Handleiding patiëntgegevens invoeren. ProMISe-RESPONS

Transcriptie

1 handleiding versie 1.0 mei 2014 Handleiding patiëntgegevens invoeren ProMISe-RESPONS Opgesteld door: Stijn Raven coördinerend onderzoeker RESPONS UMC St Radboud datamanager:

2 Inhoudsopgave 1.1 De toepassing starten PC instellen Eerste keer Inloggen Na Inloggen foutmelding Wachtwoord wijzigen oefenen in demo/test omgeving Een nieuwe patiënt invoeren Een ingevoerde patiënt selecteren Een ingevoerde patiënt zoeken Navigeren gegevens één persoon Invoer persoonsgegevens Invoer primaire vaccinatie serie revaccinatie gegevens invoeren + bepalen revaccinatie vaccin Invoer 4 de laatse bloedafname Bijwerkingen Promise verlaten PC instellingen Medisch-inhoudelijke en overige vragen Technische vragen m.b.t. ProMISe

3 1 Beginnen met ProMISe 1.1 De toepassing starten - Ga naar: in de Microsoft Internet Explorer. - Tip: voeg deze website toe aan uw Favorieten. - Let op: promise werkt alleen de browser van Microsoft Internet Explorer, niet in bijv. Mozilla Firefox. Mocht u nog geen gebruikersnaam voor inloggen hebben ontvangen, dan kunt u contact opnemen met de coördinerende onderzoeker. Een wachtwoord krijg je niet op voorhand toegestuurd, maar wordt bij de eerste maal inloggen per toegestuurd. 1.2 PC instellen Controleer voordat je gaat inloggen eerst onderstaande zaken, zodat het programma goed kan werken op je PC. Belangrijke punten Gebruik alleen Microsoft Internet Explorer, bij voorkeur versie 9 (eventueel versies 8 of 7). Voeg toe aan de lijst van vertrouwde websites. Sta popups van toe. Java is geïnstalleerd en ingeschakeld. Gebruik van ActiveX is toegestaan. Mochten er toch problemen ontstaan bij het inloggen, raadpleeg dan de instructies van hoofdstuk 5 Configuratie testen (pagina 16)

4 1.3 Eerste keer Inloggen De eerste keer inloggen vereist wat meer tijd en aandacht. Doorloop de stappen hieronder daarom zorgvuldig de eerste keer. Nadat u eenmaal één keer succesvol ingelogt bent geweest, verloopt het de volgende keer veel sneller en eenvoudiger (minder stappen). Instructies: - Selecteer in de linkerbalk Data Entry only (simplified) - Klik onderaan de linkerpagina op Click here to get a new password. Zie figuur 1. figuur 1: - Typ bij username de ontvangen gebruikersnaam in (verzonden aan de contactpersoon van de instelling), zie figuur 2. - Typ bij your address jouw werk adres in. Veld 2b: mobile phone number overslaan. - Klik daarna op Request temporary password Figuur 2: Let op: ingevulde veld your adress moet overeenkomen met het werk adres opgegeven door de contactpersoon van je GGD. Als het adres niet correspondeert met in ProMISe geregistreerde adres, dan krijg je de volgende foutmelding: - 4 -

5 Als het adres wel correspondeert wordt een tijdelijk wachtwoord naar dit adres gestuurd. - Type op het inlogscherm (figuur 3) de username en het tijdelijke password (ontvangen via ) in. Figuur 3 Tijdelijk wachtwoord wijzigen U dient dus uw (huidige) tijdelijke wachtwoord op te geven, en tweemaal (hetzelfde) nieuw te kiezen wachtwoord. Het wachtwoord dat u zelf kiest dient een zogenaamd sterk wachtwoord te zijn: minimaal 8 karakters, gebruik van zowel hoofdletters als kleine letters, en minimaal één cijfer en één speciaal teken. Zie hieronder figuur 4, de foutmelding als het wachtwoord niet aan deze eisen voldoet. figuur 4 - eisen wachtwoord Belangrijke opmerkingen: Uw wachtwoord is strikt persoonlijk. Geef het niet aan anderen. Als een ander toegang tot de toepassing moet hebben, vraag de projectleiding dan om een ProMISe username/password voor hem of haar aan te vragen. Als u uw wachtwoord vergeet, dan kunt u paragraaf 1.3 eerste keer inloggen opnieuw doorlopen om een tijdelijk wachtwoord te ontvangen.. Wachtwoord en gebruikersnaam maken beiden onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, dus zorg dat capslock, etc. uitgeschakeld zijn! - Klik na het intypen van wachtwoord op de knop met het blauwe potlood om te starten Vervolgens wordt er éénmalig een zogenaamde sessiecode per verstuurd. Bijvoorbeeld: - 5 -

