01 BASIS+-instructie Belangrijke begrippen en standaardhandelingen

01 BASIS+-instructie Belangrijke begrippen en standaardhandelingen versie 3.3 / 07-02-2014 Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Standaardhandelingen... 4 2.1 Gebruik van run-id's... 4 2.1.1 Wat is een run-id... 4 2.1.2 Een nieuwe run-id maken... 4 2.1.3 Een bestaande run-id gebruiken... 6 2.1.4 Een bestaande run-id verwijderen... 9 2.2 Gebruik van populatie-selectie... 9 2.3 Uitvoeren en bewaken van processen... 12 3 Belangrijke begrippen in het SIS... 17 3.1 HvA als instelling: IN020... 17 3.2 Studieprogramma, studieplan, loopbaan, opleidingsnummer... 17 3.3 Vereisten en studiedelen... 19 3.4 Vakgebied, onderwijsgroep en organisatie... 21 3.5 Periodes en sessies... 22 3.6 Studieactiviteiten en inschrijven voor onderwijs... 23 4 Autorisatie... 24 4.1 Welke autorisatie kent het SIS... 24 4.2 Autorisatie op profiel... 24 4.3 Profielen en rollen... 25 4.4 Autorisatie op organisatieonderdeel... 26 Doelgroep Hoofdstuk 2: administraties en specialisten Overige hoofdstukken: alle gebruikers van het SIS Functioneel beheer SIS 01 SISV Basis+ v3.3 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 1 van 28

Documentbeheer Versie Datum Wijzigingen 3.1 Initieel 3.2 30-07-2013 Kleine aanpassingen: 3.3 07-02-2014 Release 2.7 Peopletools 8.53 Style sheet Instelling IN020 ISAT-codes 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 2 van 28

1 Inleiding Sommige handelingen komen in het SIS op meerdere plaatsen voor. Het gaat dan bijvoorbeeld om het selecteren van studenten met een query of het uitvoeren van processen. Deze handelingen zijn te complex om te beschrijven in de basiscursus SIS, maar zijn wel van belang om de verschillende instructiemodules te kunnen volgen. Daarom worden deze handelingen in deze aparte Basis+instructie besproken (hoofdstuk 2). Naast deze handelingen zijn er ook een aantal begrippen of concepten in het SIS die uitleg behoeven voordat gewerkt kan worden met de verschillende instructiemodules. Ook deze begrippen worden hier beschreven (hoofdstuk 3). Ten slotte is het van belang om een globaal beeld te hebben van de autorisatie die aanwezig is in het SIS. Die bepaalt namelijk wie welke gegevens mag zien en wie welke handelingen mag uitvoeren. De autorisatie wordt besproken in hoofdstuk 4. Vereiste voorkennis: Basis-instructie SIS. Hoofdstuk 2 van deze instructie is bedoeld voor: administratief medewerkers specialisten in de domeinen. De overige hoofdstukken van deze instructie zijn bedoeld voor: alle gebruikers van het SIS. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 3 van 28

2 Standaardhandelingen 2.1 Gebruik van run-id's 2.1.1 Wat is een run-id Verschillende handelingen in het SIS worden uitgevoerd door het draaien van een proces. Voordat je zo'n proces kunt uitvoeren moet je meestal een aantal instellingen of waarden opgeven. Een voorbeeld van zo'n proces is het aanmaken van cijferlijsten in bulk. Voordat de cijferlijsten gemaakt worden, moet je opgeven voor welke sessie en/of voor welk vakgebied of welke organisatie je de lijsten wilt maken. Met een run-id kun je de in te geven waarden bewaren, zodat je ze een volgende keer weer kunt gebruiken. Run-ID's worden ook gebruikt om een selectie uit de database op te halen, bijvoorbeeld een selectie studenten voor het bewerken van een studentengroep. In dit hoofdstuk lees je hoe je een run-id kunt maken en hoe je hem kunt hergebruiken. Een opgeslagen run-id kun je in meerdere menu's gebruiken. Als je een bestaande run-id gebruikt in een ander menu dan waar hij gemaakt is, zijn de waarden die in beide menu's voorkomen al ingevuld. De andere waarden moet je alsnog invullen en worden bewaard voor de volgende keer dat je de run-id in dat menu gebruikt. In sommige gevallen kan het heel handig zijn om een bestaande run-id te hergebruiken, soms is het makkelijker om een nieuwe te maken. Hierover zijn geen eenduidige richtlijnen te geven, dit moet je dus in de praktijk leren. Let op dat een run-id gebonden is aan een gebruiker, je kunt dus alleen je eigen run-id's gebruiken. De voorbeelden bij deze instructie komen uit de menu's 'cijferlijst maken' en 'studentengroepen verwerken', maar je kunt deze instructie gebruiken voor elk menu waar gebruik gemaakt wordt van run-id's. 2.1.2 Een nieuwe run-id maken Een nieuwe run-id maak je door in het menu waar je de run-id wilt gebruiken, het tabblad 'nieuwe waarde toevoegen' te selecteren. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 4 van 28

