Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Vorming regionale crisisorganisatie Programma / Programmanummer Veiligheid / 1012 BW-nummer Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting Op 7 juli 2011 heeft het Veiligheidscollege van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid het regionaal crisisplan vastgesteld. Dit betekent onder meer dat er een regionale sectie bevolkingszorg wordt gevormd. De kosten worden verdeeld over de 18 gemeenten naar rato van het inwoneraantal. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. VH00, Koen Delen, 9116 Datum ambtelijk voorstel 30 mei 2012 Registratienummer 12.0011994 Ter besluitvorming door het college 1. De kosten voor de regionale sectie bevolkingszorg van 26.709 per jaar voor de jaren 2012, 2013 en 2014, en daarna jaarlijks 14.429 ten laste te brengen van het budget voor rampenbestrijding. Paraaf akkoord Datum Leidinggevende Programmamanager E. Boelaars Programmadirecteur B. v.d. Ploeg Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 19 juni 2012 nummer: 3.14 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.docx
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Op 7 juli 2011 heeft het Veiligheidscollege van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid het regionaal crisisplan vastgesteld. De Wet op de veiligheidsregio s schrijft voor dat elke veiligheidsregio over zo n plan beschikt. Het regionaal crisisplan vervangt de achttien gemeentelijke rampenplannen in Gelderland-Zuid en beschrijft de nieuwe crisisorganisatie in Gelderland-Zuid. Aansluitend heeft het Veiligheidscollege opdracht gegeven om de nieuwe crisisorganisatie te gaan inrichten. Brandweer, politie, GHOR en gemeenten zijn hiermee gestart in gezamenlijke afstemming. Het onderdeel gemeenten in de crisisorganisatie heeft de naam sectie bevolkingszorg gekregen. Doel van de nieuwe crisisorganisatie is kwaliteitsverbetering en indirect, door de schaalvergroting, kostenverlaging. Er gaan daarmee een aantal taken over van de gemeenten naar de Veiligheidsregio. 2 Juridische aspecten Voor de gemeenten wordt het inrichten van de nieuwe crisisorganisatie aangestuurd door de twee coördinerend gemeentesecretarissen van de Veiligheidsregio (zijnde de secretarissen van Nijmegen en Zaltbommel). In de wet op de Veiligheidsregio s (artikel 36) zijn deze belast met de coördinatie van maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis. 3 Doelstelling Overhevelen van middelen van gemeente naar regio t.b.v. de vorming van een regionale sectie bevolkingszorg. 4 Argumenten Voor de gemeenten is de uitdaging groot. Voor brandweer, politie en GHOR is crisisbeheersing dagelijks werk. Voor de gemeenten ligt dat anders. Crisisbeheersing is slechts één van de vele verantwoordelijkheden van de gemeente. En deze verantwoordelijkheid is tot nog toe door de 18 gemeenten op verschillende wijze ingevuld. Zoals afgesproken gaan we het nu samen doen. Dat vraagt om een goed besluitvormingsproces en een gedeeld beeld van de uitdagingen en dilemma s waar we voor staan. De eerste stap is het vaststellen van een implementatieplan. Dit plan is inmiddels geschreven en geaccordeerd door de 18 gemeentesecretarissen van Gelderland-zuid. Het plan gaat uit van een aantal uitgangspunten, te weten: 1. Er komt één regionale sectie bevolkingszorg. Voor de leidinggevende functies in deze sectie (algemeen commandant, hoofden taakorganisatie en teamleiders) worden regionale pools ingericht. Bij de personele bezetting wordt rekening gehouden met een spreiding over de west en oostkant van de regio, zodat medewerkers altijd snel ter plaatse kunnen zijn. Daarnaast wordt in de nieuwe structuur voorzien in lokale liaisons waar nodig, zodat inbreng van lokale kennis gewaarborgd blijft; 2. De verantwoordelijkheid voor een kwalitatief en kwantitatief goed functionerende regionale sectie bevolkingszorg ligt ambtelijk bij de 18 gemeentesecretarissen van Gelderland-Zuid. Namens de 18 secretarissen nemen de coördinerend gemeentesecretarissen het voortouw. De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor beheer, opleiden, trainen en oefenen van de sectie bevolkingszorg. 3. De kosten die gemaakt worden om de regionale sectie bevolkingszorg op te richten en te onderhouden worden naar rato van inwoneraantal gedragen door de 18 gemeenten van Gelderland-zuid. De gemeentesecretarissen hebben afgesproken dat personele uren die