6 - Typ de ontvangen Session Key in en zet een vinkje bij check to declare safe. Zie figuur 5 hieronder. - Klik vervolgens op continue logon procedure Dit laatste voorkomt dat de volgende keer weer een sessiecode ingetypt moet worden bij inloggen. Een nieuwe sessiecode moet nu alleen ingetypt worden indien je het wachtwoord wijzigt of op een andere PC gaat werken. Als dat zo is krijg je per e- mail een session-code toegezonden. Figuur 5 invoeren session code - 6 -

7 Nu ben je ingelogd in het programma. Een volgende keer dat je vanaf deze computer inlogt hoef je alleen je gebruikersnaam en (zelf gekozen) wachtwoord in te typen. 1.4 Na Inloggen foutmelding Het kan voorkomen dat bij inloggen de volgende foutmelding ontstaat, zie figuur 6 hieronder. Dit kan voorkomen als Internet Explorer onbedoeld is afgebroken door een stroomstoring, etc. Klik in dat geval op eerste, bovenste optie very often true. Daarna gaat het inloggen gewoon verder. Deze foutmelding krijg je ook als je een 2 e keer inlogt met dezelfde naam terwijl je al ingelogd bent op deze computer (op eventueel zelfs een andere computer). figuur 6 - foutmelding na inloggen 1.5 Wachtwoord wijzigen Indien u uw wachtwoord wil wijzigen klikt u in het inlogscherm (figuur 6.1) op click here to change a valid password - Doorloop vervolgens de stappen vanaf paragraaf 1.3, figuur 3. Figuur 6.1 wachtwoord wijzigen - 7 -

8 1.6 Oefenen in demo/test omgeving Het is mogelijk om met ProMISe vertrouwd te raken in een demonstratie omgeving. In deze omgeving kunnen verzonnen gegevens ingevoerd worden om met het programma vertrouwd te raken. Alle instellingen zullen deze fictieve gegevens inzien. Voer op deze plaats dus nooit vertrouwelijke patiëntgegevens in! De gebruikersnaam en het wachtwoord voor deze testomgeving zijn per mail toegestuurd aan de contactpersoon van de instelling. Instructies: - doorloop eerst stap 1.2 en 1.3 als dat nog niet gebeurd is (eenmalig) - Selecteer in de linkerbalk Data Entry only (simplified) - Vul bij username en password de gebruikersnaam en password in (zie figuur 6.2.) die per mail aan de contactpersoon zijn toegestuurd voor deze testomgeving. LET OP: dit is een andere gebruikersnaam en wachtwoord dan voor het eigenlijke onderzoeksprogramma. figuur 6.2: - Voer fictieve gegevens in om vertrouwd met het programma te raken. Alle instellingen kunnen deze gegevens zien, voer dus nooit echte patiëntgegevens in. Per instelling kan 1 persoon tegelijk in de testomgeving werken. Als per toeval 2 gebruikers dezelfde testdata proberen te benaderen, zal ProMISe een waarschuwing geven aan de 2e gebruiker. (Zie figuur 6.3) Figuur

9 2 Een patiënt aanmaken, selecteren of zoeken. 2.1 Een nieuwe patiënt invoeren Instructies: - Klik in het Data Entry-Index scherm op Create Patient-record Figuur 7 - nieuwe patient aanmaken - Klik daarna op het automatisch gegenereerde beschikbare nummer onder het kopje choose next avalable patient number, zie figuur 7: Nummer 6 is in dit voorbeeld het eerstvolgende beschikbare nummer. - Druk op OK bij de vraag die daarna in beeld verschijnt. U kunt nu starten met de invoer van gegevens van de patiënt, zie hoofdstuk 3.1 Invoer persoonsgegevens

10 2.2 Een ingevoerde patiënt selecteren Indien u aanvullingen bij een al bestaande patiënt wilt invoeren: - Klik u op het tabbladen Data Entry - Index op de + (openklappen) bij Build a Patient-index, en vervolgens op Get all cases (refresh), zie figuur 6 hieronder..u krijgt dan de lijst met ingevoerde patiënten van uw instelling te zien. Figuur 6: - Eén enkele patiënt selecteren doet u door met de rechter muisknop te klikken op het nummer van de betreffende patiënt. Zo wordt de patiënt direct geladen in het Data Entry - Editor scherm, zie figuur 7 hieronder. Figuur 7:

