P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 1 van 18 Twinfield handleiding Inleiding: Promedico en Twinfield loskoppelen Twinfield is geen boekhoudprogramma maar een administratieprogramma voor het kleinbedrijf. Het is voor ons simpele huisartsen dus totaal ongeschikt. Twinfield is een factuurgeoriënteerd programma. Dit betekent dat er niet geboekt wordt vanuit kas en bank (kasstelsel) maar vanuit de facturen. Promedico maakt verkoopfacturen die rechtstreeks naar Twinfield worden doorgegeven; alles wat je betaalt wordt middels een inkoopfactuur geadministreerd. Voor elke inkoop (b.v. een pak koffie voor het personeel) moet een inkoopfactuur gemaakt worden, dit is enorm veel werk (en voor mij volkomen ondoorgrondelijk). De verkoopfacturen die Promedico doorstuurt naar Twinfield worden geboekt als inkomsten, ook als je van Famad maar de helft betaald krijgt! Alle contant betaalde facturen worden meteen doorgeboekt in de kas. Mijn ervaring (en die van de accountant) is dat dit lang niet allemaal klopt. Het is dus voor huisartsen veel handiger om het kasstelsel te hanteren: wat op de bank binnenkomt boek je, wat eruit gaat boek je ook, net simpel genoeg voor ons om te begrijpen. Kas: idem dito. Er is dus een probleem: Promedico is gekoppeld met Twinfield. Bij toepassing van het kasstelsel zijn er allerlei inkomsten niet door jou, maar door Promedico geboekt. Het gaat hierbij om de grootboeknummers 1000 KAS (hierop wordt automatisch het bedrag van een contant betaalde nota geboekt), 1300 DEBITEUREN (hierop worden de door Promedico gegenereerde nota s geboekt), 8000 OMZET BTW NUL (hierop worden de verrichtingen geboekt) en 8050 INSCHRIJFGELDEN (hierop worden de inschrijfgelden geboekt. Omdat je zelf niet op deze posten boekt kan je accountant deze posten simpelweg negeren en die boekingen zou je dus kunnen laten staan. Je ziet echter bij overzichten steeds dat je twee keer zoveel verdient als in werkelijkheid. De KAS klopt niet omdat zowel Promedico als jijzelf op KAS boekt. Ter wille van de overzichtelijkheid is het dus verstandig om Promedico van Twinfield te ontkoppelen. Dit doe je in Promedico->Onderhoud->Facturatie->Boekhoudopties. Omdat sommige velden verplicht zijn heb ik in Twinfield niet bestaande grootboekrekeningnummers ingevuld: 1001 kas, 1301 debiteuren, 8001 inschrijfgeld en verrichtingen.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 2 van 18 Promedico kan nu niet meer doorboeken naar Twinfield: In Twinfield staan echter nog de boekingen uit Promedico, die moeten tegengeboekt worden. Dit is dus m.n. voor de kas van belang. Tegenboeken doe je in MEMORIAAL (een zg. dagboek net als KAS en BANK). Kies Financieel->Invoer->Memoriaal
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 3 van 18 En vervolgens Memoriaal->Openen Je kan nu de posten gaan boeken 8000 en 8050 kan je tegenboeken, er is echter een probleem met Debiteuren (1300) en met 1000 (KAS). Als je in MEMORIAAL op 1300 Debiteuren wil afboeken krijg je bij opslaan met concept een foutmelding:
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 4 van 18 Dit is boekhouderees voor: je mag niet op 1300 debiteuren in het algemeen boeken: er moet een specifieke debiteur genoemd worden. Bij mij is gekozen voor 1 OWM Univé, omdat je 1300 niet meer zelf gebruikt heeft dit geen invloed op je daadwerkelijke boekhouding. Ook bij het in het MEMORIAAL boeken op 1000 KAS is er een probleem: dat mag niet. Zie hoe een boekhouder een verbod omschrijft! Dit kan je omzeilen door eerst in de kas het bedrag tegen te boeken op grootboeknummer 2100 Kruisposten En deze foute boeking op kruisposten vervolgens in het MEMORIAAL weer tegen te boeken: Deze transacties spelen zich af op de grens van mijn bevattingsvermogen. Vraag evt. je accountant om hulp bij het tegenboeken (je kan je accountant zelf in Twinfield laten werken als je de inlogcodes geeft). Uiteindelijk moeten de boekingen in Twinfield weer op 0.00 staan.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 5 van 18 1. Starten met Twinfield Start Twinfield met de snelkoppeling Twinfield login (https://login.twinfield.com). Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. 1. Bankafschriften inladen (uploaden) in Twinfield Ga naar bureaublad in de bovenbalk: op het tabblad Mijn Bureaublad kan je zien welke STA-bestanden al ingelezen zijn.