StudyAssist Leerlingvolgsysteem Gebruikershandleiding DLD Software B.V. Den Haag Laatste aanpassing: 12-12-2012 Copyright 2012 DLD Software BV
2 Inhoudsopgave 1. Inleiding en opstarten programma 3 2. Basisinstellingen 4 2.1 Wachtwoord wijzigen 4 2.2 Toevoegen medewerkers 5 2.3 Instellen vakken 6 2.4 Instellen scholen 6 2.5 Instellen huiswerktypes 7 2.6 Instellen methode huiswerkplanning 7 2.7 Instellen openingsinformatie 9 2.8 Invoeren leerlingen 9 2.9 Instellen aanwezigheid leerling 10 2.10 Instellen vakkenpakket leerling 11 2.11 Instellen rooster leerling 11 2.12 Scherminstellingen 11 2.13 Verwijderen medewerkers en leerlingen 12 2.14 Sneltoetsen 12 3. Dagelijks gebruik 12 3.1 Presentielijst 13 3.2 Leerlingen 14 3.2.1 Agenda en huiswerk invoeren 14 3.3.2 Leerlinggegevens 17 3.3.3 Cijfers en rapporten 17 3.3.4 Aanwezigheid 17 3.3.5 Persoonlijke memo s 18 3.3.6 Leerling documenten 18 3.3 Algemeen & Overzichten 19 3.3.1 Algemene memo s 19 3.3.2 Drukteprognose 19 3.3.3 Dagoverzicht (Huiswerk/Bijles) 19 3.3.4 Leerlinglijst 20 3.3.5 Begeleiderslijst 20 3.3.6 Aanwezigheid 20 3.3.7 Druktehistorie 20 3.3.8 Cijferoverzicht 20 3.3.9 Rapportage 21 3.3.10 Documenten 21 3.4 Begeleiders 21 3.5 Contactpersonen 22 3.6 Bijlesmodule 23 3.7 Performance 25 3.8 Sneller werken met StudyAssist 26 4. Back-ups en ondersteuning 27
3 1. Inleiding en opstarten programma In deze handleiding zijn de functionaliteiten van StudyAssist beschreven en wordt weergegeven hoe het programma gebruikt dient te worden. Voor de duidelijkheid zijn knoppen/buttons die in het programma aangeklikt kunnen worden in deze handleiding onderstreept. Boven in beeld kunnen inmiddels tabbladen de verschillende functionaliteiten geselecteerd worden, waarna de relevante schermen op uw monitor verschijnen. De namen van de verschillende schermen zijn voor de duidelijkheid schuin gedrukt aangegeven. Wij raden u ten zeerste aan om deze handleiding goed door te nemen en met name alle basisinstellingen goed in te voeren, zoals beschreven in hoofdstuk 2. BELANGRIJK: Zorg ervoor dat de laatste versie van Internet Explorer of Mozilla Firefox op uw computer geïnstalleerd is. StudyAssist functioneert mogelijk niet of onvolledig met voorgaande versies of andere browsers. Voor het eerste gebruik van StudyAssist ontvangt u een activatiemail en volgt de stappen. Voor verder gebruik handelt u als volgt: 1. Ga naar http://www.studyassist.eu en klik op Inloggen. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Let op: deze gegevens zijn hoofdlettergevoelig. 3. Heeft u licenties voor meerdere afdelingen? Klik dan eerst op Kies afdeling en selecteer de afdeling naar keuze. 4. U bent nu beland in het scherm Home van StudyAssist. Screenshot: Inloggen
4 2. Basisinstellingen Screenshot: Home > Overzichten > Drukteprognose De volgende instellingen voert u in principe eenmalig uit. Deze instellingen kunnen op een later tijdstip altijd gewijzigd worden. Houd a.u.b. de genoemde volgorde aan. 2.1 Wachtwoord wijzigen Screenshot:Wachtwoord wijzigen Indien u uw wachtwoord wilt wijzigen, handelt u als volgt. 1. Klik rechtsboven in beeld op Wachtwoord wijzigen. 2. Voer uw huidige wachtwoord in en het gewenste nieuwe wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord dient uit veiligheidsoverwegingen uit zowel kleine letters als hoofdletters en cijfers te bestaan. 3. Klik op Wijzig wachtwoord. U ontvangt een e-mail ter bevestiging.
5 2.2 Toevoegen medewerkers Screenshot: Nieuwe begeleider Medewerkers, dan wel studiebegeleiders is die bij uw organisatie werkzaam zijn worden in StudyAssist begeleiders genoemd. Om begeleiders toe te voegen in het systeem handelt u als volgt: 1. Zorg dat u zich in het scherm Home > Overzichten bevindt. 2. Klik op de tab Begeleiders. 3. Klik op Toevoegen. 4. Voer alle relevante adresgegevens in. 5. Zorg dat de box Actief aangevinkt is. 6. Als u wilt dat deze medewerker eigen inloggegevens krijgt, vinkt u de box Kan inloggen aan. 7. Als u wilt dat deze medewerker volledige rechten* heeft in het programma vinkt u de box Hoofdbegeleider aan. 8. Als uw bedrijf meerdere afdelingen heeft, kunt u aangeven tot welke afdeling(en) de medewerker toegang heeft door de relevante boxen aan te vinken. 9. De medewerker ontvangt op het ingevulde e-mailadres de inloggegevens. Het inactiveren en verwijderen van medewerkers wordt toegelicht in paragraaf 2.13. * Een medewerker met volledige rechten kan: - Leerlingen toevoegen, bewerken en verwijderen - Begeleiders toevoegen, bewerken en verwijderen - Alle memo s inzien (memo's kunnen onzichtbaar gemaakt worden voor begeleiders) - Huiswerktypes toevoegen, bewerken en verwijderen - Begeleiders in- en uitchecken - Vestigingsmemo s maken - Openingsinformatie wijzigen - Scholen en vakken toevoegen - Vestiginginstellingen (onder Beheer) wijzigen
6 2.3 Instellen en vakken Screenshot: Vakken instellen De meest voorkomende vakken staan standaard ingesteld. U kunt dit vakkenpakket wijzigen of aanvullen. 1. Selecteer het scherm Home > Beheer > Vakken. 2. Klik op Toevoegen. 3. Vul de naam van het vak in en druk op Opslaan. 4. Herhaal stappen 2 en 3 totdat alle gewenste vakken zijn ingevoerd. Let op: alleen vakken waarvoor nog geen huiswerk is ingevoerd kunnen verwijderd worden door in dit scherm op het kruis rechts naast het vak te drukken. 2.4 Instellen scholen Screenshot: Scholen toevoegen 1. Selecteer het scherm Home > Beheer > Scholen. 2. Klik op Toevoegen. 3. Vul de relevante gegevens in en druk op Opslaan.