Geef een waarde en klik op Toev. Schermafbeelding 1: Nieuwe run-id maken Je komt nu op de pagina terecht waar je de waarden of instellingen invult die het proces moet gaan gebruiken. Bij het proces 'cijferlijst maken' ziet dat er als volgt uit. Schermafbeelding 2: Waardes invullen in een run-id (voorbeeld 1) Bij het bewerken van studentengroepen krijg je na het aanmaken van een nieuwe run-id het volgende scherm. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 5 van 28

Schermafbeelding 3: Waardes invullen in een run-id (voorbeeld 2) Zoals je in de voorbeelden ziet, zijn bijna alle velden leeg, behalve de velden waarvoor je in de gebruikersinstellingen een standaardwaarde hebt ingevuld (de periode en de onderwijsinstelling in voorbeeld 1). Verder is de ingangsdatum (als die van toepassing is) standaard de huidige datum. Vul de waarden in die je op dat moment voor het starten van het proces nodig hebt en kies 'opslaan'. Je hebt de run-id nu opgeslagen, de actie (het proces of ophalen van de selectie) is daarmee nog niet gestart. Je kunt ook meteen het proces uitvoeren of de selectie ophalen (in het eerste voorbeeld door rechtsboven 'uitvoeren' te kiezen en in het tweede voorbeeld door rechtsboven 'selectie ophalen' te kiezen). Zodra je dat doet wordt de run-id nog eens opgeslagen, het is dus eigenlijk niet noodzakelijk om de run-id eerst apart op te slaan als je direct aansluitend de actie laat uitvoeren. Let op dat je de run-id wel apart opslaat als je de handelingen pas later wilt laten uitvoeren. 2.1.3 Een bestaande run-id gebruiken Om een bestaande run-id te gebruiken kies je bij de start van het menu 'bestaande waarde gebruiken' in plaats van 'nieuwe waarde toevoegen'. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 6 van 28

Schermafbeelding 4: Bestaande run-id zoeken Met de knop 'zoeken' krijg je een lijst van al je run-id's. (Als je er maar één hebt, kom je meteen bij de instellongen voor je run-id). Je kunt ook de naam van de run-id die je wilt gebruiken meteen geheel of deels intikken. Selecteer de run-id die je wilt gebruiken. Je komt nu in hetzelfde scherm als na het maken van een nieuwe run-id, alleen zie je nu de waarden die je eerder hebt opgeslagen bij de geselecteerde run-id. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 7 van 28

Schermafbeelding 5: Bestaande run-id gebruiken (voorbeeld 1) Schermafbeelding 6: Bestaande run-id gebruiken (voorbeeld 2) Als dat nodig is kun je de run-id eerst nog aanpassen door bijvoorbeeld de sessie te veranderen (voorbeeld 1) of studenten toe te voegen en te verwijderen (voorbeeld 2). Vervolgens kun je het proces uitvoeren of de selectie ophalen (in het eerste voorbeeld door rechtsboven 'uitvoeren' te kiezen en in het tweede voorbeeld door rechtsboven 'selectie ophalen' te kiezen). Hiermee sla je automatisch eventuele wijzigingen in de run-id op. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 8 van 28

2.1.4 Een bestaande run-id verwijderen SaNS > SaNS Expertisecentrum > Run-id's verwijderen > Run-id's verwijderen Bij bovenstaand menu kun je één of meer run-id's die je niet meer nodig hebt, verwijderen. Je hebt hier alleen toegang tot de run-id's van jezelf. Selecteer één of meer run-id's. Klik vervolgens op de knop 'verwijderen'. De aangevinkte run-id's worden nu verwijderd uit de lijst. Schermafbeelding 7: Bestaande run-id's verwijderen 2.2 Gebruik van populatie-selectie Op verschillende plekken in het SIS kun je gebruik maken van populatie-selectie. Dit is een manier om met voorgedefinieerde query's studenten te selecteren, bijvoorbeeld voor het maken van diploma's of het vullen van studentengroepen. Populatie-selectie komt bijna altijd voor samen met studentselectie. Met populatie-selectie selecteer je studenten meestal met behulp van een query, met studentselectie selecteer je studenten door handmatig hun studentnummers in te voeren. Door aanvinken geef je aan welke selectiemethode je wilt gebruiken, je kunt daarbij beide methoden tegelijk gebruiken. Een voorbeeld van populatie-selectie kun je vinden bij het verwerken van studentengroepen (maar de instructie kan gebruikt worden op elke plaats waar populatie-selectie voorkomt). 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 9 van 28

Schermafbeelding 8: Beginscherm populatie selectie Kies in de box Populatie selecteren bij Selectie voor 'PS-query'. Selecteer bij 'Querynaam' achter het loepje, de query die je wilt gebruiken. Via de link 'prompts bewerking' moet je de variabelen voor de query invullen. Wat je daar moet invullen verschilt per query. Een voorbeeld van zo'n invulscherm staat hieronder. Schermafbeelding 9: Voorbeeld van een invulscherm voor queryprompts Vul de queryprompts in en kies 'ok'. Je komt nu terug in het vorige scherm. Als in de queryprompt een bepaald gegevenstype meermalen voorkomt (zoals hierboven de studentengroep) en je hebt dat niet zoveel maal nodig, zet dan een kruisje op de regels die te veel zijn. (Als in de prompt een veld is gemarkeerd met een sterretje (*) ben je verplicht dit in te vullen.) In een enkel geval heeft een query niet-verplichte prompts of moet je kiezen voor invullen van de ene prompt dan wel een andere, in die gevallen blijkt dit uit de tekstlabels bij de prompts of uit de documentatie. Als je een verplichte promptwaarde niet hebt ingevuld, krijg je een foutmelding zodra je probeert verder te gaan. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 10 van 28

