pagina 1 van 6 Inleiding De jaarafsluiting betekent dat de financiële administratie voor een bepaald boekjaar volledig gereed gemaakt moet worden. Zaken die in dit proces een rol spelen zijn onder andere: Het opstellen van de eind- en beginbalans Het boeken van transitorische posten De BTW-afhandeling Omdat een financiële administratie doorgaans niet op korte termijn kan worden afgesloten, wordt er enige tijd in twee boekjaren gewerkt. De "eindejaarsprocedure" heeft bij E-Account betrekking op een aantal stappen die achtereenvolgens genomen kunnen of moeten worden. Om een jaarovergang in Exact voor Windows goedt te laten verlopen dient u de volgende stappen te doorlopen: 1. Het maken van een backup [Bestand -Backup maken\teruglezen] 2. Het verwerken van alle boekingen [Menu -Financieel -Verwerken - Boekingen Verwerken] 3. Consistentie-check uitvoeren [Menu -Financieel -Grootboek - Controles - Consistentiecontrole] 4. Nieuw boekjaar openen [Menu - Financieel - Verwerken - Periodebeheer -Nieuw boekjaar openen] 5. Aanmaken periode-datumtabel [Menu - Administratie inrichten -Algemeen - Periode-datumtabel] 6. Standaard boekjaar aanpassen 7. Correcties 8. Verdichten & verwijderen boekjaren 9. Aanpassen grootboeknummers 1. Het maken van een backup [Bestand -Backup maken\teruglezen] Voordat u een nieuw boekjaar opent, dient u altijd een backup te maken. U kunt, als er tijdens het openen van een nieuw boekjaar of bij het printen van de openingsbalans iets fout gaat, altijd terugvallen op de gemaakte backup om de jaarovergang nogmaals uit te voeren. 2. Het verwerken van alle boekingen [Menu - Financieel - Verwerken - Boekingen verwerken] Voor u een jaarovergang uitvoert, moet u alle boekingen van het gehele boekjaar verwerken. 3. Consistentie controle uitvoeren [Menu - Financieel - Grootboek - Controles - Consistentiecontrole] Met deze functie controleert u de consistentie van uw bestanden. De bedragen van de openstaande posten worden vergeleken met de bedragen op de grootboekrekeningen en op de balans. Normaal gesproken zijn uw bestanden consistent. Door een computer- of stroomstoring kan het echter voorkomen dat bestanden verloren gaan of verminkt raken. Deze situatie zou zich voor kunnen doen tijdens het verwerken van de boekingen. U dient om die reden altijd voor verwerken een backup te maken van uw bestanden. Tijdens het verwerken van boekingen wordt een aantal bestanden geopend, bijgewerkt en weggeschreven.! Indien u een inconsistentie constateert (er staan * achter de bedragen), dient u contact op te nemen met de Afdeling Support van Exact. Telefoonnummer: 015-711 51 00 optie 1. 4. Nieuw boekjaar openen [Menu - Financieel - Verwerken -
pagina 2 van 6 Periodebeheer - Nieuw boekjaar openen] Met deze functie kunt u een nieuw boekjaar openen. Er wordt dan voor het nieuwe jaar een beginbalans aangemaakt, waarbij het resultaat van het standaard boekjaar wordt geboekt op rekening, gekoppeld bij 'winst lopend jaar' [Menu -Administratie inrichten -Financieel -Grootboek - Grootboekkoppelingen]. Wanneer u kiest voor 'nieuw boekjaar openen', krijgt u eerst de vraag of u een backup heeft gemaakt. U mag hier alleen voor 'ja' kiezen als u ook daadwerkelijk een backup heeft gemaakt. Na uw bevestiging van het openen van een nieuw boekjaar dienen de volgende gegevens te worden ingevuld: 1. Resultatenrekening: dit veld wordt automatisch gevuld als u het nummer van de grootboekrekening Winst lopend jaar [Menu - Administratie inrichten -Financieel -Grootboek - Grootboekkoppelingen] heeft ingegeven. 