Collegevoorstel Vervolgvel 2 gemaakt worden bij oefenen en bij inzet niet worden verrekend via een regionale regeling. 4. Personele capaciteit voor de regionale sectie wordt geleverd naar rato van inwoneraantal. Het personeel blijft in dienst bij de gemeente waar zij werkt. Indien een gemeente door omstandigheden langere tijd niet haar personele bijdrage kan leveren, wordt in overleg een andere gemeente gezocht die wel kan leveren. De gemeente die niet kan leveren compenseert dit financieel aan de gemeente die bijspringt. Ter vermijding van allerlei administratie wordt hierbij een standaard bedrag gehanteerd van 1000.,- per medewerker per jaar. 5 Financiën Voor het vormen en onderhouden van de sectie bevolkingszorg zullen kosten gemaakt worden. De kosten (voor de 18 gemeenten) worden begroot op 102.000,- euro per jaar voor de implementatiefase (zijnde 2012, 2013 en 2014), en daarna op 62.000,- euro per jaar. De kosten worden verdeeld over de 18 gemeenten naar rato van het inwoneraantal. Voor Nijmegen worden de kosten begroot op 26.709 per jaar voor de implementatiefase (zijnde 2012, 2013 en 2014), en daarna op 14.429 per jaar. De kosten komen ten laste van het budget voor rampenbestrijding. De verwachting is dat gemeente Nijmegen op termijn minder kosten maakt voor rampenbestrijding, omdat we nu niet meer zelf een volledige gemeentelijke kolom in de lucht hoeven te houden. Dit gebeurt immers regionaal, met bijbehorende schaalvoordelen. 6 Communicatie We zullen de Veiligheidsregio informeren over dit besluit. 7 Uitvoering en evaluatie Via de coördinerend secretarissen en het bestuur van de Veiligheidsregio zijn wij betrokken bij uitvoering en evaluatie. 8 Risico Aan dit voorstel zijn geen specifieke risico s verbonden. Bijlage: Implementatieplan Sectie Bevolkingszorg
IMPLEMENTATIEPLAN STAFSECTIE BEVOLKINGSZORG Versie: 3 Datum: 3 april 2012 Naam Opdrachtgever Gemeentesecretarissen Gelderland-Zuid d.d. 14 september 2011 Voor akkoord: L.H. Derksen Datum: Naam opsteller Susan van Petten/ Sanne Bastings/ Koen Delen, Veiligheidsregio Gelderland-Zuid in samenwerking met de adviseurs crisisbeheersing Gelderland-Zuid Advisering Adviesraad adviseurs crisisbeheersing Besluitvorming Secretarissen januari 2012 Aanleiding In verband met de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio s per 1 oktober 2010 is het verplicht om het huidig gemeentelijke rampenplan voor 1 oktober 2011 om te vormen naar een regionaal crisisplan. Het regionaal crisisplan is een operationeel plan, dat de generieke (algemene) aanpak van rampen en crises in de regio Gelderland-Zuid beschrijft. Naast de structuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing wordt er ook ingegaan op taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle deelnemers tijdens operationele werkzaamheden. Gemeentesecretarissen en adviseurs crisisbeheersing hebben in hun overleg van 13 januari 2011 gekozen voor verdergaande regionale samenwerking binnen de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Dit betekent dat er in Gelderland-Zuid een regionale sectie bevolkingszorg wordt gericht, opgeleid en geoefend, waarbij regionale functionarissen worden ingevlogen in de incidentgemeente. De regionale pools (algemeen commandanten, hoofden taakorganisatie en teamleiders) worden gevuld met gemeentelijke functionarissen uit het westen en oosten van onze regio in verband met de opkomsttijden opgenomen in het Besluit veiligheidsregio's. Op 7 juli 2011 is het statische deel van het regionaal crisisplan vastgesteld door het bestuur van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Aan de gemeentesecretarissen wordt nu instemming gevraagd met het onderliggende implementatieplan en de planning tot 1 januari 2015. Dit onderliggend implementatieplan beschrijft het totaal aan activiteiten dat moet worden uitgevoerd om een regionale sectie bevolkingszorg, zorgvuldig in te passen in de bestaande organisaties en de multidisciplinaire crisisorganisatie. Op basis van de in een eerdere fase gemaakte keuzes, wordt een inschatting gemaakt van de personele belasting en de financiële consequenties. Tevens maakt een communicatieplan op hoofdlijnen onderdeel uit van dit implementatieplan. Achtergrond Voor het regionaal crisisplan is landelijk een referentiekader opgesteld. Het Referentiekader Regionaal crisisplan 2009 kent een nieuwe organisatie structuur voor de regionale crisisorganisatie, het zogenaamde 'multidisciplinaire knoppenmodel'. In dit multidisciplinaire knoppenmodel blijven het Commando Plaats Incident, Regionaal Operationeel Team en Beleidsteam als team gehandhaafd, maar wordt de organieke, functie- en personele structuur anders ingericht. Vooral voor de gemeenten brengt dit grote veranderingen met zich mee aangezien het 'oude' gemeentelijk rampenmanagement team als team verdwijnt en opgaat in een regionale sectie bevolkingszorg. Pagina 1 van 15
