Handleiding Roostertool Werkzaamheden en capaciteit in balans

Transcriptie

1 Handleiding Roostertool Werkzaamheden en capaciteit in balans 1

2 Inleiding In de CAO PO is een aantal wijzigingen geweest in de rechten van medewerkers en er zijn een aantal maatregelen genomen met de intentie om werkdruk op scholen te verlagen. Het doel van de roostertools is om u inzicht te geven in de doorberekening van de verlofrechten en de regels uit de CAO en u te helpen om dit binnen uw organisatie te gaan toepassen. De ontwikkelde tools kunt u in samenhang met elkaar gebruiken. Aan de slag met de roostertools Wij raden u aan om te beginnen met de tool Werkzaamheden en capaciteiten in balans waarmee u per team de taken die bij dat team horen, kunt vergelijken met de beschikbare werktijd die binnen het team aan capaciteit beschikbaar is. Hierbij wordt rekening gehouden met lestijd, tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid, een opslagfactor per groep, en de overige taken. Dit geeft een zicht op de balans tussen de beschikbare capaciteit in het team en de uit te voeren werkzaamheden. Wanneer deze twee niet met elkaar in balans zijn, zal dit aanleiding zijn om met het hele team gesprekken te voeren over de prioriteiten. Wanneer de onderlinge taakverdeling helder is, kan uw team verder aan de slag met de tool Roosterprogramma. Met de tool Roosterprogramma kunt u de werktijd van de medewerker in de 40-urige werkweek inplannen voor de periode van een jaar. Hierbij kunt u de verschillende verlofvormen invullen en de lestijd van de medewerker. In de tool wordt zichtbaar hoeveel uur een medewerker lesgeeft en hoeveel uren de kinderen les krijgen op de school op jaarbasis. Uit het Roosterprogramma volgt een individuele verlofkaart waarin inzichtelijk wordt hoeveel en welk soort verlof de medewerker heeft genoten gedurende het jaar. Ook kunnen alle ingevulde modellen van de medewerkers in een overzicht worden getoond (deze functionaliteit volgt op korte termijn). Wat is niet in de roostertools opgenomen en waarom niet? De tool Roosterprogramma is door verschillende leden van de PO-Raad getest en op basis van de feedback die daaruit voortkwam, zijn er de nodige aanpassingen gedaan. Een aantal van de aanpassingen waarom is verzocht, zijn niet zijn doorgevoerd. De overweging is dat het technisch erg ingewikkeld zou worden om de functionaliteit in Excel in te bouwen. Dat was bijvoorbeeld het geval bij het voor- en nawerk, dit kan variëren per leraar en per school, waardoor het moeilijk te verwerken is. Een andere reden om informatie niet op te nemen was dat het gebruik van de tool er erg ingewikkeld door zou worden. Dat was het geval bij het opnemen van de tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid. Heeft u vragen of opmerkingen? Vragen over het model kunt u stellen via de Helpdesk en via

3 Toelichting op de tool Aan de slag met de tool Werkzaamheden en capaciteit in balans Deze tool bestaat uit vier tabbladen. Op het eerste tabblad Beknopte toelichting vindt u een korte toelichting op het model. In het tweede tabblad Werknemersinformatie kunnen individuele gegevens van medewerkers worden ingevuld, bijvoorbeeld de werktijdfactor. Op basis hiervan worden de uren duurzame inzetbaarheid en professionalisering uitgerekend. Via het invullen van dit tabblad wordt duidelijk wat de beschikbare uren, de netto uren, en de niet beschikbare uren van uw personeel zijn. Deze beschikbaarheid wordt meegenomen naar het derde tabblad Balans. In dat tabblad kunnen de taken van het team worden ingevuld en wordt de vergelijking gemaakt met de beschikbare uren, de capaciteit, van het team. Tot slot kunnen in het vierde tabblad Taakverdeling de taken van het team verdeeld worden over de teamleden. Bij de blauwe pijl ziet u de tabbladen. Klik op het volgende tabblad om verder te gaan. 3

