het gebruik van Ultimo erg eenvoudig en plezierig. Een belangrijke voorwaarde voor een goede penetratie van de software binnen uw organisatie. FLEXIBILITEIT Ultimo Maintenance Management is een toonaangevend standaard softwareproduct met de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren. Deze flexibiliteit wordt alleen toegepast als u daar meerwaarde, oftewel extra rendement en gebruiksgemak, uit kunt halen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de in eigen huis ontwikkelde Ultimo Customization Tool, waarmee zonder programmeerwerk aanpassingen in de software doorgevoerd kunnen worden. Onze consultants kunnen de aanpassingen voor u doen, maar desgewenst kan uw eigen applicatiebeheerder dit in verregaande mate ook zelf. Speciaal hiervoor hebben wij diverse trainingen in ons dienstenpakket opgenomen om hierbij ondersteuning te geven. Bij updates van de software blijven uw unieke aanpassingen uiteraard behouden. HOOGWAARDIGE EN INNOVATIEVE TECHNOLOGIE De huidige webapplicatie Ultimo Maintenance Management is ontwikkeld met Microsoft technologie en gebaseerd op een innovatief framework. Uitgangspunten van dit framework zijn superieure kwaliteit op het gebied van robuustheid, functionaliteit en flexibiliteit, onderhoudbaarheid, schaalbaarheid (geschikt voor zowel kleine als grote organisaties, eventueel verspreid over meerdere locaties en/of landen) en de mogelijkheid om eenvoudig modulair te kunnen uitbreiden. Er wordt gebruik gemaakt van databasemanagementsystemen MS SQL Server en Oracle. Een actueel overzicht van eisen die gesteld worden aan uw hard- en software, kunt u bij ons opvragen. 19
Onze services Optimale ondersteuning in de vorm van een uitgebreid dienstenpakket is in onze ogen één van de belangrijkste factoren bij het succesvol inzetten van een softwareapplicatie binnen uw organisatie. Belangrijke kernwaarden in onze dienstverlening aan u: betrokkenheid bij uw situatie, een pragmatische instelling, een professionele en doordachte implementatiemethodiek en deskundige serviceverlening. IMPLEMENTATIE Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij de U&I²-implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op meer dan 22 jaar ervaring en projectmanagementmethodiek PRINCE2 *. U&I² staat voor Ultimo & Implementatie en voor U en Ik, gezien onze interactieve wijze van implementeren, waarbij we hand in hand met u als opdrachtgever naar een perfecte oplossing toewerken. U&I² is dan ook meer dan synergie. Het staat voor succes in het kwadraat. Nadat de doelstellingen, huidige situatie en Business Case in kaart zijn gebracht kan de implementatie van start gaan. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Ondanks het feit dat we met de inzet van de U&I²-implementatiemethodiek trachten zoveel mogelijk zaken volgens een doordacht stappenplan te laten verlopen, betekent dit niet dat de te nemen stappen voor elke organisatie hetzelfde zijn. Sterker nog, wij geloven in een flexibele toepassing van de U&I²-implementatiemethodiek. Een relatief kleine implementatie kan bestaan uit een relatief korte doorloop van het project, waarbij pragmatisme centraal staat. Grotere implementaties daarentegen vergen soms wel de inzet van alle mogelijke instrumenten die gebruikt worden bij de U&I²-implementatiemethodiek. De implementatiemethodiek leent zich daarvoor uitstekend en samen met u zorgen wij voor een daadkrachtig verloop van het project. Bij grotere implementatietrajecten is goed projectmanagement belangrijk. In veel gevallen wordt het algemene projectmanagement door een projectleider van de opdrachtgever of door een externe partij verzorgd. Desgewenst kan dit echter ook door een Ultimo consultant/ projectcoördinator verzorgd worden. Dankzij onze jarenlange ervaring beschikken de consultants over uitgebreide expertise en kunnen zij u adviseren over een verstandige inrichting en ingebruikname van uw systeem. Daar waar het gaat om uitgebreid organisatieadvies kunnen de Ultimo consultants eveneens prima samenwerken met organisatieadviesbureaus. Meer gedetailleerde informatie over onze aanpak van implementaties is beschikbaar in een aparte brochure. *PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Government Commerce TRAININGEN Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Kennisverhoging leidt in veel gevallen tot meer rendement. Ook ter voorbereiding op een aanstaande implementatie worden veelal trainingen gevolgd om tijdens de implementatie een goede gesprekspartner te zijn en mede bij te dragen aan het succes van de implementatie. Tijdens de trainingen worden door de