Inventarisatie MPLUS TouchScreen Kassa M.Bruin D. 13-12-2010
Inleiding Een inventarisatie dient om de werkelijk aanwezige voorraad te vergelijken met de administratieve voorraad en geconstateerde verschillen te corrigeren op de voorraad in de database. Verschillen kunnen ontstaan door gemaakte fouten tijdens het boeken van inkopen, verkopen interfiliaal leveringen of andere boekingen. Een andere (helaas vaak grotere) oorzaak van verschillen is diefstal of fraude. Over de uitvoering van een inventarisatie wordt helaas vaak veel te licht gedacht, waardoor verkeerde correcties gemaakt worden en de administratieve voorraad soms nog meer afwijkt van de werkelijkheid dan voor de inventarisatie. Om verzekerd te zijn van een juist resultaat is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Verder is het, het beste om van goede scanapparatuur gebruik te maken en is geconcentreerd werken zeer belangrijk. Inventariseren en tegelijkertijd de verkoop door laten gaan is ten sterkste af te raden. In deze handleiding treft u adviezen aan met betrekking tot de voorbereiding van de inventarisatie, de te volgen stappen om de inventarisatie tot een goed eind te brengen. De voorbereiding Alles staat of valt bij een goede voorbereiding. We onderscheiden twee aandachtspunten: De administratieve zaken Zorg dat alles waarvan bekend is dat het naar andere filialen of het centrale magazijn verzonden moet worden ook echt uitgeboekt is vóórdat de inventarisatie begint en zorg dat geen van deze artikelen gescand wordt. Dit geldt ook voor artikelen die teruggezonden worden naar de leverancier. Alles wat vanuit andere filialen of het centrale magazijn naar het te inventariseren filiaal gezonden wordt komt pas op de voorraad nadat de transferbon is ingeboekt. Zorg er dus voor dat alle bonnen die zijn binnengekomen ook ingeboekt zijn. Bonnen echter, waarvan de artikelen nog onderweg zijn mogen beslist niet ingeboekt worden. Dit mag pas als ze daadwerkelijk in het te inventariseren filiaal aanwezig zijn. Worden ze toch ingeboekt, dan leidt dit tot negatieve verschillen. Dit geldt ook weer voor artikelen die net zijn afgeleverd door de leverancier. Als deze al ingeboekt zijn dienen ze ook gescand te worden. Als je ze niet wilt scannen tijdens de inventarisatie mogen ze ook niet worden ingeboekt. Dit dient dan te geschieden na de inventarisatie. De praktische kant. Zorg dat alle artikelen zijn voorzien van een scanbare barcode. Zorg ervoor dat de barcode etiketten tijdens de inventarisatie gemakkelijk te vinden zijn en dat je niet bij elk artikel moet zoeken waar het zit. Neem voor aanvang even vijf à tien minuten de tijd om deze handleiding door te nemen met degenen die assisteren bij de inventarisatie. Zorg dat iedereen op dit moment aanwezig is en ook echt zijn/haar aandacht erbij heeft.
De inventarisatie zelf Werk systematisch. Dus wijs per afdeling of goed af te bakenen gedeelte van de winkel en/of het magazijn iemand aan die daar gaat scannen. Dus probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat er door elkaar heen gescand wordt. Dit veroorzaakt anders dat zaken vergeten worden of juist dubbel gaan. Werk van links naar rechts en neem alles mee wat je tegen komt. Als je met het door jou toegewezen gedeelte klaar bent, ga dan voor jezelf nog even na of je alles wel gescand hebt. Let met name op etalages, poppen, displays, de toonbank, verborgen laatjes, paskamers etc. Zichtnota s hebben in principe geen invloed op de inventarisatie. Zolang de artikelen die op deze bonnen genoteerd staan ook echt bij de klant aanwezig zijn, behoeven ze niet gescand te worden. Bij nota s die in de wacht staan ligt dat anders. In principe zijn deze artikelen in de winkel aanwezig en dienen ze mee gescand te worden. Ook als ze in het bezit van de klant zijn, maar nog niet zijn afgerekend dienen zij gescand te worden. Voorkom zoveel mogelijk dat je met aantallen werkt. Artikelen die op elkaar lijken kunnen om wat voor reden dan ook, toch een verschillende barcode hebben. Scan dus liever elke barcode apart en gebruik de aantal toets uitsluitend als je voor 100% zeker weet dat de barcodes identiek zijn. Als je dan toch met aantallen werkt zorg dan in elk geval dat de juiste procedure op de handscanner gevolgd wordt. Als er een barcode ontbreekt neem dan geen barcode van een gelijk artikel maar leg of hang het betreffende artikel apart en maak na afloop van de inventarisatie nieuwe barcode etiketten voor deze artikelen, scan deze, bevestig ze aan de artikelen en leg of hang ze weer in de vakken