4 Het tabblad Werknemers informatie Op dit tabblad ziet u verschillende soorten velden. De witte velden zijn leeg en hierin dient u zelf informatie in te vullen. In de gele velden wordt een voorstel gedaan voor een waarde, maar deze waarde mag u aanpassen. In de grijze velden staan formules die automatisch de juiste waarde berekenen. Deze velden zijn beveiligd en kunt u beter ongewijzigd laten. Bij professionalisering en duurzame inzetbaarheid kan in de gele velden het aantal uren gebruik van het recht uit de CAO worden ingevuld. Het aantal uren recht op basis van de CAO vindt u in de grijze kolom ernaast. Het aantal uren recht wat u ziet in de grijze kolom wordt in de gele velden als voorstel ingevuld. Wanneer de volledige uren recht door de medewerker worden gebruikt kan het voorstel in het gele veld ongewijzigd blijven. Wanneer er door de medewerker meer of minder uren worden gebruikt dan zijn recht dan kunt u deze waarde aanpassen naar het gebruik dat is afgesproken. De gele kolom lessentaak is ingevuld op basis van 930 uur voor een voltijder. Als u kiest voor het overlegmodel, kan dit aantal uren gewijzigd worden door een ander getal in te vullen in dit veld. De waarden in de gele kolommen worden gebruikt om mee te rekenen in de verschillende tabbladen. De waarden die u per individuele medewerker invult, hangen af van de individuele rechten en afspraken. Op de eerste regel in het tabblad werknemersinformatie zijn de waarden ingevuld die gangbaar zijn bij 1 fte, daarin kunt u zien met welke basiswaarden het model rekent. De informatie in dit tabblad vormt de input voor het volgende tabblad Balans. 4

5 Het tabblad Balans Op dit tabblad kunt u de taken van uw team invullen en kijken of dit overeenkomt met de capaciteit van uw team. Aan de linkerzijde ziet u de activiteiten die binnen de school kunnen worden uitgevoerd. Aan de rechterzijde staan de medewerkers en het aantal uren dat zij wel en niet beschikbaar zijn. De uitkomst van de berekening geeft aan of de taken voor het team in grote lijnen in balans zijn met de capaciteit van het team. Let op: Er kan een mismatch zijn tussen capaciteit op bepaalde functies en capaciteit in het team. Bijvoorbeeld: Een leraar kan geen directietaken uitvoeren. Wanneer het geheel globaal in balans is, kan het dus nog wel voorkomen dat u een tekort hebt in capaciteit op bepaalde taken. Ook sluiten werkzaamheden natuurlijk nooit naadloos op elkaar aan en kunnen er onvoorziene werkzaamheden voorkomen. Zorg er daarom voor dat er ruimte is in de balans. 5

6 Het tabblad Taakverdeling Met behulp van dit tabblad kunnen de uren voor de taken van het team, uit het tabblad Balans, worden verdeeld over individuele medewerkers. In de kolommen staan de namen van de medewerkers uit het tabblad werknemersinformatie. Direct onder de naam van de medewerker ziet u het netto aantal uren van de medewerker, en direct daaronder het aantal uur dat u aan de verschillende taken voor deze medewerker heeft toebedeelt. Vult u bijvoorbeeld bij Jan in lesuren 1 20 uur in, dan wordt dit aantal opgeteld in de kolom van Jan bij in de rij verdeelde uren medewerker. En dit wordt bij de teamtaken verwerkt in de kolom verdeelde uren per teamtaak. In de onderstaande plaatjes wordt dit uitgebeeld. Door de netto uren van de medewerker te vergelijken met de verdeelde uren, wordt duidelijk of het takenpakket van de medewerker past. Geen uren verdeeld uren verdeeld van lesuren 2 6