Gemeente Oostzaan Bulten gewoon Gemeenteraad Oostzaan GESCAND OP 1 1 FEB. 2015 Gemeente Oostzaan Gemeentehuis Bezoekadres Kerkbuurt 4, 1511 BD Oostzaan Postadres Postbus 20, 1 530 AA WoriTier Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 E-maii antwoord@over-geineenten.nl Internet www.oostzaan.nl Directie Uw kenmerk / Uw brief Ons kenmerk 1 5-001 111 Datum 3 februari 201 5 Onderwerp Beantwoordjng raadsvragen 05/1 5 van de fractie van GemeenteBelangen Behandelend ambtenaar Afdeling Geachte raadsleden, Op 2 februari 201 5 zijn 28 raadsvragen binnengekomen van de fractie van Gemeentebelangen over de interne analyse op het rapport van Berenschot. Hierbij de beantwoording van het college van b&w op de gestelde vragen. In totaal is 6 uur besteed aan beantwoording en afhandeling van de 28 gestelde vragen. Berenschot brengt in Juli 2013 een rapport uit. Ruim eenjaar later (augustus 20i4) schrijft de directie van OVER-gemeenten hierop een reactie. Deze reactie wordt anderhalfjaar na het onderzoei< (18 december 2014) aan de raad gestuurd. 1. Zijn de bevindingen van het Berenschot-rapport van Juli 2013 op dit moment nog relevant? ja, al heeft er in de tussentijd wel een mutatie plaatsgevonden in de totale formatie van de ambtelijke service-organisatie OVER-gemeenten. De personeelskosten van OVER-gemeenten zijn met ingang van 201 5 structureel met 221.000,- verlaagd. Dit 2,1% van de totale begroting van OVER-gemeenten. Hiermee komen we tegemoet aan de wens van de beide gemeenteraden om besparingen te realiseren door middel van slim organiseren. We hebben deze besparing onder meer gerealiseerd door het afdelingsmanagement te verkleinen van vijf naar vier afdelingshoofden. Na toepassing van inflatiecorrectie op de begroting blijft een structurele verlaging van de bijdrage aan OVER-gemeenten van 131.000,- over. Voor de gemeente Wormerland betekent dit een structurele verlaging van 78.000,- en voor de gemeente Oostzaan een structurele verlaging van 53.000,-. 2. Is de ambtelijke reactie van augustus 2014 op dit moment nog relevant? Wilt u bij reacties altijd de datum en ons kenmerk vermelden.
Ja, de ambtelijke reactie is nog relevant. 3. Waarom zit er bijna anderhaifjaar tussen het Berensciiot-onderzoel< naar tiet functioneren van OVER-gemeenten en de informeren van de gemeenteraad door de directie van OVER-gemeenten? Nadat het onderzoek door Berenschot in 201 3 is uitgevoerd, zijn de gemeenteraden van Oostzaan en Wormerland direct geïnformeerd over de uitkomsten ervan door het bestuur van OVER-gemeenten. De rapportage van het onderzoek is daarnaast op 13 mei 2014 besproken in de gezamenlijke raadswerkgroep van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Naar aanleiding van die bijeenkomst is door de directie van OVER-gemeenten in derde kwartaal van 2014 een interne analyse gedaan. De interne analyse is op 25 november 2014 besproken door het dagelijks bestuur van OVER-gemeenten. Vervolgens zijn de beide gemeenteraden geïnformeerd. Berensciiot gebruii<t ais referentie een groep van 29 Nederiandse gemeenten met een inwoneraantai tussen de i 5.000 en 30.000. 4. Waarop is deze i<euze gebaseerd? Wie iieeft deze referentie gei<ozen? Deze keuze is gebaseerd op het feit dat de gemeenten Oostzaan en Wormerland gezamenlijk één ambtelijke service-organisatie OVER-gemeenten hebben die ongeveer 25.000 inwoners bedient. Deze keuze heeft Berenschot in overleg met de directie van OVER-gemeenten gemaakt. in de inieiding (biz. 2) worden vijf afwijkingen aangevoerd waarin OVER-gemeenten versciiiit van de gebruii<te benciimari<. Een andere i<euze ais referentie zou de groep Nederiandse gemeentes met een inwonertai van minder dan i 5.000 i<unnen zijn, waarbij de vergeiiji<ing tussen OVER-gemeenten en tweemaalzo'n i<ieine gemeente de weri<eiiji<e situatie (inciusief voor- en nadeien) beter zai benaderen. 