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 6 van 18 Ga naar bestandsbeheer in de bovenbalk van Twinfield Ga naar het vak Uploaden. Kies eerst in Bestand: bladeren het juiste bestand: Netwerk->WerkkamerC->Twinfieldbestanden->laatste Twinfieldbestand (Je kan de datum van het bestand zien door helemaal rechts naast het vak Zoeken in: op het icoontje te klikken. Je kan dan kiezen voor Details ). Klik dit bestand aan en klik op Openen. De naam wordt nu zichtbaar in het vak naast bestand. Klik nu op de blauwe knop Uploaden, en na enige tijd verschijnt de mededeling: Bestand succesvol ge-upload. Na enige tijd wordt het STA-bestand zichtbaar boven in de lijst met bestanden. Het is al rood en er staat een vinkje voor.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 7 van 18 2. Ge-upload bestand verwerken in Twinfield Je moet nu dit bestand gaan verwerken. Zorg dat er een vinkje staat voor het betreffende STA-bestand. Druk naast Actie: Downloaden op het pijltje naar beneden en kies Importeren en klik op verwerken. Je ziet nu onderstaand scherm: Kies NIET verwerken en boeken: alles moet dan met de hand in de conceptboekingen veranderd worden. Klik op het rondje voor Niet boeken, alleen uitgebreide log aanmaken. Klik dan op verwerken Na verloop van tijd (enkele keren op bestandsbeheer klikken) verschijnt boven het STA-bestand het logbestand met dezelfde naam. Klik hierop (één klik) en er verschijnt een nieuw venster met Bestand downloaden klik op Openen. Er verschijnt een nieuw venster met de afschriften (MT940..[1].log-Kladblok). Sla eerst dit bestand op (Bestand->opslaan als, alle bestanden (niet txt bestand!)). Kies weer netwerk- >WerkkamerC->Twinfieldbestanden. Daarna kan je dit bestand afdrukken om de boekingen te bekijken en evt. koppelingen aan te brengen tussen boekingen en grootboeknummers. VOORSTEL: Geen boekstukken worden aangemaakt. Bank: ABN AMRO Dagafschrift 17101 (20/06/2006) van bank rekening 441609112 [BNK] in administratie 051535 met 2 transactie regels: -- Credit. Tegenrekening: 385284438, Mutatie code: N196, kenmerk: NONREF, bedrag: 74.40. - Omschrijving: ARAG-NEDERLAND ; KASTANJELAAN 2; 3833 AN LEUSDEN; DOSSIERNO* 10535174-152; REF*KGO 6/6 MW.VALENTIJN*7.3.7 + Wordt geboekt naar rekening(en): 2999 (Uit te zoeken posten) > Transacties zal geboekt worden als concept boekstuk naar 051535, periode 2006/06. Samenvatting: De dagafschriften zal succesvol worden ingelezen. 3 concept en 0 definitief van 3 dagafschriften zal geboekt worden, 0 overgeslagen. Inlezen gereed. [MT940/SWIFT/BGP/0607271718/5.3.42/P3Sc] Kijk of je een vaste koppeling aan moet maken tussen bvb tegenrekening en wordt geboekt naar 2999.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 8 van 18 3. Rekeningnummers koppelen in Twinfield Omdat je nu in Twinfield gaat werken moet je niet de bovenbalk hebben, maar de keuzevelden links van het hoofdscherm. Als er in het afschrift een tegenrekeningnummer staat moet je koppelen in dimensies->onderhoud: Kies voor de grootboeknummers tot 4000 Balans, voor nummers van 4000 en hoger Winst & verlies Openen.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 9 van 18 Vul bij Code het grootboeknummer in, bvb. 9001: Privé uitgaven. Klik op de omschrijving, vóór je op volgende drukt. Ga naar het tabblad Elektronische afschriften : Je kan met de knop toevoegen een nieuwe regel maken. Vul het tegenrekeningnummer in en de omschrijving. Druk daarna op Opslaan. Bij het koppelen in onderhoud->dimensies kwam ik erachter dat je na het toevoegen van een nieuwe koppeling (hieronder lege regel) NIET op <ENTER> moet drukken maar op opslaan klikken. BUG: Pas op: Als je een <ENTER> geeft slaat Twinfield de onderste regel op, maar verwijdert de bovenste regel. Als je dit per ongeluk doet en je ziet het kan je op vorige klikken. Dan slaat Twinfield niets op, maar je moet de nieuwe koppeling wel weer opnieuw toevoegen en opslaan. Als er geen tegenrekeningnummer is kan je alleen nog koppelen in: Instellingen->Kas en bank. Vul bij code in bn(k) druk op ABN AMRO en daarna op Volgende.