Raadsbrief Onderwerp: Vernieuwing raadsstukken en aanvullende reactie rapport "Yes, minister" Datum: 26 augustus 2015 Betreft Programma: 1. Burger en bestuur Portefeuillehouder: E. Nauta-van Moorsel Medewerker: Richard Klein Tank Aanleiding In de afgelopen maanden is gewerkt aan de voorbereiding van een nieuwe werkwijze voor het maken van schriftelijke stukken voor de raad. Dit is gedaan mede naar aanleiding van het rapport van de rekenkamercommissie Yes, minister dat eerder dit jaar door de raad is besproken. Nu we aan de start staan van de nieuwe werkwijze verwoorden wij in deze raadsbrief de huidige stand van zaken. Inhoudelijke boodschap Er bestaan verschillende redenen om de instrumenten die het college hanteert in de communicatie met de gemeenteraad onder de loep te nemen en te bezien of de wijze waarop we die gebruiken kan worden vernieuwd. Die redenen zijn: De vernieuwing van het vergaderstelsel van de raad ingaande 2015, Het rekenkamerrapport Yes, minister over de actieve informatievoorziening, De digitalisering van de raadsstukken en het gebruik van het raadsinformatiesysteem en De reorganisatie die in 2014 in de ambtelijke organisatie is doorgevoerd. In het debat over het rapport van de rekenkamercommissie Yes, minister op 20 januari jl. heeft de raad aangegeven behoefte te hebben aan een plan van aanpak. De tabellen in bijlage 1 en 2 voorzien hierin. De uitdaging was om onze producties voor de raad eenvoudiger en beknopter te maken, zodat de essentie van de boodschap centraal staat. Wat moet de raad weten? Wat zijn de beslispunten in een besluit? Welke argumenten dragen een voorstel? Met het presidium is enkele keren van gedachten gewisseld over de nieuwe formats die we hiervoor hebben ontwikkeld. - 1 -
Aanbevelingen Audit raadsstukken 2011 In 2010-2011 heeft een eerdere werkgroep, waarin ook enkele raadsleden zitting hadden, een uitgebreide audit gehouden naar de kwaliteit van raadsstukken. Daarvoor werd een reeks aan raadsvoorstellen en raadsmemo s getoetst op overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid. Die audit uit 2011 leidde tot een groot aantal (30) praktische aanbevelingen. Veel van die aanbevelingen zijn in de afgelopen jaren uitgevoerd. Het beeld alsof hier niets mee is gedaan, is feitelijk onjuist. Zo is een raadsinformatiesysteem ingevoerd, zijn vaste formats voor raadsvoorstellen, raadsmemo s en raadsinformatie ingevoerd en wordt op het gebruik daarvan gelet, wordt altijd een contactpersoon voor nadere informatie vermeld, wordt toegezien op kwaliteit en het vermijden van taal- en typefouten en vakjargon en wordt in raadsvoorstellen altijd een samenvatting opgenomen. Aanbevelingen rapport Yes, minister De rekenkamercommissie heeft in haar rapport uit november 2014 aanbevelingen gedaan betreffende de communicatie tussen raad en college. Deze aanbevelingen hebben we samengevat in onderstaande tabel. Daarin is bij elk aangegeven hoe we de aanbeveling hebben overgenomen. Conclusie Met de introductie van de nieuwe formats voor raadsvoorstellen en raadsbrieven denken we een belangrijke stap te zetten in de vernieuwing van de actieve informatievoorziening tussen college en raad. Daarbij streven we ook naar een selectiever gebruik van het instrument raadsbrief, zodat niet alleen de omvang, maar ook het aantal producties per jaar teruggebracht wordt. Burgemeester en wethouders van Hof van Twente de secretaris, de burgemeester, mr. G.S. Stam drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM - 2 -
Nr. AANBEVELING YES MINISTER REKENKAMERCOMMISSIE 1. Essentie van een schriftelijk stuk duidelijker en toegankelijker maken (bijv. met tabel/stoplicht) 2. Vraag of een stuk leesbaar en begrijpelijk is voor een raadslid centraal stellen. Secretaris toetst, geeft feedback en organiseert trainingen 3. Griffier toetst stukken (op context, doorwerking en rol van de raad), stuurt tekortschietende stukken terug en bespreekt dit in het driehoeksoverleg 4. Verhoog frequentie raadsvergaderingen 5. Versterk structurerende taak van de griffie; groepeer onderwerpen op onderwerp, programma, prioriteit en rol van de raad (beslis/toezicht/ter info) 6. Structureer documentenstroom vanuit projectplannen, jaarprogramma s, ad hoc informatie op vast moment in week 7. Raadsmemo s en raadsinformatie koppelen aan dossier dat raad kan raadplegen. 