2. Begindatum van het nieuwe boekjaar: op dit veld moet de datum worden ingevoerd waarop het nieuwe boekjaar begint. Als suggestie wordt 1 januari van het volgende boekjaar getoond. 3. Verslag beginbalans: vink dit aan als u de openingsbalans van het geopende jaar wilt afdrukken. Nadat u het boekjaar aangemaakt heeft, wordt het 'hoogste boekjaar' met 1 jaar verhoogd [Menu - Administratie inrichten - Financieel - Instellingen - Algemeen - Tabblad Algemeen]. 5. Aanmaken periode-datumtabel [Menu -Administratie inrichten - Algemeen - Periode-datumtabel] Voordat u gaat boeken in het nieuwe jaar dient u in dit pad eerst aan te geven hoe uw periodes zijn opgebouwd. Hier vult u de begindatum en de einddatum van de periodes in. 6. Standaard boekjaar aanpassen Als er een boekjaar is geopend dat hoger is dan het standaard boekjaar kunt u via het onderdeel Instellingen E- Account [menu administratie inrichten, financieel, instellingen, algemeen] het standaard boekjaar eenvoudig aanpassen door een boekjaar in te geven, dat ligt tussen het hoogste en laagste boekjaar. Bij de meeste pakketten van Exact die kunnen worden gekoppeld aan E-Account (zoals bijvoorbeeld E-Faktuur) wordt het boekjaar al vastgelegd bij de invoer in die pakketten of bij het journaliseren naar E-Account. Het gewenste boekjaar moet dus zijn geopend. Het tijdstip van het veranderen van het standaard boekjaar Optimaal voor het wijzigen van het standaard boekjaar is het moment dat meer boekingen betrekking hebben op het nieuwe boekjaar dan op het aflopende boekjaar. In de praktijk betekent dit dat deze datum afhangt van de mate waarin de boekhouding bij is. Stel dat uw accountant u in bijvoorbeeld februari adviseert nog een aantal correctieboekingen in te voeren voor 2012, terwijl u het standaard boekjaar al op 2013 heeft gezet. Het kan dan handig zijn het standaard boekjaar weer even terug te zetten naar 2012. Denk er wel aan dat journaalposten uit E-Voorraad in het standaard boekjaar terecht KUNNEN komen. 7. Correctieboekingen Gedurende de periode van het afsluiten van het boekjaar kan het noodzakelijk blijken om correctieboekingen te maken. In voorafgaande perioden kan er bijvoorbeeld op verkeerde rekeningen geboekt zijn, of de bedragen die geboekt zijn blijken niet correct. Indien de bedragen die geboekt zijn onjuist waren, kan in het oorspronkelijke dagboek een correctie-boeking gemaakt worden. Het inkoopboek, het verkoopboek of het memoriaal kan daarbij gekozen worden voor het al of niet storneren van de correctieboeking. Het voordeel van storneren is dat het correctiebedrag in mindering wordt gebracht op dezelfde grootboekkaartzijde. De correctie leidt dan niet tot een ongewenste ophoging van de totaaltellingen van de grootboekkaart. Bij het inkoopboek en verkoopboek zult u hiervoor het veld storneren op ja moeten zetten. Wel of niet storneren?