cursisten ook onderling ervaringen uitgewisseld, wat motiverend werkt. Naast een serie basistrainingen zijn er modulegeoriënteerde trainingen en is er een groot aantal trainingen speciaal voor het opleiden van applicatiebeheerders. Trainingen worden verzorgd in de trainingslokalen van onze vestigingen. Maar wij kunnen ook een groepstraining op locatie of een individuele werkplekinstructie op de werkvloer verzorgen. Meer gedetailleerde informatie over onze trainingen is beschikbaar in een aparte brochure. ONDERSTEUNING & CUSTOMER SUPPORT Na de aanschaf van uw Ultimo applicatie wilt u dat het beheer en de ondersteuning goed zijn geborgd. U wilt immers langere tijd kunnen genieten van de voordelen die de software u op gaat leveren. Om u hierbij te ondersteunen leggen we bepaalde afspraken contractueel met u vast. In het onderhoudscontract leggen we onder andere vast: kosteloos meegaan met nieuwe software en documentatie updates en het gebruik van customer support in de vorm van een professionele helpdesk. Bij de helpdesk van Ultimo kunt u, tijdens kantooruren, terecht voor telefonische support. Ook is het mogelijk om uw meldingen per e-mail door te geven. De helpdesk wordt bemand door een deskundig team medewerkers, die zowel eerstelijns als tweedelijns meldingen voor u oplossen. Op onze website is een afgeschermd klantengedeelte, MyUltimo, voor u beschikbaar. 20 Onze referenties De Ultimo software wordt door meer dan 900 organisaties in alle denkbare branches gebruikt. Mede door de schaalbaarheid van de software zijn dit zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. Kenmerkend voor de Ultimo software is het vermogen om de software aan te passen aan de specifieke bedrijfsprocessen. Mede hierdoor wordt de Ultimo software in alle denkbare branches toegepast en is de oplossing brancheonafhankelijk. Bovendien heeft meer dan 22 jaar ervaring in verschillende branches geresulteerd in branchespecifieke functionaliteiten die de inzet van Ultimo binnen bepaalde branches voorzien van extra toegevoegde waarde. Dankzij de samenwerking met gerenommeerde partners op het gebied van Business Integration zijn vele verschillende interfaces met andere systemen ingericht, die een efficiency verhogend effect hebben gesorteerd bij onze klanten. Ultimo Maintenance Management wordt veelvuldig gebruikt binnen de industrie, logistiek, gezondheidszorg, overheid, (zakelijke) dienstverlening, onderwijs en horeca & ontspanning. De Maintenance Management software wordt toegepast voor ondersteuning op het gebied van Asset Management, werkstroombeheersing, voorraadmanagement, IT Service Management en Infra Asset Management. Ook maken diverse opdrachtgevers gebruik van de extra mogelijkheden op het gebied van Vastgoedbeheer, Facility Management en Fleet Management. Door de modulaire opbouw wordt Ultimo in de praktijk ingezet als deeloplossing of als integrale oplossing. De opdrachtgevers van onze organisatie bevinden zich niet alleen in de Benelux, maar inmiddels maken ook opdrachtgevers in Engeland, Duitsland, Frankrijk, Zwitserland, Italië, Polen, Turkije, Zuid-Korea, Bahrein, Nigeria, Aruba, Curaçao, etc. naar tevredenheid gebruik van Ultimo. Van diverse opdrachtgevers hebben wij bedrijfscases opgetekend. Deze zijn bij ons opvraagbaar, maar ook op onze website (www.ultimo.net) in te zien. Bezoek hiervoor het menu Referenties. 21
Onze organisatie Ultimo Software Solutions bv is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Maintenance, Facility, IT Service, Infra Asset & Fleet Management tot de marktleiders rekenen. Het succes van ons bedrijf is te danken aan de grote betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Onze organisatie bestaat uit de afdelingen Research & Development, Customer Support Services, Product & Quality Control, Marketing & Sales en Administratie. Al onze medewerkers dragen in de uitoefening van hun functie een steentje bij aan het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen. Onze organisatie is gehuisvest in Nederland en België en heeft vestigingen in Nunspeet (Ultimo Software Solutions bv) en in Mechelen (Ultimo Belgium bvba). Nederland Ultimo Software Solutions bv Postbus 220, 8070 AE Nunspeet Waterweg 1, 8071 RR Nunspeet tel: +31 (0)341-42 37 37 fax: +31 (0)341-42 11 72 Algemeen e-mail: sales@ultimo.net internet: www.ultimo.net België Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, gebouw E Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen tel: +32 (0)15-44 41 44 fax: +32 (0)15-44 41 45 22 23
www.ultimo.net 2011. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren. 24