Inventarisatie verwerken met de Opticon PHL-2700 Voor je met de Opticon PHL-2700 kunt inventariseren, dient er eerst een programma in het apparaat geplaatst te worden (alleen bij apparaten die nieuw uit de doos komen) volg hiervoor de onderstaande stappen. Voor je hiermee aan de slag kunt dien je vast het bestand opticon.zip uit te pakken in c:\opticon Installatie Opticon PHL-2700 Programma installatie (eenmalig vanuit de fabriek) Systeem menu: [0] [7] [pw] tegelijk indrukken (op het apparaat zelf) Software uitpakken, b.v. in c:\opticon\*.* Installeer appload, set de com poort goed Open appload -> stuur MPlus.S2 naar de terminal ( terminal in transmit data zetten) Mogelijkheden scanner ( PW= aanzetten, bladeren door menu via Q1, CLR voor stap terug, ENT = bevestigen) 1 Scan Labels PWR, via Q1 toets naar Scan labels -> ENT Barcodes scannen of handmatig invoeren Scan: San barcode, hierna aantal opgeven gevolgd door ENT of druk nogmaals op Scan om aantal = 1 te accepteren. CLR: Terug naar hoofdmenu 2 Scroll Database via Q1 toets naar Scroll database -> ENT Barcodes raadplegen via bladeren F6 en F5 CLR: Terug naar hoofdmenu 3 Transmit Data via Q1 toets naar Transmit data -> ENT -> Barcodes versturen naar Mplus TouchScreen Kassa 4 Delete Database via Q1 toets naar Delete Database -> Barcodes verwijderen (bijv. nadat deze verstuurd zijn) Testen/ uitlezen gescande data C:\Opticon\download.exe -b19200 -p2 (zie ook bat file) (-b19200= baudrate, -p2=compoort) De Opticon PHL-2700 koppelen met de TouchScreen kassa: Ga naar MENU OVERIGE VOORRAAD CORECTIE INVOEREN VAN SCANNER: Klik nu op scanner uitlezen Nu komt het volgende scherm naar voren (zie afb. hiernaast) Neem de instellingen van de afbeelding over (let wel op de com poort instelling, deze kan afwijken, en bij u dus anders zijn) en klik op Toepassen. Nu is de Opticon PHL-2700 geconfigureerd en klaar voor gebruik..
Opticon PHL-2700 Om de inventarisatie in de TouchScreen kassa goed te kunnen verwerken dient eerst de voorraad op nul gezet te worden. Volg de volgende stappen om de kassa voorraad op nul te zetten. Ga vanuit de kassa via MENU OVERIGE ARTIKEL ARTIKELLIJST Nu krijg je het volgende scherm (zie afbeelding.), waarin je de artikel lijst kunt exporteren. Klik op meerdere, en het volgende scherm komt naar voren Selecteer nu Numeriek En klik vervolgens op OK Nu word het hele artikel bestand Geladen. Als het hele artikelbestand is geladen, gaan we deze exporteren. Selecteer eerst alle artikelen (zie afbeelding). Als je alle artikelen hebt geselecteerd, klik je vervolgens op Exporteren (zie afbeelding) Sla het bestand op als artikel_lijst_mplus.csv Open het bestand met excel en zet alle voorraad op nul. Sla vervolgens het bestand weer op onder dezelfde naam
Nu gaan we de (0) voorraad ook daadwerkelijk in de TouchScreen importeren, volg de volgende stappen: Ga naar MENU OVERIGE VOORRAAD CORRECTIE INVOEREN IMPORTEREN Er komt een nieuw scherm, en klik hier op IMPORTEREN (zie afbeelding) Er verschijnt weer een nieuw scherm, en klik ook hier op IMPORTEREN. Er opent zich nu een scherm waarin je het te importeren bestand moet selecteren. (zie voorbeeld) Nu komt er een scherm met het te importeren 0 voorraad. Klik op OK en de voorraad staat nu op nul, en je bent nu klaar om te gaan inventariseren.
Inventarisatie verwerken Mplus TouchScreen Kassa Via MENU OVERIGE VOORRAAD CORRECTIE INVOEREN VAN SCANNER Krijg je het volgende scherm. Plaats nu de scanner in de cradle, en kies voor transmit data. Klik nu op scanner uitlezen, en je inventarisatie zal worden geïmporteerd van de scanner naar je kassa. Als er eventueel fouten barcode of verkeerd gescande barcodes aanwezig zijn geeft het systeem hier eerst een melding van en stelt je in staat deze lijst te exporteren, om vervolgens te controleren achteraf om deze alsnog aan de telling toe te voegen. Vervolgens klik je op OK en de voorraad is direct bijgewerkt. BELANGRIJK: Indien je met meer dan 1 scanner of in delen de inventarisatie wil verwerken, dient het scherm SCANNER UITLEZEN VOORRAADCORRECTIES open te blijven staan, om te voorkomen dat dubbel gescande artikelen verkeerd verwerkt worden. Aan / Uit knop Scan knop Numeriek knoppen Mochten er nog vragen zijn, neem dan contact op met KassaNet Leza: Atoomweg 7 1627 LE Hoorn Tel. 0229-562110 Fax. 0229-272110 Email. info@leza.nl