Notulen VvE Straussplein Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 31 maart 2014, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 45; aantal stemmen vertegenwoordigd: 24 (53,33 procent) Aanwezig Mevrouw S. uit de Bosch, De heer M.A.J. Dinkelberg, Mevrouw M.M.F. Everhartz, De heer S.C. Hamstra, Mevrouw H.E. Houweling, De heer L.P.C. Naaktgeboren en/of Mevrouw I.T. Drost, Mevrouw M.H. Neijenhuis, De heer G.M. Openneer, De heer H.W. Rougoor, Mevrouw M.W.M. Schrijver, De heer L.B. Veerman en/of Mevrouw W. Grotemarsink, De heer T.I. Vegter, De heer D.L. Voerman, De heer G.R. van 't Zand Volmacht afgegeven De heer J. Faber, De heer D.P. Havinga, De heer H.J.E. Hersevoort, De heer R.A.M. van Huet, Mevrouw J.A. Karssing, Mourik's Huizenmaatschappij B.V., Mevrouw M. Oenema, Mevrouw B. Schippers, Mevrouw I.G. Schutter, De heer J. Snippe Afwezig De heer T. Brouwer en Mevrouw A.E. Brouwer-Fredriksz, De heer G.J. Bruggeman, De heer W.C. Camphorst, De heer H. Donker, De heer W.J. Feyth, De heer en mevrouw Gerrits, De heer D. Gkotsopoulos, Mevrouw M. van Gorselen, De heer A.H. Hunik, De heer A.W. de Jong, De heer H. Kars, De heer S. Kollumer, De heer M. Kroes, De heer T.J. van der Ploeg, De heer B. Snippe, De heer W. Ton, De heer M. van Veen, De heer J. Vierhout, De heer W. Vrooland, De heer E. Wink, Mevrouw G. van der Worp 1. Opening De voorzitter van de vergadering, mevrouw Lensing, opent de vergadering en heet alle leden van harte welkom. 2. Mededelingen, ingekomen stukken o Ingekomen stukken - Er is een machtiging ontvangen met aantal punten, deze zullen bij de rondvraag behandeld worden. o Mededelingen - Er zijn geen mededelingen. 3. Bestuur De heer Naaktgeboren licht toe dat twee bestuursleden zijn/haar woning te koop hebben staan en het wenselijk is om een bestuurslid aan het dagelijkse bestuur toe te voegen. De heer Openneer, de heer Dinkelberg en mevrouw uit de Bosch melden zich aan. Deze aanmeldingen had het bestuur niet verwacht en danken de leden voor hun aanmelding. Mevrouw Lensing stelt voor om het bestuur te laten kiezen en dat zij dit aan mevrouw Lensing kenbaar maken, zodat e.e.a. gecommuniceerd kan worden met de leden. De vergadering stemt hiermee in. Het bestuur heeft laten weten dat zij de heer Openneer hebben gekozen en zullen hem in de volgende algemene ledenvergadering voorstellen. 4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering De voorzitter stelt de notulen inhoudelijk en tekstueel per pagina aan de orde. o Pagina 1 - Mevrouw uit de Bosch vraagt hoe zij op de ledenpagina kan komen. Mevrouw Lensing licht toe dat hiervoor een e-mailadres nodig is, zodat er inloggegevens aangemaakt kunnen worden. Mevrouw Lensing zal mevrouw uit de Bosch de inloggegevens toezenden, zodat er ingelogd kan worden. o Pagina 2 - Opgemerkt wordt dat er nog steeds overlast is van het Deltion college. E.e.a. zal bij de rondvraag verder besproken worden. o Pagina 3 - Geen o Pagina 4 - Geen blz. 1
Daar er verder geen vragen of opmerkingen zijn, worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld. 5. Verslag kascontrolecommissie 2013 De heer Hamstra en mevrouw Houweling hebben de stukken gecontroleerd en geen onregelmatigheden gevonden, wel hebben zij nog een vraag over de stookkosten. Volgens de kascommissie klopt het niet wat er op de jaarrekening staat, omdat er niet voor begroot is en wel uitgegeven op de resultatenrekening. Mevrouw Lensing licht toe dat de afrekening stookkosten niet is opgenomen in de resultatenrekening, maar op de balans. Dit