Handleiding Roostertools

Transcriptie

1 Handleiding Roostertools 1

2 Inleiding In de CAO PO is een aantal wijzigingen geweest in de rechten van medewerkers en er zijn een aantal maatregelen genomen met de intentie om werkdruk op scholen te verlagen. Het doel van de roostertools is om u inzicht te geven in de doorberekening van de verlofrechten en de regels uit de CAO en u te helpen om dit binnen uw organisatie te gaan toepassen. De ontwikkelde tools kunt u in samenhang met elkaar gebruiken. Aan de slag met de roostertools Wij raden u aan om te beginnen met de tool Werkzaamheden en capaciteiten in balans waarmee u per team de taken die bij dat team horen, kunt vergelijken met de beschikbare werktijd die binnen het team aan capaciteit beschikbaar is. Hierbij wordt rekening gehouden met lestijd, tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid, een opslagfactor per groep, en de overige taken. Dit geeft een zicht op de balans tussen de beschikbare capaciteit in het team en de uit te voeren werkzaamheden. Wanneer deze twee niet met elkaar in balans zijn, zal dit aanleiding zijn om met het hele team gesprekken te voeren over de prioriteiten. Wanneer de onderlinge taakverdeling helder is, kan uw team verder aan de slag met de tool Roosterprogramma. Met de tool Roosterprogramma kunt u de werktijd van de medewerker in de 40-urige werkweek inplannen voor de periode van een jaar. Hierbij kunt u de verschillende verlofvormen invullen en de lestijd van de medewerker. In de tool wordt zichtbaar hoeveel uur een medewerker lesgeeft en hoeveel uren de kinderen les krijgen op de school op jaarbasis. Uit het Roosterprogramma volgt een individuele verlofkaart waarin inzichtelijk wordt hoeveel en welk soort verlof de medewerker heeft genoten gedurende het jaar. Ook kunnen alle ingevulde modellen van de medewerkers in een overzicht worden getoond (deze functionaliteit volgt op korte termijn). Wat is niet in de roostertools opgenomen en waarom niet? De tool Roosterprogramma is door verschillende leden van de PO-Raad getest en op basis van de feedback die daaruit voortkwam, zijn er de nodige aanpassingen gedaan. Een aantal van de aanpassingen waarom is verzocht, zijn niet zijn doorgevoerd. De overweging is dat het technisch erg ingewikkeld zou worden om de functionaliteit in Excel in te bouwen. Dat was bijvoorbeeld het geval bij het voor- en nawerk, dit kan variëren per leraar en per school, waardoor het moeilijk te verwerken is. Een andere reden om informatie niet op te nemen was dat het gebruik van de tool er erg ingewikkeld door zou worden. Dat was het geval bij het opnemen van de tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid. Wat komt er nog? Op korte termijn komt er een functionaliteit waarin u de individuele roostertools in een overzicht bij elkaar kunt bekijken. Oop versie voor ondersteunend personeel zonder onderwijsgevende taken Vragen over het model kunt u stellen via de Helpdesk en via het telefonisch spreekuur op

3 Toelichting op de tools Aan de slag met de tool Werkzaamheden en capaciteit in balans Deze tool bestaat uit vier tabbladen. Op het eerste tabblad Beknopte toelichting vindt u een korte toelichting op het model. In het tweede tabblad Werknemersinformatie kunnen individuele gegevens van medewerkers worden ingevuld, bijvoorbeeld de werktijdfactor. Op basis hiervan worden de uren duurzame inzetbaarheid en professionalisering uitgerekend. Via het invullen van dit tabblad wordt duidelijk wat de beschikbare uren, de netto uren, en de niet beschikbare uren van uw personeel zijn. Deze beschikbaarheid wordt meegenomen naar het derde tabblad Balans. In dat tabblad kunnen de taken van het team worden ingevuld en wordt de vergelijking gemaakt met de beschikbare uren, de capaciteit, van het team. Tot slot kunnen in het vierde tabblad Taakverdeling de taken van het team verdeeld worden over de teamleden. Bij de blauwe pijl ziet u de tabbladen. Klik op het volgende tabblad om verder te gaan. 3