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 10 van 18 Kies weer het tabblad: Elektronische afschriften Klik op de knop +regel. Daarna op het pijltje naar beneden naast het lege vakje en kies Omschrijving. Er verschijnt een nieuw vakje waarin je een deel van de omschrijving in het rekeningafschrift kan invullen: -- Debet. Tegenrekening: (Niet gevonden), Mutatie code: N426, kenmerk: NONREF, bedrag: 6.41. - Omschrijving: BEA NR:5WVG03 17.06.06/09.59; VOMAR RAADHUISPLEI HEERH,PAS134 + Wordt geboekt naar rekening(en): 2999 (Uit te zoeken posten) In dit geval: omschrijving BEA (betaalautomaat). Deze laat ik op 2999 staan omdat je vaak artikelen voor zowel praktijk als privé betaalt. Je kan deze later splitsen. Omschrijving 15-RZ-XD verschijnt bij wegenbelastingafschriften. Deze kan je wel vast koppelen aan autokosten. Kies altijd voor deel en niet voor geheel (staat al goed). Vul bij debet en credit het grootboekrekeningnummer in (wacht tot de omschrijving verschijnt en klik daar op zodat deze in het vakje eronder zichtbaar is. Bug: Bij het koppelen in Instellingen->Kas en bank koppelt Twinfield ten onrechte het grootboekrekeningnummer aan het debiteurennummer: Twinfield koppelt Grootboekrekeningnummer 4001 (Spaarloon assistente) aan patiënt A.Gawandi. Dit is overigens alleen optisch, in het grootboek zelf wordt er wel juist gekoppeld.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 11 van 18 5. Nieuw logbestand aanmaken Zie hoofdstuk 3 Als je alle grootboekrekeningnummers die vast gekoppeld kunnen worden heb gekoppeld maak je op bovenbeschreven wijze in bestandsbeheer een nieuwe log aan (Dus nog niet kiezen voor verwerken en boeken: dan kan je geen log meer aanmaken). Open dit door er éénmaal op te klikken en openen te kiezen, en bewaar het met Opslaan als in netwerk->werkkamerc->twinfieldbestanden. Bevestig dat het oude logbestand overschreven moet worden. Kijk of de veranderingen correct doorgevoerd zijn (een vergissing van één karakter zorgt ervoor dat de koppeling niet correct wordt doorgevoerd, soms heeft dit invloed op andere al gemaakte koppelingen). Als er nog fouten in staan: ga terug naar hoofdstuk 4. 6. STA bestand verwerken en boeken Zet weer een vinkje voor het STA-bestand, kies bij Actie Importeren en kies nu wel voor Verwerken en boeken. Je keert terug in het bestandenscherm. 7. Boekstukken verwerken in Twinfield Kies nu uit de linker balk (je werkt nu weer in Twinfield, en niet met bestanden van buiten!) Financieel -> Conceptboekstukken. Je komt nu in het scherm: Conceptboekingen: Kies ABN AMRO (het getal ervoor is het aantal afschriften dat verwerkt is).
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 12 van 18 Met de knoppen li. boven (naast regel 1-10 van 84) kan je naar de laatste bladzijde gaan, evt. kan je re. onder het aantal zichtbare regels verhogen.. Kies het eerste nog niet verwerkte boekstuk (de datum staat in de kolom Invoerdatum ) door op het potloodje te klikken. Je kan de grootboeknummers veranderen in het vak Grb.rek. van bvb. 2999 (uit te zoeken posten) in bvb. 9001 (Prive uitgaven). Wacht tot de omschrijving verschijnt als je het nummer heb ingetikt en klik daar op. Anders blijft het omschrijvingvakje leeg. Je kan een boeking splitsen door een (of meer) regels bij te maken met +regel. In het oorspronkelijke vak vul je het juiste Grootboekrekeningnummer in (wacht op de omschrijving!), en in het Bedragvak het juiste deel van het bedrag. In de lege regel vul je het andere Grootboekrekeningnummer in, en het
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 13 van 18 resterende bedrag. Het omschrijvingsvakje kan je invullen met kopiëren (Ctrl-C) en plakken (Ctrl-V). Merkwaardig is dat het bronvak wordt leeggemaakt bij Ctrl-C (alsof het wissen (Ctrl-X) is) (BUG). Je kan het in het lege bronvlak terugplakken, en daarna in het doelvak. Je kan ten allen tijde vergissingen ed. ongedaan maken door op sluiten te klikken ipv op concept. Je kan ten allen tijde conceptboekingen weer veranderen: wees dus niet té bang! Je kunt de knop Concept nu niet bereiken: het saldo klopt niet (je kan het ontbrekende bedrag onderaan zien zodat je het niet zelf uit hoeft te rekenen). Klik nu op Namen ophalen om door te laten rekenen, daarna kan je op Concept klikken. Als je meerdere lege regels moet maken kan je onderin bij Tot.ontvangen Tot. uitgaand en Verschil het resterende saldo zien. Als alles correct is ingevuld klik je op Concept om door te boeken. Klik NOOIT op Definitief. Dat mag alleen de accountant. Als je op de knop sluiten klikt gebeurt er niets: Je wijzigingen worden NIET opgeslagen. Je kan dan weer overnieuw beginnen. 8. Het kasboek Het kasboek werkt eenvoudiger omdat je geen bestanden hoeft in te lezen: je moet alles met de hand inbrengen. Omdat je alleen in Twinfield werkt heb je alleen met de linker balk te maken: kies Financieel -> Invoer. Kies in het volgende scherm: Kas -> Openen.