omdat er voorschotten van eigenaars ontvangen wordt en aan de hand van de uitgegeven warmte wordt er rechtstreeks afgerekend. Tot slot geeft mevrouw Houweling aan dat de crediteuren niet inzichtelijk waren op de ledenpagina. Mevrouw Lensing licht toe dat dit wel het geval zou moeten zijn. Mevrouw Lensing licht toe dat de debiteurenstand terug is gelopen van 4.287,07 naar 139,28. Mevrouw Schrijver dankt REBO hiervoor. De kascontrolecommissie stelt de vergadering voor REBO VVE Management decharge te verlenen voor het door haar gevoerde financieel beheer, aldus geschiedt. 6. Benoeming kascontrolecommissie 2014 In de kascontrolecommissie worden benoemd: - De heer Hamstra - Mevrouw uit de Bosch 7. Vaststelling jaarrekening 2013 Mevrouw Lensing licht de vernieuwde jaarrekening toe. Zo geeft ze aan dat er dit jaar geen vergelijking te zien is op de balans, dit komt omdat er geen gegevens van 2012 bekend zijn in het nieuwe systeem. Volgend jaar zullen er weer twee kolommen staan met de vergelijking tussen 2013 en 2014. Bij het toelichten van de resultatenrekening vraagt één van de leden of er een brandmeldinstallatie is. De heer Naaktgeboren licht toe dat dit er niet is, maar dat het gaat om de brandslanghaspels en blusapparaten binnen het complex. Mevrouw Schrijver voegt hier aan toe dat iedere eigenaar zelf verantwoordelijk is voor het hebben van rookmelders e.d. in de woning. Er is een negatief exploitatiesaldo ontstaan van 518,03, dit is te wijten aan het feit dat de vergadering vorig jaar beslist heeft om de bijdragen per 1-7 te verhogen, waardoor je niet een heel jaar een nieuwe bijdragen hebt. Mevrouw Lensing stelt voor dit ten laste van de reserves te boeken. Dit is akkoord. Daar geen van de leden verder nog vragen of opmerkingen heeft, wordt de jaarrekening goedgekeurd en vastgesteld. 8. Vaststelling begroting 2014 inclusief voorschotbijdragen Mevrouw Lensing neemt de begroting voor 2014 met de leden door. Zij heeft binnen de begroting enkele posten verhoogd en enkele verlaagd, op basis van de werkelijke cijfers van 2013. Mede omdat er afgelopen jaar per 1-7 is verhoogd en dus niet de volledige nieuwe bijdragen is ontvangen, houdt dit in dat het niet nodig is om de voorschotbijdragen te verhogen, de leden stemmen hiermee in. Daar geen van de leden verder nog vragen of opmerkingen heeft, wordt de begroting goedgekeurd en vastgesteld. 9. Vaststelling meerjaren onderhoudsbegroting 2014 Mevrouw Lensing stelt voor om tezamen met de meerjaren onderhoudsbegroting de punten 10 dak en 11 dakventilatoren te bespreken. De heer Naaktgeboren geeft een toelichting op de post dak. Vorig jaar stond er een post van 60.000,- op de begroting voor het vervangen van het totale dak. Er zijn drie bedrijven uitgenodigd voor inspectie en twee van de drie vonden het niet nodig om het dakleer te vervangen, dit zag er nog goed uit. Wel dienen de dakranden vervangen te worden bleek uit de inspectie. Hiervoor heeft het bestuur opdracht gegeven en dit zal deze maand uitgevoerd worden. De heer Naaktgeboren licht toe dat er een dakventilator op het dak defect is, deze is reeds vervangen door een regelbare ventilatie, deze ventilator houdt ook de overdruk in de gaten. Er staat nog een post op de begroting voor het geval de andere ventilatoren het begeven en vervangen dienen te worden. De leden worden erop gewezen dat zij het ventilatiekanaal in de woning open dienen te laten staan. Wanneer deze dichtgemaakt / dichtgezet worden verstoord dit het gehele afzuigsysteem. Het vriendelijke verzoek aan alle leden om het ventilatiekanaal open te zetten. blz. 2