4 Het tabblad Werknemers informatie Op dit tabblad ziet u verschillende soorten velden. De witte velden zijn leeg en hierin dient u zelf informatie in te vullen. In de gele velden wordt een voorstel gedaan voor een waarde, maar deze waarde mag u aanpassen. In de grijze velden staan formules die automatisch de juiste waarde berekenen. Deze velden zijn beveiligd en kunt u beter ongewijzigd laten. Bij professionalisering en duurzame inzetbaarheid kan in de gele velden het aantal uren gebruik van het recht uit de CAO worden ingevuld. Het aantal uren recht op basis van de CAO vindt u in de grijze kolom ernaast. Het aantal uren recht wat u ziet in de grijze kolom wordt in de gele velden als voorstel ingevuld. Wanneer de volledige uren recht door de medewerker worden gebruikt kan het voorstel in het gele veld ongewijzigd blijven. Wanneer er door de medewerker meer of minder uren worden gebruikt dan zijn recht dan kunt u deze waarde aanpassen naar het gebruik dat is afgesproken. De gele kolom lessentaak is ingevuld op basis van 930 uur voor een voltijder. Als u kiest voor het overlegmodel, kan dit aantal uren gewijzigd worden door een ander getal in te vullen in dit veld. De waarden in de gele kolommen worden gebruikt om mee te rekenen in de verschillende tabbladen. De waarden die u per individuele medewerker invult, hangen af van de individuele rechten en afspraken. Op de eerste regel in het tabblad werknemersinformatie zijn de waarden ingevuld die gangbaar zijn bij 1 fte, daarin kunt u zien met welke basiswaarden het model rekent. De informatie in dit tabblad vormt de input voor het volgende tabblad Balans. 4

5 Het tabblad Balans Op dit tabblad kunt u de taken van uw team invullen en kijken of dit overeenkomt met de capaciteit van uw team. Aan de linkerzijde ziet u de activiteiten die binnen de school kunnen worden uitgevoerd. Aan de rechterzijde staan de medewerkers en het aantal uren dat zij wel en niet beschikbaar zijn. De uitkomst van de berekening geeft aan of de taken voor het team in grote lijnen in balans zijn met de capaciteit van het team. Let op: Er kan een mismatch zijn tussen capaciteit op bepaalde functies en capaciteit in het team. Bijvoorbeeld: Een leraar kan geen directietaken uitvoeren. Wanneer het geheel globaal in balans is, kan het dus nog wel voorkomen dat u een tekort hebt in capaciteit op bepaalde taken. Ook sluiten werkzaamheden natuurlijk nooit naadloos op elkaar aan en kunnen er onvoorziene werkzaamheden voorkomen. Zorg er daarom voor dat er ruimte is in de balans. 5

6 Het tabblad Taakverdeling Met behulp van dit tabblad kunnen de uren voor de taken van het team, uit het tabblad Balans, worden verdeeld over individuele medewerkers. In de kolommen staan de namen van de medewerkers uit het tabblad werknemersinformatie. Direct onder de naam van de medewerker ziet u het netto aantal uren van de medewerker, en direct daaronder het aantal uur dat u aan de verschillende taken voor deze medewerker heeft toebedeelt. Vult u bijvoorbeeld bij Jan in lesuren 1 20 uur in, dan wordt dit aantal opgeteld in de kolom van Jan bij in de rij verdeelde uren medewerker. En dit wordt bij de teamtaken verwerkt in de kolom verdeelde uren per teamtaak. In de onderstaande plaatjes wordt dit uitgebeeld. Door de netto uren van de medewerker te vergelijken met de verdeelde uren, wordt duidelijk of het takenpakket van de medewerker past. Geen uren verdeeld uren verdeeld van lesuren 2 6