7 2.5 Instellen huiswerktypes Screenshot: Huiswerktypes bewerken/toevoegen Er zijn standaard enkele huiswerktypes ingesteld. Deze kunt u naar eigen inzicht en werkwijze aanpassen, uitbreiden of verwijderen. 1. Selecteer het scherm Home > Beheer > Huiswerktypes. 2. Klik op Toevoegen. 3. Vul de gewenste naam in en geef eventueel de moeilijkheidsgraad aan. 4. Indien er voor het desbetreffende huiswerktype cijfers behaald worden (bv. proefwerk, s.o., examen), vinkt u de box Vraag om cijfer aan. Is dit niet het geval (bij bv. maakwerk), dan laat u deze box leeg. 5. Geef het aantal dagen aan dat standaard bij dit huiswerktype ingepland wordt. Wilt u bijvoorbeeld dat er aan een proefwerk standaard drie dagen van tevoren gewerkt wordt, dan vult u dat aantal in. 6. Klik op Opslaan. Let op: alleen huiswerktypes waarvoor nog geen huiswerk is ingevoerd kunnen verwijderd worden door in dit scherm op het kruis en rechts naast het huiswerktype te drukken. 2.6 Algemene instellingen Screenshot: Instellingen In dit scherm kunt u een aantal algemene instellingen doen. U vindt dit scherm onder Home > Beheer > Instellingen > bewerken.
8 U kunt hier de volgende instellingen wijzigen: E-mailadres: naar dit e-mailadres worden foutmeldingen verstuurd als een activatielink naar een nieuwe contactpersoon niet correct verstuurd is, en wordt tevens vertoond als afzender naar contactpersonen. Normaliter wordt hier het algemene e-mailadres van het bedrijf ingevuld (info@...). Planmethode huiswerkinvoer: de methode die u als standaard wilt gebruiken: - Plan op aanwezigheid: er wordt alleen huiswerk gepland op de dagen dat de leerling aanwezig is (dit is standaard ingesteld). - Plan door de week: er wordt op elke doordeweekse dag, dus ook op dagen dat de leerling afwezig is en thuis werkt, huiswerk gepland. - Plan alle dagen: er wordt op elke dag huiswerk gepland, dus ook bij afwezigheid en in het weekend. N.B.: De methode die u hier selecteert, wordt standaard gebruikt. U kunt bij het invoeren van huiswerk de methode eventueel per item aanpassen. Standaard presentielijsttype: de standaardindeling van de presentielijst (aanwezig, komen nog, te laat, etc) Standaard begin- en eindtijd: de begin- en eindtijden die standaard getoond worden bij het invoeren van een nieuwe leerling. Deze tijden kunnen per leerling per dag gewijzigd worden. Aantal minuten tussen vrij en begin aanwezigheid leerling: het aantal minuten tussen het tijdstip dat de leerling vrij van school is en bij u aanwezig dient te zijn. Print vakken met onvoldoende op dagplanning: indien aangevinkt worden de vakken waarvoor de leerling onvoldoende staat op het dagoverzicht afgedrukt. Geef leerlingmemo s weer voor contactpersonen: indien aangevinkt zijn memo s inzichtelijk voor de contactpersonen als deze individueel aangevinkt worden. Memo s standaard zichtbaar voor contactpersonen bij toevoegen: indien aangevinkt zijn memo s standaard zichtbaar voor contactpersonen. Standaardtekst bij lege beoordelingen in het verleden bij afwezigheid leerling: hier kan een standaardtekst worden ingevoerd, die automatisch als beoordeling ingevoerd wordt als leerling op een bepaalde dag niet ingecheckt is. Met het gebruik van deze functie is het bij de beoordelingen direct duidelijk dat de leerling afwezig was en er daarom niet op het instituut gewerkt is.