Schermafbeelding 10: Foutmelding bij niet ingevulde verplichte queryprompt Via de link 'querybeheer starten' kun je bestaande query's wijzigen of verwijderen en nieuwe query's toevoegen. De meeste gebruikers zijn hiervoor niet geautoriseerd en zien deze link dan ook niet. Via de link 'selectieresultaten bekijken' kun je bekijken welke studenten geselecteerd worden door het draaien van de query. Op basis van deze resultaten kun je eventueel nog de prompts aanpassen. Als er enkele studenten ontbreken is het ook mogelijk om die handmatig aan de selectieresultaten toe te voegen door de query en de handmatige studentselectie te combineren. Vink hiervoor 'studentselectie gebruiken' aan, voeg de benodigde rijen toe met behulp van de plus-knoppen en tik de juiste studentnummers in. Schermafbeelding 11: Combinatie van populatie selectie en studentselectie Let op dat populatie-selectie vaak voorkomt in combinatie met een run-id. Daarbij moet je voorzichtig zijn met het aanpassen van de studentselectie. Als er bij het openen van de pagina al 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 11 van 28

studenten in de lijst staan, ga dan niet het nummer van de ene student veranderen in dat van een andere. Verwijder met de min-knoppen de studenten die niet meer nodig zijn en voeg daarna zo nodig met de plus-knoppen weer lege rijen in. Met de knop 'lijst wissen' kan je alle studenten in één handeling uit de lijst verwijderen. Kies ten slotte rechtsboven de knop 'Selectie Ophalen'. De query wordt nu uitgevoerd. 2.3 Uitvoeren en bewaken van processen In verschillende menu's in het SIS worden processen gedraaid. In deze instructie worden voorbeelden gebruikt uit het proces voor het aanmaken van cijferlijsten in bulk, maar je kunt de instructie gebruiken voor elk menu waarin processen uitgevoerd worden. Het uitvoeren van een proces in SIS begint met het maken of hergebruiken van een run-id (zie 2.1 Gebruik van run-id's). Schermafbeelding 12: Run-ID gebruiken Na het invullen van de waarden kies je rechtsboven voor 'Uitvoeren'. Je krijgt het volgende scherm te zien. Schermafbeelding 13: Instellingen voor het uitvoeren van een proces 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 12 van 28

In dit scherm zie je welk processen beschikbaar zijn, vaak is dat maar één bepaald proces en is dat al geselecteerd, anders moet je zelf het juiste proces selecteren. 1 Verder zie je wanneer het draaien van het proces gepland staat. Meestal hoef je hier niets in te vullen of te wijzigen. Bij 'naam server' moet je niets invullen, dan kiest het SIS zelf een server die beschikbaar is en van het juiste type. Kies vervolgens 'OK'. Je komt nu terug in het vorige scherm. Schermafbeelding 14: Na starten proces Merk op dat je nu rechtsboven onder de knop 'Uitvoeren' een procesnummer ziet staan. (Als je meer processen hebt gekozen, krijg je even zoveel procesnummers te zien.) Je kunt de uitvoering van een proces bewaken, bijvoorbeeld om te zien wanneer het voltooid is en je verder kunt met het eindresultaat (in dit voorbeeld het invullen van de gegenereerde cijferlijsten). Dit doe je via de link 'procesbewaking'. Je komt in het volgende scherm. 1 Indien er meer processen in de Proceslijst voorkomen en je weet niet welke je moet kiezen, vraag dit dan aan je liokaal beheerder, of bij Centeraal Beheer SIS. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 13 van 28

Schermafbeelding 15: Procesbewaking Dit scherm is ook bereikbaar via People Tools > Procesplanner > Procesbewaking. Je ziet hier een overzicht van uitgevoerde processen (per gebruiker). Het proces dat je net hebt gestart staat bijna altijd bovenaan, voor de zekerheid zoek je het proces in de lijst aan de hand van het procesnummer dat je in het vorige scherm zag staan, of je sorteert de lijst op de kolom Rundatum/-tijd of op Proces. In de derde kolom van rechts (met het kopje 'Runstatus') kun je de status van het proces bekijken. Maar bedenk dat het scherm niet automatisch bijgewerkt wordt, ook al wordt het proces wel gedraaid. Gebruik daarom na enige tijd de knop 'Vernieuwen' (rechts bovenin) om nieuwe informatie op te halen over de status van je proces. Pas als je in deze kolom 'Voltooid' ziet staan en in de kolom 'Distributiestatus' de tekst 'Verzonden' staat, kun je verder met het eindresultaat van het proces. Na het draaien van een proces is een logfile beschikbaar. Vaak geeft die geen bruikbare informatie, maar soms loont het de logfile te bekijken als je twijfelt over wat er precies gedaan is. Het bekijken van de logfile zal een taak zijn van de lokale specialist. Voor het opvragen van de logfile moet je in het scherm 'procesbewaking' (zie boven) eerst letten op de kolom 'procesnaam': Bij een codering in zwarte tekst klik je op de link 'details' in de laatste kolom; Bij een codering in de vorm van een link moet je eerst daarop klikken: het proces bestaat dan uit onderdelen en elk onderdeel heeft een eigen procesnummer en een eigen logfile; klik dan op het onderdeel waarvan je de logfile wilt bekijken. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 14 van 28