De regionale sectie bevolkingszorg bestaat uit een algemeen commandant bevolkingszorg en 4 managementteamleden, de hoofden publieke zorg, omgevingszorg, informatie en ondersteuning. De stafsectie kan naar behoefte worden uitgebreid met een liaison communicatie 1 (gemeentelijke voorlichter) en/of een hoofd evacuatie. De laatste neemt plaats in de stafsectie bevolkingszorg indien er een grootschalige evacuatie van mensen en dieren moet worden voorbereid en/of uitgevoerd. De regionale stafsectie bevolkingszorg neemt zitting in de incidentgemeente waar het incident op dat moment plaatsvindt of heeft plaatsgevonden. Door ook een medewerker van de gemeente aan de stafsectie bevolkingszorg toe te voegen is lokale kennis geborgd. Er is dus sprake van regionale sturing van lokale uitvoering. De vorming van een regionale sectie bevolkingszorg heeft consequenties voor manier waarop de financiering en werving van personeel geschied. De gemeentesecretarissen van Gelderland-zuid hebben de volgende uitgangspunten gehanteerd, die richtinggevend zijn voor het implementatieplan: 1. Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor een kwalitatief en kwantitatief goed functionerende regionale sectie bevolkingszorg ligt ambtelijk bij de 18 gemeentesecretarissen van Gelderland-zuid. Namens hen nemen de twee coördinerend gemeentesecretarissen het voortouw. In de wet op de Veiligheidsregio s (artikel 36) zijn deze belast met de coördinatie van maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis. De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor coördinatie, beheer, opleiden, trainen en oefenen van de sectie bevolkingszorg en de regionale pools. Het veiligheidsbureau informeert beide coördinerend gemeentesecretarissen periodiek over de voortgang op het gebied van werving en selectie, opleiden, trainen en oefenen en planvorming. 2. Financiën De kosten die gemaakt worden om de regionale sectie bevolkingszorg op te richten en te onderhouden worden naar rato van inwoneraantal gedragen door de 18 gemeenten van Gelderland-zuid. De gemeentesecretarissen hebben afgesproken dat personele uren die gemaakt worden bij oefenen en bij inzet niet worden verrekend via een regionale regeling. 3. Leveren van personeel voor de regionale sectie Bevolkingszorg Ook deze wordt geleverd naar rato van inwoneraantal. Indien een gemeente door omstandigheden tijdelijk niet haar bijdrage kan leveren compenseert zij dit financieel. Ter vermijding van allerlei administratie wordt hierbij een standaard bedrag gehanteerd van 1000.,- per jaar. Het personeel blijft in dienst bij de gemeente waar zij werkt. 1 De taakorganisatie communicatie blijft evenals onder het rampenplan als vijfde kolom aan het ROT toegevoegd. Hiermee kan de algemeen commandant communicatie zijn/haar coördinerende rol beter waarmaken en kan de inhoud van boodschappen sneller worden afgestemd met de vertegenwoordigers van de hulpverleningsdiensten. Zie ook deelplan communicatie. Pagina 2 van 15
Projectdoel Een geïmplementeerde regionale sectie bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Projectresultaat Het projectresultaat op 1 januari 2015 is een vakbekwame en bevoegde regionale sectie bevolkingszorg. Om hiertoe te komen dienen de volgende activiteiten te worden ondernomen. 