THOMAS ONLINE TIPS & TRICKS 1. Keuze navigatietaal van de website 2. Aanloggen 3. Wachtwoord wijzigen 4. Wachtwoord vergeten 5. Een PPA uitnodiging sturen naar een kandidaat 6. Een PPA rapport creëren 7. Een PPA uitnodiging opnieuw versturen 8. Wat als je een uitnodiging hebt verstuurd en de verkeerde moedertaal hebt geselecteerd? 9. De gegevens van een kandidaat zoeken 10. Een functieprofiel creëren 11. Search & Select 12. Een bestaand PPA rapport op scherm inkijken of e-mailen 13. Wat als een rapport of e-mail formulier niet op scherm verschijnt? 14. PPA formulieren in verschillende talen downloaden. 15. Een PPA invoeren vanaf een ingevuld PPA formulier. 16. Eenheden: saldo raadplegen, bestellen en toewijzen 17. Gegevens archiveren en gegevens in het archief opzoeken 18. Helpdesk 1/27
www.thomasinternational.net 1. KEUZE NAVIGATIETAALVAN DE WEBSITE Hier kies je de taal van de schermen van de Thomas website. Een muisklik op dit pijltje opent alle beschikbare talen. 2. AANLOGGEN Om aan te loggen vul je je gebruikersnaam (=e-mailadres) en wachtwoord in. Deze werden je per e- mail toegestuurd. Bij het eerste gebruik van de website raden wij aan je wachtwoord om veiligheidsredenen onmiddellijk te wijzigen (zie punt 3). 2/27
3. WACHTWOORD WIJZIGEN Als je aangelogd bent, krijg je dit scherm : 1. Klik op Internetrekening en vervolgens op Persoonlijke gegevens inkijken 2. Klik op je gebruikersnaam 3/27
3. Voer hier je nieuwe wachtwoord in. 4. En klik op Wijzigen 4. WACHTWOORD VERGETEN 1. Klik op Wachtwoord vergeten? 4/27
2. Vul je e-mailadres in (=zelfde als gebruikersnaam) en klik op Doorgaan. Binnen enkele minuten ontvang je een e-mail met een link om je wachtwoord te wijzigen. 5. EEN PPA UITNODIGING STUREN NAAR EEN KANDIDAAT 1. Ga met de muis over Personen Persoonlijke Profiel Analyse en klik op Kandidaat toevoegen. 5/27
2. Vul de velden in. Wens je ineens de gegevens van meerdere kandidaten toe te voegen, klik dan op toevoegen en je krijgt opnieuw een blanco invulscherm. 3. Van zodra de nodige gegevens zijn ingevoerd, klik je op Toevoegen en doorgaan. Als in het volgende scherm een unieke parameter wordt gevraagd, dan betekent dit dat de gegevens van deze kandidaat al in het systeem zijn ingevoerd. Vul een unieke parameter toe zoals 2 of een afdelingsnaam en klik op Toevoegen en doorgaan. Je kan deze gegevensinvoer ook annuleren en de reeds ingevoerde kandidaatgegevens gebruiken (contacteer de helpdesk om je verder te helpen). 6/27
4. Kies hier de moedertaal van de kandidaat. Klik op het pijltje om het dorpdown menu te openen en selecteer de gewenste taal. 5. Selecteer uitnodiging e-mail. 6. Klik op bevestigen. 7. Vul het onderwerp in. Sommige beveiligingsinstellingen laten berichten zonder onderwerp niet door. 8. Hier kan je indien gewenst een gepersonaliseerde tekst invoeren. 9. Klik op Doorgaan als alles naar wens is ingevuld. Onderaan verschijnt de standaard tekst die automatisch verstuurd wordt. 7/27
Proficiat! Je PPA-uitnodiging is verzonden. Van zodra de kandidaat de PPA heeft ingevuld, krijg je daarvan bericht per e-mail en kan je een rapport aanmaken. In je e-mailbox ontvang je een kopij van de uitnodiging die je hebt verstuurd. Hieronder een voorbeeld. Via deze link krijgt de kandidaat het scherm waar de loginnaam en het wachtwoord moeten worden ingevoerd om toegang te krijgen tot de analyse. 8/27
6. EEN PPA RAPPORT CREEREN 1. Je gaat met de muis over Rapporten, Nieuwe rapporten creëren en klikt op PPA rapporten. 2. stap 1 (verplicht) Stap 1 is de taalkeuze van het rapport en mag je niet overslaan. Je klikt op dit pijltje om het dropdown menu te openen en selecteert de gewenste taal. 3. stap 2 Je selecteert de gewenste persoon en automatisch verschijnt nu Stap 3 met de lijst beschikbare rapporten. 4. Stap 3 Je kunt nu de gewenste rapporten selecteren. Klik op een Adobe pictogram om een voorbeeldrapport op scherm in te kijken. 5. Klik op Bestelling en de geselecteerde rapporten verschijnen op scherm. 9/27
