Handleiding Roostertools -alleen het Roosterprogramma- 1
Aan de slag met de tool Roosterprogramma Op welke dagen en welke uren werkt een medewerker? Hoeveel tijd hiervan staat deze medewerker voor de klas en hoeveel tijd wordt besteed aan overige taken? Op welke dagen (tijdens de vakanties van de kinderen) neemt de medewerker verlof op? Op welke dagen gaat deze medewerker aan de slag? Op welke dagen wordt de tijd van het meerwerk, bijvoorbeeld als gevolg van werken op ouderavonden in mindering gebracht? En wanneer neemt hij/zij het verlof in het kader van de regeling duurzame inzetbaarheid op? Voor antwoorden op deze vragen kunt u het Roosterprogramma gebruiken. NB: Er zijn twee versies van deze tool in omloop. De eerste versie is alleen geschikt voor het lesgevende personeel en voor het berekenen van het verlof van schoolleiders. De tweede versie kan ook gebruikt worden voor onderwijs ondersteunend personeel zonder lesgevende taken. Het verschil tussen de twee versies zit in het startscherm en de toevoeging van de verlofrechten voor het OOP. Wilt u de OOP versie gebruiken? Kijk dan even naar de specifieke uitleg daarvan onderaan dit document. De tool bestaat uit twee delen, een kalender voor de leerlingen ( schoolkalender ) en het individuele werk- en verlofrooster van de medewerker ( mijn kalender ). De schoolkalender voor de leerlingen dient ingevuld te worden voor de hele school, of voor de onderbouw en bovenbouw afzonderlijk wanneer zij verschillende vrije dagen hebben. De schoolkalender vormt een hulpmiddel voor het invullen van het individuele rooster van de medewerkers, in het bijzonder bij het invullen van het vakantieverlof omdat het vakantieverlof conform cao wordt opgenomen in de schoolvakanties. Nadat de schoolkalender gereed is, kan het rooster van de individuele medewerker worden ingevuld (mijn kalender). Dit deel van de tool biedt twee mogelijkheden: Allereerst kan het worden gebruikt als een planningstool waarin de werktijd kan worden ingepland voor het schooljaar begint. Ten tweede kunnen gedurende het jaar wijzigingen in werk-/verloftijd worden opgenomen die dan worden verrekend in het totaaloverzicht. Als een medewerker bijvoorbeeld zwanger wordt, dan zal dit rooster tussentijds moeten worden aangepast. Het schoolrooster wordt centraal ingevuld. Het rooster van de individuele medewerker kan door de leidinggevende worden ingevuld, maar het kan ook toegestuurd worden aan de medewerker die het vervolgens invult en aan de leidinggevende terugstuurt. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de roostertool kunt gebruiken. Wanneer u het roosterprogramma opent, dient u allereerst de schoolkalender te maken. - Om te beginnen vult u bij stap 1 de lesuren van leerlingen per dag in (conform opgave aan de Inspectie van het Onderwijs). Dit vormt het basisrooster. - In stap 2 kiest u bij de advieskalender de juiste regio waartoe uw school behoort. De landelijke vakanties en de verplichte schoolvakanties en de adviesdata worden daarmee ingevuld. -Mocht u hiervan op bepaalde momenten afwijken, dan kunt u dat in stap 3 aangeven via schoolafwijkingen. Dit kan gaan om hele dagen school waarop er op adviesvakantiedagen toch wordt lesgegeven of om extra hele vrije dagen of deels vrije dagen buiten de verplichte en adviesdata om. Bijvoorbeeld in het geval van extra vakantieweken, dagen waarop er een gezamenlijke scholing is met het team of een halve dag vrij in verband met sinterklaas- of kerstviering. Wanneer u met de cursor van uw muis op de afwijkende dag gaat staan, komt er via een pijltje een uitrolmenu tevoorschijn. Wanneer u kiest voor vrij wordt het aantal uren wat op die dag in het basisrooster van de school is ingevuld, afgetrokken van het aantal lesuren van de kinderen. -Wanneer leerlingen deels vrije dagen hebben kunt u bij stap 4 aangeven hoeveel uren er wél les wordt gegeven. Wanneer u alle afwijkingen heeft ingevuld, is uw schoolkalender gereed. Deze laatste versie van de schoolkalender de schoolkalender print kunt u uitprinten. 2