9 2.8 Instellen openingsinformatie Screenshot: Openingsinformatie Met de functie Openingsinformatie kunt u voor de gehele afdeling (bijvoorbeeld aan het begin van het schooljaar) aangeven op welke dagen de afdeling gesloten is, bijvoorbeeld voor vakantie. Deze sluitingsdagen worden dan automatisch doorgevoerd in de agenda van elke leerling. Tevens is hier zichtbaar hoeveel leerlingen er op elke dag in de komende weken verwacht worden. N.B.: Zaterdagen en zondagen hoeven niet als gesloten gemarkeerd te worden, omdat dit standaard al in de aanwezigheid per leerling aangegeven is. 1. Selecteer het scherm Home > Openingsinformatie. 2. Klik op de dagen die u als gesloten wilt markeren, of klik op Stel vakantie periode in. U kunt dan een volledige periode direct invoeren. 2.8 Invoeren leerlingen Screenshot: Nieuwe leerling
10 3. Selecteer het scherm Home > Overzichten > Leerlingen. 4. Klik op Toevoegen. 5. Vul alle relevante gegevens in. Klik het vakje Huiswerk aan voor een leerling die huiswerkbegeleiding volgt en het vakje Bijles voor een leerling die bijles krijgt. 6. Zorg ervoor dat de box Actief aangevinkt is. 7. Selecteer de school (uit de door u ingevoerde lijst met scholen). 8. Vul eventueel het veld Andere gegevens in. 9. Vul eventueel het veld Notitie voor dagoverzicht in, met bijvoorbeeld informatie over het niveau van de leerling of de zwakke vakken. Deze notitie wordt standaard op het dagoverzicht van de leerling afgedrukt. 10. Vul eventueel het veld Factuurcode in. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven hoeveel dagen de leerling huiswerkbegeleiding volgt en of er wordt betaald via automatische incasso of via facturering. 11. Vink eventueel Factuuradres is anders aan, om een afwijkend factuuradres in te voeren. 12. Druk op Opslaan. Het inactiveren en verwijderen van leerlingen wordt toegelicht in paragraaf 2.13. 2.9 Instellen aanwezigheid leerling Screenshot: Aanwezigheid leerling 1. Selecteer het scherm Leerling > Leerlinggegevens. 2. Scroll naar Aanwezigheid en klik op Bewerken. 3. Selecteer per dag of de leerling wel of niet aanwezig zal zijn. 4. Geef per dag (aan de hand van het schoolrooster) aan hoe laat de leerling vrij is. 5. Geef per dag aan hoe laat de leerling bij u verwacht wordt. De standaardinstelling is 30 minuten na het tijdstip dat de leerling vrij is. 6. Geef per dag aan hoe laat de leerling bij u mag vertrekken. De standaardinstelling is 18.00 uur. 7. Klik op Opslaan. N.B.: Met de knop Kopieer van andere leerling kan de aanwezigheid gekopieerd worden.
11 2.10 Instellen vakkenpakket leerling Screenshot: Vakkenpakket 1. Selecteer het scherm Leerling > Leerlinggegevens. 2. Scroll naar Vakkenpakket en klik op Toevoegen. 3. Selecteer uit het pull-down menu een vak en selecteer eventueel de zwaarte van dit vak voor deze leerling. 4. Druk op Opslaan en herhaal stappen 2 en 3 totdat het volledige vakkenpakket is ingevoerd. N.B.: Met de knop Kopieer van andere leerling kan het vakkenpakket gekopieerd worden. 2.11 Instellen rooster leerling Screenshot: Rooster bewerken 1. Selecteer het scherm Leerling > Leerlinggegevens. 2. Scroll naar Rooster en klik op Bewerken. 3. Selecteer per dag en lesuur de vakken en druk op Opslaan. N.B.: Met de knop Kopieer van andere leerling kan het rooster gekopieerd worden. 2.12 Scherminstellingen Screenshot: scherminstellingen (rechtsboven in diverse vensters) In diverse schermen binnen het programma kunt u velden minimaliseren of maximaliseren, groter of kleiner maken door rechtsboven in het desbetreffende veld op de relevante symbolen
12 te klikken. Deze instellingen zijn per computer in te stellen en blijven bij uitloggen bewaard (tenzij u uw cookies verwijdert). 2.13 Verwijderen medewerkers en leerlingen Leerlingen of begeleiders die niet meer aan het instituut verbonden zijn kunnen uit de lijst gehaald worden door in het scherm Leerling > Leerlinggegevens > Bewerken of Begeleider > Bewerken de vink bij Actief weg te halen. De leerling of begeleider is alleen nog terug te vinden door in het scherm Home > Overzichten > Leerlingen of Home > Overzichten > Begeleiders op Inactief te drukken. Op een later tijdstip kan de leerling of begeleider eventueel weer actief gemaakt worden. Om een leerling of begeleider definitief uit het systeem te verwijderen klikt u in dit scherm op het rode kruis achter de betreffende naam. Alle gegevens zijn dan definitief uit het systeem verwijderd. Let op: u kunt maximaal twee keer per dag een leerling inactief en weer actief maken. 2.14 Sneltoetsen Onder Help (rechtsboven in beeld) is een overzicht vinden van de sneltoetsen die gebruikt kunnen worden, zodat er niet steeds met de muis geklikt hoeft te worden. Met de Tab-toets op uw toetsenbord kunt u in het programma van veld tot veld springen en met de letters op uw toetsenbord kunt u uit pull-downmenu s bijvoorbeeld leerlingen, vakken en huiswerktypes selecteren. 3. Dagelijks gebruik In het programma kunt u al uw relevante informatie kwijt met betrekking tot uw leerlingen: denk hierbij onder andere aan huiswerk, aanwezigheid, rapportages, cijfers en besprekingen. Ook beschikt het programma over veel ruimte voor informatie met betrekking tot uw medewerkers, zoals algemene gegevens, werkroosters en hun bevindingen met de leerlingen. Daarnaast biedt het programma veel handige functionaliteiten zoals het automatisch vervaardigen van persoonlijke werkplanningen en dagoverzichten, uitgebreide cijferrapportages, aanwezigheidscontrole en diverse statistieken. StudyAssist is opgebouwd uit vier hoofdonderdelen: Presentielijst Leerlingen Algemeen & Overzichten Medewerkers Nu volgt een beschrijving van de belangrijkste functionaliteiten per onderdeel.