pagina 3 van 6 Ook bij storneren moet de boeking negatief worden ingevoerd. Storneren is alleen mogelijk indien bij Instellingen E- Account [menu administratie inrichten, financieel, instellingen, algemeen] het veld Stornoboekingen aangevinkt is. Transistorische posten Van een transitorische post is sprake indien een journaalpost over twee boekjaren heen loopt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vooruitbetaalde bedragen die nog geen kosten zijn, of reeds ontvangen bedragen die nog geen opbrengst zijn. Er kan sprake zijn van: vooruitbetaalde bedragen vooruitontvangen bedragen nog te betalen bedragen nog te ontvangen bedragen Voor deze posten kunt u naar keuze één of meerdere grootboekrekeningen aanleggen. Zo zou u bijvoorbeeld vooruitbetaalde bedragen rekeningnummer 1900 kunnen geven en nog te betalen bedragen rekeningnummer 1910, etc. Het boeken van transistrorische posten Het boeken van transitorische posten is functioneel gezien eenvoudig. U hoeft er geen apart dagboek voor te gebruiken. Voor het boeken van vooruitbetaalde bedragen kiest u bijvoorbeeld eerst 2012, periode 12. Vervolgens selecteert u het gebruikelijke dagboek (bijvoorbeeld het inkoopboek). In plaats van kosten, boekt u daar op de gewenste transitorrekening. Vervolgens kiest u voor boekjaar 3, periode 1 en vervolgens het memoriaal. Daarin boekt u dan de kosten debet en de transitorrekening credit. De journaalposten zien er dan als volgt uit: 2012 (12), Inkoopboek: Transitorrekening 100,00 BTW Inkopen 17,50 aan Crediteuren 117,50 2013 (0), Memoriaal: Transitorrekening 100,00 BTW Inkopen 17,50 aan Crediteuren 117,50 2013 (1), Memoriaal: Kosten 100,00 aan Transitorrekening 100,00 De journaalpost in periode 0 wordt automatisch door het pakket aangemaakt om de beginbalans te corrigeren die automatisch door het pakket is gegenereerd bij het openen van boekjaar 2013. Afsluiten boekperioden In Exact voor Windows is het mogelijk het boeken in bepaalde perioden en dagboeken te blokkeren. Het blokkeren van een boekperiode in een dagboek kan met de functie sluiten/heropenen perioden [financieel, verwerken, periodebeheer, perioden afsluiten/heropenen].
pagina 4 van 6 Indien voor een administratieve periode alle boekingen en verwerkingen op juistheid zijn gecontroleerd kan deze boekperiode als afgesloten worden beschouwd. Het is dan mogelijk om de periode te blokkeren voor het invoeren van nieuwe boekingen. Dit voorkomt dat er per ongeluk in een reeds gecontroleerde periode wordt geboekt. Gaat u een periode afsluiten en geeft u aan dat u voor die periode alle dagboeken wilt afsluiten, dan zal het pakket de dagboeken waarin nog boekingen aanwezig zijn, niet meenemen in de afsluiting. Het blijft dan mogelijk om in dit dagboek te boeken. Moet u, om wat voor reden dan ook, toch nog boekingen in een afgesloten periode invoeren, kan de boekperiode heropend worden. Het heropenen van periodes kan eveneens met de functie sluiten/heropenen perioden. 8. Verdichten Verdichten is alleen verplicht als u een boekjaar wilt verwijderen. De consequentie van verdichten, en tevens belangrijk nadeel, is dat detailinformatie van historische mutaties uit het systeem verdwijnt. Per periode worden namelijk de afzonderlijke mutaties gesommeerd en per periode als één saldobedrag weggeschreven. Als u gaat verdichten worden tevens de kaarten vóór verdichten afgedrukt. U heeft de volledige informatie dan nog op papier. Het is verstandig vóór het verdichten een backup te maken. Nadelen verdichten Als een openstaande post gecreëerd is in 2006 en betaald in 2007 en u verdicht alleen 2006 dan wordt deze post niet verdicht en kan het boekjaar niet verwijderd worden. In dit geval dient u boekjaar 2007 ook verdichten en dat is vaak niet mogelijk of wenselijk. Als uw boekstuknummers niet uniek zijn gaat het ook verdichten niet goed. Een boekstuknummer moet uniek zijn om te kunnen verdichten. Bijvoorbeeld boekstuknr 1 in 2006 en boekstuknr 1 in 2007 zijn geboekt, deze laatste staat nog open, dan is het niet mogelijk om de post