VERSLAG. Algemene Ledenvergadering VVE "De Haventweeling" 26 mei :OO uur tot 20:OO uur Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 410 te Amsterdam

Transcriptie

1 VERSLAG Vergadering/bespreking Vergaderdatum Tijd Plaats Algemene Ledenvergadering VVE "De Haventweeling" 26 mei :OO uur tot 20:OO uur Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 410 te Amsterdam Aanwezigen Zie presentielijst (ter inzage) en R. Plein (Het Oosten VVE Beheer) Afwezigen Zie presentielijst (ter inzage) Verzonden aan Leden VVE C.C. Verslag gemaakt door Notulist, Floris Duursma Actie door/ Uit. gereed 1. Openina en vaststellen auorum De voorzitter opent om 18:15 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Aanwezig enlof vertegenwoordigd zijn 74 van de 197 mogelijk uit te brengen stemmen over de VVE De Haventweeling. Met deze vertegenwoordiging kunnen over de geagen- deerde ondetwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Besluit 2. Vaststellen aaenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.. Mededelinaen en inaekomen stukken De voorzitter deelt mede dat de vergadering is vervroegd naar uur, omdat het kantoor van wbv. Het Oosten nu om uur sluit. Als de VVE bij Het Oosten tuiterlijk tot uur 's avonds vergaderd, worden er geen zaalkosten berekend. Het bestuur heeft er daarom voor gekozen de vergadering bij Het Oosten te laten plaatsvinden. Er hebben zich twee eigenaars aangemeld voor van de Kascommissie. De voorzitter zal contact opnemen met de kascommissieleden. In verband met de ondergrondse opslag van afval hoeft het schoonmaakbedrijf Ancora de vuilniscontainers niet meer weg te zetten. Het bedrijf zal in plaats van deze werkzaamhe- den meer aandacht besteden aan de schoonmaak in de gemeenschappelijke ruimten. Vorig jaar bleken de kosten ter verfraaiing van de twee entreehallen te kostbaar. Het bestuur heeft daarom in overleg met Het Oosten WE Beheer B.V. een nieuw plan opgesteld en een offerte aangevraagd. Op basis van dit plan zijn twee offertes aangevraagd. De kosten bedragen resp ,- en E ,-. De voorzitter geeft aan dat dit te duur is. Het plan komt hiermee te vervallen. Het bestuur zal zich nu slechts richten op het reguliereen planmatig onderhoud.

2 Actie door1 Uit. gereed Vergaderinglbespreking ALV "De haventweeling" Vergaderdatum 26 mei 2004 Bladnummer 214 Actie beheerder Voorts geeft de voorzitter te kennen dat de gemeenschappelijke technische ruimten dikwijls als opslagplaats wordt gebruikt, hetgeen niet is toegestaan. Het bestuur zal al het daar geplaatste materiaal weghalen en aanvaard geen aansprakelijkheid voor schade of kosten. Verder blijkt de hydrofoorruimte erg nat te zijn. De schoonmaker zal hierop worden aangesproken. Er zal een slot op de deur van de hydrofoorruimte worden geplaatst. Actie Beheerder Gevraagd wordt of het stopcontact van de hydrofoorruimte verplaatst kan worden naar een andere plaats buiten het hydrofoorhok, zodat eigenaars hun auto's kunnen blijven stofzui- gen. Het bestuur zal hier naar kijken. Besluit 4. Notulen ALV d.d. 26 auaustus en 24 september augustus 200: De heer Hartsuiker geeft aan dat zijn opmerking over de inbraak niet juist is weergegeven. Vraag 8.1 kan hiermee komen te vervallen. De notulen van 26 augustus worden vervolgens vastgesteld. Besluit 24 september 200: Bij het 4' agendapunt is er 1 stem tegen, in plaats van 0. Verder worden de notulen van 24 september vastgesteld. 5. Jaarrekeninq 200 De Jaarrekening 200 wordt kort toegelicht. Over het boekjaar 200 is er een exploitatiesaldo gerealiseerd van E 587,19. Het watergeld, het reguliere onderhoud, en de schoonmaak van de bestrating zijn ruimschoots binnen de begroting gebleven. Daarentegen zijn de kosten voor de schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimten, het elektraverbruik, de diverse kosten en het liftcontract hoger dan begroot. De kosten voor het liftcontract hebben te maken met de wijze van facturering van het liftbedrijf. Voorheen werd achteraf gefactureerd. Nu vindt facturering vooraf plaats, waardoor in 200 een inhaalslag gemaakt dient te worden. Besluit Het bestuur stelt voor om het batig exploitatiesaldo (E 587,19) toe te voegen aan de reserves. Enkele eigenaars maken hier principieel bezwaar tegen en vinden dat er op basis van de verdeelsleutel afgerekend dient te worden per appartement. Na ampele discussie besluit de voorzitter over te gaan tot stemming. 471 stemmen voor toevoeging aan de reserve en 26 stemmen tegen toevoegen aan de reserves. Hiermee wordt besloten het resultaat toe te voegen aan de reserves. De jaarrekening wordt vervolgens vastgesteld. Het bestuur wordt gedechargeerd voor het door haar gevoerde beleid over 200, onder voorbehoud van de bevindingen van de kascommissie later dit jaar. 6. Besprekina en vaststelling Becirotina 2004 De begroting 2004 wordt kort toegelicht. Als gevolg van de indexering van de kosten van de VVE voor het nieuwe boekjaar 2004 worden de bijdragen met ca. 4% verhoogd.

