Handleiding Roostermodel

Transcriptie

1 Handleiding Roostermodel December 2018 Handleiding Roostermodel

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Het principe van het Roostermodel Opbouw Roostermodel... 3 Tabblad: Cliënt... 4 Tabblad: Variabelen... 5 Tabblad: RoosterH... 6 Tabbladen: RoosterGt0 en RoosterGt Tabblad: Verschil... 9 Handleiding Roostermodel pagina 2

3 1. Inleiding Met een delegatie van het multidisciplinaire team vindt een dialoog plaats omtrent de cliëntsamenstelling in relatie tot de personele werkelijkheid versus de personele wenselijkheid qua samenstelling van het multidisciplinaire team. Hierbij gaat het in eerste instantie over de huidige situatie, maar in geval van te verwachten ontwikkelingen in de zorgvraag óók over de situatie in de (nabije) toekomst. Dit gebeurt niet alleen op basis van een goed gesprek. Het proces wordt ondersteund en deels ook vastgelegd met behulp van een Roostermodel. Het is van belang dat zoveel mogelijk vanuit de cliëntbehoefte wordt nagedacht over de benodigde multidisciplinaire personele inzet. Hiervoor is het aan te bevelen dat het team en de bewoners eerst met elkaar een dialoog voeren over persoonsgerichte zorg en kwaliteitsontwikkeling. Hiervoor biedt de Handreiking tools om het teamgesprek te ondersteunen (zie Achtereenvolgens wordt in deze handleiding toegelicht: - Het principe van het Roostermodel. - Opbouw Roostermodel. 2. Het principe van het Roostermodel Het Roostermodel is bedoeld als hulpmiddel om tijdens een roostergesprek een goede en (deels-) feitelijke dialoog te voeren over het 24-uurs rooster van één of meerdere teams. Hierbij gaat het om het huidige rooster, eventuele wenselijke aanpassingen daarvan en een gezamenlijke doorkijk naar de toekomstige zorgvraag en effecten daarvan op het gewenste rooster, functiemix en de wenselijke multidisciplinariteit. Niet alleen de uitkomsten zijn van belang, maar met name ook de weg waarlangs in dialoog wordt stilgestaan bij vragen als: Waarom is de situatie nu zoals het nu is?; Welk zicht hebben we op de te verwachten zorgzwaarte-ontwikkeling?; Welke multidisciplinaire deskundigheden zijn nu en in de toekomst nodig? De definities en begrippen worden bepaald door de organisatie die het Roostermodel gebruikt. 3. Opbouw Roostermodel Het Roostermodel is een Excel bestand, bestaande uit een aantal tabbladen: - Cliënt - Variabelen - Huidig - Gewenst T0 - Gewenst T1 - Verschil Deze verschillende groene tabbladen worden in de paragrafen hierna toegelicht. Door met de muis een tabblad aan te klikken, wordt het betreffende tabblad getoond. Het gekozen tabblad is tevens in donker oranje weergegeven in het menu linksboven. Overigens kan een tabblad ook geselecteerd worden met behulp van dit menu. Deze cellen waar gegevens ingevoerd moeten of kunnen worden zijn licht oranje gearceerd. Handleiding Roostermodel pagina 3

4 Tabblad: Cliënt Ter voorbereiding op het gesprek, of bij de start van het roostergesprek, wordt het aantal cliënten in de vorm van hun ZZP (zorgzwaartepakket) of anderszins ingevuld. Dat kan in de oranje cellen. Naast de huidige situatie (T0) wordt ook naar de ontwikkeling van de zorgzwaarte gekeken in de zin van één of twee jaar vooruit (T1). Onder het aantal cliënten per groep worden, ten behoeve van de netto/bruto-berekening, variabelen organisatie-specifiek ingevuld, leidend tot de netto/bruto-verhouding. Deze netto/bruto-berekening is nodig om de benodigde bruto benodigde formatie door te kunnen berekenen vanuit het netto in te zetten rooster. Cliënt Variabelen Huidig Gewenst T0 Gewenst T1 Verschil Cliënten en netto/bruto Aantal cliënten huidig T0 Aantal cliënten T1 Overige productcodete vergelijken met ZZAantal cliënten zonder BH met BH Totaal zonder BH met BH Totaal T0 T1 ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP ZZP Totaal aantal cliënten Aantal groepen Gemiddeld aantal clienten per groep 4 Berekend aantal groepen 1 Netto/bruto 1 fte uren bruto 1872 wettelijke vakantieuren 144 bovenwettelijke vakantieuren 80 extra bovenwettelijke vakantieuren 35 totaal vakantieuren 259 ziekteverzuim 5,0% 94 %cliëntgebonden tijd 95,0% netto 1443 netto/bruto factor 77% Handleiding Roostermodel pagina 4

