HANDLEIDING INVOER GEGEVENS via ProMISe QRNS Simple Session Januari 2014
Inhoudsopgave 1 Systeemeisen... 2 1.1 Browser... 2 1.2 Beveiligde website... 2 1.3 Pop-upblokkering... 2 1.4 Configuration checker... 2 2 Inloggen... 3 2.1 Inloggen... 3 2.2 Wachtwoord vergeten / aanvragen nieuw password... 4 3 Invoeren... 7 3.1 Invoeren nieuwe patiënt... 7 3.2 Aanmaken ziektebeeld/behandeling... 9 3.3 Opslaan gegevens en einde programma... 10 3.4 Zoeken bestaande patiënt... 10 3.5 Gegevens invoeren en/of wijzigen... 12 3.6 Knoppen / functies... 13 4 Uitloggen / stoppen... 15 1
1 Systeemeisen 1.1 Browser De registratie in de QRNS verloopt via internet; om te kunnen registreren dient u te beschikken over een webbrowser. De registratie is geoptimaliseerd voor Internet Explorer, versie 9.0 of hoger. 1.2 Beveiligde website Aangezien de registratie patiëntgegevens bevat, dient zorgvuldig omgegaan te worden met de toegang. De website, vanwaar de registratie gestart wordt, moet aangemerkt worden als een vertrouwde website. Bij Explorer wordt dit wordt geregeld via Extra, Internetopties, Beveiliging, Vertrouwde websites. Voeg daar *.clinicalresearch.nl toe. Mochten er problemen of vragen zijn over dit deel van de registratie verzoeken wij u contact op te nemen met de systeembeheerder in uw ziekenhuis. Op de website van de QRNS vindt u de benodigde links om in te loggen. Ga naar www.qrns.nl, onderdeel Start Registratie. Hier treft u de benodigde informatie aan om op een juiste manier in te loggen. 1.3 Pop-upblokkering De QRNS-registratie gebeurt in het programma ProMISe; dit is een wetenschappelijke database, die geschikt is voor patiëntregistraties. ProMISe maakt gebruik van pop-up s; hierdoor is het noodzakelijk om in de browser de popupblokkering uit te zetten, oftewel pop-ups toe te laten. Dit regelt u bij Explorer ook via Extra, Pop-upblokkering uitschakelen. Uw systeembeheerder kan ook hierbij behulpzaam zijn. 1.4 Configuration checker Om de instellingen van de computer die noodzakelijk zijn voor het gebruik van ProMISe te controleren, kunt u gebruik maken van de link op de Loginpagina How to make your PC ProMISe-compatible and other important Tips&Tricks. Klik vervolgens op de link interactive browser configuration checker en Run the Tests. Hier kunt u ook via de button Show my IP number, het IP nummer van uw computer opvragen, indien hierom wordt gevraagd.. 2
2 Inloggen 2.1 Inloggen Om in te loggen in een registratie van ProMISe, in dit geval een van de ziektebeelden van de QRNS, gaat u naar de betreffende website (www.qrns.nl) en kiest u voor start registratie. Het inlog scherm ziet er als volgt uit (zie figuur 1). Figuur 1 Links bovenin staat een menu, waar men kan kiezen voor de volgende opties All programs Data Entry only (simplified) Data Reports only Predesigned Reports Voor het invoeren van patiëntgegevens kiest u voor Data Entry only (simplified) (stap 1). Rechts van dit menu staat een 2 e menu: Hier staan de ziektebeelden (stap 2). Hier kiest u voor het ziektebeeld, dat u wenst te registreren; let op: bij 4. staat nog SAB (ga met de scrollbar naar beneden). Als laatste stap (stap 3) voert u uw username en password in in de daartoe bestemde vakjes (mocht u deze nog niet hebben, kunt u zich wenden tot de servicedesk. Hierna klikt u op de knop Start Session (stap 3). 3
Er verschijnt een tussenscherm, waar u kunt klikken op de knop Continue logon procedure (zie figuur 2) Figuur 2 2.2 Wachtwoord vergeten / aanvragen nieuw password Indien u nog geen wachtwoord heeft of u bent u wachtwoord vergeten, volg dan onderstaande procedure. 1. Vul uw huidige gebruikersnaam in. Deze bestaat uit de letters qrns, gevolgd door het unieke ziekenhuisnummer, gevolgd door de persoonlijke initialen. De loginnaam heeft u via de servicedesk ontvangen. 2. Vervolgens klikt u op Click here for a new one of Click here to change a valid password (zie figuur 3). Figuur 3 4
3. In het scherm, dat volgt kunt u de gevraagde gegevens invoeren (zie figuur 4) Figuur 4 4. Vul het e-mailadres in dat aan de Stichting IVZ is doorgegeven en klik op de button Request temporary password. Op het opgegeven e-mailadres ontvangt u een tijdelijk wachtwoord dat vervolgens voor de eerste keer gebruikt moet worden. De onderstaande tekst verschijnt eerst in beeld: Figuur 5 5. Het inlogscherm verschijnt weer en u kunt het tijdelijke wachtwoord intypen Figuur 6 5