Schermafbeelding 16: Proces met meer onderliggende processen In beide gevallen kom je terecht in het scherm Procesdetails. Schermafbeelding 17: Procesdetails Klik op de link 'berichtenlog' om de logfile te bekijken. In dit voorbeeld zul je vaststellen dat de logfile geen bruikbare informatie geeft. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 15 van 28

Schermafbeelding 18: Berichtenlog 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 16 van 28

3 Belangrijke begrippen in het SIS 3.1 HvA als instelling: IN020 In SIS is het mogelijk om meer instellingen, zoals de HvA of de UvA, in de database in te richten. Daar is echter niet voor gekozen. Zoals we SIS nu kennen, komt er dus maar één instelling voor: HvA. Bij het zoeken naar informatie in SIS zul je zien dat altijd gevraagd wordt naar de instelling, ook al is er dus maar één. Ook bij queries is soms een prompt nodig waarbij je de instelling moet opgeven. Voor de HvA is dit altijd IN020 Gelukkig kun je bij de standaardwaarden gebruiker, als dat niet al gebeurd is, dit als standaardwaarde opgeven. Bij elke zoekscherm is dan al IN020 ingevuld. Maar als je terugkeert naar een zoekscherm vanuit een grid met gevonden waardes, zijn alle zoekparameters. Als je klikt op de knop Wissen om een nieuwe zoekopdracht te geven, wordt ook de instelling gewist. Geef die dan opnieuw op. Schermafbeelding 19: Zoekscherm met ingevulde instelling 3.2 Studieprogramma, studieplan, loopbaan, opleidingsnummer Een student wordt bij zijn inschrijving in het SIS gekoppeld aan een studieprogramma en een studieplan. Het studieprogramma is de opleiding van een student, waarbij voltijd, deeltijd en duaal aparte studieprogramma's zijn. Er is dus bijvoorbeeld een studieprogramma voor de opleiding bouwkunde voltijd en één voor bouwkunde deeltijd. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 17 van 28

Bij een studieprogramma bestaat altijd minstens één studieplan, soms is het studieprogramma onderverdeeld in verschillende studieplannen. Dat zijn dan opleidingen of varianten van opleidingen die wettelijk tot dezelfde croho-opleiding 2 behoren, maar wel verschillen in de inrichting van het curriculum. Zo vind je bij het studieprogramma 5064 maar één studieplan (ergotherapie vt, code 50641). Maar bij 5041 bestaan maar liefst negen studieplannen, allemaal varianten van commerciële economie vt (codes 50411 t/m 50419). Schermafbeelding 20: Zoekresultaten bij studieplan Een studieprogramma is altijd gekoppeld aan een loopbaan. Er zijn vier loopbanen in het SIS: Bachelor voor alle opleidingen die een bachelordiploma opleveren. Dit geldt voor de meeste opleidingen aan de HvA. Master voor alle opleidingen die een masterdiploma opleveren, bijvoorbeeld de eerstegraads lerarenopleidingen of de master social work. Niet regulier voor studenten die een afwijkende opleiding volgen, bijvoorbeeld een vooropleiding of een cursus. Regulier overig voor studenten die (een deel van) een reguliere opleiding volgen, maar een afwijkende inschrijvingsvorm hebben (bijvoorbeeld exchange-studenten). Een student wordt in eerste instantie ingeschreven voor één combinatie van studieprogramma en studieplan, maar hij of zij kan natuurlijk overstappen naar een andere opleiding of naar een andere opleidingsvorm (bijvoorbeeld van voltijd naar deeltijd). Daarnaast kan een student zich tussentijds uitschrijven of een tweede opleiding gaan volgen, naast of na afloop van de eerste studie. 2 Zie voor de CROHO-codes in SIS: SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur > Studieprogramma s. Voor de officiële namen kun je terecht bij: SACR instellen > Basistabellen > Rapportagecodes > ISAT-codes 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 18 van 28

