Notulen van de algemene ledenvergadering, gehouden maandag 20 maart 2017, aanvang 20:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van Eigenaren Flatgebouw Boksbergen, gevestigd te Arnhem Notulen van de algemene ledenvergadering, gehouden maandag 20 maart 2017, aanvang 20:00 uur. Totaal aantal stemmen: 30; aantal stemmen vertegenwoordigd: 16 (53,33 procent) Aanwezig De heer C. de Boer (1), Mevrouw C. Bongers (1), Mevrouw J.P.M. Bouwman-Clappers (1), De heer R.C.F Cheung (1), Mevrouw H.A. Damboer (1), De heer M.W.P. van Hoof (1), De heer P.S.N. Orie (1), De heer en mevrouw E.W.J. Pieterse/ A.N.G.M. Rots (1), De heer W.A. Roelofs (1), Mevrouw A.M. van der Stelt (1), Mevrouw L.H.M. van Vugt (1), De heer M.F. Zwarter (1), De heer X. de Wit - Assink Vastgoed Management (0), De heer D. Wunderink - Assink Vastgoed Management (0), Mevrouw S. van der Hoek - Assink Vastgoed Management (0) Volmacht afgegeven Mevrouw G.H.F Cocco (1), Mevrouw C.M.J. Janssen (1), De heer R.J. Lubbers (1), Mevrouw A.P.M. van Rijnsoever (1) Afwezig met bericht De heer N.M. Brooks (1) Afwezig De heer R.L. Bosch (1), Mevrouw G.C. de Bruin (1), Mevrouw P.S Calton (1), De heer en mevrouw E. Desevic (1), Mevrouw A.D. van Galen (1), Mevrouw D.A.A. Hofs (1), De heer A.J. Holleman (1), De heer A.H. van Kerkhof (1), De heer J. Olde Bijvank (1), De heer V. Praster (1), De heer J.W. van Stuijvenberg (1), De heer A.H. Suleiman (1), Mevrouw C.J. Wijlhuizen (1) 1. Opening en welkom Om opent de voorzitter de vergadering. 2. Stemmen tellen Het Quorum is bereikt, er zijn 16 stemmen aanwezig en er zijn 15 stemmen nodig om het quorum te halen. 3. Notulen vergadering vaststellen Er zijn geen op- of aanmerkingen over de notulen van 31 maart De notulen worden vastgesteld. 4. Mededelingen en ingekomen stukken Dhr. De Wit heeft van Dhr. Pieterse een verzoek ontvangen over het sturen van de stukken van de ALV. Ongeveer een week voorafgaand aan de ALV worden de stukken verstuurd en de datum van de ALV doorgegeven. Dit vindt hij nogal kort dag en vraagt of het mogelijk is om de datum eerder kenbaar te maken. Er wordt aangegeven dat na het bestuursoverleg de gekozen datum voor de ALV op het mededelingenbord kan komen te hangen, dit gebeurt meestal ongeveer een maand van te voren. Dhr. Roelofs vraagt of de datum elk jaar kan worden vastgesteld. Dhr. Orie geeft aan dat er vorig jaar ook over is gesproken, maar dat het niet wenselijk is. Een bewoner vindt dat de glazenwasser niet goed zijn werk doet. De vlekken die erop stonden staan er nog steeds aan de Boksbergenzijde. Dhr. Orie zegt dat hij de glazenwasser binnenkort spreekt en zal dit met hem opnemen. De achterzijde van de flat wordt niet meer met de hoogwerker gedaan, vanwege het drassige gras. Hij doet het nu met de tuckerpole. Dhr. Orie geeft aan dat als er meerdere klachten zijn, deze graag direct melden, dan kan hij er wat van zeggen. 5. Financiële stukken 5a Financiële rapportage blz. 1

2 De jaarstukken worden behandeld door Mw. Van der Hoek. De VVE staat er financieel gezien goed voor en het debiteurensaldo is laag. De financiering loopt nog tot en met februari 2018 en er wordt goed gereserveerd. Er is een exploitatieoverschot van 1.875,72. Er wordt unaniem voor gestemd om deze toe te voegen aan de reserve. 5b Begroting 2017 De begroting wordt gepresenteerd door mw. Van der Hoek. De ALV stemt voor de begroting en deze wordt vastgesteld. 5c Vervroegd aflossen lening VvE Voor het opknappen van de balkons aan de IJssellaanzijde is er een lening van euro opgenomen in 2015 bij een aantal eigenaren van de VVE. In de akte van de notaris is opgenomen dat er eerder mag worden afgelost. Het rentevoordeel voor vervroegd aflossen bedraagt ongeveer 200 euro. De lening loopt tot februari 2018 bij normaal aflossen. Dhr. Roelofs vraagt of er nog grote kosten aankomen. Misschien is het beter om eerst te stemmen over de MJOP, welke bij punt 8 zal worden besproken en dan beslissen om eerder af te lossen. Er wordt besloten om na agendapunt 8 te stemmen over het vervroegd aflossen van de lening. Eerst zal de agenda verder worden besproken. 