11 2.3 Een ingevoerde patiënt zoeken - Klap in het tabblad Data Entry -Index het scherm Build a Patient-index open, en klik vervolgens op Get all cases (refresh). U krijgt dan de lijst met ingevoerde patiënten van uw instelling te zien. - Klik op de kolomheaders (kopjes) Geboortedatum, Naam, Geslacht of Patiënt (nummer) om de patienten uit de lijst te sorteren op de gekozen kolom. - Wanneer de deelnemer gevonden is klik dan met de rechter muisknop op het patientnummer - Deze deelnemer wordt nu geopend Figuur Navigeren gegevens één persoon Om specifieke gegevens van een deelnemer snel in te zien klik je aan de linkeronderzijde in het overzichtsscherm (Figuur 9) op deplusjes om een bepaalde sectie open te klappen: - Klik op + persoonsgegevens om de (sectie met) persoonsgegevens te bekijken - Klik op + revaccinatie om revaccinatie gegevens te bekijken - Klik op + invoer gegevens om terug te gaan naar het scherm om gegevens (van deze patiënt) in te voeren. Figuur 9 - Navigeren

12 3 Patiëntgevens invoeren 3.1 Invoer persoonsgegevens Let op: Sinds 1 juni 2014 worden persoonsgegevens als Naam, Geboortedatum, Adres, adres niet meer in ProMISe geregistreerd samen met de onderzoeksgegevens. In verband met privacy en veiligheid van proefpersonen wordt dit niet meer gedaan. Deze gegevens worden in een apart Excel-bestand opgeslagen, een voorbeeld hiervan is hieronder in figuur 9A weergegeven. De koppeling tussen de gegevens in het excelbestand en het ProMISebestand wordt gemaakt door de deelnemercode lab. Dit is het unieke nummer van deze deelnemer die zowel in Excel ingevuld wordt als in ProMISe. Dit nummer is zichtbaar nadat u een nieuwe patiënt heeft aangemaakt (zie stap 2.1). Vul deze persoonsgegevens in Excel in op het moment dat u ook de gegevens in ProMISe invoert. Figuur 9A Excel bestand met persoonsgegevens (Naam, geboortedatum, adres, adres) De overige gegevens kunt u in ProMISe invoeren. Hierbij zullen het geslacht en geboortejaar ook in ProMISe staan ter controle van de unieke patiënt. Nadat u een nieuwe patiënt heeft aangemaakt (zie stap 2.1) of een bestaande patiënt heeft geladen, komt u in het Data entry - Editor scherm figuur 10 - invoer persoonsgegevens - Selecteer in het scherm invoer gegevens Welke gegevens wilt u invoeren - Selecteer vervolgens 1: persoonsgegevens inclusief primaire serie vaccinatie - Voer de overige gegevens in - Door op het save icoontje te klikken kun je tussentijds gegevens opslaan die zijn ingevoerd en wordt de deelnemercode lab zichtbaar rechtsboven in de hoek op het scherm. (fig 10A) - Het programma is zo ingesteld dat automatisch wordt doorgesprongen naar de volgende vraag waar dat van toepassing is. Voorbeeld: indien een deelnemer geen afweeronderdrukkende medicatie gebruikt dan wordt de vervolgvraag hierover overgeslagen

13 Figuur 10A - deelnemercode lab Indien niet alle persoons- of medische gegevens bij het eerste contact bekend zijn dan kunnen deze later nog worden ingevuld in het systeem. Alleen de datum inclusie, naam, geslacht, geboortedatum en primair vaccin moeten wel al zijn ingevoerd in het programma. Die gegevens zijn nodig zodat het programma door toeval (randomisatie) het vaccin voor deze persoon kan toewijzen. Let op: Sla deze gegevens eerst op (save icoon klikken) voordat je start met de randomisatie, zie ook hieronder. 3.2 Invoer primaire vaccinatie serie - Voer de gegevens in van de eerste (primaire) vaccinatieserie. - Indien de persoon niet exact de vaccinatiedatum weet voer dan de eerste dag van de maand in waarop is gevaccineerd? 3.3 revaccinatie gegevens invoeren + bepalen revaccinatie vaccin Het programma ProMISe zal het revaccinatie vaccin voor deze deelnemer via randomisatie (toeval) aan wijzen. Dit gebeurt in het veld start de randomisatie van revaccinatie-soort. Daarvoor moet wel de inclusiedatum, naam, geslacht, geboortedatum én het primovaccin al zijn ingevoerd in het programma. Sla deze gegevens eerst op (save icoon klikken) voordat je start met de randomisatie. - Selecteer in het scherm invoer gegevens Welke gegevens wilt u invoeren - Selecteer 2 revaccinatie - Zorg ervoor dat de gegevens datum inclusie, naam, geslacht, geboortedatum en primair vaccin al zijn ingevoerd en opgeslagen. - Voer 1 in op het veld start de randomisatie van revaccinatie-soort (figuur 11)