7. EEN PPA UITNODIGING OPNIEUW VERSTUREN Soms gebeurt het dat de kandidaat de uitnodiging niet ontvangen heeft, meestal is dit te wijten aan een verkeerd e-mailadres. Volg de stappen hieronder om het e-mailadres aan te passen en de uitnodiging opnieuw te versturen. 1. Klik op Personen 2. Klik op de naam van de persoon 10/27
3. Corrigeer het e-mailadres 4. En klik op Bewaren Indien gewenst kan je in deze velden ook de andere gegevens, zoals voornaam, achternaam, geslacht,...aanpassen. 5. Klik nu op Niet gestart 6. en vervolgens op Uitnodiging e-mailen. Nu verschijnt het e-mailbericht venster zoals in stap 7 van punt 5. 11/27
8. WAT ALS JE EEN UITNODIGING HEBT VERSTUURD EN DE VERKEERDE MOEDERTAAL HEBT GESELECTEERD? Er zijn twee mogelijkheden: 1. de kandidaat heeft de PPA volledig ingevuld. 2. de kandidaat heeft de PPA nog niet gestart, of nog niet voltooid. 1. Klik op Personen 2. Wanneer onder de status voltooid staat, heeft de kandidaat de PPA volledig ingevuld. Je duidt het vakje onder verwijderen aan. Onderaan de pagina klik je op Selecties uitvoeren. Nu zijn zowel de analyse als de kandidaatgegevens verwijderd. Je moet nu de kandidaatgegevens opnieuw invoeren en een nieuwe e-mailuitnodiging sturen met de juiste moedertaal (zie punt 5). 3. Wanneer onder de status niet gestart of niet voltooid staat, heeft de kandidaat de analyse nog niet gestart of nog niet voltooid. Je klikt op niet gestart of niet voltooid en krijgt volgend scherm. 12/27
4. Klik op Analyse verwijderen. Dit verwijdert enkel en alleen de geplande analyse. De kandidaatgegevens blijven bewaard. Om deze kandidaat opnieuw uit te nodigen ga je naar het hoofdmenu en volg je de volgende stappen. 5. Klik op Een analyse plannen 6. Selecteer de naam van de kandidaat die bewaard is gebleven en klik op OK 13/27
7. Ga nu verder te werk zoals uitgelegd onder punt 5 voor het versturen van de e-mailuitnodiging. 9. DE GEGEVENS VAN EEN KANDIDAAT ZOEKEN 1. Klik op Personen en vervolgens op Alle kandidaten. 2. Voer de naam van de gezochte kandidaat in in dit vak en klik op Zoeken. In dit scherm kan je zien of een bepaalde kandidaat de analyse reeds heeft ingevuld, je kan de gegevens van de kandidaat corrigeren door op zijn naam te klikken en de gewenste velden aan te passen... Als de naam van de kandidaat niet verschijnt, dan is deze kandidaat ofwel verwijderd uit het systeem ofwel gearchiveerd. Zie punt 17. 14/27
10. EEN FUNCTIEPROFIEL CREEREN 1. Plaats de muis op Functies en klik op Een nieuwe functie aanmaken. 2. Vul de functietitel in en klik op Toevoegen en doorgaan. 3. Selecteer de gewenste taal. 4. Klik op Bevestigen en volg de instructies. Kies vervolgens de optie Invullen nu als je een Specifieke Taak Analyse wil invullen of kies de optie Job Profiler als je de meer visuele tool wil gebruiken. 15/27
11. SEARCH & SELECT MENSEN VINDEN VOOR EEN FUNCTIE OF FUNCTIES VINDEN VOOR EEN PERSOON 1. Plaats de muis op Rapporten en klik op Search & Select. 2. Je hebt nu twee mogelijkheden: Mensen vinden voor een functie en Functies vinden voor een persoon. Klik op één van beide opties en volg de instructies. 16/27
12. EEN BESTAAND PPA-RAPPORT OP SCHERM INKIJKEN OF E-MAILEN 1. Plaats de muis op Rapporten, Bestaande rapporten inkijken en klik op PPA rapporten 2. Voer de naam van de kandidaat in dit vak in en klik op Kandidaat zoeken. 3. Klik op de gewenste naam. 17/27