5 Tabblad: Variabelen In dit tabblad wordt een aantal aspecten ingevuld, zoals de naam van de organisatie/locatie en/of het team. Linksonder worden de voorkomende deskundigheden/functies van het multidisciplinaire team ingevuld. Naast de functienamen worden deze gekoppeld aan categorieën (bijvoorbeeld Niveau 1 primair proces, leerling of facilitair) en aan de FWG-schaal. Uitgaande van de Jaarfactor (doorgaans 18) en de RSP (relatieve salarispositie) worden hiermee de totale kosten per fte voor de betreffende functie benaderd. NB: momenteel (september 2018) zijn de CAO bedragen die gelden vanaf 1 oktober 2018 in het roostermodel verwerkt. Cliënt Variabelen Huidig Gewenst T0 Gewenst T1 Verschil Naam Organisatie / locatie Test jaarfactor 18 rsp 96% Deskundigheid/Is gelijk aan Is schaal Kosten per jakosten pj test Niveau 3 (prim 35 x Handleiding Roostermodel pagina 5

6 Tabblad: RoosterH In het tabblad Huidig wordt het huidige (basis-)rooster van het multidisciplinaire team ingevuld (alleen de oranje cellen). Hierbij wordt per functie/dienst opgenomen welke functie, met hoeveel medewerkers, op welke momenten aanwezig is in een 24 uurs rooster. In iedere regel wordt een dienst ingevuld. Van een regel, wordt een aantal kolommen ingevuld: - Kolom C: De functie/deskundigheid. - Kolom D: Het aantal medewerkers dat het betreft. - Kolom E: Het aantal dagen per week. - Kolom F: Starttijd. - Kolom G: Eindtijd. - Kolom H: Pauzetijd. De kolommen M en verder worden vervolgens vanzelf ingevuld. Hier is bijvoorbeeld zichtbaar hoeveel uren per dag in totaliteit personeel wordt ingezet. Vanaf regel 29 wordt een vergelijkbaar overzicht opgenomen van de personele inzet maar dan van boven de groep. Hierbij gaat het om multidisciplinaire medewerkers/disciplines die wel voor de cliënten en het team werken, maar hiervan organisatorisch geen onderdeel uitmaken of voor meerdere teams werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verpleegkundigen die hun aandacht en tijd verdelen over drie teams, nachtdiensten. De kolommen zijn hetzelfde als bovenstaand, op kolom D na. Hier kunnen 2 dingen ingevuld worden: het aantal cliënten waarvoor zij beschikbaar zijn of het percentage dat voor dit team wordt gewerkt in het ingevulde rooster. In de velden opmerkingen kunnen opmerkingen c.q. toelichtingen opgenomen worden. Handleiding Roostermodel pagina 6

7 Cliënt Variabelen Huidig Gewenst T0 Gewenst T1 Verschil Rooster Test; aantal werknemers per groep (4 cliënten) per moment opmerkingen Functie/desk # mdw dagen pw van tot pauzetijd 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 00:00 01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 Totaal per dag test 1 7 7:00 11:00 1:00 1:00 1:00 1:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 4:00:00 Totaaltijd groep 1:00 1:00 1:00 1:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 4:00:00 Rooster; aantal werknemers boven groep per moment 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 opmerkingen Functie/desk#cliënten of % dagen pw van tot pauzetijd 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 00:00 01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 Totaal per dag Totaaltijd boven groep 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Totaaltijd op en boven groep 1:00 1:00 1:00 1:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 4:00:00 Handleiding Roostermodel pagina 7