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 14 van 18 Je komt nu in een invoerscherm: hier zijn alle vakjes dus leeg en moet je alles zelf invullen. Vul de lege vakken Grb.rek. (denk eraan te wachten tot je de omschrijving kunt bevestigen), Bedrag, Omschrijving in, en geef bij Bij/Af door te klikken op het pijltje naast ontvangst aan of het erbij (ontvangst) of eraf (uitgave) is. Evt. kan je een factuurnummer invullen bij Fact.nr.. Je kan lege regels bijmaken door op te klikken, je kan meerdere regels maken door de 1 in bvb. 5 te veranderen. Als je klaar bent met invoeren klik je op Concept om je boekingen op te slaan. Klik NOOIT op Definitief. Dat mag alleen de accountant. Je kan zo nodig in Financieel -> Conceptboekstukken -> Kas op dezelfde wijze conceptboekingen veranderen als bij de bank. 9. Controleren grootboekrekeningnummers. Om te controleren of je niet een ongekoppelde boeking vergeten bent kunt je boekingen op een (of meer) grootboeknummers opvragen. M.n. grootboekrekeningnummer 2999 is in dit geval van belang: naar dit nummer gaan alle niet gekoppelde boekingen:
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 15 van 18 Ga naar Financieel->Opvragen op het tabblad boekhouden: Ga naar Invoerverslag->Openen : Vul in het scherm in:
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 16 van 18 De periode (bvb: vanaf 2006/3 en tot 2006/8) Handhaaf bij status : concept en definitief De boekdatum vanaf en tot Het grootboekrekeningnummer vanaf en tot. Dit zijn de minimaal verplichte velden, bij minder invullen vindt Twinfield niets! Klik op volgende. Omdat we erg ons best hebben gedaan worden er geen boekingen op 2999 gevonden: Als je bvb 9001 (prive uitgaven) als grootboekrekeningnummer invult zie je dat er wel wat gevonden wordt: Je kan de boekingen dan weer openen en corrigeren. 10. Rapporten Min of meer dezelfde truc kan je doen met rapporten, alleen kan je dan niets veranderen: Klik op Financieel->Rapporten in het tabblad Boekhouden. Ga naar Grootboek->Bekijk categorie :
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 17 van 18 Je kan hier een rapport van je invoerverslag opvragen (maar ook bvb. een overzicht van de Grootboekrekeningnummers maken (Stambestand grootboek->bekijk rapport)). Klik Invoerverslag->bekijk rapport: Vul de velden in (denk aan de einddatum) Er komt een vele pagina s beslaand rapport te voorschijn.je kan nu het rapport als klad printen of exporteren als PDF-bestand of HTML of TXT). De knoppen links hiervan voeren je terug naar de vorige schermen. Klik op volgende: de volgende mededeling verschijnt: In bestandsbeheer kan je het rapport terugvinden: Bovenbalk-> bestandsbeheer->rapporten Na het klikken op rapporten vind je het Invoerverslag terug: Je kan nu het invoerverslag aanklikken en openen of opslaan. Zo kan je ook een Stambestand grootboek maken, hierin staan al je grootboekrekeningnummers en de omschrijving: altijd handig om bij de hand te hebben:
P.A.Weterings, huisarts. Heerhugowaard Twinfieldinstructie 13/09/06 Pagina 18 van 18