7 Aan de slag met de tool Roosterprogramma Op welke dagen en welke uren werkt een medewerker? Hoeveel tijd hiervan staat deze medewerker voor de klas en hoeveel tijd wordt besteed aan overige taken? Op welke dagen (tijdens de vakanties van de kinderen) neemt de medewerker verlof op? Op welke dagen gaat deze medewerker aan de slag? Op welke dagen wordt de tijd van het meerwerk, bijvoorbeeld als gevolg van werken op ouderavonden in mindering gebracht? En wanneer neemt hij/zij het verlof in het kader van de regeling duurzame inzetbaarheid op? Voor antwoorden op deze vragen kunt u het Roosterprogramma gebruiken. De tool bestaat uit twee delen, een kalender voor de leerlingen ( schoolkalender ) en het individuele werk- en verlofrooster van de medewerker ( mijn kalender ). De schoolkalender voor de leerlingen dient ingevuld te worden voor de hele school, of voor de onderbouw en bovenbouw afzonderlijk wanneer zij verschillende vrije dagen hebben. De schoolkalender vormt een hulpmiddel voor het invullen van het individuele rooster van de medewerkers, in het bijzonder bij het invullen van het vakantieverlof omdat het vakantieverlof conform cao wordt opgenomen in de schoolvakanties. Nadat de schoolkalender gereed is, kan het rooster van de individuele medewerker worden ingevuld (mijn kalender) Dit deel van de tool biedt twee mogelijkheden:. Allereerst kan het worden gebruikt als een planningstool waarin de werktijd kan worden ingepland voor het schooljaar begint. Ten tweede kunnen gedurende het jaar wijzigingen in werk-/verloftijd worden opgenomen die dan worden verrekend in het totaaloverzicht. Als een medewerker bijvoorbeeld zwanger wordt, dan zal dit rooster tussentijds moeten worden aangepast. Het schoolrooster wordt centraal ingevuld. Het rooster van de individuele medewerker kan door de leidinggevende worden ingevuld, maar het kan ook toegestuurd worden aan de medewerker die het vervolgens invult en aan de leidinggevende terugstuurt. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de roostertool kunt gebruiken. Wanneer u het roosterprogramma opent, dient u allereerst de schoolkalender te maken. - Om te beginnen vult u bij stap 1 de lesuren van leerlingen per dag in (conform opgave aan de Inspectie van het Onderwijs). Dit vormt het basisrooster. - In stap 2 kiest u bij de advieskalender de juiste regio waartoe uw school behoort. De landelijke vakanties en de verplichte schoolvakanties en de adviesdata worden daarmee ingevuld. -Mocht u hiervan op bepaalde momenten afwijken, dan kunt u dat in stap 3 aangeven via schoolafwijkingen. Dit kan gaan om hele dagen school waarop er op adviesvakantiedagen toch wordt lesgegeven of om extra hele vrije dagen of deels vrije dagen buiten de verplichte en adviesdata om. Bijvoorbeeld in het geval van extra vakantieweken, dagen waarop er een gezamenlijke scholing is met het team of een halve dag vrij in verband met sinterklaas- of kerstviering. Wanneer u met de cursor van uw muis op de afwijkende dag gaat staan, komt er via een pijltje een uitrolmenu tevoorschijn. Wanneer u kiest voor vrij wordt het aantal uren wat op die dag in het basisrooster van de school is ingevuld, afgetrokken van het aantal lesuren van de kinderen. -Wanneer leerlingen deels vrije dagen hebben kunt u bij stap 4 aangeven hoeveel uren er wél les wordt gegeven. Wanneer u alle afwijkingen heeft ingevuld, is uw schoolkalender gereed. Deze laatste versie van de schoolkalender de schoolkalender print kunt u uitprinten. Bijvoorbeeld Normaal wordt er op donderdag 5,5 uur les gegeven. Bij een gehele dag vrij op donderdag wordt 5,5 uur van de totale lesuren voor kinderen afgetrokken. Geeft u aan dat uw school op een donderdag deels vrij is en daarbij aangeeft dat de leerlingen 3 uur les hebben, dan wordt er door het model 2,5 uur van de totale lesuren van de kinderen afgetrokken. 7