13 3.1 Presentielijst Screenshot: Presentielijst Dit onderdeel van StudyAssist wordt in alle velden weergegeven. In deze lijst zijn alle leerlingen en medewerkers opgenomen. Daarnaast wordt per statusgroep weergegeven hoeveel leerlingen en begeleiders zich daarin bevinden. Huiswerk (26 15) betekent dat er 26 leerlingen bij u huiswerkbegeleiding volgen en dat er 15 begeleiders actief zijn. Per persoon is de begin- en eindtijd voor de dag vermeld. Het systeem waarschuwt automatisch als iemand te laat is en geeft aan wie er aanwezig en afwezig zijn, nog verwacht wordt en al is afgemeld. De volgende kleurcodes zijn in de lijst van toepassing (zie bovenstaand screenshot): Wit: Persoon komt nog en is niet te laat. Grijs: Persoon komt niet. Donkergroen: Persoon is aanwezig. Rood: Persoon komt nog en is te laat. Blauw: Persoon is vertrokken. Lichtgroen: Bijlesleerling De leerlingen en medewerkers zijn per statusgroep te selecteren en te ordenen op naam, tijd van binnenkomst en status. Personen kunnen direct vanuit deze lijst geselecteerd worden. Per statusgroep wordt ook aantal begeleiders en leerlingen weergegeven. De status per leerling of begeleider kan veranderd worden door hem of haar aan te klikken en op Inchecken/uitchecken of Aanwezigheid te klikken. Standaard worden in de presentielijst alle leerlingen van een bepaalde vestiging weergegeven. Dit kunt u wijzigen door te gaan naar Home -> Beheer -> Instellingen te klikken op Instellingen bewerken en dan het Standaard presentielijsttype te wijzigen. Indien er gebruik wordt gemaakt van
14 de bijlesmodule, is het aan te raden deze op Huiswerk te zetten, zodat de bijlesleerlingen niet tussen de leerlingen van de huiswerkbegeleiding staan. 3.2 Leerlingen Screenshot: Leerling 3.2.1 Agenda en huiswerk invoeren De agenda vindt u door in het scherm Leerling een relevante leerling te selecteren. In de agenda wordt al het huiswerk voor de komende periode opgeslagen. Het huiswerk kan gespecificeerd worden naar vak, type (bv. proefwerk, maakwerk of s.o.) en inhoud. Voor toetsen en examens is het tevens mogelijk om automatisch een van tevoren ingesteld aantal voorbereidingsdagen in te plannen. Daarnaast kan huiswerk met één druk op de knop naar verschillende leerlingen gekopieerd worden. Huiswerk toevoegen gaat als volgt (zie onderstaand screenshot): 1. Zorg dat u zich in het Leerling scherm bevindt. 2. Klik op Toevoegen (rechts naast het print-icoon, midden-bovenin het scherm). 3. Specificeer het vak, type en de datum waarop het item af moet zijn. 4. Als het goed is, heeft u reeds de standaardmethode voor het inplannen van huiswerk binnen uw bedrijf ingevoerd (zie par 2.6 Instellen huiswerkplanning methode). Deze staat nu aangegeven in het pull-down menu aan de rechterkant. U kunt de methode eventueel per huiswerkitem veranderen. 5. Indien u automatisch een voorbereidingsplanning wilt toevoegen, klikt u op Genereer planningsdata. Het programma plant automatisch niet op dagen dat de leerling afwezig zal zijn.
15 6. Indien u nog meer voorbereidingsdagen wilt toevoegen, klikt u op Voeg planning toe. Eventueel kunt u de datum per toegevoegde dag wijzigen. 7. Vul vervolgens het veld Omschrijving in. 8. Vul eventueel per voorbereidingsdag een gespecificeerde omschrijving in. 9. Voer eventueel meer huiswerkitems in door op Item toevoegen te klikken en stappen 3 t/m 7 te herhalen. 10. Eventueel kunt u het rooster voor de leerling direct inzien door op Geef rooster weer te klikken. Ook is het mogelijk om te zien wat er voor de komende drie weken al in het systeem staat. Selecteer daarvoor geef 3-wekenoverzicht weer. 11. Indien dit huiswerk voor meerdere leerlingen geldt, kunt u deze selecteren uit de leerlinglijst door op Opslaan voor meerdere leerlingen te klikken. U krijgt dan een overzicht van alle leerlingen te zien, gecategoriseerd per klas en per school. U kunt individuele leerlingen aanvinken, of gehele klassen. 12. Klik op Opslaan. Screenshot: Huiswerk bewerken / toevoegen Het huiswerk dat voor de huidige dag in de agenda staat, wordt weergegeven in het scherm Huiswerkoverzicht voor. Dit dagoverzicht is af te drukken door op het relevante print icoon te klikken. U kunt ook huiswerk voor een andere dag uitprinten, door eerst op Huiswerk per dag te klikken, vervolgens een datum naar keuze te selecteren en daarna op het printicoon te klikken. Het huiswerk voor de komende drie weken wordt weergegeven in de zichtbare agenda. De huidige dag is met rood omlijnd. Dagen in het verleden en dagen dat de leerling afwezig zal zijn, zijn grijs. In groen wordt aangegeven wanneer het desbetreffende item af moet zijn, in wit wordt aangegeven wanneer er aan het item gewerkt wordt. Eventuele memo's voor een bepaalde dag worden in het blauw aangegeven. In de agenda kan huiswerk direct geselecteerd worden door erop te klikken. Huiswerkitems verplaatsen Het driewekenoverzicht in het Leerlingscherm beschikt over een drag-and-drop functie, wat betekent dat in dit scherm huiswerkitems opgepakt en versleept kunnen worden naar een andere datum. Dit