5. Bent u tiet eens met de steiiing dat tiet vergeiiji<en van OVER-gemeenten met twee kieine gemeenten een beter inschatting mogeiijk maakt over het functioneren van OVER-gemeenten (m.a.w. een betere benchmark zou vormen) Nee, wij zijn het met deze stelling niet eens. in de inieiding (biz. 2) wordt vastgesteid dat sinds het uitkomen van het Berenschot-rapport het ambteiijk apparaat met 2,5 FTE is gereduceerd. pag. 2/8
6. Is de personeelsreductie tussen Juli 2013 en Januari 2015 ingegeven door de resultaten van dit Berenschot rapport? Nee, de resultaten van het onderzoek van Berenschot staan hier los van. Het bestuur van OVER-gemeenten benut sinds de start in 2010 alle mogelijkheden om besparingen op de ambtelijke service-organisatie OVER-gemeenten te realiseren. In de paragraaf Overhead wordt onder de kop "Directie en lijnmanagement" (biz. 2) gemeld dat het aantal afdelingen is teruggebracht van vijf naar vier. 7. Is deze personeelsreductie van vijf naar vier afdelingshoofden ingegeven door de resultaten van dit Berenschot rapport? Nee, de resultaten van het onderzoek van Berenschot staan hier los van. Op basis van de ervaringen in de afgelopen vijfjaar is door het bestuur en de directie van OVER-gemeenten geconcludeerd dat het mogelijk is om te werken met vier afdelingshoofden in plaats van vijf. Onder dezelfde kop wordt gemeld dat (in vergelijking tot de referentiegroep van grotere gemeenten) extra personeeiskosten worden besteed aan "projectieiding voor zaakgericht werken " 8. Wat is de gebruikte definitie van "zaakgericht werken"? Voor een zaak hanteren wij de volgende definitie: 'Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd moet worden bewaakt. Voorbeelden van zaken zijn de behandeling van een aanvraag van een vergunning of subsidie of de afhandeling van een bezwaar. Hierbij zijn vaak meerdere afdelingen betrokken. Een zaak houdt zich niet aan de organisatorische indeling: hij loopt van klant tot klant.' 9. Was Berenschot op de hoogte van het "zaakgericht werken"bij OVER-gemeenten? Wij zijn medio 2014 gestart met een pilot zaakgericht werken binnen OVER-gemeenten. Ten tijde van het onderzoek van Berenschot was er nog geen sprake van zaakgericht werken bij OVER-gemeenten. Wij zaten toen nog in de voorbereidende fase. Berenschot was hiervan op de hoogte. Inmiddels is het zaakgericht werken een volwaardig project, waarbij in 2014 diverse belangrijke stappen zijn gezet. 10. Waarom besteed OVER-gemeenten (in vergeiijking tot de referentiegroep grotere gemeenten) relatief veei overheadkosten aan "zaakgericht werken"? pag. 3/8
Hier is geen sprake van. Het is voor ons onduidelijk waarop u dit baseert. In de paragraaf Overhead onder de kop "Informatisering en automatisering" (blz.3) wordt gemeld dat "nader onderzoek" heeft geleid tot de ontdekking van een fout In de Interne analyse benchmark door Berenschot. I I.Door wie is dit onderzoek uitgevoerd? Wanneer is dit onderzoek uitgevoerd? Wie heeft opdracht gegeven tot dit onderzoek? Wanneer zijn de resuitaten van dit onderzoek gerapporteerd en aan wie? De interne analyse naar aanleiding van het onderzoek is in het derde kwartaal van 2014 uitgevoerd door de directie van OVER-gemeenten. Het bestuur van OVER-gemeenten heeft hier opdracht voor gegeven. Zoals reeds in de beantwoording van vraag 3 aangegeven, is de interne analyse is op 25 november 2014 besproken door het dagelijks bestuur van OVER-gemeenten. Vervolgens zijn de beide gemeenteraden geïnformeerd. 