3 Actie door1 Uit. gereed Vergaderinglbespreking ALV "De haventweeling" Vergaderdatum 26 mei Bladnummer 14 Actie Leden De voorzitter legt uit dat het onderhoud voor de gevel (reinigen en impregneren) vooralsnog niet zijn opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan. Gevelreiniging kent een cyclus van 10 jaar. Het reinigen van de gevel kost ca. E ,--. Dit komt neer op ongeveer E 1,- per appartement per maand gedurende 6 jaar. De voorzitter stelt daarom voor om deze kosten op te nemen in het onderhoudsplan. Dit betekent dat de bijdragen vanaf 2005 op maandbasis met E 1,- worden verhoogd. De voorzitter stelt dit voorstel ter stemming. Besluit Actie vooizitter Met 1 stem tegen wordt dit voorstel aangenomen. Tevens wordt de begroting 2004 vastge- steld. Tevens wordt afgesproken dat alle bewoners hierover apart een brief van het bestuur krijgen. I 7. Rondvraag De heer Hartsuiker klaagt over de gang van zaken met betrekking tot de procedure voor de reparatie van diens pui. Tevens wordt gevraagd of de toegang tot het gebouw beveiligd kan worden bij de trappenhuizen. Het bestuur staat hier niet echt achter. Maar zal verder bekijken in hoeverre e.e.a. beveiligd kan worden. De heer Plein geeft te kennen dat hij ervoor zal zorgen dat de afhandeling van reparatieveizoeken adequater opgepakt zullen worden. Als ook wordt geklaagd over de heg, die is gesnoeid zonder enige vorm van communicatie. De voorzitter geeft aan dat hier voortaan beter op gelet zal worden. Waar dienen onderhoudsklachten gemeld te worden? Onderhoudsklachten kunnen gemeld worden bij Het Oosten W E Beheer; Er wordt opgemerkt dat voortaan de politie gebeld wordt zodra er hangjongeren in het pand gesignaleerd worden. 8. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging van ieders komst. Actie-lafsprakenlijst na de vergadering van 26 mei 2004 Verg.lAg.pnt Volgnr. Actie door Actiepunt 25/05 / 1. Het bestuur Contact opnemen met de Kascommissie 25/05 / 5 2. Beheerder Verplaatsen stopcontact hydrofoorruimte / monteren slot op de deur van de hydrofoorruimte

4 Actie door1 Uit. gereed Vergaderinglbespreking ALV 'De haventweeling" Vergaderdatum 26 mei 2004 Bladnummer l 6. Beheerder Exploitatiesaldo toevoegen aan voorzieningen 25/05 l 6 4. Beheerder Begroting doorvoeren en bijdragen innen met W K Voorzitter Brief over verhoging bijdragen gevelreiniging naar iedereen verzenden 25/05 l 6 6. Beheerder Kosten reinigen gevel opnemen in MJO 25/ Bestuur Beoordelen inbraakpreventie 2e woonlaag

5 Datum 5 mei 2004 Uw kenmerk VVE "De Haventweeling" Ons kenmerk VvE/pd/2004 Contactpersoon R.C. Plein Telefoon Onderwerp Uitnodiging ALV 26 mei Fax r.plein@hetoosten.nl Geachte heer/mevrouw, Namens het bestuur van de Verenging Van Eigenaars "Haventweeling" nodigen wij u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering op woensdag 26 mei a.s. Tijdstip Plaats : uur tot uur : Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 41 0 te Amsterdam Helaas is het niet meer mogelijk om vanaf uur gratis bij Het Oosten gebruik te maken van de vergaderruimtes. Daarom kiezen wij er voor de vergadering om uur te laten beginnen. Wij realiseren ons dat dit tijdstip kan knellen met uw werkzaamheden overdag. Maar als iedereen voor deze ene keer een uurtje eerder van zijn of haar werk naar huis gaat, lijkt het ons mogelijk toch op dit tijdstip te kunnen beginnen. Bijgaand treft u de agenda aan. In afwachting van een goede vertegenwoordiging zien wij u graag tegemoet. Mocht u niet in de gelegenheid zijn om de vergadering bij te wonen, dan verzoeken wij u vriendelijk gebruik te maken van het bijgevoegde machtigingsformulier. U kunt dan één van uw medeleden (mede eigenaar) machtigen om namens u te stemmen enlof het woord te voeren. Uw stem gaat hierdoor niet verloren. Mochten er op de vergadering onvoldoende stemgerechtigden zijn, dan schrijft het bestuur een nieuwe vergadering uit. Tijdens die vergadering zal de agenda hetzelfde zijn als bij de eerste keer. Op grond van de reglementen is dan de minderheid gerechtigd om besluiten te nemen. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van uw vereniging, R. C. Plein Account Manager Het Oosten VVE Beheer B.V.