8. Digitaliseren van grote dossiers (projecten), direct raadpleegbaar. REACTIE COLLEGE EN, VOORGENOMEN ACTIE EN STAND VAN ZAKEN In sommige raadsstukken zoals programmabegroting, beraps en de nieuwe opzet jaarrekening wordt hier al mee gewerkt. Ook de nieuwe structuur van raadsvoorstellen leidt tot kortere stukken en geeft duidelijker inzicht in de argumenten per beslispunt. Schrijven met de bril van een raadslid krijgt intern aandacht en stond centraal in de 4 interne trainingen rondom de introductie van de nieuwe formats. Met de workshop Heldere taal, die komend najaar eveneens vanuit de Hofacademie wordt georganiseerd, wordt hierop voortgebouwd. De toetsende rol van kwaliteit namens de secretaris is belegd bij de concernstaf. Verbeterpunten uit de praktijk worden in de trainingen betrokken. Met de griffier hebben we de afspraak dat hij wel een signalerende, maar geen toetsende rol zal vervullen. Kwaliteit stukken zal evenals de ervaringen met het nieuwe vergaderstelsel een vast agendapunt zijn in het driehoeksoverleg (burgemeester/ secretaris/ griffier). Ingaande 2015 is het aantal raadsvergaderingen al vergroot als gevolg van het nieuwe vergaderstelsel. Er is inmiddels een langetermijnagenda voor de raad opgesteld. Deze is afgeleid van het collegeprogramma en de beleidsagenda uit de programmabegroting. Ook in de nieuwe formats zal een duidelijke verwijzing naar onderwerp en programma worden opgenomen. De jaarlijkse beleidscyclus vormt samen met de langetermijnagenda een structurering van de documentenstroom. Ons aanvankelijke voornemen om met één wekelijkse raadsbrief op een vast moment in de week te werken hebben we (voorlopig) niet overgenomen. De indruk bestaat dat het wenselijk blijft actuele boodschappen zo spoedig mogelijk via een aparte raadsbrief naar de raad te communiceren. Dit vermindert de kans dat de raad informatie via de pers moet vernemen. Dit is nadrukkelijk een doelstelling van het gaan werken met nieuwe formats. Voorheen werd dit wel bij raadsvoorstellen gedaan, maar nog niet bij alle raadsmemo s/raadsinformatie. Deze aanbeveling kwam ook al voort uit het Onderzoek bestuurlijke projecten 2014 / Actieplan verbeteren projectmatig werken. Doel is dit via het raadsinformatiesysteem vorm te geven. - 3 -
9. Raad en college moeten afspraken maken over informatievoorziening 10. Zorg voor rolbekendheid en rolvastheid en voer gesprekken over rollen raad en college 11. Zorg voor creatieve en inspirerende vormen van informatieverstrekking Deze afspraken willen we in een soort Protocol informatievoorziening aan de raad in overleg met het presidium vastleggen. Afstemming vindt plaats met het Reglement van orde voor de raad en de Verordening op de ambtelijke bijstand. Thematisch aandacht schenken aan de onderlinge informatievoorziening tussen raads- en collegeleden is een goede zaak. In het verlengde van het trainingsprogramma voor (nieuwe) raadsleden kunnen in overleg één of meerdere bijeenkomsten worden georganiseerd. De vernieuwingen die wij voor ogen hebben zijn zeker gericht op creativiteit en inspiratie. Het loslaten van oude patronen en zoeken naar leuke nieuwe vormen van informatievoorziening inspireert ook onszelf. Dus laat u vooral verrassen. Stand van zaken uitvoering Plan van aanpak vernieuwing raadsstukken: 1 De instrumenten raadsmemo en raadsinformatie vervangen door nieuw instrument, raadsbrief 2 Voor raadsvoorstel, raadsbesluit en raadsbrief worden nieuwe bondige formats ontwikkeld die afgestemd zijn op het gebruik van de i-pad. 3 De huisstijl voor de schriftelijke producties uit 2001 moet worden vernieuwd. Dat geldt ook voor beleidsnota s en andersoortige bijlagen, zodat uniformiteit van producties ontstaat. Toepassing dient organisatiebreed plaats te gaan vinden 4 Een bondige visie op (modern) taalgebruik formuleren, die aansluit bij de Organisatievisie, cultuur en ontwikkeling organisatie. Dit in de vorm van de Stijl van het huis 4 De betrokken medewerkers worden getraind in het gebruik van de nieuwe formats en de filosofie daarachter en in het gebruik van kort en bondig taalgebruik volgens de Stijl van het huis met medewerking van interne schrijfcoaches 5 De bestaande toetsing van raadsvoorstellen en raadsbrieven door de concernstaf wordt geïntensiveerd en verbreed College heeft ingestemd met instrument raadsbrief. Dit wordt ingaande september 2015 gehanteerd. Formats zijn ontwikkeld voor raadsvoorstel, raadsbesluit en raadsbrief met diverse voorbeelden en instructies Laten ontwikkelen van praktisch huisstijlhandboek. Voorlopig worden de nieuwe formats gebruikt binnen de bestaande huisstijl. Op een later moment gaan we voorstellen m.b.t. huisstijl voorbereiden. Formuleren bouwstenen voor stijl van taalgebruik, raadplegen raad en hofpanel. De interne Training Helder formuleren voor medewerkers vormt hiervoor de aanzet. Organiseren trainingen voor 60 raadschrijvers + MT; daarna verbreden naar andere medewerkers. Onder de vlag van de Hofacademie zijn in de afgelopen maanden 4 trainingen verzorgd met medewerking van de griffier. Werkafspraak wekelijkse toetsing via Tesz. Met het oog op uniforme toepassing van de nieuwe formats vindt een extra check/ eindredactie plaats. September 2015 April 2015 Juni 2015 September 2015-4 -
- 5 -