6. U kunt daarna direct een nieuw wachtwoord opgeven. Het nieuwe wachtwoord dient herhaald te worden. Let op: het wachtwoord dient minimaal 8 karakters lang te zijn en een kleine letter, een hoofdletter, een cijfer en een speciaal karakter, zoals! @ # $ (maar geen spaties en streepjes) te bevatten. 7. Klik na het herhalen van het wachtwoord op Start Session (het blauwe potlood) en u kunt verder. Bij de eerste keer inloggen in de QRNS ontvangt u ter verificatie een sessionkey per mobiele telefoon op het mobiele nummer dat bij Stichting IVZ bekend is. Hiertoe verschijnt het volgende scherm: Figuur 7 Sessionkey In het bovenste vakje voert u de ontvangen sessionkey in. Indien het een PC betreft, die u vaker wilt gebruiken voor de LTR registratie, vinkt u het hokje aan om de betreffende PC safe te verklaren. Doet u dit niet, zal de volgende keer wederom om een sessionkey gevraagd worden. In sommige gevallen (bijvoorbeeld in publieke ruimtes) is het dus nuttig om dit NIET aan te vinken, maar meestal zult u dit WEL aanvinken. Een sessionkey is altijd maar eenmaal te gebruiken; gooi de key derhalve na gebruik weg om te voorkomen, dat u niet meer weet welke de laatste is. U ontvangt een sessionkey op het moment dat u de QRNS op een PC gebruikt die nog niet eerder voor invoer in de LTR gebruikt is of nadat u een fout gemaakt hebt in uw wachtwoord. Dit om zeker te weten, dat niet iemand anders met uw account probeert in te loggen. Nadat u uw sessionkey hebt ingevuld en eventueel het hokje voor Declare save hebt aangevinkt, klikt u op Continue logon procedure. 6
3 Invoeren Het scherm bestaat uit 3 Tabbladen, te weten Index, Editor en Overview. In deze handleiding worden m.n. de Tabbladen Index en Editor besproken. Met Overview krijgt u een overzicht van de ingevoerde gegevens van de geselecteerde patiënt. Nadat u ingelogd bent, komt u de eerste keer terecht bij het Tabblad Index (zie figuur 8). Elke volgende keer komt u terecht bij het Tabblad, waar u was toen u de vorige keer de QRNS verlaten hebt. Dit kan dus bijv. het Tabblad Editor zijn. Figuur 8 Via dit scherm kunt u 2 acties uitvoeren: Een nieuwe patiënt invoeren (Create Patiënt-record, zie 1) Gegevens van een bestaande patiënt wijzigen of aanvullen (zie 2). In figuur 8 ziet u een overzicht van de patiënten die in de database aanwezig zijn. Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. 3.1 Invoeren nieuwe patiënt Ga naar het Tabblad Index. Om een nieuwe patiënt in te voeren klikt u op de knop Create/Load Patiënt-record (zie figuur 8, pijl 1). Hierna verschijnt er een leeg patiëntenrecord, waar gegevens ingevoerd kunnen worden (figuur 9). Figuur 9 7
Als eerste klikt u in het hokje waar de pijl naar verwijst op het eerstvolgende vrije volgnummer, dat u wilt gebruiken (dit is een administratief volgnummer voor ProMISe). Zodra u dit gedaan heeft verschijnt de onderstaande melding: Figuur 10 Klik op OK. Vervolgens verschijnt het scherm, waarin het unieke patiëntnummer ingevoerd moet worden: Figuur 11 Nadat dit nummer ingevoerd is, klikt u op Accept, gevolgd door een klik op de tekst achter het rode potlood, create new patiënt met volgnummer. Als eerste wordt nu gecontroleerd of de betreffende patiënt al voorkomt. Let op: Er is geen nieuwe invoer mogelijk ZONDER dat het unieke patiëntnummer is ingevoerd. Indien de patiënt niet voorkomt komt u in de Editor en kunt u beginnen met het registreren van de patiënt. Indien de patiënt wel voorkomt, komt u ook in de Editor, maar dan bij het bestaande record en kan er een nieuwe behandeling worden aangemaakt. Nadat u op OK geklikt heeft kunt u een aantal patiëntgegevens invoeren (zie figuur 12). Hiervoor klikt u op het lege vakje achter elk veld (hieronder BSN-nummer); er verschijnt een invoerveld, waar u de juiste waarde in geeft. Indien er een codelijst achter een item hangt, verschijnt na klikken de codelijst. Figuur 12 8