van 2006 te verdichten. Exact Globe (2000) en verdichten Indien er verdicht is, en het boekjaar is niet verwijderd, dan kunnen wij de conversie van mutaties naar Exact Globe 2000 en Exact Globe niet ondersteunen. Bij het verdichten gaat er namelijk detailinformatie verloren, waardoor er na de conversie heel veel openstaande posten uit voorgaande boekjaren weer kunnen openstaan. Het belangrijkste bij de conversie is de datum die bij de mutatie meegegeven wordt. Bij het verdichten krijgen meerdere mutaties de datum van het moment dat de verdichting uitgevoerd is. In Exact voor Dos en Exact voor Windows gaat het pakket uit van de periode/boekjaar en dan klopte het overzicht per periode. Echter in Exact Globe (2000) gaat men uit van de datum en dan komen deze verdichte mutaties niet juist op de balans naar voren. Voordelen verdichten Bij het verdichten wordt één post per debiteur per periode aangemaakt, als u een debiteur dus 1x per periode faktureert dan levert het geen voordeel op. Faktureert u meerdere keren per periode dan levert het ruimte op. In het verleden was het zo dat de capaciteit van de harde schijven beperkt was en dat er snel een gebrek aan ruimte was, echter tegenwoordig zijn de harde schijven vaak zo groot en de administraties in dos/windows zo klein dat dit niet echt meer noodzakelijk is.
pagina 5 van 6 Het verdichten van mutaties vindt u bij [menu financieel, verwerken, bestandsbeheer, mutaties verdichten]. Hieronder staan de keuzes voor het afzonderlijk verdichten van: debiteurenmutaties crediteurenmutaties grootboekmutaties activamutaties BTW-historie voor BTW-aangifte voor CBS-aangifte De omschrijving die aan verdichte mutaties wordt gegeven is: "verdichte mutatie periode X". Indien BTW-aangiften worden verdicht zijn eventuele ICT-listings en BTW-aangiften niet meer, of slechts ten dele reproduceerbaar. Indien CBS-aangiften worden verdicht, zijn deze eveneens niet meer, of slechts voor een deel reproduceerbaar. De mutaties van een debiteur of een crediteur kunnen niet worden verdicht zo lang er nog openstaande posten zijn in het betreffende boekjaar. Zijn er nog niet verdichte mutaties dan kan een boekjaar niet worden verwijderd. Wilt u dus een boekjaar verwijderen (wat lang niet altijd gewenst is), dan zult u eerst de openstaande posten van dat boekjaar moeten afboeken. Het verdichten van mutaties vormt geen voorwaarde voor het openen van een nieuw boekjaar. Er kan per periode gekozen worden voor het verdichten van mutaties. Hierbij kan afzonderlijk en onafhankelijk van elkaar gekozen worden voor het verdichten van of grootboekmutaties, of debiteurenmutaties, of crediteurenmutaties of de BTWaangifte gegevens. Bij het verdichten van grootboekmutaties worden de verschillende mutaties per grootboekrekening, per periode gesaldeerd. De afzonderlijke mutaties worden dus samengevoegd tot één mutatie per periode. Hierna zullen de oorspronkelijke mutaties worden verwijderd uit het bestand. Het verdichten van debiteuren en crediteuren mutaties saldeert alleen de volledig afgehandelde openstaande posten binnen het selectietraject wat u heeft opgegeven per debiteur of crediteur, per boekjaar, periode en valutacode. Verdichten van openstaande posten Wanneer u bijvoorbeeld de debiteurenmutaties wil verdichten kan het zijn dat er nog openstaande posten binnen het traject aanwezig zijn. Deze posten kunnen het beste in het laagst mogelijke boekjaar worden afgeboekt. Een betaling in 2007 op een openstaande post van 2006 betekent dus dat de debiteurenmutaties tot en met de betaling in 2007 moeten worden verdicht, anders wordt deze mutatie niet verdicht. Het kan voorkomen dat posten niet verdicht kan worden omdat onder hetzelfde boekstuknummer bij dezelfde crediteur/debiteur nog een post openstaat. Oplossing is om de betreffende post af te boeken, te verdichten en daarna weer op te boeken. Om te voorkomen dat twee keer op hetzelfde boekstuknummer wordt geboekt, is het verstandig om het boekstuknummer te laten voorafgaan door het boekjaar, bijvoorbeeld 20070001.