1. Realiseren van regionale pools voor de functies 2 : a. Algemeen commandant bevolkingszorg ROT (oud: hoofd sectie gemeenten) b. Informatiemanager bevolkingszorg/ Hoofd Informatie c. Teamleider CRIB (oud: hoofd actiecentrum CRIB) d. Teamleider Verwanteninformatie e. Teamleider CRAS (oud: hoofd actiecentrum CRAS) f. Hoofd (grootschalige) Evacuatie g. Teamleider Nafase (oud: hoofd actiecentrum nazorg) h. Teamleider Bestuursondersteuning (oud: hoofd actiecentrum bestuurlijk juridische ondersteuning i. Hoofd publieke zorg (oud: procesverantwoordelijke in het GRMT) j. Teamleider Opvang (oud: hoofd actiecentrum opvang en verzorging k. Teamleider Primaire levensbehoeften (oud: hoofd actiecentrum voorzien in primaire levensbehoeften) l. Teamleider Uitvaartverzorging (oud: hoofd actiecentrum uitvaartverzorging) m. Teamleider Verplaatsen mens en dier (oud: hoofd actiecentrum opvang en verzorging) n. Hoofd omgevingszorg (oud: procesverantwoordelijke in het GRMT) o. Teamleider Milieubeheer (oud: hoofd actiecentrum Milieu) p. Teamleider Ruimtebeheer q. Teamleider Bouwbeheer 2. Het werven en selecteren van kandidaten voor de regionale pools op basis van de kwalificatieprofielen van het landelijk project GROOT. 3. Beoogde functionarissen laten aanwijzen door het bevoegd gezag 3. 4. Inrichten Communicator (alarmering regionale pools) 5. Inrichten gemeentelijke coördinatie centra (vergader-, werkruimte) voor de stafsectie bevolkingszorg en eventueel de daaronder vallende teams 6. Opstellen draaiboeken en werkinstructies processen bevolkingszorg 7. Opleidings- oefenplan sectie bevolkingszorg (2012-2015) 8. Opstellen (herzien) convenant samenwerking gemeenten Gelderland-Zuid 9. Opleiden en certificering regionale pools 10. Oefenen regionale aansturing en lokale uitvoering teams en processen in samenwerking met gemeenten Bovenstaande punten zijn zoveel mogelijk in chronologische volgorde geplaatst. Activiteiten kunnen naast elkaar lopen of eerder worden opgepakt. De activiteiten zijn nader uitgewerkt onder het kopje 'Fasering'. Afbakening: Wat is het resultaat van het implementatietraject niet? A. Regionale of districtelijke pools OvD-bevolkingszorg De OvD-Bevolkingszorg is geen regionale functie. Iedere gemeente blijft verantwoordelijk voor het leveren van een OvD-Bevolkingszorg. Gemeenten kunnen wel op eigen initiatief samenwerken. Bij de implementatie moet wel aandacht worden besteed aan de aansturing van 2 Voor de functies binnen de taakorganisatie communicatie is reeds een regionale pool actief. 3 Incl. functies binnen de regionale pool communicatie. Pagina 3 van 15
regionale functionarissen door de lokale OvD-Bevolkingszorg. B. Beheersorganisatie bevolkingszorg Met het implementatieproject wordt geen nieuwe beheersorganisatie bevolkingszorg opgeleverd. Regionale beheerstaken (beheer pools en producten) worden waargenomen door het Veiligheidsbureau Gelderland-Zuid. Hiertoe is 1,8 fte beschikbaar voor de gemeentelijke kolom. Lokale beheerstaken blijven bij de gemeenten. Randvoorwaarden Onderstaande randvoorwaarden zijn noodzakelijk voor implementatie Draagvlak bij alle gemeenten (Tijdige) beschikbaarheid van geschikte kandidaten voor de regionale pools Financiële middelen en capaciteit om regionale pools op te leiden en te oefenen Inbreng lokale AOV-ers in regionale werkgroepen Nauwe betrokkenheid van alle gemeentesecretarissen binnen de veiligheidsregio Aanpak / werkwijze : hoe geven we het vorm? Gemeenten en Veiligheidsregio werken samen aan de activiteiten zoals die genoemd staan onder 'Projectresultaat'. De projectleider wordt geleverd door de gemeenten, met ondersteuning vanuit het veiligheidsbureau. Daarnaast zijn drie werkgroepen opgericht (c.q. voortgezet) die ieder verantwoordelijk zijn voor het opleveren van een aantal producten. De werkgroepen zijn ook betrokken geweest bij het opstellen van dit implementatieplan. Werkgroep beleid, beheer en financiën (Medewerker Veiligheidsbureau, AOV Buren, AOV Nijmegen, AOV Ubbergen, AOV Wijchen en AOV Zaltbommel) Werkgroep opleiden en oefenen bevolkingszorg (Medewerker Veiligheidsbureau, AOV Groesbeek, AOV Heumen, AOV Neerijnen, Lingewaal, West Maas en Waal en AOV Maasdriel) Werkgroep planvorming bevolkingszorg (Medewerker Veiligheidsbureau, AOV Culemborg, AOV Druten, AOV Geldermalsen, AOV Tiel, AOV Neder-Betuwe en AOV Beuningen) Deze werkgroepen zullen ook in de toekomst betrokken worden bij het beheer en doorontwikkeling van producten. De werkgroepen adviseren de adviesraad adviseurs crisisbeheersing en de coördinerend gemeentesecretaris(sen). Fasering: activiteiten en (tussen)resultaten Hieronder is een inschatting gemaakt van de activiteiten en producten die moeten worden opgeleverd om te komen tot het eindresultaat: een geïmplementeerde regionale sectie bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. De activiteiten zijn uitgesmeerd over een periode van 3 jaar. Per 1 januari 2015 dienen alle regionale functionarissen te zijn aangewezen, opgeleid en geoefend. Een belangrijke mijlpaal zal het afschaffen van het GRMT zijn. Dit zal gebeuren als de Algemeen commandanten en de commandanten taakorganisatie opgeleid en gekwalificeerd zijn. Fasering / activiteiten Fase 1: ONTWERP (Tussen)resultaten/producten: Start Eind Vastgesteld Implementatieplan bevolkingszorg Vastgesteld communicatieplan Beschrijving organieke en functiestructuur bevolkingszorg in hoofdstuk 4 van het regionaal crisisplan. 