12. Is deze fout gemeld bij Berenschot? Zo Ja: wat was hun reactie? Zo neen: waarom niet? Nee, dit is bewust niet gemeld bij Berenschot. Nieuwe aanpassingen in het rapport zouden leiden tot extra kosten. Onder dezelfde kop wordt op biz. 3 gemeld dat "Door wetgeving zijn wij verplicht om voor de beide gemeenten echter aparte ICT-systemen te gebruiken voor Financiën, Burgerzaken en applicaties die wij inzetten voor de overige basisregistraties. "Aannemende dat beide ictsystemen geharmoniseerd zijn lijkt het werken met twee parallelle ICT-systemen niet zo ingewikkeld dat daarvoor 0,9 FTE nodig is 13. is deze extra 0,9 FTE structureei noodzakelijk? Ja, dat is structureel noodzakelijk. M.Wanneer zich een derde of vierde gemeente bij OVFR-gemeente aansluit, zal hiervoor telkens 0,9 extra FTF ICT noodzakelijk zijn? Indien er nieuwe samenwerking wordt aangegaan met andere gemeenten zullen wij de situatie opnieuw beoordelen. In de paragraaf Overhead onder de kop "Juridische zaken" (biz. 3) wordt de noodzaak van een onderzoek gemeld naar aanleiding van het ontbreken van een afdoende verklaring voor het relatief grote verschil in formatie in het rapport van Berenschot (juni 2013). pag. 4/8
15.Heeft dit onderzoek al plaatsgevonden? Nee, dit onderzoek vindt plaats in 201 5. 16.ZoJa: Wanneer en aan wie is hierover gerapporteerd? Zo nee: Waarom niet? Wie gaat dit onderzoek entameren? Wie gaat dit onderzoek uitvoeren? Wanneer kunnen de gemeenteraden hierover een rapportage verwachten? Hierover is vooralsnog niet gerapporteerd, aangezien het onderzoek nog moet worden uitgevoerd. Het bestuur van OVER-gemeenten heeft opdracht gegeven voor het uitvoeren van het onderzoek. Het onderzoek wordt uitgevoerd door het management van OVERgemeenten. Na afronding van het onderzoek wordt het bestuur van OVER-gemeenten geïnformeerd en vervolgens de gemeenteraden van Oostzaan en Wormerland. In de paragraaf Overhead onder de kop "Bestuurszaken en bestuursondersteuning" (biz. 3) wordt gemeld dat OVER-gemeenten 1,4 extra FTE besteedt aan "Bestuurszaken en bestuursondersteuning" Onder dezelfde kop wordt gemeld dat OVER-gemeenten 1,7 ETE minder formatie gebruikt voor secretariaten in het primaire proces en worden de formatie-groottes voor "Bestuurszaken en bestuursondersteuning" en "secretariaten in het primaire proces" direct aan elkaar gekoppeld. 17.Heeft OVER-gemeenten bij Berenschot gemeld dat beide formaties zodanig uitwisselbaar dat ze mogelijk onder één noemer kunnen worden gevangen? Nee, dat is niet gemeld. Deze conclusie hebben wij getrokken naar aanleiding van de interne analyse die is uitgevoerd door de directie van OVER-gemeenten. in de paragraaf Overhead onder de kop "Communicatie en kwaliteitszorg" (biz. 3) wordt gemeld dat "Berenschot geeft aan dat de formatie (..) bestaat uit 4,43 ETE. Dit blijkt onjuist te zijn. De formatie (..) bedraagt op dit moment 3,37 ETE" 18. Wordt met "op dit moment" gerefereerd naar de situatie tijdens het Berenschot onderzoek (juni 2013) of naar de situatie ten tijde van het verschijnen van de ambteiijke reactie hierop (augustus 2014)? Er wordt gerefereerd aan de situatie tijdens het onderzoek van Berenschot. pag. 5/8