6. Verslag kascommissie Dhr. Roelofs doet het woord. Hij vertelt dat de kascommissie geen onregelmatigheden heeft geconstateerd. Ze vonden wel dat er veel openstaande posten waren. Ze willen het bestuur en beheer een compliment geven over de voortvarendheid over de openstaande posten die inmiddels zijn afgewikkeld. Dhr. Orie geeft aan dat dit compliment vooral toekomt aan het beheer van Assink. De kascommissie adviseert decharge aan het bestuur over boekjaar 2016 te verlenen. De ALV stemt hier unaniem mee in. 7. Benoeming kascommissie 2016 Er wordt opgemerkt dat het agendapunt niet correct is benoemd. De benoeming voor de kascommissie moet voor 2017 zijn en niet voor Dhr. Roelofs stelt zich weer beschikbaar voor de kascommissie van 2017 doen en denkt dat mw. Janssen dat ook wel wil. Dhr. Orie zal het nagaan. bij mw. Janssen als hij haar tegenkomt. 8. Lopende zaken en groot onderhoud 8a Meerjarenonderhoudsplan Er zijn 2 versies voor het MJOP, de ene is met indexering van de servicekosten ende ander is zonder indexering van de servicekosten. Zo is in kaart gebracht welk groot onderhoud in welk jaar er ongeveer uitgevoerd moet worden. Het is een manier om inzichtelijk te maken hoe er met de reserves moet worden omgegaan. en hoeveel er gespaard moet worden. De uitgaven worden jaarlijks geindexeerd met 2% vanaf het startpunt. Bij het MJOP waarbij de indexering is doorgevoerd staat een onjuist bedrag betreffende het saldo reserve groot onderhoud. Het startsaldo moet ,50 zijn. Dat is het bedrag van de reserve groot onderhoud uit de jaarrekening van Er zal uit worden gegaan van de MJOP zonder de indexering, omdat deze de juiste bedragen bevat. In 2018 wordt het reserveringssaldo negatief als de MJOP wordt toegepast, omdat er ,00 gereserveerd staat voor het vervangen van het dak. Dhr. De Wit adviseert om het dak niet te vervangen, maar alleen de dakranden te vernieuwen, omdat er nog geen problemen zijn met het dak, wat betreft lekkages. Wellicht is het alleen nodig om offertes op te vragen voor het vervangen van de dakranden. Op den duur zal er het dak vervangen moeten worden. Er wordt gevraagd of de dakranden dan ook vervangen moeten worden. Ja, alles wordt vervangen dan. Is het dak al een keer vervnagen geweest? Ja dat is al een keer vervangen geweest, maar men weet niet hoe lang dat geleden is. blz. 2

3 Dhr. Roelofs zegt dat mw. Janssen last van lekkages heeft gehad. Komen deze misschien van het dak? Dhr Orie zegt dat hij boven haar woont en geen last van lekkages heeft. De levensduur van het dak is inmiddels verstreken. Dhr. Orie geeft aan dat hij voorstander is om het dak te vervangen. Dhr De Wit gaf aan om alleen de dakranden te vervangen, maar je weet niet hoelang het dak nog meegaat. Het kan 2 jaar zijn of misschien 10 jaar. Men weet niet wat alleen het vervangen van de dakranden kost ten opzichte van vervanging van het complete dak. Op de MJOP is ,00 geschat op basis van een nieuw dak en dakisolatie. Voor het vervangen van de dakranden zullen offertes worden opgevraagd. Dhr. Orie geeft aan dat de bedragen op de MJOP vrij hoog geschat zijn. Ook de onvoorziene uitgaven van 5.000,00 elk jaar zijn aan de hoge kant. Die worden ook meegenomen in de uitgaven, maar dit hoeft niet zo te zijn. Als er geen onvoorziene uitgaven zijn wordt dit bedrag niet in mindering gebracht op de reserves. Dhr. Orie geeft aan dat de voorkeur van het bestuur is om de servicekosten te verhogen, om een negatief saldo te voorkomen en/of een negatief saldo niet te hoog te laten oplopen. Het bestuur en de beheerder dacht aan een verhoging van 3% om de kosten te kunnen dekken. Als er wordt geindexeerd dan zal de verhoging starten per 1 januari Dan wordt nu gestemd over een eenmalige indexatie van 3% en volgend jaar zal weer