8 De volgende tabbladen vanaf Start zijn bedoeld voor het invullen van het rooster van de individuele medewerker U vult in het start scherm enkele persoonlijke gegevens in, zoals geboortedatum, werktijdfactor en wel of geen recht op overgangsrecht bapo. Ook kiest u hier de overzichtsperiode. Daarmee wordt bedoelt de periode waarover u het verlof wilt berekenen. Omdat de verlofkaart dit jaar voor het eerst is ingevoerd, hebben we te maken met een overgangssituatie. Vanwege deze overgang adviseren we u om het verlof te berekenen over 14 maanden (van 1 augustus 2015 tot en met 30 september 2016). Als u echter wilt weten wat het verlof is over 12 maanden dan kunt u deze overzichtsperiode aanzetten en worden de verlofgegevens in het startscherm en in mijn overzicht getoond voor deze periode. Als u het startscherm hebt ingevuld, gaat u verder met mijn kalender maken. Allereerst vult u bij stap 1 het weekrooster in. Daarmee wordt bedoelt het aantal uren per dag wat er in een normale werkweek zonder bijzonderheden wordt gewerkt. Dit wordt vergeleken met het aantal uren dat volgt uit de ingevulde werktijdfactor. Het aantal uren dat hier wordt ingevoerd, moet gelijk zijn aan de omvang van de aanstelling. Dit is verplicht omdat anders het vakantieverlof niet op de goede manier wordt berekend. Deze standaard werkuren vormen de basis waarvan wordt uitgegaan bij het opnemen van verlof en het inplannen van meer- en minderwerk. Bij stap 2 bepaalt u op welke dagen er een hele dag verlof of enkele uren deels verlof wordt opgenomen. De leerling vakanties uit de schoolkalender neemt u hiervoor als basis. Deze zijn via de kleuren geel voor school, blauw voor vrij en groen voor deels vrij overgenomen in dit rooster. Het verlof wordt opgenomen tijdens de vakanties van de leerlingen. Dit geldt uiteraard niet voor bijzonder verlof en eventueel het zwangerschaps- of ouderverlof en verlof duurzame inzetbaarheid. U kunt bij stap 2 ook meerwerk of minder werk opnemen in het rooster. Als er bijvoorbeeld een ouderavond is ingepland, dan wordt er op die dag meer gewerkt. Deze uren zullen op een ander moment in mindering worden gebracht om in totaal uit te komen op het afgesproken aantal werkuren. Wanneer u om de week op een bepaalde dag ongelijke uren werkt, kunt u dit ook verweken via de optie meerwerk en minder werk. In onderstaand voorbeeld is dit uitgewerkt. In stap 3 geeft u aan hoeveel uren u werkt op de dagen dat u deels verlof opneemt of meer- of minder werk hebt ingepland. Wanneer u in stap 2 heeft aangegeven dat er op een dag deels verlof wordt opgenomen of er sprake is van meer- of minderwerk, zijn deze dagen in stap 3 van grijs verkleurd naar wit. U dient in de witte vlakken aan te geven hoeveel uren u op deze dagen wel werkt. De uren die u invult in deze vlakken worden door het programma vergeleken met de uren in het weekrooster die bij stap 1 zijn ingevuld. Er is dus sprake van meer of minder gewerkte uren en uren verlof ten opzichte van het weekrooster. Meer- en minderwerk wordt met elkaar verrekend en hoort daardoor per saldo altijd op nul uit te komen. Dit kunt u controleren in het laatste tabblad mijn overzicht daar vindt u ook het aantal verlof uren dat u heeft opgenomen en het tegoed wat u nog kunt opnemen. 8

9 Bijvoorbeeld Een medewerker heeft een 36-urige werkweek en werkt gemiddeld op woensdag 4 uur. Dit wordt in de ene week ingepland als 8 uur werktijd en in de andere week als een vrije dag. Dit kan in de roostertool via de optie meerwerk en minderwerk als volgt worden ingevuld: In stap 4 kan worden aangegeven hoeveel lesuren er op werkdagen worden gemaakt. In grijs zijn de uren les van de leerlingen vooringevuld vanuit het schoolrooster. Wanneer een medewerker in een andere klas nog extra uren werkt, kunnen deze uren opgeteld worden bij de vooringevulde uren. U past dan in stap 4 het cijfer op die dag aan. Wanneer er op een bepaalde werkdag minder lesuren worden gewerkt dan van te voren is ingevuld, kunnen deze uren in mindering worden gebracht. Dan dient u wederom het getal bij stap 4 aan te passen. De opslagfactor voor de lesgebonden taken is in deze uren niet opgenomen. Het gaat hier om de uren voor de klas. Nb: de opslagfactor is niet opgenomen omdat per school kan verschillen wat hieronder valt en zelfs per leraar anders kan zijn. Deze extra toevoeging geeft teveel extra invulvelden in het model, daarom is ervoor gekozen om deze niet op te nemen. 9