Onder dezelfde kop wordt het vermoeden uitgesproken "... dat Berenschot ten onrechte vacatureruimte heeft meegerekend". i 9. Waarop is dit vermoeden gebaseerd? Dit vermoeden is gebaseerd op de interne analyse die is uitgevoerd door de directie van OVER-gemeenten. 20.i-ieeft hierover terugkoppeiing naar Berenschot plaatsgevonden? Zo Ja: wanneer? Zo nee: Waarom niet? Nee, hierover heeft geen terugkoppeling naar Berenschot plaatsgevonden. Zoals reeds vermeld bij de beantwoording van vraag 12 zouden nieuwe aanpassingen in het rapport leiden tot extra kosten. 21. Waar had deze "vacatureruimte" wéi aan toegerekend moeten worden? in de paragraaf Overhead onder de kop "Griffie" (biz. 3) wordt gemeid dat Berenschot hier foutieve informatie gebruikt qua formatie-cijfers "aangezien de beide griffies geen onderdeel van de service-organisatie OVER-gemeenten zijn" Van deze vacatureruimte was geen sprake. Vandaar dat in de interne analyse wordt aangegeven dat het vermoeden bestaat dat Berenschot de vacatureruimte ten onrechte heeft meegerekend. 22.Heeft hierover terugkoppeiing naar Berenschot piaatsgevonden? Zo Ja: wanneer? Zo nee: Waarom niet? Nee, hierover heeft geen terugkoppeling naar Berenschot plaatsgevonden. Zoals reeds vermeld bij de beantwoording van vraag 12 en vraag 20 zouden nieuwe aanpassingen in het rapport leiden tot extra kosten. In de paragraaf Burgerzaken wordt (biz. 4) gemeld dat "voor beide gemeenten (..) een apart ICT-systeem voor burgerzaken. Dit vergt extra werkzaamheden voor onder meer het appiicatiebeheer" 23. Valt het beheren van applicaties budgettair binnen Burgerzaken of "Informatisering en automatisering"? Het technisch applicatiebeheer valt budgettair onder het personele budget van de afdeling Bedrijfsvoering. Het functioneel applicatiebeheer valt onder het personele budget van de afdeling Dienstverlening. pag. 6/8
In de paragraaf Documentaire informatievoorziening (blz.4) wordt gemeld dat "digitalisering en de omslag naar zaakgericht werken (..) werkzaamheden (..) veranderen (..) biedt kansen om te onderzoeken waar vermindering van formatie mogelijk is." 24. Wie gaat dit onderzoek entameren'' Wie gaat dit onderzoek uitvoeren^ Wanneer kunnen de gemeenteraden hierover een rapportage verwachten'^ Zoals reeds vermeld bij de beantwoording van vraag 9 zijn wij medio 2014 gestart met een pilot zaakgericht werken binnen OVER-gemeenten. Inmiddels is het zaakgericht werken een volwaardig project, waarbij m 2014 diverse belangrijke stappen zijn gezet. De verdere implementatie van het zaakgericht werken vraagt de komende jaren om een grote personele inzet. Een vermindering van formatie is op korte termijn met reëel. Het onderzoek wordt te zijner tijd uitgevoerd door het management van OVER-gemeenten. Niettemin wordt nog in diezelfde paragraaf (biz. 4) geconcludeerd "Een besparing op formatie op korte termijn is dan ook met te verwachten" 25. Is het mogelijk deze conclusie SMART te formuleren, d.w.z. kan aan het "moment van besparing dankzij digitaliseren en zaakgericht werken" een datum vastgekoppeld worden'^ Nee, dat is op dit moment niet mogelijk. In de paragraaf Openbare Orde en Veiligheid (blz.4) wordt gemeld dat "Daarnaast wordt gewerkt met een flexibele schil die afhankelijk van de taken die er zijn, wordt ingezet." 26. Wat wordt hiermee bedoeld'^ Dat er een bedrag van 25.000,- per jaar beschikbaar is dat flexibel kan worden ingezet om taken op het vlak van openbare orde en veiligheid uit te laten voeren. Ondanks diverse verkeerde metingen en interpretaties van formaties en toerekeningen wordt in de laatste paragraaf Conclusies (blz.4) gemeld dat Berenschot concludeert dat "OVER-gemeenten slank is georganiseerd". 27. Is deze Berenschot-conclusie gegrond op voldoende betrouwbare gegevens'^ Ja, dat IS het geval. pag 7/8
28.Gaat OVER-gemeenten binnenkort een nieuwe Interne anaiyse benchmari< door Berenschot uit iaten voeren? Zo ja: is tiet mogeiiji< om dan een gemeente van 10.000 inwoners ais referentie te iaten geiden? Nee, er is geen aanleiding om binnenkort opnieuw een benchmark te laten uitvoeren. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders. R. Schaatsberge.X R. Meerhof secretaris burgemeester pag. 8/8