De inschrijving van een student is gekoppeld aan een opleidingsnummer. Bij een eerste inschrijving is dat nummer 0 (nul). Bij elke wijziging in de inschrijving wordt een nieuw opleidingsnummer toegevoegd. Opleidingsnummers worden geteld per loopbaan. Een student kan dus bijvoorbeeld voor studiejaar 2008-2009 een inschrijving hebben voor de opleiding biologie deeltijd op opleidingsnummer 0 en vervolgens voor studiejaar 2009-2010 een inschrijving voor de opleiding biologie voltijd op opleidingsnummer 1. Of voor studiejaar 2008-2009 én voor studiejaar 2009-2010 een inschrijving voor de opleiding biologie deeltijd op opleidingsnummer 0, en daarnaast een inschrijving voor studiejaar 2009-2010 voor de opleiding informatica op opleidingsnummer 1. Deze opleidingsnummers vind je op meerdere plaatsen in het SIS terug, bijvoorbeeld als je een student opzoekt in een zoekscherm. Je krijgt dan als zoekresultaat vaak meerdere rijen per student, namelijk per opleidingsnummer één rij. Let er goed op dat je in zo'n geval de goede rij selecteert. 3.3 Vereisten en studiedelen Het onderwijsprogramma van elke opleiding (dat is in het SIS een studieprogramma/studieplancombinatie) wordt in het SIS vastgelegd in de vorm van een vereistengroep. Dat is een verzameling vereisten waar een student aan moet voldoen om het diploma te halen. Per opleiding is er één vereistengroep, die weer uit verschillende rijen bestaat, elk met een eigen ingangsdatum. Die rijen beschrijven dan de varianten van de onderwijsprogramma's voor de opeenvolgende startjaren. Dus een rij beschrijft de bachelor bouwkunde vt 2007-11, de volgende rij 2008-12 enz. Doordat een student wordt ingeschreven voor een studieprogramma/studieplan-combinatie weet het SIS automatisch welke vereistengroep op de student van toepassing is. Welke variant van toepassing is wordt bepaald door de datum waarop de student wordt ingeschreven, of beter gezegd dat wordt bepaald door de zg. vereisteperiode. Eventueel kan deze periode handmatig aangepast worden. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor een student die instroomt in de hoofdfase of voor een student die na een paar jaar onderbreking zijn of haar studie weer oppakt. De vereistengroep wordt in het SIS vastgelegd door de specialisten in de domeinen in overleg met de examencommissie. Een gedetailleerde beschrijving van de opbouw van een vereistengroep en alles wat daar bij hoort voert te ver voor deze instructiemodule. Voor het uitvoeren van administratieve werkzaamheden in het SIS is het voldoende om te weten dat een vereistengroep bestaat uit een aantal vereisten die samen bepalen aan welke eisen een student moet voldoen. Er is bijvoorbeeld een aparte vereiste voor de propedeuse en ook de minor kan een aparte vereiste zijn. Een vereiste bestaat vervolgens weer uit één of meer vereistenregels. Aan elke regel hangt een verzamelingen vakken, bijvoorbeeld alle vakken van blok 1 of alle vakken van een specialisatierichting. Zo'n verzameling vakken heet in SIS een studiedeellijst. Die term verwijst naar het studiedeel, de SIS-benaming voor een vak (of cluster van vakken) waarvoor de student resultaten behaalt die uiteindelijk bepalen of hij heeft voldaan aan de gestelde eisen en het diploma kan ontvangen. Een eenvoudige manier om de opleidingsvereisten in beeld te brengen is het kijken naar het voortgangsoverzicht van een student van die opleiding. Wees er wel op verdacht dat je dan niet altijd alle vereisten in beeld krijgt, omdat keuzes van de student en individuele aanpassingen ook bepalen hoe het overzicht er uitziet. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 19 van 28

vereistengroep vereiste vereistenregel studiedeellijst Schermafbeelding 21: Voortgangsoverzicht op basis van de opleidingsvereisten Een studiedeel als Didactiek in bovenstaande afbeelding is een onderwijseenheid, een term die gebruikt wordt om het niveau aan te geven waarop de student de studiepunten verdient. Een onderwijseenheid bestaat meestal weer uit één of meer werkvormen, zoals hoorcollege, werkcollege, toetsen. Je kunt de samenstelling inzien door op de omschrijving van het studiedeel te klikken. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 20 van 28

Schermafbeelding 22: Samenstelling van een onderwijseenheid Een studiedeel in een studiedeellijst kan ook een veel ingewikkelder samenstelling hebben en uit verschillende niveaus zijn opgebouwd. Een voorbeeld is de minor, die is opgebouwd uit bijvoorbeeld zes onderwijseenheden van elk vijf studiepunten, met daaronder weer werkvormen per onderwijseenheid. Het studiedeel minor in de studiedeellijst is in dit geval dus niet zelf een onderwijseenheid maar een cluster van onderwijseenheden. 3.4 Vakgebied, onderwijsgroep en organisatie Studiedelen in het SIS hebben een aantal onderscheidende kenmerken die bijvoorbeeld bepalen bij welke organisatie een studiedeel hoort. Elk studiedeel is gekoppeld aan een vakgebied. Een vakgebied komt min of meer overeen met een opleiding, er zijn dus vakgebieden voor verpleegkunde, informatica, bedrijfswiskunde, commerciële economie, 2e graads lerarenopleiding wiskunde, enzovoorts. Er zijn geen aparte vakgebieden voor voltijd en deeltijd. Soms omvat een vakgebied een aantal opleidingen bij elkaar, waarvan de onderwijsprogramma's nauw verweven zijn. In totaal zijn er ongeveer 100 ingericht. Je kunt ze vinden bij: SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur > Vakgebieden. De onderwijsgroepen in het SIS zijn algemener en zijn gebaseerd op de wettelijke indeling (Croho). Je kunt ze vinden bij SACR instellen > :Basistabellen > Studiestructuur > Onderwijsgroepen 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 21 van 28