1-2-'11 1-3- 11 1-3-'11 1-3-'11 1-2-'12 1-3- 12 1-7-'11 1-7-'11 Pagina 4 van 15
Beschrijving personele structuur bevolkingszorg in de bijlage van het regionaal crisisplan. Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: - Opstellen Communicatieplan bevolkingszorg (aanzet zie bijlage 4) - Opstellen en vaststellen Implementatieplan bevolkingszorg - Opstellen en vaststellen statisch deel regionaal crisisplan (Vastgesteld door AB op 7 juli 2011) Fase 2: VOORBEREIDING Ingerichte (gerealiseerde) regionale pools Werving en selectie regionale pools o Algemeen commandanten o Hoofden taakorganisatie o Teamleiders Crib, Milieu en Opvang o Overige teamleiders Door bevoegd gezag aangewezen functionarissen Nieuwe alarmeringsscenario's Communicator Ingerichte gemeentelijke coördinatiecentra bevolkingszorg Deelplan bevolkingszorg Draaiboeken en werkinstructies uitvoerende processen bevolkingszorg Opleidings- oefenplan sectie bevolkingszorg (2012-2015) Samenwerkingconvenant gemeenten Gelderland-Zuid (intrekken oude convenant) 1-4-'12 1-9-'12 1-3-'12 1-4-'13 1-3-'12 1-3-'12 1-7-'11 1-7-'11 1-7-'11 1-9-'12 1-4-'13 1-4-'13 1-1-'14 1-3-'13 1-3-'13 1-3-'12 1-3-'12 1-7-13 1-12-'11 1-3-'13 Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: - Functieboek bevolkingszorg opstellen (conform kwalificatieprofielen GROOT) - Arbeidsrechtelijke randvoorwaarden regelen - Bepalen óf en zo ja voor welke functies een assessment wenselijk is. - Bepalen óf en zo ja voor welke functies een bereikbaarheidsregeling wenselijk is. - Beheersafspraken maken voor de regionale pools - Opmaken vacatureteksten en openstellen vacatures (kan gespreid plaatsvinden, zie planning) - Werven kandidaten door gemeenten - Voeren selectiegesprekken - (Mogelijk assessment) - Selecteren functionarissen regionale pools - Aanwijzing door bevoegd gezag (aanwijzingsbesluit/detacheringsovereenkomst) - Inventariseren van benodigde aanpassingen in bestaande scenario's Communicator. - Wijzigingen doorvoeren in de Communicator - Opstellen proces- en productbeschrijvingen voor alle gemeentelijke processen (Werkplaats bevolkingszorg, landelijk implementatieplatform RCP) - Uitwerken informatiemanagement bevolkingszorg (wie levert wanneer welke informatie). - Opstellen (en vaststellen) deelplan bevolkingszorg - Opstellen (en vaststellen) draaiboeken en werkinstructies uitvoerende processen bevolkingszorg. - Lokale invulling werkinstructies door medewerkers in de uitvoering - Opstellen locatie eisen - Bepalen opkomstlocatie(s) per gemeente - Samenwerkingsconvenant gemeenten opstellen, hierin vastleggen hoe we omgaan met onderlinge bijstand en financiële compensatie. Fase 3: REALISATIE Bevoegde en bekwame regionale en districtelijke functionarissen bevolkingszorg Jaarplan Opleiden, trainen en oefenen Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: - Bepalen regionale opleidings- en oefenbehoeften in jaarplan OTO gemeenten - Aanbesteden opleidingen en (deel) oefeningen 1-3-'12 1-1-'15 Pagina 5 van 15
- Uitvoeren opleidingen en oefeningen Fase 4: NAZORG Evaluatie regionale stafsectie bevolkingszorg Beheren regionale pools Beheren regionale draaiboeken en producten Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: - Opstellen evaluatie regionale sectie bevolkingszorg en eventueel doen van aanbevelingen. - Bijhouden bereikbaarheidslijsten, e.a. Projectbeheersing: Tijd Om te komen tot de resultaten en producten hierboven benoemd, zijn 3 werkgroepen ingericht. Elke gemeentelijke adviseur crisisbeheersing neemt deel aan één van de drie werkgroepen. Hiermee wordt beoogd de werklast onder de 15 AOV-ers te verdelen en ook om iedereen betrokken te houden bij regionale ontwikkelingen. Gemeenten worden dan ook verzocht om in de planning