In dit scherm vind je alle rapporten terug die voor deze persoon zijn gecreëerd. 4. Duid aan welke rapporten je opnieuw wenst te raadplegen en klik op Rapporten op scherm om op scherm in te kijken of op Rapporten e-mailen als je ze enkel wil e- mailen en niet inkijken. Als je Rapporten e-mailen hebt gekozen, verschijnt dit e-mailformulier. 5. Vul de nodige velden in en klik op verzenden 18/27
13. WAT ALS EEN RAPPORT OF E-MAILFORMULIER NIET OP SCHERM VERSCHIJNT? Pop-ups zijn geblokkeerd. Je kan in de instellingen van je internet explorer een uitzondering maken voor de Thomas website, zodat enkel en alleen de pop-ups van de Thomas website toegelaten worden. Een andere mogelijkheid kan zijn dat je geen Adobe Reader hebt (kan je gratis downloaden van www.adobe.com), of de laatste updates niet hebt uitgevoerd. Als je nog steeds problemen ondervindt, neem dan contact op met onze helpdesk (zie punt 18). 14. PPA FORMULIEREN IN VERSCHILLENDE TALEN DOWNLOADEN 1. Plaats de muis op Documentatie en klik op Internationale PPA-formulieren. 2. Klik hier om de keuzelijst te openen en klik op de gewenste taal om het formulier in pdf formaat te openen. 19/27
Je kan dit formulier bewaren, afdrukken of e-mailen. 15. EEN PPA INVOEREN VANAF EEN INGEVULD PPA FORMULIER. Voer dezelfde stappen uit als onder punt 5 tot volgend scherm. 20/27
1. Kies de moedertaal van de kandidaat. Klik op het pijltje om het talenkeuzemenu te openen en selecteer de gewenste taal. 3. Klik op Bevestigen. 2. Selecteer Invullen Nu. 4. Vul in dit scherm de gegevens van de kandidaat in. De velden aangeduid met zijn verplichte velden. 5. Klik op Bevestigen 21/27
Dit zijn de algemene instructies om een PPA analyse in te vullen 6. Klik op OK om verder te gaan. 7. Nu kan je van start om de woordkeuzen vanop het papieren formulier over te nemen. Bovenaan BEST en onderaan MINST. 8. Klik op volgende om naar de volgende woordkeuze over te gaan. Zo ga je door tot de 24 woordkeuzen zijn voltooid. Van zodra alle woordkeuzen zijn voltooid krijg je het scherm aangeboden om een rapport te creëren (zie punt 6). 22/27
16. EENHEDEN: SALDO RAADPLEGEN, BESTELLEN EN TOEWIJZEN Als hoofdgebruiker: 1.Plaats de muis op Internetrekening en klik op Eenheden bestellen 23/27
Resterend eenhedensaldo 2. Eenheden bestellen Voer hier het eenhedenaantal in dat je wenst bij te bestellen en klik op Bestelling verzenden Ordernummer Als je wenst dat wij op onze factuur je intern bestelnummer vermelden, dan kan je dat nummer hier invoeren. Nadat je op Bestelling verzenden hebt geklikt, ontvang je in je e-mailbox bericht dat je een bestelling hebt verzonden. Je krijgt eveneens bericht zodra je bestelling is verwerkt en de bestelde eenheden ter beschikking staan op je rekening. Eenheden toewijzen aan een subgebruiker: 1.Plaats de muis op Internetrekening en klik op Mijn gebruikers beheren 24/27
Hier zie je het overzicht van alle gebruikers onder jouw hoofdrekening, met hun huidig eenhedensaldo. 2. Klik op de gebruikersnaam van de subgebruiker waaraan je eenheden wil toewijzen. 3. Scroll helemaal naar beneden in dit scherm met de gegevens van de subgebruiker. 4. Vul in dit vak het aantal eenheden in dat je aan de subgebruiker wil toewijzen. 5. En klik op Wijzigen 25/27
17. GEGEVENS ARCHIVEREN EN GEGEVENS IN HET ARCHIEF OPZOEKEN Gegevens archiveren 1. Klik op Personen. 2. Duid het vakje Archief aan naast de kandidaat die je wenst te archiveren. 3. Klik op Selecties uitvoeren. 4. Klik op Archivering/Verwijdering OK. De gegevens zijn nu gearchiveerd, maar blijven permanent beschikbaar in het systeem. Je kan gearchiveerde gegevens altijd raadplegen en in het actief databestand terugplaatsen. 26/27
Gearchiveerde gegevens opzoeken 1. Plaats de muis op Personen, klik op Archief raadplegen en volg de instructies op scherm. 18. HELPDESK Voor al je vragen kan je tijdens de kantooruren (van 09.00 uur tot 17.00) terecht bij onze helpdesk. Wij helpen je graag! 02/351.50.36 27/27