16 gebeurt met de linker muisknop. In onderstaand screenshot is te zien hoe een proefwerk aardrijkskunde van 21 naar 28 december verplaatst wordt. Let op: bijbehorende voorbereidingsdagen dienen handmatig te worden verplaatst. Toevoegen beoordelingen bij huiswerkitems Toevoegen van de beoordelingen per leerling gaat als volgt: 1. Zorg dat u zich in het Leerling scherm bevindt. 2. Selecteer een willekeurig item in het dagoverzicht, of klik op uitchecken. 3. Voer het veld Beoordeling voor de huidige dag in. 4. Selecteer de relevante begeleider. 5. Pas eventueel de omschrijving voor de volgende dag aan. 6. Klik op Opslaan. De beoordelingen zijn nu opgeslagen en worden de volgende op voorbereidingsdag automatisch weergegeven. Ook zullen de beoordelingen zichtbaar zijn als het cijfer ingevoerd wordt. Huiswerkoverzichten voor komende dagen afdrukken Er kunnen op drie manieren overzichten voor dagen in de toekomst afgedrukt worden: 1. In het scherm Leerling > Huiswerkoverzicht > Huiswerk per dag kunnen dagoverzichten voor andere dagen gemaakt worden. 2. In het scherm Home > Overzichten > Dagoverzicht kunt u overzichten van al het huiswerk voor alle leerlingen op elke gewenste datum afdrukken en bovendien kiezen voor Uitgebreid (al het huiswerk) of voor Niet Uitgebreid (alleen huiswerk voor een cijfer). 3. Door in het scherm Leerling > Huiswerkoverzicht op het printicoon naast Huiswerkoverzicht voor 3 weken te klikken, wordt de agenda voor de komende drie weken afgedrukt. De huiswerkitems zijn dan echter niet gespecificeerd. Planningen voor meerdere weken/maanden maken Soms kan het handig zijn om een planning van meerdere weken voor een huiswerkitem te maken, bijvoorbeeld voor een leerling die over een paar maanden een examen heeft. Dit is heel makkelijk te
17 realiseren door in het scherm Leerling > Huiswerkoverzicht > Toevoegen de datum in de toekomst te selecteren (bijvoorbeeld de eerste dag van de toets week), met de knop Voeg planning toe het gewenste aantal voorwerkdagen toe te voegen en per dag de datum even aan te passen (bijvoorbeeld van elke komende week de woensdag). Kopiëren van huiswerk In het scherm Leerling > Huiswerkoverzicht > Toevoegen kunt u met de knop Opslaan voor meerdere leerlingen huiswerk naar klasgenoten kopiëren. Van belang is dan dat de klassen onder Leerlingegevens goed zijn ingevuld, zodat direct de gehele klas geselecteerd kan worden. LET OP: Pas op dat u geen nieuw huiswerk in een scherm bij bestaand huiswerk invult en dan kopieert. U kopieert dan namelijk het bestaande huiswerk mee. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u voor een leerling het gehele dagoverzicht selecteert, daarin nieuwe huiswerk toevoegt en vervolgens alles kopieert. Eenmaal gekopieerd huiswerk kan alleen per leerling verwijderd worden. 3.2.2 Leerlinggegevens Naast algemene informatie zoals adresgegevens, klas, school en mentor worden hier het vakkenpakket en het rooster weergegeven. Ook biedt dit onderdeel ruimte voor rapportages, opmerkingen en besprekingen. 3.2.3 Cijfers en Rapporten Als het goed is, heeft u ingesteld bij welke huiswerktypes een cijfer verwacht wordt. Heeft een leerling bijvoorbeeld een proefwerk gemaakt, dan zal het proefwerk de dag nadat het gemaakt is onder Openstaande cijfers (links in beeld van het Leerling scherm) verschijnen. Het is dus altijd duidelijk welke cijfers er nog niet teruggekomen zijn. Bij het invoeren van het uiteindelijke cijfer zijn direct de bijbehorende beoordelingen van de begeleiders zichtbaar. Aan elk cijfer kan bovendien een gewicht toegekend worden om het exacte gemiddelde automatisch te laten berekenen. Alle cijfers en gemiddelden zijn per rapportperiode in één overzicht terug te vinden. Het invoeren van een cijfer gaat als volgt: 1. Zorg dat u zich in het scherm Leerling > Cijfers bevindt en selecteer het relevante item, of selecteer dit direct uit het veld Openstaande cijfers in het Leerling scherm. 2. Vul het cijfer en de weegfactor in (hiermee wordt vanzelf het gemiddelde berekend). 3. Voeg eventueel opmerkingen toe. 4. Klik op Opslaan. Cijfers worden standaard weergegeven vanaf de datum van het laatste rapport. De rapporten kunt u invoeren in het scherm Leerling > Rapporten. 3.2.4 Aanwezigheid Naast het invoeren van de standaard aanwezigheid van een leerling, is het ook mogelijk om aan- of
18 afwezigheid op een specifieke dag in te voeren. Dit werkt als volgt: 1. Ga naar het scherm Leerling > Aanwezigheid. 2. Klik op de relevante datum. 3. Wijzig de status en voeg eventueel opmerkingen toe. 4. Klik op Opslaan. In het aanwezigheidsoverzicht zijn tevens per dag de verwachte en daadwerkelijke aanwezigheidstijden weergegeven. U kunt terugkijken in het verleden door één of meerdere malen op Week terug te klikken. 3.2.5 Persoonlijke memo s StudyAssist biedt diverse mogelijkheden voor het maken van memo's. Zo kunnen er memo s gekoppeld worden aan een specifieke datum, memo s gemaakt worden die alleen gelden voor een specifieke leerling, algemene memo's die altijd zichtbaar zijn en memo's die alleen op de dagoverzichten verschijnen. Algemene memo s, dus geldend voor de gehele afdeling, worden in het scherm Home > Algemene memo s weergegeven en gemaakt. Persoonlijke memo s worden in het scherm Leerling > Persoonlijke memo s gemaakt. Afgehandelde memo's kunnen als zodanig gemarkeerd worden, maar blijven wel in het systeem staan zodat er geen informatie verloren kan gaan. Het maken van een persoonlijke memo werkt als volgt: 1. Ga naar het scherm Leerling > Persoonlijke memo s. 2. Klik op Toevoegen. 3. Voeg titel, omschrijving en datum toe. In het vakje omschrijving is afwijkende opmaak mogelijk (vet, schuin of onderstreept). 4. Selecteer de Auteur. 5. Bepaal of de memo al dan niet zichtbaar is voor Contactpersonen door het vakje aan/af te vinken. 6. Klik op Opslaan. 3.2.6 Leerling documenten Bij elke leerling kunnen relevante documenten worden opgeslagen, bijvoorbeeld werkstukken en rapporten. U kunt documenten toevoegen aan de leerling op de volgende wijze: 1. Ga naar het scherm Leerling > Documenten 2. Klik op Toevoegen 3. Klik op Bladeren en selecteer het bestand op uw computer 4. Voeg een titel en eventueel een beschrijving toe 5. Bepaal of het document al dan niet zichtbaar moet zijn voor begeleiders en contactpersonen door de betreffende vakjes wel of niet aan te vinken.