6 Datum Kenmerk Bladnummer 2 / 147 Agenda t.b.v. Algemene Ledenvergadering van VVE "Haventweeling" op 26 mei Opening en vaststellen Quorum. 2. Vaststellen agenda.. Mededelingen en ingekomen stukken. 4. Notulen ALV d.d. 26 augustus en 24 september 200 (reeds in bezit). 5. Jaarrekening 200 (bijgevoegd) Verslag kascommissie Coedkeuring jaarrekening Coedkeuring bestemming resultaat. 6. Bespreking en vaststelling Begroting 2004 (bijgevoegd) Coedkeuring begroting en servicekosten. 7. Rondvraag. 8. Sluiting.

7 VVE Haventweeling Jaarrekening 200 Concept 19 februari 2004

8 INHOUD Bijlage I: Balans per 1 december 200 Bijlage 2: Exploitatierekening over 200 Bijlage : Toelichting op de balans per 1 december 200 Bijlage 4: Afrekening servicekosten 200 Blad 2 van 7

9 Bijlage I : BALANS per 1 december 200 AKTIVA Vorderingen Te ontvangen servicekosten Overige vorderingen Liquide middelen BNG Rabo TOTAAL PASSIVA Voorzieningen Algemeen Lift Parkeer Kortlopende schulden Resultaat boekjaar 589, ,07 Nog te betalen kosten 9.448,Ol 9.88, , ,69 TOTAAL , ,69 Blad van 7

10 Bijlage 2: Staat van Baten en Lasten 200 Kosten 1/44 Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten Beheervergoeding Elektra Water Diverse kosten Overige kosten Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening Kosten lift 1/40 Contract lift Onderhoud lift Liftkeuring Reservering voorziening Jaarrekening Begroting Verschil , ,OO 986,62,42 00,OO, , ,OO 209, , ,OO 1.029,7 79, , ,OO 1.149,57 Totaal , ,OO.152, , ,OO 89, , ,OO -4, , ,OO , ,OO 8.500,OO 0,OO Totaal , ,OO -4.44,4 Totaal , ,OO 2.257,52 Onderhoud garage 1/9 Beheervergoeding 1.07,lO 980,OO 57,lO Schoonmaak bestrating 0,OO 1.919,OO ,OO Diverse onderhoudskosten 2.812, ,OO 297,2 Reservering voorziening 1.100,OO 1.100,OO 0,OO Totaal 4.949, ,OO ,58 Totaal Kosten,~ ~ Opbrengst servicekosten Resultaat boekjaar Blad 4 van 7

11 Bijlage : Toelichting op de balans per 1 december 200 AKTIVA Liquide middelen De vereniging heeft de volgende bankrekeningen: BNG-bank Op deze rekening wordt momenteel % rente vergoed. PASSIVA Voorzieningen algemeen Saldo per 1 december 2002 Reservering Anti Graffity systeem Rente 200 Saldo per 1 december 200 Voorziening Lift Saldo per 1 december 2002 Reservering Rente 200 Saldo per 1 december 200 Voorziening Parkeerplaatsen Saldo per 1 december 2002 Reservering Rente 200 Saldo per 1 december 200 Blad 5 van 7

12 Bijlage IV: Afrekening Servicekosten 200 Verdeling over de appartementen adres Aandeel Aandeel splitsingsakte splitsingsakte 1/ totaal betaald verschil appartementen parkeren Entrepothof 25 Entrepothof 26 Entrepothof 27 Entrepothof 28 Entrepothof 29 Entrepothof 0 Entrepothof 1 Entrepothof 2 Entrepothof Entrepothof 4 Entrepothof 5 Entrepothof 6 Entrepothof 7 Entrepothof 8 Entrepothof 9 Entrepothof 40 Entrepothof 41 Entrepothof 42 Entrepothof 4 Entrepothof 44 Entrepothof 45 Entrepothof 46 Entrepothof 50 Entrepothof 51 Entrepothof 52 Entrepothof 5 Entrepothof 54 Entrepothof 55 Entrepothof 56 Entrepothof 57 Entrepothof 58 Entrepothof 59 Entrepothof 60 Entrepothof 61 Entrepothof 62 Entrepothof 6 Entrepothof 64 Entrepothof 65 Entrepothof 66 Entrepothof 67 Entrepothof 68 Entrepothof 69 Entrepothof 70 Entrepothof 71 Herengracht 92-e Stuurmankade 52 Zeeburgerkade 14 Sloterkade 104 Zeeburgerkade 90 Entrepotdok O O O l l O i, Totaal Blad 6 van 7