voor 2012 e.v. uren beschikbaar te stellen voor het ontwikkelen van regionale producten. Per adviseur crisisbeheersing gaat het om ca. 20 tot 40 uur op jaarbasis. Projectbeheersing: Geld Een overzicht van de kosten van implementatie van een regionale sectie bevolkingszorg in Gelderland-Zuid zijn begroot in bijlage 2. Het betreft het opleiden, trainen en oefenen van regionale functionarissen. In bijlage 3 is een begroting opgenomen voor de implementatie van bevolkingszorg in de periode 2012-2014 en een begroting voor de jaren 2015 e.v. De kosten vanaf 2015 zullen beduidend lager uitvallen, omdat een groot deel van de regionale pools dan inmiddels is opgeleid en de kosten vanaf dit moment met name zullen bestaan uit het trainen en oefenen van de regionale functionarissen. Projectbeheersing: Kwaliteit Bij de uitvoering van dit project wordt zoveel mogelijk aansloten bij de wettelijke eisen zoals gesteld in de Wet veiligheidsregio's, het Besluit veiligheidsregio's en het Besluit personeel veiligheidsregio's. Voor de organieke, functie en personele structuur wordt aangesloten bij het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 en de kwalificatieprofielen zoals deze zijn ontwikkeld door het project GROOT. Voor het opleiden van de regionale functionarissen wordt aangesloten bij de opleidingskaders en proeve van bekwaamheid van het project GROOT. In het beleidsplan opleiden, trainen en oefenen gemeenten worden de ambities nader uitgewerkt. Projectbeheersing: Informatie Om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie en het creëren van draagvlak voor het regionaal crisisplan is een communicatieplan opgesteld. Een aanzet tot een communicatieplan is opgenomen in bijlage 4. Projectbeheersing: Organisatie Bij de implementatie van een regionale sectie bevolkingszorg in Gelderland-Zuid zijn diverse partijen betrokken. Hun rol en verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn hieronder beschreven. Rol Wie Verantwoordelijkheden/bevoegdheden Bevoegd gezag Veiligheidscollege Vaststellen regionaal crisisplan (art. 16 Wvr) Vaststellen implementatieplan bevolkingszorg Pagina 6 van 15
Bevoegd gezag Faciliteren en beheren Colleges van burgemeester en wethouders Coördinerend gemeentesecretarissen Gemeentesecretarissen Directeur Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Veiligheidsbureau Adviseurs crisisbeheersing - Vaststellen financiële ruimte regionale sectie bevolkingszorg - Mandateren Aanwijzingsbevoegdheid functionarissen team bevolkingszorg (art. 2.1.3 besluit Veiligheidsregio's, zie dilemma bijlage 7) - Mandateren toezicht- en handhavingbevoegdheden teamleider milieu - Belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp en crisis (art. 36 Wvr) - Vertegenwoordigen de 18 gemeentesecretarissen in Gelderland-Zuid - Budgethouder regionale sectie bevolkingszorg Verantwoordelijk voor bevolkingszorg binnen de nieuwe crisisorganisatie - Voordragen gemeentelijk personeel voor regionale pools - Bepalen wenselijkheid assessment en beschikbaarheids-, bereikbaarheidsvergoedingen voor bepaalde functies. - Aanwijzen functionarissen team bevolkingszorg (aanwijzingsbesluit) - Coördinatie bevolkingszorg - Beheer regionale pools in de Communicator - Opzetten en uitvoeren opleidingen en oefeningen - Ondersteunen regionale werkgroepen - Beheer gemeentelijke pools in de communicator - coördineren van de voorbereiding van de gemeente op de uitvoering van gemeentelijke processen - adviseren lokaal en regionaal bestuur en de gemeentelijke organisatie over de organisatie van de crisisbeheersing en de voorbereiding hierop - bijdrage leveren aan en bewaken van regionale samenwerking Pagina 7 van 15
Pagina 8 van 15
Bijlage 1 Bijdrage gemeenten in personen De bezetting van de stafsectie bevolkingszorg wordt deels regionaal en deels lokaal georganiseerd. Benodigd aantal personen regionaal: Functie Lokaal of regionaal Hard piket Vrije instroom Algemeen Commandant Bevolkingszorg Regionaal 4 6 Hoofd Ondersteuning Lokaal Teamleider Bestuursondersteuning Regionaal 4 6 Teamleider Nafase Regionaal 4 6 Hoofd Informatie Regionaal 4 6 Teamleider CRIB Regionaal 4 6 Medewerkers CRIB Regionaal 44 Teamleider CRAS Regionaal 4 6 Hoofd Communicatie Regionaal 4 6 Teamleider Pers- en publieksvoorlichting Regionaal 4 6 Teamleider verwanteninformatie (valt onder Regionaal 4 6 CRIB) Strategisch