19 6. Klik op Opslaan. 3.3 Algemeen & Overzichten 3.3.1 Algemene memo s StudyAssist biedt diverse mogelijkheden voor het maken van memo's. Zo kunnen er memo s gekoppeld worden aan een specifieke datum, memo s gemaakt die alleen gelden voor een specifieke leerling, algemene memo's die altijd zichtbaar zijn en memo's die alleen op de dagoverzichten verschijnen. Algemene memo s, dus geldend voor de gehele afdeling, worden in het scherm Home > Algemene memo s weergegeven en gemaakt. Afgehandelde memo's kunnen als zodanig gemarkeerd worden, maar blijven wel in het systeem staan zodat er geen informatie verloren kan gaan. Voor het toevoegen van een algemene memo gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar het scherm Home > Algemene memo s. 2. Klik op Toevoegen. 3. Voeg titel, omschrijving en datum toe.. In het vakje omschrijving is beperkte opmaak mogelijk (vet, schuin of onderstreept). 4. Klik op Opslaan. Binnen het scherm Home > Overzichten kunnen diverse overzichten geselecteerd worden door op de relevante tabbladen te klikken. Nu volgt een beschrijving per overzicht. 3.3.2 Drukteprognose Deze functionaliteit biedt middels een grafiek inzicht in het aantal verwachte leerlingen en medewerkers op een bepaalde dag en tijdstip. De drukteprognose kan behulpzaam zijn bij bijvoorbeeld het inroosteren van medewerkers of plannen van één-op-één begeleiding tijdens de middag. N.B.: de aantallen leerlingen die op toekomstige dagen verwacht worden, zijn inzichtelijk onder Openingsinformatie. 3.3.3 Dagoverzicht (Huiswerk / Bijles) N.B.: als er gebruik wordt gemaakt van de bijlesmodule, is er een dagoverzicht Huiswerk en een dagoverzicht Bijles. In het dagoverzicht / Huiswerkoverzicht is het huiswerk dat voor die dag voor alle leerlingen in het systeem staat opgenomen. Zo is direct voor elke medewerker aan het begin van de dag duidelijk wat er te doen staat. Op het dagoverzicht is ook te zien wat een leerling met welke medewerker wellicht
20 al aan een bepaald vak gedaan heeft. Ook kan eventueel het totaaloverzicht voor een andere dag geselecteerd worden. Er zijn drie soorten overzichten te maken: Uitgebreid: al het huiswerk voor de betreffende dag Niet uitgebreid: alleen de huiswerkitems waarvoor een cijfer behaald kan worden Alleen voor [datum]: alleen de regels op de dagoverzicht voor de betreffende datum In het Bijlesoverzicht (alleen zichtbaar als de bijlesmodule geactiveerd is) zijn overzichten van alle geplande lessen in een geselecteerde periode inzichtelijk. 3.3.4 Leerlinglijst Hier wordt een lijst van alle leerlingen weergegeven. Ook kunnen hier leerlingen toegevoegd worden (zie paragraaf 2.6). De leerlingenlijst kan worden afgedrukt en worden gedownload als Excelbestand. Daarbij kunt u ervoor kiezen de NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens of álle gegevens te downloaden. Dit kunt u onder meer gebruiken bij het factureren. 3.3.5 Begeleiderslijst Hier wordt een lijst van alle begeleiders weergegeven. Ook kunnen hier begeleiders toegevoegd worden (zie paragraaf 2.2) en de lijst kan eveneens worden geëxporteerd naar Excel. Dit kunt u onder meer gebruiken voor uw loonadministratie. 3.3.6 Aanwezigheid Onder deze tab kunnen voor zowel leerlingen als medewerkers totaaloverzichten gegenereerd worden, waarbij voor een bepaalde periode per dag gespecificeerd is wanneer en hoelang iemand aanwezig was. Ook wordt het totale aantal dagen aanwezig per periode weergegeven. De overzichten kunnen worden geëxporteerd naar Excel voor uw administratie. 3.3.7 Druktehistorie Zoals de functie Drukteprognose vooruitblikt, biedt de functionaliteit Druktehistorie inzicht in de daadwerkelijke aanwezigheid van leerlingen en medewerkers in het verleden. Middels grafieken wordt de aanwezigheid van het werkelijke totaal aantal leerlingen en medewerkers én het aantal aanwezige leerlingen tegelijkertijd weergegeven. 3.3.8 Cijferoverzicht Hier vindt men een totaaloverzicht van alle gemiddelde cijfers, per leerling gespecificeerd. Het cijferoverzicht biedt direct inzicht in de huidige stand van zaken en toont de aandachtsvakken voor elke leerling. De resultaten van eventuele verschillende vestigingen kunnen met behulp van deze functie snel en objectief met elkaar vergeleken worden.