8 Tabbladen: RoosterGt0 en RoosterGt1 De tabbladen RoosterGt0 en RoosterGt1 zijn qua opbouw identiek aan het tabblad RoosterH. Het gaat om het verschil in doel en toepassing. RoosterGt0 In tabblad Gt0 wordt de eventuele gewenste situatie weergegeven qua bezetting zoals die eigenlijk nu al geldt. Dit overzicht ziet er qua opzet exact gelijk uit met het vorige tabblad. Het verschil is dat nu gewenst ingevuld dient te worden. Dit vraagt van de delegatie van het multidisciplinaire team een kritische reflectie op de bestaande situatie, maar ook op de realiteitszin (het gaat niet om de ultieme wenselijkheid of wanneer de bomen tot in de hemel groeien). Wijkt de wenselijkheid af van de werkelijkheid? Het meest praktisch en minst arbeidsintensief is om de oranje cellen uit tabblad RoosterH (B7 tm H26 en B33 tm H53) te kopiëren en in het tabblad RoosterGt1 te plakken. Dat is namelijk het huidige rooster en zo vormt dat het startpunt voor de dialoog over het gewenste rooster. Wijziging qua wenselijkheid worden dan doorgevoerd in de werkelijkheid. RoosterGt1 Bij het tabblad rooster Gt1 wordt hetzelfde gedaan (dus het RoosterH kopiëren in RoosterGt1) maar nu gaat de dialoog over de gewenste situatie qua bezetting zoals die in de toekomst gaat gelden, op basis van de toekomstig te verwachten cliëntpopulatie. De opbouw van dit tabblad is wederom gelijk aan het vorige tabblad. Het verschil is het tijdsperspectief, hier gaat het om toekomstig gewenst. Belangrijk is het om naar de toekomst te kijken zonder daarbij teveel verstrikt te raken in de waan van de werkelijkheid van vandaag. Handleiding Roostermodel pagina 8

9 aantal medewerkers tijd per cliënt Tabblad: Verschil In het tabblad Verschil komen de verschillen naar voren wanneer de werkelijkheid nu, wenselijkheid nu en de wenselijkheid toekomst tegen elkaar worden afgezet. Zo is in de verschillende grafieken bijvoorbeeld te zien: - De ontwikkeling van de zorgzwaarte qua te verwachten ZZP s. - De werkelijke versus de gewenste multidisciplinaire deskundigheidsmix. - Het huidige en het gewenste (T0 en T1) aantal minuten per cliënt per dag. - Het huidig 24 uurs rooster en het gewenst (T0 en T1) aantal medewerkers gedurende het etmaal. - Het aantal medewerkers/functies gedurende het etmaal en de mate waarin huidig, gewenst huidig en gewenst toekomstig overeenkomt. - Personele inzichten zoals benodigde fte s per functie, fte/cliënt-ratio en in loonkostenontwikkeling. Cliënt Variabelen Huidig Gewenst T0 Gewenst T1 Verschil Aantal cliënten niv 7-8 Deskundigheidsmix % ZZP-1 H T0 T10% H T0 100% T1 150% H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H 5 test ZZP-21,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Gewenst 1,0 T1 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 T ZZP-3 ZZP ZZP-5 ZZP-6 Gewenst T0 test 9 Huidig ZZP-7 T ZZP ZZP-9 ZZP Medewerkertijd per cliënt per dag Uren per dag / deskundigheidsmix gewenst t1 1: Gewenst T1 gewenst t0 huidig 1:00 19 Gewenst T Huidig 1:00 21 uren 22 test 23 0:00 0:14 0:28 0:43 0:57 1:12 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 Aantal medewerkers gedurende de dag tijdsperiode Gewenst T1 Gewenst T0 Huidig 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 Aantal medewerkers gedurende de dag op groep van 4 cliënten H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T1 H T0 T test huidig rooster gewenst rooster T0 gewenst rooster T1 verschil huidig vs gewenst T0 verschil huidig vs gewenst T1 Medewerker-uren per dag per groep % 0 0% per dag totaal % 0 0% per jaar totaal % 0 0% FTE nodig per deskundigheid/discipline Fte totaal 1,0 1,0 1,0 0,0 0% 0 0% test 1,0 1,0 1,0 0,0 0% 0,0 0% 44854, , ,38 FTE / cliëntratio en loonkosten FTE / clientratio 0,25 0,25 0,25 0,00 0% 0,00 0% Loonkosten per jaar % 0 0% Handleiding Roostermodel pagina 9