Bijvoorbeeld Normaal wordt er op donderdag 5,5 uur les gegeven. Bij een gehele dag vrij op donderdag wordt 5,5 uur van de totale lesuren voor kinderen afgetrokken. Geeft u aan dat uw school op een donderdag deels vrij is en daarbij aangeeft dat de leerlingen 3 uur les hebben, dan wordt er door het model 2,5 uur van de totale lesuren van de kinderen afgetrokken. De volgende tabbladen vanaf Start zijn bedoeld voor het invullen van het rooster van de individuele medewerker U vult in het startscherm enkele persoonlijke gegevens in, zoals naam, geboortedatum, werktijdfactor. Ook kiest u hier de overzichtsperiode. Daarmee wordt bedoeld de periode waarover u het verlof wilt berekenen. Omdat de verlofkaart dit jaar voor het eerst is ingevoerd, hebben we te maken met een overgangssituatie. Vanwege deze overgang adviseren we u om het verlof te berekenen over 14 maanden (van 1 augustus 2015 tot en met 30 september 2016). Als u echter wilt weten wat het verlof is over 12 maanden dan kunt u deze overzichtsperiode aanzetten en worden de verlofgegevens in het startscherm en in mijn overzicht getoond voor deze periode. Met deze versie van het roosterprogramma kan zowel het verlof voor lesgevend personeel als voor niet-lesgevend personeel worden berekend. Voor het berekenen van het verlof voor niet-lesgevend personeel wordt in het startscherm gekozen voor ja op de vraag: bent u OOP zonder lesgevende taken?. Dan past het programma het aantal verlof uren aan. Voor het berekenen van het verlof voor medewerkers met lesgevende taken kiest u het antwoord nee. Op basis hiervan wordt het verlof berekend. Het extra verlof op grond van overgang naar duurzame inzetbaarheid kan worden ingevuld als er op grond van de leeftijd van de medewerker sprake van kan zijn. 3
Als u het startscherm hebt ingevuld, gaat u verder met mijn kalender maken. Allereerst vult u bij stap 1 het weekrooster in. Daarmee wordt bedoeld het aantal uren per dag wat er in een normale werkweek zonder bijzonderheden wordt gewerkt. Dit wordt vergeleken met het aantal uren dat volgt uit de ingevulde werktijdfactor. Het aantal uren dat hier wordt ingevoerd, moet gelijk zijn aan de omvang van de aanstelling. Dit is verplicht omdat anders het vakantieverlof niet op de goede manier wordt berekend. Deze standaard werkuren vormen de basis waarvan wordt uitgegaan bij het opnemen van verlof en het inplannen van meer- en minderwerk. Bij stap 2 bepaalt u op welke dagen er een hele dag verlof of enkele uren deels verlof wordt opgenomen. De leerlingvakanties uit de schoolkalender neemt u hiervoor als basis. Deze zijn via de kleuren geel voor school, blauw voor vrij en groen voor deels vrij overgenomen in dit rooster. Het verlof wordt opgenomen tijdens de vakanties van de leerlingen. Dit geldt uiteraard niet voor bijzonder verlof en eventueel het zwangerschaps- of ouderverlof en verlof duurzame inzetbaarheid. U kunt bij stap 2 ook meerwerk of minder werk opnemen in het rooster. Als er bijvoorbeeld een ouderavond is ingepland, dan wordt er op die dag meer gewerkt. Deze uren zullen op een ander moment in mindering worden gebracht om in totaal uit te komen op het afgesproken aantal werkuren. Wanneer u om de week op een bepaalde dag ongelijke uren werkt, kunt u dit ook verweken via de optie meerwerk en minder werk. In onderstaand voorbeeld is dit uitgewerkt. In stap 3 geeft u aan hoeveel uren u werkt op de dagen dat u deels verlof opneemt of meer- of minder werk hebt ingepland. Wanneer u in stap 2 heeft aangegeven dat er op een dag deels verlof wordt opgenomen of er sprake is van meer- of minderwerk, zijn deze dagen in stap 3 van grijs verkleurd naar wit. U dient in de witte vlakken aan te geven hoeveel uren u op deze dagen wel werkt. De uren die u invult in deze vlakken worden door het programma vergeleken met de uren in het weekrooster die bij stap 1 zijn ingevuld. Er is dus sprake van meer of minder gewerkte uren en uren verlof ten opzichte van het weekrooster. Meer- en minderwerk wordt met elkaar verrekend en hoort daardoor per saldo altijd op nul uit te komen. Dit kunt u controleren in het laatste tabblad mijn overzicht. Daar vindt u ook het aantal verlofuren dat u heeft opgenomen en het tegoed wat u nog kunt opnemen. 4