21 3.3.9 Rapportage Onder Home > overzichten > rapportage hebt u de mogelijkheid om in de historie van StudyAssist te zoeken. U kunt aangeven welke leerling of begeleider u wilt bekijken. Daarnaast hebt u de mogelijkheid aan te vinken welk vak en/of huiswerktype u wilt zien. Als u bijvoorbeeld van een leerling een overzicht wil van al het wiskundewerk van de afgelopen periode vinkt u de naam van de leerling aan, selecteert u alle begeleiders en alle huiswerktypes, kiest u onder Vak wiskunde en geeft u tenslotte de periode aan waarin u het wiskundewerk wilt zien. StudyAssist geeft nu een overzicht weer van al hetgeen in die periode voor wiskunde is gemaakt. 3.3.10 Documenten In StudyAssist kunnen documenten worden geupload en op twee manieren worden opgeslagen: als algemeen document of als leerling document. Dit laatste type wordt in paragraaf 3.3.6 toegelicht. Als algemeen document kan in principe alles worden toegevoegd: verslagen van vergaderingen, oefenmateriaal, handleidingen etc. U kunt algemene documenten toevoegen op de volgende wijze: 1. Ga naar het scherm Home > Documenten 2. Klik op Toevoegen 3. Klik op Bladeren en selecteer het bestand op uw computer 4. Voeg een titel en eventueel een beschrijving toe 5. Bepaal of het document al dan niet zichtbaar moet zijn voor begeleiders door de betreffende vakje wel of niet aan te vinken. 6. Klik op Opslaan. 3.4 Begeleiders Screenshot: Begeleider
22 Het scherm begeleiders biedt per begeleider een overzicht van de relevante informatie, aanwezigheid en vakkenpakket. Instellen van de standaardaanwezigheid per medewerker gaat als volgt: 1. Selecteer in het scherm Begeleider de relevante persoon. 2. Scroll naar Aanwezigheid en klik op Bewerken. 3. Selecteer per dag of de begeleider wel of niet aanwezig zal zijn. 4. Geef per dag (aan de hand van het schoolrooster) aan hoe laat de begeleider zal beginnen. De standaardinstelling is 14.30 uur. 5. Geef per dag aan tot hoe laat de begeleider werkt. De standaardinstelling is 18.00 uur. 6. Klik op Opslaan. Het invoeren van het vakkenpakket per begeleider gaat als volgt: 1. Selecteer in het scherm Begeleider de relevante persoon. 2. Scroll naar Vakkenpakket en klik op Toevoegen. 3. Selecteer uit het pull-down menu een vak en selecteer eventueel de graad van beheersing van dit vak. 4. Druk op Opslaan en herhaal stappen 2 en 3 totdat het volledige vakkenpakket is ingevoerd. 3.5 Contactpersonen Ouders en andere belanghebbenden kunnen online toegang krijgen tot StudyAssist. Zij hebben toegang tot de onderdelen huiswerkoverzicht (dus alle items plus de beoordelingen), aanwezigheid, cijfers en als u dat hebt aangegeven persoonlijke memo s. Een contactpersoon is niet gemachtigd wijzigingen in deze onderdelen aan te brengen. Een contactpersoon aanmaken gaat als volgt: 1. Ga naar het scherm Leerling > Leerlinggegevens. 2. Scroll naar Contactpersoon en klik op Contactpersoon toevoegen. 3. Voer naam, e-mailadres en telefoonnummer in en vink het vakje Kan inloggen aan. Screenshot: Contactpersoon toevoegen Het programma zal nu automatisch een email met activatielink en handleiding naar het door u opgegeven emailadres sturen. Deze activatielink is 30 dagen geldig. Indien een contactpersoon zijn
23 account te laat activeert kan een nieuwe activatielink worden verstuurd door het vakje Kan inloggen uit te vinken, dan te drukken op Opslaan om vervolgens het vakje Kan inloggen weer aan te vinken en dan nogmaals alles op te slaan. Indien een contactpersoon zijn wachtwoord is vergeten, kan hij bij het inloggen klikken op Wachtwoord vergeten. Het programma verstuurt dan automatisch een mail om het wachtwoord te resetten. Een contactpersoon kan worden verwijderd. Dit doet u door te gaan naar Home > Contactpersonen en het rode kruisje achter de te verwijderen contactpersoon aan te klikken. E-mailadres contactpersoon wijzigen Het kan natuurlijk voorkomen dat er een foutief e-mailadres ingevuld is. Het instituut ontvangt daarvan automatisch een notificatie. Hiervoor dient u eenmalig een e-mailadres op te geven bij Home > Beheer > Instellingen > Bewerken. Vervolgens wijzigt u het e-mailadres van de contactpersoon zoals beschreven onder punt 1. Om opnieuw een activatielink naar de contactpersoon te versturen dient u de box Kan inloggen eerst uit te klikken, dan op Opslaan te drukken en dan opnieuw de link aan te vinken. Deze vink dient namelijk als startschot, dat niet bij elke wijziging opnieuw afgevuurd wordt. Meerdere leerlingen aan één contactpersoon toevoegen Heeft een ouder meerdere leerlingen op het instituut of wilt u een mentor voorzien van toegang tot meerdere leerlingdossiers, dan hoeft u niet per leerling de contactpersoon opnieuw aan het maken. In het scherm Home > Contactpersonen selecteert u de juiste persoon, klikt op Bewerk leerlingen en u kunt vervolgens meerdere leerlingen aanvinken. 3.6 Bijlesmodule N.B.: De bijlesmodule is een aparte toevoeging aan het pakket en dus niet standaard zichtbaar in StudyAssist. Deze dient door onze supportafdeling geactiveerd te worden. Een bijlesleerling wordt ingevoerd op de wijze omschreven in par. 2.8 van deze handleiding. Bij de leerlinggegevens moet het vakje Bijles worden aangevinkt. Voor een bijlesleerling kunt u ook contactpersonen, vakkenpakket en rooster aanmaken. Voor leerlingen voor wie StudyAssist ook gebruikt wordt voor bijlessen verschijnt in het scherm Leerling een extra tabblad Bijles. Dit is in onderstaande screenshots te zien (hier is een serie van drie bijlessen biologie ingepland).
24 Screenshot: Tabblad Bijles Een enkele bijles toevoegen gaat als volgt (zie onderstaand screenshot): 1. Zorg dat u zich in het Leerling scherm bevindt 2. Klik op Toevoegen 3. Specificeer het vak waarvoor de leerling bijles krijgt, de begeleider en de datum en het tijdstip van de bijles. 4. Vul vervolgens het veld Omschrijving in. 5. Klik op Opslaan. Screenshot: Bijles toevoegen Het is ook mogelijk om in één keer een reeks bijlessen toe te voegen. Dit gaat als volgt: 1. Zorg dat u zich in het Leerling scherm bevindt 2. Klik op Serie toevoegen 3. Specificeer het vak waarvoor de leerling bijles krijgt, de begeleider en de datum en het tijdstip van de eerste bijles.