communicatieadviseur BT Regionaal 4 6 Medewerkers Pers- en publieksvoorlichting Regionaal 8 40 Hoofd publieke zorg Regionaal 4 6 Teamleider Opvang/ Coördinator Regionaal 4 6 opvanglocatie Teamleider Voorzien in primaire Regionaal 4 6 levensbehoeften Teamleider Uitvaartverzorging Regionaal 4 6 Teamleider Verplaatsen mens en dier Regionaal 4 6 Hoofd Evacuatie Regionaal 4 6 Hoofd Omgevingszorg Regionaal 4 6 Teamleider Milieubeheer Regionaal 4 6 Teamleider Ruimtebeheer Regionaal 4 6 Teamleider Bouwbeheer Regionaal 4 6 Totaal Regio 80 120 * deze aantallen zijn exclusief de medewerkers van de actiecentra Onderstaande tabel geeft een indicatie van de personele bijdragen door de gemeenten aan de regionale pools. Hierbij is geen rekening gehouden met de lokale kennis die moet worden georganiseerd in de teams. Pagina 9 van 15
Bijdrage gemeenten in personen Inwoners % vd regio Aantal Beuningen 25.492 4,8% 6 Buren 25.994 4,9% 6 Culemborg 27.607 5,2% 6 Druten 18.085 3,4% 4 Geldermalsen 26.214 4,9% 6 Groesbeek 18.836 3,5% 4 Heumen 16.491 3,1% 4 Lingewaal 10.889 2,0% 2 Maasdriel 23.941 4,5% 5 Millingen aan de Rijn 5.931 1,1% 1 Neder-Betuwe 22.591 4,2% 5 Neerijnen 11.843 2,2% 3 Nijmegen 164.172 30,7% 38 Tiel 41.179 7,7% 9 Ubbergen 9.361 1,8% 2 West Maas en Waal 18.309 3,4% 4 Wijchen 40.499 7,6% 9 Zaltbommel 26.645 5,0% 6 Regio 534.079 100,0% 120 Leidend is in ieder geval dat gemeentelijke medewerkers voldoen aan het kwalificatieprofiel zoals deze geld voor de betreffende functie. Indien het een gemeente niet lukt om voldoende gekwalificeerd personeel aan te leveren, dan kunnen andere gemeenten hierin bijspringen. Pagina 10 van 15
Bijlage 2 Kosten opleiden en oefenen regionale pools Begroting Opleidings- en oefenkosten Opleiden 4 (éénmalig per persoon, verspreiden over drie jaar) 6 algemeen commandanten à 2.500 per persoon 15.000 30 hoofden taakorganisatie à 1.500 per persoon 45.000 90 teamleiders à 1.000 per persoon 90.000 Totaal 150.000 ( 50.000 per jaar) Oefenen (per jaar) 6 oefeningen stafsectie bevolkingszorg per jaar 9.600 1 oefening taakorganisatie communicatie per jaar 6.000 Overige oefenbudget 9.400 Totaal 25.000 per jaar 4 Tot op heden konden functionarissen enkel een basisopleiding en vervolgopleiding crisisbeheersing (rampenbestrijding) volgen. Vanaf heden kunnen functionarissen, naast de basisopleiding, ook een functieopleiding volgen. Deze functieopleidingen gaan in op de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betreffende functionaris en de gevraagde kwaliteiten (competenties). Alle opleidingen duren ca. 4-6 dagdelen. Pagina 11 van 15
Bijlage 3 Begroting Bevolkingszorg Gelderland-Zuid Begroting 2012-2014 Inkomsten per jaar Uitgaven per jaar Bijdrage gemeenten 87.000 Opleiden, trainen en oefenen 75.000 Bijdrage Veiligheidsregio 15.000 Bereikbaarheidsvergoeding pm Aanschafkosten Crib-software 5 10.000 Onderhoud Crib-software(structureel) 10.000 Overig 7.000 Totaal 102.000 Totaal 102.000 Begroting 2015 - ev. Inkomsten Uitgaven Bijdrage gemeenten 47.000 Opleiden, trainen en oefenen 35.000 Bijdrage Veiligheidsregio 15.000 Bereikbaarheidsvergoeding pm Afschrijvingskosten Crib-software 10.000 Onderhoud Crib-software(structureel) 10.000 Overig 7.000 Totaal 62.000 Totaal 62.000 Toelichting begroting Opleiden, trainen en oefenen Bovenstaande begroting geeft een indicatie van de opleidings- en oefenkosten. Hierbij is rekening gehouden met de medewerker OTO gemeenten die bij de Veiligheidsregio in dienst is en dus toekomstige oefeningen voor met name de teams in eigen beheer kan organiseren met behulp van het oefenbudget. Bereikbaarheidsregeling Over bereikbaarheidsvergoedingen wordt in een later stadium een besluit genomen door de gemeentesecretarissen. Kosten CRIB De kosten voor CRIB bestaan uit aan de aanschaf en het onderhoud van een CRIB-module. Hieronder is een overzicht gegeven van de kosten per gemeente: 5 Op basis van ervaringsgegevens VR Brabant Noord. Aanschaf CRIB-systeem eenmalig 50.000. Afschrijving in 5 jaar. Pagina 12 van 15