Verder staan er posten op de begroting voor onderhoud aan de drogeblusleiding, brandslanghaspels en cv. Deze posten zijn reeds uitgevoerd. Mevrouw uit de Bosch geeft aan dat haar balkondeur erg verrot is en dat schilderen niet helpt. Voor 2015 staat schilderwerk op de planning, maar indien iets eerder gedaan moet worden, is dit zo. Mevrouw Lensing zal in de akte nazien of de balkondeur privé of VvE is, zodat men weet wie dit dient op te pakken. De deuren in de buitengevel van het complex behoren tot de VvE en het bestuur zal voor de balkondeur van mevrouw uit de Bosch opdracht verstrekken tot herstel. Daar geen van de leden verder nog vragen of opmerkingen heeft, wordt de meerjaren onderhoudsbegroting goedgekeurd en vastgesteld. 10. Dak Dit punt is reeds bij punt 9 besproken. 11. Dakventilatoren Dit punt is reeds bij punt 9 besproken. 12. Rondvraag - Mevrouw Grotemarsink geeft aan dat in haar woning een hoog piepje te horen is, gevraagd wordt wat dit kan zijn. De heer Rougoor geeft aan dat het wellicht de rookmelder is, waarvan de batterij leeg is, welke boven de voordeur hangt. - Gevraagd wordt of er onderhoud gepleegd wordt aan de boiler in de woning. Hierop wordt geantwoord dat de boilers gehuurd worden bij Energiewacht door de VvE en wanneer er iets is men kan bellen met Energiewacht. - De heer Openneer geeft aan dat hij erg last heeft van etensluchten in zijn woning. Mevrouw Lensing geeft aan dat dit zou kunnen komen doordat een bewoner boven hem de afzuigkap heeft aangesloten op de mechanische ventilatie. Dit is absoluut niet de bedoeling. Hierover zal een aparte brief naar alle leden gestuurd worden. - De heer Openneer merkt ook op dat de palen bij het balkon roesten, gevraagd wordt of dit kwaad kan. Mevrouw Schrijver licht toe dat er bij de laatste schilderbeurt is geïnspecteerd of dit kwaad kon of gevaarlijke situaties op zou leveren. Bij de komende schilderbeurt zal dit weer geïnspecteerd worden. - De heer Dinkelberg licht toe dat hij contact heeft gehad met de gemeente over het parkeerprobleem rondom de flat. Omdat het een openbare parkeerplaats betreft mag er geen slagboom geplaatst worden. De heer Dinkelberg is nog met de gemeente in gesprek en zal de VvE op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Mevrouw Lensing geeft aan dat de heer Dinkelberg een e-mail kan sturen, zodat mevrouw Lensing in overleg met het bestuur een prikbordbericht zal opstellen. - De heer Dinkelberg geeft aan dat hij twee jaar geleden 1600,- aan stookkosten moest bij betalen en dat hij contact heeft gezocht met REBO, maar dat hij hier niet terecht kon. Mevrouw Schrijver licht toe dat REBO los staat van de afrekening met ISTA. REBO stuurt alleen de nota door, mocht de eigenaar het niet eens zijn met de afrekening kunnen zij contact zoeken met ISTA. - De heer Dinkelberg vraagt of het wellicht een idee is om zonnepanelen te plaatsen. Het bestuur reageert hierop dat zij dit reeds uit hebben gezocht, maar dat de investering nog niet opweegt tegen te terugverdientijd. Dit zal over een aantal jaren nog eens bekeken worden. - De heer Openneer merkt op dat je ook via een warmteterugwinsysteem warmte, wat normaal verloren gaat, weer kunt terugwinnen. Dit zal binnen het bestuur besproken worden en eventueel uitgezocht. - De heer Dinkelberg merkt op dat hij een brief in de algemene ruimte heeft opgehangen, maar dat deze verwijderd is. Mevrouw Schrijver licht toe dat men het prikbord alleen als nieuwsbord mag