pagina 6 van 6 Verwijderen boekjaar [Menu -Financieel -Verwerken -Bestandsbeheer -Gegevens verwijderen -Boekjaren verwijderen] Voordat u het boekjaar verwijdert [Menu - Financieel - Verwerken - Bestandsbeheer - Gegevens verwijderen - Boekjaren verwijderen] dient u nogmaals een backup [Bestand - Backup maken\teruglezen] te maken. Het verwijderen heeft betrekking op 2 soorten bestanden: mutatiebestanden (verwerkte boekingen) en balansbestanden. U kunt er voor kiezen alleen de mutatiesbestanden te verwijderen, zodat u in ieder geval altijd de balansen [Menu -Administratie inrichten - Financieel - Grootboek - Balansen] uit de betreffende boekjaren kunt bekijken. Nadat u het boekjaar verwijderd heeft, wordt het 'laagste boekjaar' met 1 jaar verhoogd [Menu - Administratie inrichten - Financieel - Instellingen - Algemeen - Tabblad Algemeen] 9. Aanpassen nummers Na het openen van een nieuw boekjaar wilt u een aantal nummers aanpassen. Hoe gaat dat precies en waar kan ik dat doen? Het is afhankelijk van de modules waarover u beschikt. Hieronder staat een opsomming van nummers die gecontroleerd dienen te worden. Boekstuknummers: De boekstuknummers die in E-Account gebruikt worden, kunt u aanpassen bij onderhoud dagboeken. Kies daartoe [Administratie inrichten, Financieel, Dagboeken] en selecteer het betreffende dagboek. Kies wijzigen en daarna het tabblad 'Nummer.' Door het juiste boekjaar te selecteren en op wijzigen te drukken kunt u het nummer veranderen. Geef [Enter] en [Bewaren] om af te sluiten. Faktuurnummers: Controleer eerst in menu [Administratie inrichten, Logistiek, Instellingen, Faktuur] of de instelling 'Faktuurcode/Verkoopboekkoppeling' aan of uit staat. Aan: Als u de bovenstaande stap voor boekstuknummers heeft doorlopen, hoeft u voor het faktuurnummer niets te wijzigen. Middels deze instelling worden de faktuurnummers immers vanuit het verkoopdagboek gegenereerd. Let op: het boekjaar wordt in dit geval bepaald door het boekjaar dat gedefinieerd is bij de faktuurcode. Zie menu [Administratie Inrichten, Logistiek, Verkoopgegevens, Faktuurcodes]. Uit: In hetzelfde scherm ziet u onderin verschillende nummers. Eén daarvan betreft het faktuurnummer. Dit kunt u hier wijzigen. Sluit af met Bewaren. Ordernummer / Pakbonnummer: Deze nummer kunt u aanpassen via [Administratie Inrichten, Logistiek, Instellingen, Order, Algemeen]. Kies voor het tabblad 'Nummer' en wijzig de nummers. Kies daarna voor Bewaren. Bestelnummer / Goederenmutatienummer / Inkoopfaktuurnummer / Uitleennummer: Deze nummers kunt u aanpassen via [Administratie Inrichten, Logistiek, Instellingen, Voorraad, Algemeen]. Kies voor het tabblad 'Algemeen' en wijzig de nummers. Kies daarna voor Bewaren. Offertes: Het eerstvolgende offertenummer kunt u wijzigen in [Administratie Inrichten, Verkoop, Instellingen, Offertes]. Kies voor het tabblad 'Algemeen'. Faktuurnummer in Time & Billing: Dit nummer kunt u aanpassen in menu [Adminstratie Inrichten, Time & Billing, Instellingen]. Kies nu voor het Tabblad 'Overige'.