Bijvoorbeeld Een medewerker heeft een 36-urige werkweek en werkt gemiddeld op woensdag 4 uur. Dit wordt in de ene week ingepland als 8 uur werktijd en in de andere week als een vrije dag. Dit kan in de roostertool via de optie meerwerk en minderwerk als volgt worden ingevuld: In stap 4 kan worden aangegeven hoeveel lesuren er op werkdagen worden gemaakt. In grijs zijn de uren les van de leerlingen vooringevuld vanuit het schoolrooster. Wanneer een medewerker in een andere klas nog extra uren werkt, kunnen deze uren opgeteld worden bij de vooringevulde uren. U past dan in stap 4 het cijfer op die dag aan. Wanneer er op een bepaalde werkdag minder lesuren worden gewerkt dan van te voren is ingevuld, kunnen deze uren in mindering worden gebracht. Dan dient u wederom het getal bij stap 4 aan te passen. De opslagfactor voor de lesgebonden taken is in deze uren niet opgenomen. Het gaat hier om de uren voor de klas. Nb: de opslagfactor is niet opgenomen omdat per school kan verschillen wat hieronder valt en dit zelfs per leraar anders kan zijn. Deze extra toevoeging geeft teveel extra invulvelden in het model, daarom is ervoor gekozen om deze niet op te nemen. Wanneer de medewerker geen lesgevende taken heeft hoeft u in deze stap niets te doen. Bovenaan in het veld komt de opmerking te staan niet relevant. 5
Bij stap 5 kunt u bij de dagen die u in stap 2 met verlof of deels verlof heeft aangemerkt, opgeven welk type verlof wordt opgenomen. De standaard instelling is vakantieverlof. Wanneer u de dag aanklikt, ziet u aan de zijkant van het blokje een pijltje verschijnen. Wanneer u daarop klikt, is er een uitklapmenu waarin u kunt kiezen voor andere typen verlof. In het tabblad mijn overzicht kunt u bijvoorbeeld zien op hoeveel vakantieverlof en duurzame inzetbaarheidsverlof u recht heeft en hoeveel van dit recht u heeft opgenomen. 6
Wanneer alles is ingevuld, ziet u tot slot in stap 6 mijn kalender verschijnen. Op de gele werkdagen ziet u het aantal uren dat u werkt, de hele dagen dat u verlof heeft opgenomen zijn blauw met een zwarte V. Dagen met deels verlof zijn aangegeven met lichtblauw met daarin het aantal uren dat wel wordt gewerkt. Het meerwerk heeft een rood vlak met een wit cijfer. De dagen waarop dit wordt verrekend via minder werk zijn lichtblauw met een wit cijfer. Als dit hele dagen zijn waarop niet wordt gewerkt, komt er een donkerblauw vlak met een witte V te staan. Kortom, bij afwijkende uren ten opzichte van het basisrooster zijn de getallen wit. Een lichtblauw vlak betekent minder uren werken ; een donkerblauw vlak met een witte of zwarte V betekent dat er op die dag niet gewerkt wordt. Mijn kalender kunt u uitprinten. Hieronder ziet u dit uitgebeeld. 7
In het afsluitende tabblad mijn overzicht worden alle gegevens die in het model zijn opgenomen bij elkaar opgeteld. Bovenaan dit overzicht ziet u voor welke overzichtsperiode dit geldt. Deze overzichtsperiode kunt u wijzigen in het start tabblad. Wanneer u dat doet, veranderen de verlofwaarden in dit overzicht. De waarden in mijn kalender blijven wel hetzelfde. U kunt in dit tabblad controleren of het rooster model is ingevuld conform de afspraken over verlof en lestijden. U kunt ook tijdens het invullen van mijn kalender naar dit tabblad toegaan om te zien hoeveel vakantieverlof er al is ingevuld en hoeveel vakantieverlof de werknemer nog tegoed heeft. Voor het zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en overig bijzonder verlof staat niet het maximale recht aangegeven. Voor deze verlofsoorten worden alleen de ingevulde