gestemd worden of er weer moet worden geïndexeerd. Bij een groot appartement zal de verhoging 4,20 per maand bedragen en bij een klein appartement 3,34. Er wordt gevraagd of de indexatie vanwege het dak is. Dhr. Orie geeft aan dat dat niet het geval is, maar geeft aan dat het dak wel een keer in de toekomst gedaan moet worden. Dhr. Wunderink geeft aan dat de kosten in de bouw stijgen. Dan zal met de indexatie ook de kosten stijgen. Dhr. De Wit geeft aan dat de cyclus er is volgens het MJOP. Het hoeft niet op dat moment te zijn. Als het niet nodig is om de kosten te maken zal dat niet gedaan worden, maar het is wel belangrijk dat ervoor gereserveerd wordt en dat het geld te zijner tijd beschikbaar is. De beheerder zal kijken of ze kunnen vinden wanneer het dak de laatste keer is vervangen. Er wordt gevraagd wat de post toebehoren is welke in 2022 op de MJOP staat. Dat zijn de kosten van de steigers van de balkons van de ijssellaanzijde, dat was destijds ongeveer 25% van de kosten van de werkzaamheden van de renovatie van de balkons aan de IJssellaanzijde. Dhr. De Wit geeft aan dat steigers nodig zijn als de coating van balkons wordt gedaan, maar ook voor het schilderwerk of de betonranden. Dhr. Pieterse zou volgend jaar graag en offerte voor het vervangen van het dak zien. Dhr. De Wit geeft aan dat dat zal gaan gebeuren. Voor alleen de dakranden en voor het dak met en zonder isolatie zullen offertes worden opgevraagd. Dhr Cheung vraagt zich af of het nodig is om op voorhand al servicekosten te verhogen zonder dat er sprake van is om het dak te vervangen. Hij zou graag willen dat de servicekosten verhogen als het dak daadwerkelijk gedaan wordt. Hij vindt het onzinnig om te sparen en niets uit te geven. Hij zou eerst offertes willen zien om ook te kunnen weten over welke bedragen het gaat. Dhr. De Wit geeft aan dat offertes opvragen mogelijk is, maar kost veel tijd. Er is al eens gesproken dat leden met betreffende bedrijven de ronde maken. Dat scheelt in de kosten. Stemmen verhoging 3% servicekosten per 1 januari 2018: Voor: 10 stemmen Tegen: 6 stemmen Neutraal: nihil 8.b Schilderwerk/coating Boksbergenstraatzijde Het betreft de balkons aan Boksbergenzijde. Er zijn 2 bewoners geweest die foto s hebben gemaakt en doorgegeven hebben aan de beheerder. Mw. Van Hoof van appartement 13-1 zal nog even bekijken of haar balkon is geschilderd. Van Asselt is destijds bij haar geweest, maar zij weet niet wat nu de status is van haar balkon. Bewoners waarvan de coating van het balkon niet goed is hebben t/m 5 mei 2017 de tijd om hun blz. 3

4 klachten met foto's kenbaar te maken bij de beheerder via Daarna zullen offertes worden opgevraagd voor de herstelwerkzaamheden. 8c Tuin IJssellaanzijde Een bewoonster heeft mollen gezien in de achtertuin van de gemeentestrook en was bang voor verzakking van het gebouw. Mollen kunnen niet door beton bijten, maar ze kunnen het beton wel aantasten. Dhr. Orie heeft de gemeente gebeld en die gaf aan dat de mol geen bedreigde diersoort is, maar wel beschermd. In je eigen tuin mag je wel klemmen of vallen plaatsen. Dhr. Orie is hier geen voorstander van. Een andere manier is met een hoge ultrasone geluidsgolf de mollen te verjagen. Deze zijn vanaf 20 euro verkrijgbaar en kun je installeren in de tuin en werkt op batterijen. Dhr. Wunderink geeft aan dat honden en katten er last van het ultrasone geluid kunnen hebben. Dhr Roelofs geeft aan dat het aantal mollen op dit moment minder is, maar kijkt het even aan. Indien er veel mollen worden gezien, dit graag even aangeven bij bestuur. Dhr. Orie zegt dat de tuin aan de IJssellaanzijde vaak blank staat. Bij de flats op de Middachtensingel hebben ze watergeulen aangelegd. Hij heeft een brief geschreven naar de gemeente of zit dit ook niet bij hun flat kunnen doen, maar heeft nog geen reactie gehad. Hij heeft ook telefonisch contact gehad met de gemeente, maar is nog niks wijzer geworden. Vorig jaar was er gevraagd of er mensen waren die wilden tuinieren in gemeenschappelijke tuin van het complex, maar dit item laten ze nu zitten. Er zijn ook geen aanmeldingen geweest hiervoor. 