Bijdrage gemeenten in euro s Inwoners % vd 2012/2014 2015 e.v. regio Beuningen 25.492 4,8% 4.176 2.256 Buren 25.994 4,9% 4.263 2.303 Culemborg 27.607 5,2% 4.524 2.444 Druten 18.085 3,4% 2.958 1.598 Geldermalsen 26.214 4,9% 4.263 2.303 Groesbeek 18.836 3,5% 3.045 1.645 Heumen 16.491 3,1% 2.697 1.457 Lingewaal 10.889 2,0% 1.740 940 Maasdriel 23.941 4,5% 3.915 2.115 Millingen aan de Rijn 5.931 1,1% 957 517 Neder-Betuwe 22.591 4,2% 3.654 1.974 Neerijnen 11.843 2,2% 1.914 1.034 Nijmegen 164.172 30,7% 26.709 14.429 Tiel 41.179 7,7% 6.699 3.619 Ubbergen 9.361 1,8% 1.566 846 West Maas en Waal 18.309 3,4% 2.958 1.598 Wijchen 40.499 7,6% 6.612 3.572 Zaltbommel 26.645 5,0% 4.350 2.350 Regio 534.079 100,0% 87.000 47.000 Pagina 13 van 15
Bijlage 4 Aanzet Communicatieplan Bevolkingszorg Doel communicatieplan Sinds de start van het project heeft de communicatie over het regionaal crisisplan zich met name gericht op de AOV-ers en gemeentesecretarissen. Beide overleggen worden periodiek geïnformeerd over de stand van zaken en worden gevraagd uitspraken te doen met betrekking tot strategische keuzes en dilemma's. Voor de communicatie met gemeentelijke medewerkers zijn tot op heden nog geen communicatiemiddelen ingezet. Incidenteel hebben AOV-ers hun gemeentelijke achterban geïnformeerd over het regionaal crisisplan. Vanuit de projectgroep is er de wens om meer en beter te communiceren met verschillende doelgroepen. Daarnaast is de wens om nog meer bekendheid te genereren voor het project. In dit communicatieplan wordt de communicatiestrategie uiteengezet om de doelstelling van het project te ondersteunen. Communicatie doelstellingen De beoogde resultaten van de communicatie zijn: Gemeentelijke medewerkers zijn geïnformeerd over de voortgang van het project en de resultaten van het project. Gemeentelijke medewerkers die willen participeren, worden betrokken bij de totstandkoming van producten De regionale overleggen van adviseurs crisisbeheersing en gemeentesecretarissen worden betrokken bij de strategische keuzes met betrekking tot de borging. Kernboodschap Voor de communicatie is het van belang om de gewenste doelstellingen in een kernboodschap vast te leggen. Door deze kernboodschap tijdens communicatiemomenten met enige regelmaat te gebruiken, ontstaat er een herkenbaar en gelijk beeld van het project. De overkoepelende kernboodschap die gecommuniceerd wordt om bovenstaande doelstellingen te behalen, luidt voor alle partijen hetzelfde: de Veiligheidsregio zijn wij, iedere gemeente draagt een steentje bij, waardoor de burger, maar de gemeentelijke organisatie beter wordt bediend bij rampen en crisis. Doelgroepen Bij het uitdragen van de kernboodschap onderkennen wij 3 doelgroepen die ieder op eigen wijze benaderd kunnen en moeten worden. Deze doelgroepen zijn: 1. De regionale overleggen van gemeentesecretarissen en adviseurs crisisbeheersing 2. Gemeentelijke functionarissen met een rol in de crisisbeheersing 3. Colleges van burgemeester en wethouders en gemeenteraden Wijze van communiceren Om de doelstelling van het project te halen zal op een duidelijke, zorgvuldige en aansprekende manier over het project worden gecommuniceerd. Met 'duidelijk' wordt in dit verband bedoeld dat bij alle doelgroepen in elk geval eenzelfde kernboodschap overkomt. Daarnaast is het noodzakelijk elke doelgroep op een eigen wijze en met eigen communicatieaccenten te benaderen. Voor het project zullen verschillende manieren van communicatie worden toegepast en verschillende instrumenten worden ingezet om de communicatie naar en met de doelgroepen zo optimaal en zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Het gaat hierbij om: mondelinge communicatie o via reguliere overleggen (doelgroep 1) o via bezoeken aan alle GRMT's, 2e en 3e kwartaal 2011 (doelgroep 2) o via opleidingen en trainingen, 4e kwartaal 2011 (doegroep 2) schriftelijke communicatie o publicaties in 'Multinieuws' e.a. (doelgroep 1,2,3) Pagina 14 van 15
o factsheet bevolkingszorg regionaal crisisplan (doelgroep 1,2) o digitale nieuwsbrief implementatie bevolkingszorg (doelgroep 1,2) digitale communicatie o website Veiligheidsregio http://www.vrgz.nl/ (doelgroep 1,2,3) o e-mail (doelgroep 1,2,3,4) Organisatie communicatie Voor het uitwerken van het communicatieplan zal een werkgroep gevormd worden bestaande uit: een communicatie-adviseur van de Veiligheidsregio, en communicatie-adviseurs van een kleine gemeente, een middelgrote gemeente, en een grote gemeente (Nijmegen). Na vaststelling van het plan kunnen de drie gemeentelijk adviseurs e communicatie op maat gaan uitwerken. Uiteraard vindt afstemming plaats met het bredere kader van het project ircp. Pagina 15 van 15