Getting Things Done & Outlook 2013 Opsteller: Bart Van Steenberghe Versie: 1.0 van 30/05/2013
Postvak IN Mappenstructuur Postvak IN 01_Archief_KT Archiefmap van binnenkomende e-mails op korte termijn (KT). Kopie van alle binnenkomende e-mails (geautomatiseerd via een regel). Uitzonderingen: eroom alerts, verlofmeldingen uit Vlimpers, bepaalde nieuwsbrieven, Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen). Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, 02_Archief_LT Archiefmap van e-mails op lange termijn (LT). Kopie van e-mails die langer dan 5 maanden bewaard moeten blijven (manueel). Met submappen (bijv. voor bepaalde projecten, dossiers, ). Verzonden items Archiefmap van verzonden e-mails op korte termijn. Kopie van alle verzonden e-mails. Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen). Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, 2
Regels en waarschuwingen Regels en waarschuwingen aanmaken Ga naar Bestand en kies voor Info. Klik op Regels en waarschuwingen beheren. Kies voor Nieuwe regel en doorloop de wizard. Aandachtspunt: alle regels worden in een bepaalde volgorde afgewerkt. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden. Onderstaande volgorde is alvast correct. Enkele regels Afwachten (02_Wachten) Deze regel zorgt ervoor dat als ik een e-mail verstuur en ik mezelf in Bcc (of Cc) zet, er automatisch een kopie van deze e-mail in mijn takenlijst terechtkomt binnen de categorie 02_Wachten. Op die manier heb je een duidelijk overzicht van e-mails waar je nog op een antwoord wacht. Backup van e-mails (01_Archief_KT) Deze regel zorgt ervoor dat er van elke binnenkomende e-mail een kopie bewaard wordt in de map 01_Archief_KT. Hierop kan je uitzonderingen instellen (bijvoorbeeld e-mails die ik naar mezelf gestuurd heb, Vlimpersmeldingen, eroom alerts, ). 3
Oh shit! regel Deze regel zorgt ervoor dat het verzenden van e-mails met één minuut uitgesteld wordt. Dat is net genoeg tijd om die vergeten bijlage toe te voegen, of nog een collega in Cc te zetten. Je vindt die e-mail gedurende één minuut terug in de map Postvak UIT. 4
Categoriee n van taken Categorieën aanmaken Kies in het lint Categoriseren. Kies daarna Alle categorieën en vervolgens Nieuw Voeg een nieuwe categorie toe. Mijn categorieën Categorieën voor Taken 00_Deze_week Acties gepland voor de komende week. 01_Actie Acties die niet in de komende week moeten gebeuren. 02_Wachten Oplijsting van zaken waar ik nog op wacht. 5
03_Opvolgen Oplijsting van gedelegeerde projecten. 04_Projecten Oplijsting van projecten. 05_Agendapunten Terugkerende vergaderingen (bijv. Stafvergadering, Teamoverleg). Punten die met bepaalde personen moeten besproken worden (bijv. Afdelingshoofd, Personeelsverantwoordelijke, enz.). 06_Lezen Te lezen documenten. 07_Ooit/misschien Acties of projecten die ooit/misschien eens moeten gebeuren. Ideeën. Andere suggesties Afhankelijk van je jobinhoud kunnen ook andere categorieën interessant zijn. Ik denk bijvoorbeeld aan Telefoontjes voor als je regelmatig moet telefoneren. en categorieën die ik voor mijn Agenda gebruik: Deadline Een deadline waaraan ik herinnerd wil worden. Niet voor mezelf! Afspraken van collega s waarvan ik graag op de hoogte ben (bijv. de Directieraad, het EOC, een belangrijk overleg waarbij ik wil informeren naar de resultaten, enz.). Op verplaatsing Afspraken waarvoor ik me moet verplaatsen (buitenshuis). Persoonlijk Privé-afspraken. 6
Reistijd Tijd die ik onderweg ben (bijv. met het openbaar vervoer, met een dienstwagen). Uitgevoerd Acties gebonden aan een dag die ik afgerond heb en dus mag afvinken. Vakantie Verlofdagen en wettelijke feestdagen. Verjaardag Verjaardagen van mensen (= een jaarlijks terugkerende afspraak in mijn Agenda). Weergave-instellingen Kies in het lint Weergave wijzigen en vervolgens Weergaven beheren Mijn instellingen: o Kolommen : Pictogram, Bijlage, Voltooid, Onderwerp, Totale hoeveelheid werk en Einddatum. o Groeperen op : Categorieën (oplopend). o Sorteren : Einddatum (oplopend); Onderwerp (oplopend). 7
Snelle stappen Snelle stappen aanmaken Kies in het lint voor het pijltje rechtsonder het menu Snelle stappen. Zo kan je eenvoudig je snelle stappen beheren. Mijn snelle stappen 01_Deze_week 02_Actie 03_Afwachten 8
04_Lezen 05_Ooit/misschien 9