10 Bij stap 5 kunt u bij de dagen die u in stap 2 met verlof of deels verlof heeft aangemerkt, opgeven welk type verlof wordt opgenomen. De standaard instelling is vakantieverlof. Wanneer u de dag aanklikt, ziet u aan de zijkant van het blokje een pijltje verschijnen. Wanneer u daarop klikt, is er een uitklapmenu waarin u kunt kiezen voor andere typen verlof. In het tabblad mijn overzicht kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel vakantieverlof en duurzame inzetbaarheidsverlof u recht heeft en hoeveel van dit recht u heeft opgenomen. 10

11 Wanneer alles is ingevuld, ziet u tot slot in stap 6 mijn kalender verschijnen. Op de gele werkdagen ziet u het aantal uren dat u werkt, de hele dagen dat u verlof heeft opgenomen zijn blauw met een zwarte V. Dagen met deels verlof zijn aangegeven met lichtblauw met daarin het aantal uren dat wel wordt gewerkt. Het meerwerk heeft een rood vlak met een wit cijfer. De dagen waarop dit wordt verrekend via minder werk zijn lichtblauw met een wit cijfer. Als dit hele dagen zijn waarop niet wordt gewerkt, komt er een donkerblauw vlak met een witte V te staan. Kortom, bij afwijkende uren ten opzichte van het basisrooster zijn de getallen wit. Een lichtblauw vlak betekent minder uren werken ; een donkerblauw vlak met een witte of zwarte V betekent dat er op die dag niet gewerkt wordt. Mijn kalender kunt u uitprinten. Op de volgende pagina ziet u dit uitgebeeld. 11

12 12

13 In het afsluitende tabblad mijn overzicht worden alle gegevens die in het model zijn opgenomen bij elkaar opgeteld. Bovenaan dit overzicht ziet u voor welke overzichtsperiode dit geldt. Deze overzichtsperiode kunt u wijzigen in het start tabblad. Wanneer u dat doet, veranderen de verlofwaarden in dit overzicht. De waarden in mijn kalender blijven wel hetzelfde. U kunt in dit tabblad controleren of het rooster model is ingevuld conform de afspraken over verlof en lestijden. U kunt ook tijdens het invullen van mijn kalender naar dit tabblad toegaan om te zien hoeveel vakantieverlof er al is ingevuld en hoeveel vakantieverlof de werknemer nog tegoed heeft. Voor het zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en overig bijzonder verlof staat niet het maximale recht aangegeven. Voor deze verlofsoorten worden alleen de ingevulde uren uit de kalender bij elkaar opgeteld. NB: Reden hiervoor is dat de berekening van ouderschapsverlof en zwangerschaps/bevallingsverlof over de verlofjaren heen kan vallen. Bij bijzonder verlof is de oorzaak van het verlof leidend dus voor werknemers die dergelijk verlof opnemen, moet hier apart naar worden gekeken. Praktische tips bij het invullen van dit model - Wanneer u een aantal keer dezelfde waarde in de vakjes moet invullen, is het handig om sneltoetsen te gebruiken. Zet een vakje in de waarde die u nodig heeft, kopieer deze waarde door de knoppen CTRL en C tegelijk in te vullen. Vervolgens plakt u steeds de waarde in de hokjes waar u hem wilt hebben door, op dat vakje te klikken en vervolgens CTRL en V tegelijk in te drukken. - Wanneer ervoor wordt gekozen om individuele medewerkers hun eigen mijn kalender te laten maken, is het handig om de schoolkalender al voor ingevuld te hebben. Maak hiervoor eerst de schoolkalender en sla deze op als aparte versie. Deze versie kunt u de medewerkers toesturen. 13