14 Figuur 11 - start randomisatie - Selecteer 1 om gegevens over de 1 ste revaccinatie in te voeren (zie figuur 11.1), 2 voor de 2 de revaccinatie etc. - Geef aan (Ja/Nee) of de bloedafname van het betreffende contactmoment heeft plaatsgevonden - Indien er opmerkingen zijn dan kunnen deze worden ingevoerd in het veld opmerkingen bij revaccinatie Figuur 11.1 invoer revaccinatiegegevens 3.4 Invoer 4 de (laatste) bloedafname - Selecteer in het scherm invoer gegevens Welke gegevens wilt u invoeren - Selecteer 2 revaccinatie en vervolgens 4: 4 de (alleen) bloedafname - Voer onderaan datum 4 de bloedafname in - Voer eventueel opmerkingen bij dit laatste 4 de contactmoment in 3.5 bijwerkingen De eventuele bijwerkingen houden de deelnemers zelf bij in het dagboekje dat wordt uitgereikt na elke revaccinatie. Deze gegevens worden nu niet ingevoerd in het registratiesysteem. Na afronding van de revaccinatie wordt gevraagd om deze dagboekjes in te leveren bij de laatste bloedafname (contactmoment 4). Bijwerkingen worden door de onderzoekers na ontvangst van de bijwerkingendagboekjes pas in promise ingevoerd. In het registratiesysteem zullen al ingevoerde bijwerkingen, die door de onderzoeker zijn ingevoerd, wel zichtbaar zijn voor de betreffende instelling. (figuur 12) Zie de paragraaf over bijwerkingen in het protocol deelnemende instelling over hoe om te gaan met bijwerkingen gedurende dit onderzoek

15 Figuur 12 - ingevoerde bijwerkingen

16 4 Promise verlaten 4.1 promise verlaten Als u ProMISe wilt verlaten, slaat u eventuele wijzigingen op (Save knop) en klikt op de Exit-knop (figuur 13, rode pijl). U kunt ook het venster sluiten met de X rechtsbovenin het scherm, maar u loopt dan het risico dat gegevens die nog niet opgeslagen zijn verloren gaan. Dus voor de zekerheid gewoon de Exit knop gebruiken! Figuur 13 Verlaten van ProMISe d.m.v. Exit knop

17 5 Configuratie testen 5.1 PC instellingen Als u voor het eerst met ProMISe gaat werken, dient u eerst uw PC goed in te stellen (zie ook paragraaf 1.2). Belangrijke punten Gebruik alleen Microsoft Internet Explorer, bij voorkeur versie 9 (eventueel versies 8 of 7). Voeg toe aan de lijst van vertrouwde websites. Sta popups van toe. Java is geïnstalleerd en ingeschakeld (om eventueel figuren te genereren). Gebruik van ActiveX is toegestaan. Blijven inlogproblemen bestaan dan kunt u de instellingen van de computer controleren door op How to make your PC ProMISe compatible and other important Tips and Tricks te klikken, boven in uw inlogscherm (figuur ) Figuur Daar worden een aantal belangrijke punten over de instelling van de PC opgenoemd. - Controleer of deze voor de PC goed zijn ingesteld - klik vervolgens op interactive browser configuration checker

18 U ziet nu het volgende figuur op uw scherm: In de kolom 'Status' ziet u het resultaat: Rood = Kan problemen opleveren Geel = Niet optimaal Groen = OK Vraagteken = onbekend - de resultaten van excel zijn niet van belang voor het functioneren van dit programma voor het invoeren van gegevens - De links onder Information and Setup Instructions aan de rechterkant geven een aanwijzing hoe de desbetreffende instelling kan worden gewijzigd. - U kunt klikken op de links om informatie te zien hoe u de instellingen kunt wijzigen. Wanneer u de instellingen heeft bekeken en zo nodig aangepast, kunt u terugkeren naar het inlogscherm door op het kruisje rechtsboven te klikken

19 6 Contactgevens 6.1 Medisch-inhoudelijke en overige vragen - De betreffende uitvoerend contactpersoon van de eigen instelling. - Indien hij/zij hier niet uitkomt kan de coördinerend onderzoeker benaderd worden: Stijn Raven tel: / Technische vragen m.b.t. ProMISe - Bij voorkeur via h.peters@elg.umcn.nl s.raven@elg.umcn.nl - Bij dringende situaties, inlogproblemen of problemen die moeilijk in een uit te leggen zijn: tel: Hans Peters (datamanager RESPONS) tel: / Stijn Raven (coördinerend onderzoeker)