Onderwijsgroep Omschr. 01 Onderwijs 02 Landbouw en natuurlijke omg. 03 Natuur 04 Techniek 05 Gezondheidszorg 06 Economie 07 Recht 08 Gedrag & Maatschappij 09 Taal & Cultuur 10 Niet-Regulier Tabel 1: Onderwijsgroepen Ten slotte hoort bij een studiedeel een organisatie. De organisatiestructuur in SIS is gebaseerd op de indeling in domeinen en clusters. Het domein 'Gezondheid' bestaat bijvoorbeeld uit de clusters 'Fysio', 'Ergotherapie', 'Verpleegkunde' en 'Oefentherapie'. Deze clusters worden niet alleen als kenmerk bij studiedelen gebruikt, maar bijvoorbeeld ook voor de autorisatie van gebruikers van het SIS. Zo kan een medewerker van een bepaald cluster alleen cijferlijsten laten aanmaken voor studiedelen van zijn eigen organisatieonderdeel. Een overzicht van de vakgebieden, onderwijsgroepen en organisaties krijg je als je zo'n veld tegenkomt in een zoekscherm en daar op het vergrootglas klikt. Zie voor een volledig overzicht van de organisatie-structuur ook het hoofdstuk over autorisatie in deze instructie ( 4.4 Autorisatie op organisatieonderdeel). In het scherm kun je het vinden bij SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur > Organisaties 3.5 Periodes en sessies Studiejaren en blokken of semesters heten in SIS periodes en sessies. SIS kent twee soorten periodes. De eerste soort is de inschrijfperiode. Deze periode beslaat een heel studiejaar, bijvoorbeeld 2100 voor studiejaar 2010-2011 en 2110 voor studiejaar 2011-2012. De periode is gekoppeld aan de loopbaan, er is dus een aparte periode voor de bachelor en voor de master. Per studiejaar en per loopbaan is er één inschrijfperiode. Inschrijfperiodes worden gebruikt voor het in- en uitschrijven van studenten op de opleiding (een student is bijvoorbeeld ingeschreven voor de opleiding bedrijfseconomie voor studiejaar 2011-2012) en voor het registreren van individuele resultaten (zie de instructie nr. 40 over cijferlijsten en resultaten). Naast inschrijfperiodes zijn er uitvoerperiodes. Ook deze periodes beslaan een heel studiejaar en zijn gekoppeld aan de loopbaan. Het verschil met inschrijfperiodes is dat er per studiejaar (en per loopbaan) voor elk domein een eigen uitvoerperiode is. Zo heb je periode 2112 voor het studiejaar 2011-2012 van het domein Bewegen, Sport en Voeding, en periode 2113 voor het studiejaar 2011-2012 van het domein Economie en Management. De laatste positie van de code van de periode bepaalt dus het domein. Er is per studiejaar ook een uitvoerperiode voor de (HvA-brede) minoren, de code van die periodes heeft op de vierde positie een 1. Uitvoerperiodes worden bijvoorbeeld 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 22 van 28

gebruikt voor het invoeren van resultaten via een cijferlijst en voor het maken van studieactiviteiten. Zie Tabel 2: Periodes voor 2013-2014 voor de periodes van de bachelor. Je kunt ze ook vinden bij SACR instellen > Basistabellen > Periode instellen > Periodewaarden. Periode Omschr. 2130 Studiejaar 2013-2014 2131 2013-2014 Minor 2132 2013-2014 Domein BSV 2133 2013-2014 Domein EM 2134 2013-2014 Domein G 2135 2013-2014 Domein MR 2136 2013-2014 Domein MCI 2137 2013-2014 Domein OO 2138 2013-2014 Domein T Tabel 2: Periodes voor 2013-2014 Elke periode is weer onderverdeeld in sessies. Er is bijvoorbeeld een sessie voor elk blok of semester en daarnaast zijn er sessies voor de verschillende toetsperiodes en herkansingsperiodes. Omdat deze sessies gebruikt worden voor de onderwijsuitvoering hebben de uitvoerperiodes een vrij gedetailleerde onderverdeling in sessies. Een inschrijfperiode heeft maar één sessie voor het hele studiejaar. Aan een sessie zijn verschillende termijnen gekoppeld, bijvoorbeeld de termijn waarbinnen een student zich mag inschrijven op het te geven onderwijs. Omdat er aparte uitvoerperiodes zijn per domein, kan elk domein zelf per sessie (dus per blok, semester of toetsperiode) vaststellen tussen welke datums het inschrijven op onderwijs is toegestaan. Sessie zijn te vinden bij SACR instellen > Basistabellen > Periode instellen > Perioden/sessies. 3.6 Studieactiviteiten en inschrijven voor onderwijs De werkvormen van een vak (zoals hoorcollege, werkcollege, toets) worden pas daadwerkelijk als onderwijs uitgevoerd als ze zijn ingeroosterd. In het SIS werkt het net zo: om een studiedeel te roosteren maak je er een studieactiviteit van. Belangrijke kenmerken van de studieactiviteit zijn de periode en de sessie, maar je kunt er ook alle gangbare roosterinformatie bij zetten: datum, tijd, lokaal, docent. Een studieactiviteit heeft ook een capaciteit, die aangeeft hoeveel studenten kunnen inschrijven voor dat onderdeel. Inschrijven voor onderwijs kan de administratie voor een hele groep tegelijk doen, maar je kunt ook toestaan dat de student het zelf in selfservice doet. Zie voor meer informatie de instructies over studieactiviteiten (nr. 30, 31 en 32). 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 23 van 28