9. Bestuur Er zijn geen aanmeldingen binnengekomen. Dhr. Orie vraagt of er mensen zich geroepen voelen. 3 bestuursleden zou ideaal zijn. Mw. Van Vugt stelt zich weer beschikbaar. De ALV stemt unaniem voor Mw. Van Vugt als bestuurslid. 10. Rondvraag Mw Van der Stelt is haar vraag vergeten, maar zal contact opnemen met Dhr. Orie als het haar weer te binnen schiet. Mw. Damboer vindt dat schoonmaak steeds slechter is. De schoonmaker is ziek geweest en zijn broer heeft het overgenomen destijds, zij vindt dat hij toen wel de schoonmaak goed deed. Er zijn geen andere bewoners die dit ook ervaren. Dhr. De Wit geeft aan dat na de klacht een gesprek is geweest met Kees van der Heiden. Dhr. Roelofs vraagt namens Mw. Janssen of het mogelijk is om in combinatie met de toekomstige werkzaamheden aan het dak, misschien mogelijk is om zonnepanelen te laten plaatsen. De flat ligt erg gunstig, dus er zou wellicht een voordeel mee behaald kunnen worden. Dhr Orie geeft aan dat hij in de energiebranche werkzaam is en van eea op de hoogte is. De opbrengst voor energie uit zonnepanelen is pas na een paar jaar winstgevend. Als er zonnepanelen op het dak liggen wordt het energielabel ook beter. Wellicht is zoiets mogelijk via crowdfunding. Dhr. Orie geeft aan dat het dak dan ter beschikking moet worden gesteld. Om dit verder uit te zoeken, zullen leden van de VVE actie moeten ondernemen en een plan opstellen. Dit kan in de vorm van een commissie. Mw. Bouman heeft lekkage gehad. Haar bovenburen konden 2 weken lang geen water gebruiken en zij ook niet Waarom duurde het zo lang? Beheerder zal het even nakijken. In vervolg graag direct contact op nemen met de beheerder. 11. Sluiting Om sluit de voorzitter de vergadering. blz. 4

5 Besluitenlijst Vereniging van Eigenaren Flatgebouw Boksbergen, gevestigd te Arnhem Notulen van de algemene ledenvergadering, gehouden maandag 20 maart 2017, aanvang 20:00 uur. 4. Mededelingen en ingekomen stukken 4.1 Zodra de datum voor de volgende ALV bekend is, dit kenbaar maken via het mededelingenbord in de hal door het bestuur. 5a Financiële rapportage 5a.1 Het exploitatieoverschot van 1.875,72 toevoegen aan de algemene reserve. 6. Verslag kascommissie 6.1 De ALV verleent het bestuur decharge over Benoeming kascommissie Dhr. Roelofs en Mw. Janssen blijven lid van de kascommissie. 8a Meerjarenonderhoudsplan 8a.1 Per 1 januari 2018 worden de servicekosten met 3% verhoogd. 8a.2 Offertes opvragen voor vervanging van het complete dak met- en zonder isolatie en offertes opvragen voor het vervangen van alleen de dakranden. 8.b 8.b.1 Schilderwerk/coating Boksbergenstraatzijde Bewoners waarvan de coating van het balkon niet goed is hebben t/m 5 mei 2017 de tijd om hun klachten met foto's kenbaar te maken bij de beheerder via assink@era.nl. 9. Bestuur 9.1 Mw. Van Vugt blijft bestuurslid. blz. 5

6 Actiepuntenlijst Vereniging van Eigenaren Flatgebouw Boksbergen, gevestigd te Arnhem Notulen van de algemene ledenvergadering, gehouden maandag 20 maart 2017, aanvang 20:00 uur. Bewoners waarvan de coating van het balkon niet goed is hebben t/m 5 mei 2017 de tijd om hun klachten met foto's kenbaar te maken bij de beheerder via assink@era.nl. Het exploitatieoverschot van 1.875,72 toevoegen aan de algemene reserve. Behandeld door: Financieel / Administratief beheerder (S. van der Hoek) Offertes opvragen voor reparatie van de coating van de balkons. Behandeld door: Accountmanager (X. de Wit) Offertes opvragen voor vervanging van het complete dak met- en zonder isolatie en offertes opvragen voor het vervangen van alleen de dakranden. Behandeld door: Accountmanager (X. de Wit) Per 1 januari 2018 de servicekosten met 3% verhogen. Behandeld door: Financieel / Administratief beheerder (S. van der Hoek) blz. 6