13 rekeningnummer Balans omschrijving Voorziening algemeen Voorziening liften Voorziening parkeerplaatsen vooruitbetaalde posten Te betalen posten Overige vorderingen Debiteuren Crediteuren BNG Postbank Door te belasten posten Resultaat 589,17 Baten en Lasten Bankkosten Beheervergoeding Beheerverg. Parkeer Overige bestuurskosten Vergaderkosten Beplanting Drogeblusleidingen Drukverhogingspomp Glasbewassing Hydrofoor Klachtenonderhoud Riolering ontstoppen Schildewerk Lift contract Liftkeuring Lift onderhoud Schoonmaak algemeen Garagebuitendeur Klachten garage MV garage vuilwaterpomp garage Verzekering Elektra Water Dotatie groot onderhoud Dotatie voorziening liften Dotatie voorziening parkeerpla Diverse kosten service kosten Resultaat 589,17

14 VVE Haventweeling Begroting 2004 Concept 19 februari 2004

15 Horizon 15 jaar Begroting servicekosten 2004 Alqemene kosten Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten 400 Beheervergoeding 8.0 Elektra Water 25 Diverse kosten 00 Totaal Overiqe kosten Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening Jaarbasis Algemeen e deel Algemeen 11197e deel Kosten Lift 1140e deel Kosten Garage 119e deel Kosten Lift Contract Lift Onderhoud lift Liftkeuring Reservering voorziening Kosten parkeerclarage Beheervergoeding Schoonmaak bestrating Diverse onderhoudskosten Reservering voorziening I TOTAAL BEGROTING Inkomsten Servicekosten op basis van de begroting Resultaat O Blad 2 van 7

16 SeiviCekosten Begroting 2004 Verdeling over de appartementen Aandeel Aandeel adres splitsingsakte splitsingsakte / totaal Per maand per maand verschil aandeel parkeren Entrepothof 25 Entrepothof 26 Entrepothof 27 Entrepothof 28 Entrepothof 29 Entrepothof 0 Entrepothof 1 Entrepothof 2 Entrepothof Entrepothof 4 Entrepothof 5 Entrepothof 6 Entrepothof 7 Entrepothof 8 Entrepothof 9 Entrepothof 40 Entrepothof 41 Entrepothof 42 Entrepothof 4 Entrepothof 44 Entrepothof 45 Entrepothof 46 Entrepothof 50 Entrepothof 51 Entrepothof 52 Entrepothof 5 Entrepothof 54 Entrepothof 55 Entrepothof 56 Entrepothof 57 Entrepothof 58 Entrepothof 59 Entrepothof 60 Entrepothof 61 Entrepothof 62 Entrepothof 6 Entrepothof 64 Entrepothof 65 Entrepothof 66 Entrepothof 67 Entrepothof 68 Entrepothof 69 Entrepothof 70 Entrepothof 71 Herengracht 92-e Stuurrnankade 52 Zeeburgerkade 14 Sloterkade 104 Zeeburgerkade 90 Entrepotdok O O O O Totaal Blad van 7

17 MJO Algemeen Onderhouds- Onderhouds- Onderhouds- Totaal Onderhouds- I Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar reserve Begin jaar Eind jaar Gemiddelde per jaar Minimum 6 Renteperc.,25% Blad 4 van 7

18 MJO Lift r Onderhouds- Onderhouds- Onderhouds- Totaal Onderhouds- 1 ( Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar reserve 1 Begin jaar Eind jaar 2004 O Gemiddelde per jaar Minimum 8 Renteperc.,25% Blad 5 van 7

19 MJO Parkeer Onderhouds- Onderhouds- Onderhouds- Totaal Onderhouds- I I Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar reserve 1 Begin jaar Eind jaar O55 Gemiddelde per jaar Minimum Renteperc. Blad 6 van 7

20 Begrote uitgaven t.l.v. voorziening Omschrijving Bedrag E Voegvulling kit Buitengevel insolatiesysteem Schilderwerk Hydrofoor VT Toeslag 7% Subtotaal BTW 19% Totaal Specificatie begrote vergoedingen Het Oosten Beheervergoeding 5.62 Beheervergoeding parkeer 85 7% jaarlijkse kosten % kosten t.l.v. voorzieningen Totaal vergoedingen BTW 19% Totaal t.l.v. vereniging Blad 7 van 7