4 Autorisatie 4.1 Welke autorisatie kent het SIS SIS-HvA is toegankelijk voor alle studenten en alle medewerkers van de HvA. Dat betekent uiteraard niet dat iedereen ook bij alle componenten en bij alle gegevens kan. Log je in het SIS in, dan wordt aan de hand van jouw accountgegevens bepaald wat je wel en niet mag. Autorisatie vindt plaats op basis van twee elementen: welk profiel heb je toegewezen gekregen in het SIS bij welk HvA organisatieonderdeel ben je werkzaam. 4.2 Autorisatie op profiel SIS-HvA kent een aantal standaardprofielen, zoals student, docent, studieloopbaanbegeleider (SLB), medewerker onderwijsadministratie etc. Zo'n profiel bepaalt tot welke onderdelen van het SIS je toegang hebt en of die toegang beperkt is tot 'alleen maar kijken' of dat je ook werkelijk gegevens kunt wijzigen. Het gros van de SIS-gebruikers krijgt automatisch zo'n profiel toegewezen: alle meer dan 40.000 studenten krijgen het profiel 'student' en alle docenten krijgen zowel de profielen docent als SLB. Studenten krijgen hun profiel rechtstreeks in het SIS toegewezen, voor docenten komt de informatie uit SAP-HR. In dat personeelssysteem wordt van elke HvA-medewerker geregistreerd of hij of zij OP (docent) of OBP (medewerker) is. Via een interface met het HvA Identity Manager Systeem (IDM) worden deze gegevens naar het SIS overgezet. Aan andere gebruikers dan studenten en docenten moet met de hand een profiel toebedeeld worden. Er is in het SIS namelijk niet één medewerkersprofiel, maar wel tien (zie het overzicht hieronder). Dit toebedelen van een profiel gebeurt via de zogenaamde 'profielenmanager': een speciale self service pagina binnen IDM waar alleen geautoriseerde gebruikers toegang toe hebben. Per profiel bestaan grote verschillen in het aantal menu's dat toegankelijk is. De verschillen zitten vooral in de submenu's en in de aard van de toegang (leesrechten of wijzigrechten). Zoals in onderstaand voorbeeld is te zien, zijn ook in het hoofdmenu van een centraal beheerder, een lokaal specialist en een medewerker van de onderwijsadministratie verschillen aanwezig. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 24 van 28

Schermafbeelding 23: Verschillende menus bij verschillende profielen Voor de HvA gelden de volgende profielen: Centraal functioneel beheerder Lokaal specialist Onderwijsadministratie senior medewerker Onderwijsadministratie junior medewerker Medewerker examenbureau Medewerker stagebureau Docent Studieloopbaanbegeleider Decaan Raadpleger Student. 4.3 Profielen en rollen Een profiel wordt in het SIS altijd opgebouwd uit een aantal rollen. Dit zijn gedeeltelijk algemene rollen, zoals 'toegang tot self service' die aan elk profiel toegewezen moeten worden en voor een deel rollen die specifiek bij één gebruikersprofiel horen, zoals 'Docent read only' of 'SLB muteren'. De juiste rollen worden via het IDM-interface (Identity Management) geheel automatisch toegekend aan de profielen student, docent en SLB. Administratieve medewerkers kunnen verschillende functies in het SIS hebben. Zij kunnen daarom met behulp van de profielenmanager verschillende profielen toebedeeld krijgen, zoals bijvoorbeeld senior, junior of medewerker stagebureau. Dit gebeurt op domeinniveau. Is zo'n profiel eenmaal aan een gebruiker gekoppeld, dan worden de bij het profiel horende rollen weer automatisch via een interface aan de gebruiker toegekend. Daarnaast kan het toekennen van rollen bij uitzondering handmatig door centraal functioneel beheer uitgevoerd worden. Voor de eindgebruikers is er één plaats waar rollen direct zichtbaar zijn: bij het autoriseren van gebruikers op een studentengroep worden geen gebruikersprofielen getoond, maar rollen. In de instructie studentengroepen (nr. 20) wordt beschreven hoe deze rollen gebruikt kunnen worden om snel medewerkers van één bepaald gebruikersprofiel te selecteren. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 25 van 28