gebruiken en dat er algemene informatie dient neer gehangen te worden. - Mevrouw Houweling licht toe dat de lift het weekend vast heeft gestaan en dat er een monteur van ver moest komen, alleen voor een simpele sleutel en vraagt zich af of er geen sleutel bij het bestuur is. De heer Naaktgeboren geeft aan dat deze sleutel er wel altijd was, maar dat deze niet gevonden kon worden, maar gaat kijken of het bestuur weer aan een sleutel kan komen. - Mevrouw Houweling merkt op dat de 1e twee deuren bij binnenkomst er zwaar gaan en dat er hoge drempels zijn waar zij moeite mee heeft als zij met de rolstoel naar binnen moet. Het bestuur gaat kijken of er een oplossing mogelijk is. - Opgemerkt wordt dat er veel peuken beneden op het terras liggen, deze lijken van de bovenliggende etages te komen, het vriendelijke verzoek om de peuken te deponeren in een asbak en niet van het balkon te gooien. Mevrouw Lensing zal hierover ook melding maken in de algemene brief welke verstuurd gaat worden. - De heer van Huet vraagt wat het nut is van de verwarming en de verlichting op de etages. De heer Naaktgeboren geeft aan dat de verwarming aan hoort om zo iedere verdieping van warmte te voorzien (ook woningen), deze staat reeds op de laagste stand. De verlichting welke brand dient aan te blijven, noodverlichting, in verband met de veiligheid. - De heer van Huet vraagt waarom de buitenboel niet is opgeruimd e.d. terwijl dit beloofd was. Het bestuur blz. 3
reageert hierop dat e.e.a. niet beloofd is, maar dat de leden erop gewezen zijn het met elkaar schoon te houden. Weer wordt opgemerkt dat de gemeente gebeld kan worden om zwerfvuil op te ruimen, het is immers gemeentegrond en niet van de VVE. - De verwarming in de badkamer van de heer van Huet staat aan, maar kan deze ook uit? Aangegeven wordt dat radiatoren en radiatorknoppen privé zijn en dat heer van Huet dit zelf bij een installateur moet melden. - De heer van Huet geeft aan dat hij door de huurders niet meer weet wie er waar woont en wie er niet in het gebouw hoort. Mevrouw Schrijver geeft aan dit vervelend te vinden, maar hier is niets aan te doen. - Dan vraagt de heer van Huet of het niet mogelijk is een eigen verwarmingsketel te installeren. Dit is niet mogelijk. - Als laatste vraagt de heer van Huet wie de schoonmakers controleert. Dit gebeurt in principe niet, echter wanneer de leden opmerken dat e.e.a. niet goed gebeurd kan men dit melden bij REBO, zodat hierop actie kan worden ondernomen. 13. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering, dankt alle aanwezigen voor hun inbreng en wenst hen wel thuis. blz. 4
Besluitenlijst VvE Straussplein Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 31 maart 2014, aanvang 19:30 uur. 4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering 10 De notulen zijn goedgekeurd en vastgesteld. 5. Verslag kascontrolecommissie 2013 20 Aan REBO VVE Management is decharge verleend voor het door haar gevoerde financieel beheer. 6. Benoeming kascontrolecommissie 2014 30 In de kascontrolecommissie zijn benoemd: - De heer Hamstra - Mevrouw uit de Bosch 7. Vaststelling jaarrekening 2013 40 De jaarrekening is goedgekeurd en vastgesteld. 8. Vaststelling begroting 2014 inclusief voorschotbijdragen 50 De begroting is goedgekeurd en vastgesteld. 9. Vaststelling meerjaren onderhoudsbegroting 2014 60 De meerjaren onderhoudsbegroting is goedgekeurd en vastgesteld. blz. 5
Actiepuntenlijst VvE Straussplein Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 31 maart 2014, aanvang 19:30 uur. blz. 6