3.2 Aanmaken ziektebeeld/behandeling Zodra u bij het veld Aanmaken ziektebeeld komt, moet u op Enter of TAB klikken om bij de betreffende patiënt een (nieuw) ziektebeeld in te voeren (zie figuur 13). Figuur 13 U kunt alleen kiezen voor dat ziektebeeld, waarvoor u gekozen heeft bij het inloggen in de QRNS. Nadat u deze gekozen heeft (erop geklikt heeft) of op het vinkje hebt geklikt, verschijnen de volgende invoervelden (Voorgeschiedenis, Opname / klinische status, Diagnostiek etc.) of andere hoofdstukken in geval van een ander ziektebeeld. U kunt nu de patiëntgegevens invoeren voor zover zij al bekend zijn. Items kunt u vullen door met uw muis op een code te klikken, de cursor springt dan meteen naar het volgende veld. Als u zoveel mogelijk het toestenbord of het cijferblok wilt gebruiken, kunt u ook het gewenste antwoord intypen. Dit kunt u zowel doen door de waarde in te typen als door de eerste letter van de code-omschrijving in te typen. Zijn er meer antwoordopties die met de betreffende letter beginnen, dan zal bij iedere volgende letter die u intypt het aantal opties verder beperkt worden tot alle labels die met die letters beginnen. Hierna drukt u op Enter of de Tab-toets om naar het volgende veld te gaan. Door te klikken op Door te klikken op Door te klikken op kunt u de invoer bevestigen en gaat u naar het volgende veld. kunt u, als u nog niet op tab of enter gedrukt had, de ingevoerde keuze cancellen. sluit u het schermpje van dat item. 9
3.3 Opslaan gegevens en einde programma Figuur 14 Boven in het scherm staat de Save-knop. Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u op de knop, waar de pijl naar wijst. Het getal achter deze knop geeft aan hoeveel wijzigingen er geaccepteerd moeten worden (pending modifications). Met het kruisje achter dit getal, kunt u de wijzigingen verwijderen. Het is goed om tussentijds deze Save-knop te gebruiken! Verlaten van de QRNS gebeurt altijd via de Exit-knop, echter niet voordat de gegevens bewaard zijn middels de Save-knop. 3.4 Zoeken bestaande patiënt Alvorens u de gegevens van een bestaande patiënt kunt wijzigen moet u deze zoeken; dit kan op verschillende manieren. Figuur 15 Klik op het tabblad Index en u ziet een overzicht van de patiënten die in de database aanwezig zijn (zie figuur 15, hier zijn 8 patiënten aanwezig). Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. Zoeken naar een patiënt kan op een aantal manieren: Om een bestaande patiënt te selecteren, die u in het overzicht al ziet staan, kunt u met de cursor de betreffende patiënt aanklikken (evt. eerst met de scrollbar naar beneden). U komt vervolgens in de Editor waar u gegevens kunt wijzigen / aanvullen. 10
U kunt eerst de kolommen sorteren, bijv. op Eigennaam. Alle kolommen van de index kunnen gebruikt worden om de patiënten te sorteren door het kopje boven deze kolom aan te klikken (zie rood kader in figuur 14). U sorteert altijd op één van deze kolommen. De kolom waarop u sorteert komt vooraan te staan en een pijltje geeft de sorteerrichting aan. Deze kunt u wijzigen door nogmaals bovenaan deze kolom aan te klikken. Figuur 16 U kunt ook gebruik maken van de mogelijkheid om gericht te zoeken met de knop Find cases with this text, links naast het patiëntenoverzicht (zie figuur 15). In het invoervakje achter deze knop typt u bijvoorbeeld (een deel van) het ziekenhuis patientnummer of geboortedatum van de patiënt die u wilt zoeken in de database en u drukt op de knop Find cases with this text. De index zal zich daarna dan beperken tot die patiënten bij wie wat u heeft ingetypt voorkomt in één van de items in de kolommen van de index. U kunt de gegevens van de patiënt laden door op het volgnumer (zie rode kader) te klikken. Figuur 17 Vervolgens komt u in het scherm, waar u de gegevens kunt aanvullen en/of wijzigen. 11
3.5 Gegevens invoeren en/of wijzigen U heeft een patiënt gekozen uit het patiëntenoverzicht of u heeft gekozen voor het aanmaken van een nieuwe patiënt (zie voorgaande hoofdstukken). U kunt nu de gegevens gaan aanvullen en/of wijzigen. Figuur 18 Items kunt u vullen door met uw muis op een code te klikken en de cursor springt dan meteen naar het volgende veld. Als u zoveel mogelijk het toestenbord wilt gebruiken, kunt u ook het gewenste antwoord intypen. Dit kunt u zowel doen door de waarde in te typen als door de eerste letter van de code-omschrijving in te typen. Zijn er meer antwoordopties die met de betreffende letter beginnen, dan zal bij iedere volgende letter die u intypt het aantal opties verder beperkt worden tot alle labels die met die letters beginnen. Hierna drukt u op Enter of de Tab-toets om naar het volgende veld te gaan. Door te klikken op Door te klikken op Door te klikken op kunt u de invoer bevestigen en gaat u naar het volgende veld. kunt u, als u nog niet op tab of enter gedrukt had, de ingevoerde keuze cancellen. sluit u het schermpje van dat item. 12