25 4. Specificeer vervolgens uit hoeveel bijlessen deze serie bestaat. StudyAssist plant dit aantal bijlessen door op dezelfde dagen en tijden. 5. Standaard worden bijlessen niet doorgepland op vakantiedagen (welke door de gebruiker ingevoerd dienen te worden bij Openingsinformatie). Wilt u dat dit voor de betreffende serie bijlessen wel gebeurt, dan vinkt u de box Doorplannen in vakantie aan. 6. Vul vervolgens het veld Omschrijving in. 7. Klik op Opslaan. Bewerken en/of verwijderen enkele bijles Indien u een bijles wil bewerken, annuleren of aftekenen klikt u in het bijlesscherm de betreffende bijles aan en klikt u de betreffende bewerking aan. Indien u kiest voor de optie verslag toevoegen, opent er automatisch een veld waarin de bevindingen en/of afspraken kunnen worden genoteerd. Verwijderen reeks bijlessen Het is mogelijk om alle bijlessen vanaf een bepaalde datum te verwijderen, bijvoorbeeld als de betreffende leerling stopt met bijlessen. Hiervoor klikt u in het tabblad Bijles op Verwijder toekomstige bijlessen, specificeert de datum en klikt op Verwijderen. Totaaloverzicht bijlessen Een overzicht van alle gegeven en geplande bijlessen kunt u vinden onder Home > Overzichten > bijles. Hier kunnen bijvoorbeeld maandoverzichten per leerling of begeleider afgedrukt of geëxporteerd worden. 3.7 Performance De snelheid waarmee met StudyAssist gewerkt kan worden, af is afhankelijk van diverse factoren. StudyAssist is via internet toegankelijk en draait op servers van DLD Software. Nadelige factoren voor de performance van StudyAssist zijn onder meer: 1. Een slechte of trage verbinding met internet 2. Een verouderde browser 3. Een verouderde / trage computer 4. Het gebruik van andere programma's die veel bandbreedte eisen (o.a. downloaden tijdens gebruik StudyAssist, gebruik internettelevisie of radio tijdens uw werkzaamheden). Om StudyAssist zo vlot en soepel mogelijk bij u te laten draaien, raden wij een kabel-, ADSL- of glasvezelverbinding met internet aan met een snelheid van tenminste 5 Mbit/sec en het gebruik van de nieuwste versies van browsers Microsoft Explorer of Mozilla Firefox, alsmede een computer die niet te verouderd of te traag is.
26 3.8 Sneller werken met StudyAssist StudyAssist bevat tal van handige functies, die het werken met het programma makkelijker en aanzienlijk sneller kunnen maken. Wij raden nieuwe gebruikers dan ook altijd aan om het werken met deze functies in elk geval een paar keer te proberen omdat ze een aanzienlijke tijdsbesparing kunnen realiseren en veel typewerk overbodig maken. Een aantal van deze functies zijn: - Gebruik van sneltoetsen. Door te werken met sneltoetsen in plaats van de muis verricht u minder handelingen voor dezelfde acties en houdt u uw handen op het toetsenbord. Met bijvoorbeeld de toetscombinatie shift + n opent u het scherm Huiswerk toevoegen / bewerken. In dit scherm kan met de toetscombinatie ctrl + shift + z een nieuw huiswerkitem aangemaakt worden. Een totaaloverzicht van alle sneltoetsen is te vinden onder Help, rechtsboven in beeld. - Met de Tab knop op uw toetsenbord kunt u in veel schermen van veld naar veld springen, u hoeft dan dus niet steeds de betreffende velden aan te klikken met de muis. - Voor leerlingen uit dezelfde klas kunnen veel zaken gekopieerd worden: ingevoerde huiswerkplanningen, roosters, lestijden en vakkenpakket. Zie hiervoor de betreffende paragrafen in deze handleiding. - Gebruik van de totaaloverzichten. Een totaaloverzicht voor al het huiswerk van elke dag is te vinden onder Home > Overzichten > Huiswerk. Wilt u aan het einde van de werkdag snel controleren of alle beoordelingen ingevoerd zijn, dan klikt u in dit scherm op Alleen voor [datum] en scrolt even snel langs alle leerlingen. Het totaaloverzicht van de gemiddelde cijfers van alle leerlingen onder Home > Overzichten > Cijfers geeft snel inzicht over de huidige stand van zaken. - Standaard tekst bij afwezigheid leerling automatisch invullen. Door gebruik te maken van deze functie is het bij de beoordelingen direct duidelijk dat de leerling afwezig was en er daarom niet op het instituut gewerkt is. Dit scheelt bij vragen omtrent de beoordelingen een hoop uitzoekwerk, bovendien hoeft u bij leerling die afwezig is dit niet bij elk huiswerkitem apart in te voeren. 4. Back-ups en ondersteuning Voor ondersteuning tijdens het gebruik van StudyAssist is een eigen helpdesk beschikbaar. Tevens wordt er zorg gedragen voor een dagelijkse back-up van uw gegevens. Tijdens de installatie en het eerste gebruik van StudyAssist kunt u met vragen of problemen terecht bij uw contactpersoon binnen ons bedrijf. Daarnaast kunt u gebruik maken van onze helpdesk, te bereiken middels e-mail: support@studyassist.eu. N.B.: Gebruik van de helpdesk is alleen toegankelijk voor de licentiehouder en niet voor leerlingen en ouders. Zij dienen hun vragen omtrent het gebruik van StudyAssist te stellen aan hun studiebegeleider(s).
27 Voor dringende zaken kunt u ook telefonisch contact met de helpdesk opnemen, onder nummer 0703106159.