4.4 Autorisatie op organisatieonderdeel Naast de autorisatie op je functie (profiel) kent het SIS ook een autorisatie op organisatie. Afhankelijk van het organisatieonderdeel waaraan je bent verbonden kun je bepaalde gegevens in het SIS wel of niet benaderen. De HvA heeft ervoor gekozen om deze autorisatie te laten bepalen door het organisatiecluster waar een medewerker aan is verbonden. Veel medewerkers zullen niet goed weten tot welk cluster ze behoren; ze werken voor een afdeling (die vaak weer hoort bij een opleiding) of voor een bepaalde stafafdeling. In het personeelssysteem is er echter boven het niveau van de afdeling en onder het niveau van het domein nog het niveau van het cluster. Medewerkers werkzaam in een domein staan in het SIS altijd geregistreerd als behorend bij een van de onderstaande organisatieclusters: Code Korte omschrijving Lange omschrijving 21011000 DEMDL DEM-HES Duaal 21012000 DEMDT DEM-HES Deeltijd 21013000 DEMVTLWB DEM-HES Voltijd Leeuwenburg 21015000 DEMVTFMB DEM-HES Voltijd Fraijlemaborg 21016000 DEMIBS DEM-HES Intern. Busin. School 21017000 DEMUML DEM-Urban Man / Lab 21018000 DEMO DEM-Onderzoek 21019000 DEMLS DEM-Leiding en Staf 21031000 DMCIM DMCI-Media 21032000 DMCIC DMCI-Creatie 21033000 DMCII DMCI-Informatie 21038000 DMCIO DMCI-Onderzoek 21039000 DMCILS DMCI-Leiding en Staf 21051010 DBSVALO DBSV-Acad. voor Lich. Opv. 21052010 DBSVSMO DBSV-Sport, Manag. en Ondern. 21053010 DBSVVOE DBSV-Voeding 21058000 DBSVO DBSV-Onderzoek 21059010 DBSVLS DBSV-Leiding en Staf 21061000 DGFTOTM DG-Fysio 21062000 DGE DG-Ergotherapie 21063000 DGVPK DG-Verpleegkunde 21064000 DGOT DG-Oefentherapie 21068000 DGO DG-Onderzoek 21069000 DGVPLS DG-Leiding en Staf 21081000 DMRSW DMR-Social Work 21082000 DMRL DMR-Law 21083000 DMRAP DMR-Applied Psychology 21084000 DMRUM DMR-Urban Management 21088000 DMRO DMR-Onderzoek 21089000 DMRLS DMR-Leiding en Staf 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 26 van 28

Code Korte omschrijving Lange omschrijving 21091000 DTBE DT-Built Environment 21092000 DTAS DT-Applied Science 21093000 DTEL DT-Engineering and Logistics 21098000 DTO DT-Onderzoek 21099000 DTLS DT-Leiding en Staf 21141000 DPAPA DP-Pabo Almere 21148000 DPAO DP-Pabo Almere - Onderzoek 21149000 DPALS DP-Pabo Almere - Leid. en Staf 21151000 DOOPP DOO-Pabo Pedagogiek 21152000 DOOVOBVE DOO-VO/BVE 21152010 DOOMV DOO-Maatschappijvakken 21153010 DOOTLN DOO-Talen 21154010 DOOEBO DOO-Exact en BO 21155010 DOOPAB DOO-Pabo 21156010 DOOPED DOO-Pedagogiek 21157010 DOOMST DOO-Masters 21158000 DOOO DOO-Onderzoek 21159000 DOOLS DOO-Leiding en Staf Tabel 3: Overzicht organisatiestructuur in SIS Medewerkers 'horen' dus in het SIS bij een organisatiecluster en ook gegevens 'horen' bij een cluster. Bij studiedelen wordt de eigenaar geregistreerd, dat is altijd een cluster. Omdat gegevens uit studiedelen doorgekopieerd worden naar bijvoorbeeld studieactiviteiten is ook daar de eigenaar een cluster. Ten slotte zijn ook studenten gekoppeld aan een cluster. De opleiding waarvoor ze zijn ingeschreven, heeft namelijk ook een eigenaar en dat is altijd een HvA-cluster. Dit betekent bijvoorbeeld dat een medewerker die geregistreerd is bij het cluster 'Informatie' in het SIS alleen toegang heeft tot de studiedelen waar het cluster 'Informatie' eigenaar van is en dat deze medewerker in verschillende schermen alleen bij de gegevens kan komen van de studenten die studeren bij een van de opleidingen van dit cluster Informatie. Maar bij handelingen als inschrijven op onderwijs, aanmaken van cijferlijsten en beoordelen geldt wél de beperking tot de eigen studiedelen, maar niet de beperking tot de eigen studenten. Want zo kan aan een minor worden deelgenomen door studenten van uiteenlopende opleidingen, ook van opleidingen die niet tot het eigen cluster behoren. De autorisatie die samenhangt met het organisatiecluster van de HvA-medewerker wordt automatisch vanuit SAP via IDM geregeld in het SIS. Hiermee wordt zowel de autorisatie op studiedelen en studieactiviteiten geregeld als ook de autorisatie op de opleidingen (studieplannen) van studenten. Deze automatische autorisatie op basis van gegevens uit SAP kan in bepaalde gevallen onvoldoende zijn, bijvoorbeeld als een docent of medewerker bij twee verschillende clusters werkt. In zo'n geval kan de autorisatie door het domein uitgebreid worden op de speciale selfservice pagina in de profielenmanager (zie 4.3 Profielen en rollen). Hier kan een medewerker geautoriseerd worden voor verschillende clusters of zelfs voor een heel domein. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 27 van 28

Op vergelijkbare wijze hebben administratieve medewerkers toegang tot gegevens van een studieplan. Elke gebruiker is geautoriseerd voor één of meer studieplannen. Bij opvragen van een aantal studieplan gebonden gegevens worden alleen resultaten gevonden voor studieplannen waarvoor de gebruiker is geautoriseerd. 01 SISV Basis+ v3.2 Basis+ instructie - Belangrijke begrippen en standaardhandelingen 28 van 28