3.6 Knoppen / functies U heeft de volgende knoppen / functies tot uw beschikking: Met deze knop kunt u de lettergrootte op het scherm wijzigen. Als u het grootst mogelijke lettertype heeft bereikt en u drukt nogmaals, begint u weer met het kleinst mogelijke lettertype. Als u met uw linkermuis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie die op dat moment op het scherm zichtbaar is, printen of converteren naar excel of word. Als u met uw rechter muis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie in het ProMISe outputscherm printen of converteren. EXIT: ProMISe afsluiten (of sessie herstarten als u met uw rechtermuisknop hierop klikt). Met deze knop ververst u de pagina, waar u zich bevindt. Er komt een waarschuwing, dat de sessie ververst wordt zoals die aan het begin was. Soms opent zich in ProMISe een message-schermpje. Dit kunt u met deze knop zichtbaar maken, verplaatsen of verbergen. Wijzigingen saven. Deze teller geeft het aantal wijzigingen aan dat u heeft gemaakt en welke nog niet op de server zijn opgeslagen. Het verdient aanbeveling geregeld op de save knop te drukken om bij bijvoorbeeld een stroomstoring geen gegevens kwijt te raken. Deze knop zit naast de teller met het aantal wijzigingen dat nog niet gesaved is. Als u deze knop indrukt worden die wijzigingen ongedaan gemaakt. Met deze knop kunt u records aanmaken. In de QRNS is echter ingesteld dat u patiënt records altijd alleen vanuit de index mag aanmaken, zodat de controle op dubbele patiënten kan worden uitgevoerd. Met deze knop kunt u records verwijderen. NB: verwijdert u een patiëntenrecord, dan worden alle onderliggende tumorrecords mee verwijderd.! Met deze knop kunt u het index-item van een record wijzigen. Houdt u de Control- en de Alt-toets ingedrukt terwijl u deze knop indrukt, dan kunt u daarmee het hele record kopieren. 13
Links in het scherm ziet u bij welk hoofdstuk u bent met invoeren bij Record Locator en onder Chapters & Sections (zie figuur 19). Figuur 19 Bovenaan staat de Record Locator. Deze geeft een overzicht van de aanwezige records en aan het zien welk record op dat moment op uw scherm staat of bij welk onderdeel u zich bevindt. Rechts bovenin het scherm kunt u altijd zien met welke patiënt u bezig bent, zie figuur 20). tekentje kunt u Figuur 20 Onder de record locator vindt u een overzicht van de chapters en sections van het record dat op dat moment op uw scherm staat. Aan de pijltjes kunt u zien welke chapter op dat moment op uw scherm staat. Er is altijd maar één chapter tegelijk in beeld. Er kunnen wel meerdere sections tegelijk in beeld zijn. Wilt u bijv. na invullen van de items in de sectie COMORBIDITEIT direct door naar het chapter RESECTIES, dan klikt u gewoon op RESECTIES in het overzicht van chapters en sections en dit chapter opent zich dan in uw invoerscherm. LET OP: Dezichtbaarheid van de items hangt af van de keuze voor een bepaald ziektebeeld. Het ziektebeeld is bepaald door de keuze bij het inlogscherm. 14
4 Uitloggen / stoppen Alvorens u kunt stoppen met de QRNS moet u de ingevoerde gegevens bewaren. Boven in het scherm staat de Saveknop. Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u deze knop. Het getal achter deze knop geeft aan hoeveel wijzigingen er geaccepteerd moeten worden (pending modifications). Met het kruisje achter dit getal, kunt u eventueel de wijzigingen verwijderen. Het is goed om tussentijds deze Save-knop te gebruiken! Om daadwerkelijk te stoppen gebruikt u de Exit-knop. Mochten er nog wijzigingen openstaan (pending modifications), dan dienen deze eerst opgeslagen te worden. U krijgt hiervoor een waarschuwing: Figuur 21 Mochten er geen wijzigingen meer zijn, dan krijgt u een scherm te zien, waarin staat vermeld dat u succesvol bent uitgelogd en keert u terug naar het allereerste inlogscherm. 15