uren uit de kalender bij elkaar opgeteld. NB: Reden hiervoor is dat de berekening van ouderschapsverlof en zwangerschaps/bevallingsverlof over de verlofjaren heen kan vallen. Bij bijzonder verlof is de oorzaak van het verlof leidend dus voor werknemers die dergelijk verlof opnemen, moet hier apart naar worden gekeken. Praktische tips bij het invullen van dit model - Wanneer u een aantal keer dezelfde waarde in de vakjes moet invullen, is het handig om sneltoetsen te gebruiken. Zet een vakje in de waarde die u nodig heeft, kopieer deze waarde door de knoppen CTRL en C tegelijk in te drukken. Vervolgens plakt u steeds de waarde in de hokjes waar u hem wilt hebben door, op dat vakje te klikken en vervolgens CTRL en V tegelijk in te drukken. - Wanneer ervoor wordt gekozen om individuele medewerkers hun eigen mijn kalender te laten maken, is het handig om de schoolkalender al vooringevuld te hebben. Maak hiervoor eerst de schoolkalender en sla deze op als aparte versie. Deze versie kunt u de medewerkers toesturen. 8
Roosterprogramma gebruiken voor OOP zonder lesgevende taken Met de tweede versie van het roosterprogramma kan zowel het verlof voor lesgevend personeel als voor niet lesgevend personeel worden berekend. Hiervoor zijn wijzigingen aangebracht in het startscherm zodat dit aansluit bij de berekeningen van verlof voor deze doelgroep. Verder is het programma vergelijkbaar met de eerdere versie die uitsluitend geschikt was voor verlof berekening van het lesgevend personeel. Voor het berekenen van het verlof voor niet lesgevend personeel wordt in het startscherm gekozen voor ja op de vraag: bent u OOP zonder lesgevende taken?. Dan past het programma het aantal verlofuren aan. Voor het berekenen van het verlof voor medewerkers met lesgevende taken dient het antwoord nee te worden gekozen, daarna werkt het programma op dezelfde wijze als de eerder verspreide versie. Een werkweek van 36 uur inplannen Onderwijs ondersteunend personeel zonder lesgevende taken had in de oude cao de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-urige werkweek. In de nieuwe cao is deze mogelijkheid er nog steeds. Dit organiseert u in het programma door een werktijdfactor van 1 te hanteren en dit ook als zodanig in te plannen in mijn weekrooster. Vervolgens plant u iedere week, via de optie deels verlof 4 uur vakantieverlof in waardoor er met een werktijdfactor van 1 per saldo toch 36 uur wordt gewerkt. In het plaatje op de volgende pagina ziet u dit uitgebeeld. 9
Verlof berekenen voor schoolleiders Schoolleiders hebben dezelfde verlofrechten als medewerkers die lesgeven. U kunt het roosterprogramma dus ook gebruiken om het verlof van de schoolleider in te plannen. In dat geval vult u bij de vraag bent u OOP zonder lesgevende taken het antwoord nee in. In veel gevallen heeft een schoolleider geen vaste klas, waardoor de berekeningen rondom lesuren niet relevant zijn. U kunt de informatie over lesuren negeren of de lesuren in stap 4 van mijn kalender maken op nul zetten. Zie daarvoor het plaatje hiernaast. 10
Wat is niet opgenomen? Voor sommige voltijd OOP-ers boven de 60 jaar geldt nog dat zij elke dag een half uur eerder naar huis kunnen gaan. Ons advies is om dit niet op te nemen in het officiële roostermodel. Neem gewoon het 40-uursrooster op en spreek met elkaar af dat deze medewerker een half uur eerder naar huis gaat dan de tijd die in het rooster staat. Als je dit wil verwerken in het roosterprogramma komt de verlofberekening niet meer uit. Een OOP-er zonder les- of behandeltaken met een salaris gelijk aan of hoger dan het maximum van schaal 8, heeft recht op 8 uur extra vakantieverlof (art. 8B.3 lid 2) naar rato van zijn werktijdfactor. Deze extra uren zijn niet opgenomen in deze rekentool. U kunt dit verwerken door bij het inroosteren bij deze mensen 8 uur meer verlof te plannen dan hun verlofsaldo. Ze krijgen dan een negatief verlofsaldo, maar het is dan bekend hoe dat komt. 11